Die perfekte ERP-Software für das Handwerk

Werkzeugverwaltung, mobile Zeiterfassung & Co.: Das Handwerk benötigt spezifische Funktionen in der eigenen ERP-Software.

Entgegen so mancher Vorurteile kann auch das Handwerk stark von der Nutzung digitaler Lösungen profitieren. Dazu bedarf es jedoch auch entsprechender Tools, die auf die Anforderungen dieser Branche zugeschnitten sind. Im Folgenden beleuchten wir, wie eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Software für das Handwerk aussieht, welche Funktion sie erfüllt und über welche Eigenschaften sie verfügen sollte.

Inhaltsverzeichnis

• Branchenfokus Handwerk
• ERP-Systeme für Handwerker
• Funktionen
• Anbieter
• ERP-Auswahl

Ein Blick auf das Handwerk

Unter dem Begriff "Handwerk" werden zahlreiche Tätigkeiten zusammengefasst. Dazu zählen unterschiedliche gewerbliche Tätigkeiten, deren Inhalt in der Bereitstellung von Dienstleistungen oder Produkten auf Bestellung besteht. Dabei steht das Handwerk der industriellen Massenproduktion bzw. -Fertigung gegenüber.

Heterogenität des Handwerks

Ebenfalls ist der Begriff als Bezeichnung für den gesamten Berufsstand gebräuchlich. Als Wirtschaftsbereich ist das Handwerk sehr heterogen und umfasst Unternehmen unterschiedlicher Tätigkeitsfelder. So sind beispielsweise Tischler ebenso dem Handwerk zuzuordnen wie Heizungs- und Lüftungsbauer, Klempner, Maler und Lackierer oder auch Bäcker.

Aktuelle Herausforderungen

Dieser heterogenen Gruppe ist jedoch gemein, dass viele Unternehmen aktuell mit dem Fachkräftemangel zu kämpfen haben. Ausgelerntes, qualifiziertes Personal zu finden ist in den Branche derzeit schwer. Das wiederum bringt weitere Herausforderungen mit sich. So können Aufträge beispielsweise teils nicht bzw. nicht zeitnah erfüllt werden.

ERP-Systeme für Handwerker: Vorteile 

Eine passende ERP-Software für das Handwerk kann den Fachkräftemangel nicht lösen. Doch sie kann dabei helfen, dass verfügbare Ressourcen wie Personal, Material & Co. so effizient und zielführend wie möglich eingesetzt werden. Ressourcen, die an einer Stelle eingespart werden können, lassen sich wiederum an anderer Stelle im Betrieb gewinnbringend einsetzen. Finanzielle Einsparungen zählen dabei ebenso zu den potenziellen Vorteilen wie kürzere Wartezeiten für die Kunden und somit eine höhere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.

ERP nur für große Unternehmen?

Dennoch besteht nach wie vor mitunter das Vorurteil, die Einführung einer ERP-Software würde sich nur für bestimmte Unternehmen bzw. insbesondere erst für Betriebe ab einer bestimmten Größe lohnen. Tatsächlich können Unternehmen jeder Größe branchenübergreifend von der Nutzung einer geeigneten ERP-Lösung profitieren. Auch Betrieben in analog-geprägten Branchen wie dem Handwerk.

Dazu muss die Software nur für speziell auf den jeweiligen Sektor ausgelegt sein. Worauf es dabei ankommt, wollen wir im Folgenden näher aufgreifen. Weiterführende Informationen darüber, wie auch kleinere Betriebe von einem ERP-System profitieren können und worauf es dabei ankommt, finden Sie im Artikel "4 Kriterien einer ERP-Software für kleine Unternehmen".

4 wichtige Funktionen einer Software für das Handwerk

Wir wollen uns an dieser Stelle exemplarisch einige Funktionen einer ERP-Software für das Handwerk genauer ansehen und deren konkreten Nutzen für die Praxis herausstellen. Dabei sei jedoch nochmals erwähnt, dass nicht jeder Handwerksbetrieb gleichermaßen Verwendung für jede dieser Funktionen hat. Es kommt auf die eigenen Begebenheiten im Unternehmen an, welche dieser Funktionen zwingend erforderlich sind. 

Aufgrund der Heterogenität in der Branche gleicht kein Unternehmen dem anderen. Ob Elektrobetriebe, Sanitär,- Heizung- und Klimatechnik, Metallbauer und Schlosser, Tischler, Fliesenleger oder auch der Garten- und Landschaftsbau, all diese werden unter dem Überbegriff Handwerk zusammengefasst. Daher unterscheiden sich die ERP-Lösungen in einigen Bereichen nochmal voneinander. Doch es gibt auch viele Gemeinsamkeiten. 

1. Auftragserstellung und -Verwaltung 

Zu Beginn eines jeden Auftrags steht die Angebotskalkulation und die Angebotserstellung. Dazu können die Anforderungen direkt aus Ausschreibungen importiert werden. Durch die Anbindung an die Warenwirtschaft und die Personalplanung wird direkt ersichtlich welche Kapazitäten für den jeweiligen Auftrag zur Verfügung stehen und zu welchen Konditionen der Auftrag erledigt werden könnte. 

So lassen sich Angebote deutlich schneller und leichter erstellen. Auch sind die Zahlen deutlich valider. Auf diese Weise werden Kapazitäten eingespart und es können mehr Angebote erstellt werden. 

2. Warenwirtschaft 

Mit dem Modul der Warenwirtschaft lassen sich sämtliche Warenströme im gesamten Unternehmen abbilden. Beim Wareneingang wird jeder Artikel gescannt und in das System überführt. Dieses berechnet dann den idealen Lagerort und weißt diesem ggf. einem Prozessschritt zu. Wird ein Artikel aus dem Lager entnommen wird dies für alle Akteure ersichtlich und es kann bei Bedarf nachbestellt werden. 

Das entlastet das eigene Lager und setzt gebundenes Kapital frei, dass dann an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden kann. Auch können Mitarbeiter im Außendienst immer sehen ob bestimmte Artikel noch vorrätig sind und diese dann blocken oder bei Fehlen nachbeordern. So kann sichergestellt werden, dass immer alle Artikel zu jeder Zeit zur Verfügung stehen. 

Abbildung 1: Handwerksbetriebe haben ganz eigene Anforderungen an eine passende ERP-Lösung. Mit dem richtigen System können sie Prozesse optimieren und wertvolle Ressourcen einsparen. 

3. Werkzeugverwaltung 

Ähnlich verhält es sich mit der Werkzeugverwaltung. Handwerker verbringen oft viel zeit damit nach bestimmten Werkzeugen zu suchen, ohne zu ahnen, dass der Kollege dieses schon im Einsatz hat. Mit einer Werkzeugverwaltung wird direkt ersichtlich wann welches Werkzeug wo und wie lange im Einsatz ist. 

Auch Wartungspläne für jedes Werkzeug können hinterlegt werden. So wird direkt ersichtlich wann diese gewartet werden müssen und in welchem Zeitraum diese nicht zur Verfügung stehen. Letztlich macht die Werkzeugverwaltung viele Prozesse deutlich transparenter und effizienter. 

4. Mobile Zeiterfassung 

Dank einer mobilen Zeiterfassung lassen sich alle Arbeitszeiten aller Mitarbeiter genau dokumentieren, nachhalten und den richtigen Kostenstellen zuordnen. Jeder Mitarbeiter kann dann einfach und bequem vom Smartphone aus seine entsprechenden Einsatzzeiten eintragen und einem bestimmten Projekt oder Arbeitsprozess zuordnen. 

Verwandt: Zeiterfassungs-App: Funktionen und Vorteile 

Durch die im System hinterlegten Stundensätze kann die ERP-Software dann einfach und schnell errechnen, wie viele Stunden zu welchen Sätzen dem Kunden in Rechnung zu stellen sind. Ein Meister verdient beispielweise anders als ein Geselle oder ein Azubi. Durch die mobile Arbeitszeiterfassung wird die Rechnungsstellung zum einen einfacher und zum anderen deutlich transparenter. 

Insgesamt spielt Mobilität in vielen Bereichen des Handwerks eine wichtige Rolle - und zwar immer dann, wenn Mitarbeiter beim Kunden vor Ort im Einsatz sind. Auch von hier aus sollten sie dazu in der Lage sein, auf die im ERP-System vorgehaltenen Daten zuzugreifen. Das ist beispielsweise über eine Mobile App möglich.

ERP-Anbieter für das Handwerk

Der ERP-Markt ist groß, vielfältig und ausdifferenziert. So tummeln sich am Markt auch zahlreiche Anbieter, sowohl von Software-as-a-Service (Cloud) als auch von On-Premises-Lösungen, die sich auf die konkreten Anforderungen des Handwerks spezialisiert haben.

Sie wissen um aktuelle Herausforderungen ebenso wie um branchenspezifische Prozesse und Schnittstellen zu Drittsystemen, derer es häufig bedarf. Für Handwerksbetriebe auf der Suche nach einer (neuen) ERP-Solution sind branchenspezifische Anbieter somit eine gute, erste Anlaufstelle bei der Marktsondierung.

ERP-Auswahl: Wie finden Sie die richtige Software für das Handwerk? 

Dennoch ist die Suche nach einem geeigneten System zumeist aufgrund der Größe des Marktes häufig nicht leicht. Nicht selten sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Daher ist es zunächst einmal wichtig zu wissen, wonach Sie eigentlich genau suchen. Das klingt banal ist jedoch für die Suche elementar. 

Eine IST-Analyse gibt Aufschluss darüber, wo es derzeit hakt und wo Verbesserungspotentiale liegen. Daraus lassen sich dann konkrete Ziele ableiten, die man mit der Software zu verfolgen sucht. Diese werden in einem Lastenheft festgehalten. Darin werden dann auch alle weiteren Rahmenbedingungen festgehalten, wie beispielsweise: 

• Zeitlicher Rahmen,
• Budget,
• Nutzeranzahl (Teil- und Volllizenzen),
• Gewünschtes Lizenzmodell,
• Hardwarevoraussetzungen oder
• Funktionen.

Alle Funktionen werden aufgelistet und hinsichtlich ihrer Wichtigkeit priorisiert. Das hilft den Fokus bei der eigentlichen Suche nicht zu verlieren. Auch kann ein potentieller Anbieter so erkennen, ob er im Stande ist die Anforderungen zu erfüllen und welche Anpassungen dafür von Nöten wären. 

Die Suche nach einer passenden ERP-Software gestaltet sich dann mit dem Lastenheft deutlich einfacher. Vergleichsportale wie ERP.de bieten die Möglichkeit, viele Systeme auf einen Schlag miteinander zu vergleichen und nach den eigenen Kriterien zu filtern. So gelangen Sie schnell zu einer kurzen Liste mit potentiellen Systemen und Anbietern, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können. 

Fazit

Die passende ERP-Software für das Handwerk zu finden ist kein leichtes Unterfangen. Doch der Aufwand an dieser Stelle lohnt sich allemal. Einmal richtig aufgesetzt lassen sich mit der ERP-Software diverse Vorteile auf allen unternehmerischen Ebenen erzielen. Ressourcen können eingespart und gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden. 

Daher lohnt es sich seinen Blick bei der Suche auf branchenspezifische ERP-Lösungen zu richten. Diese enthalten viele wichtige Funktionen bereits in ihrer Standardversion und werden stetig im Hinblick auf die Entwicklungen im Handwerk weiterentwickelt. Deshalb spielt auch der Anbieter der Software eine wichtige Rolle. Weiterführende Informationen sowie praxisnahe Tipps zur Wahl einer geeigneten Lösung finden Sie auf unserer Themenseite zur ERP-Auswahl.