Projektmanagement in Installations- und Wartungsunternehmen

Mit einer branchenspezifischen ERP-Software für die Installation und Wartung erhält man auch zahlreiche Funktionen für das Projektmanagement.

Viele Unternehmen der Installation und Wartung arbeiten projektbasiert. Teilweise laufen viele Projekte gleichzeitig ab. Da den Überblick zu bewahren kann zur echten Herausforderung werden. Eine ERP-Software hilft nicht nur Projekte besser zu planen und durchzuführen, sie gibt auch Aufschluss über den Erfolg der einzelnen Projekte und hilft bei der stetigen Optimierung der eigenen Prozesse. 

Wir wollen uns an dieser Stelle mit einem Projektmanagement-Modul in einer ERP-Software für die Installation und Wartung auseinandersetzen und deren Vorteile erläutern. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau das Projektmanagement-Modul darin zu verorten ist und wie es arbeitet.

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Projektmanagement mit der ERP-Software 
• Fazit: Projekte besser planen und durchführen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“ und beschriebt die unternehmerische Aufgabe, vorhandene Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dafür bedarf es optimierter Prozesse und eines Instruments zur Planung, Steuerung und Überwachung dieser. 

Jedem Prozess muss zur richtigen Zeit dir richtige Menge an Ressourcen in der korrekten Beschaffenheit zugeordnet werden, ohne dass es dabei zu Engpässen in der Versorgung kommt. Gleichzeitig gilt es Verschwendungen von Ressourcen so weit wie möglich zu vermeiden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang beispielsweise: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Eben sämtliche Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftsprozesse zugreifen kann. All diese Ressourcen müssen nun so koordiniert und auf die Prozesse verteilt werden, dass möglichst keine dieser Mittel unnötig verbraucht werden. Doch es muss auch sichergestellt werden, dass jeder Prozess immer mit den nötigen Mittel ausgestattet ist. 

Angesichts der Vielzahl von Prozessen die täglich in einem Unternehmen ablaufen, keine leichte Aufgabe. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise können Abteilungsgrenzen überwunden werden, Datensilos aufgebrochen und Prozesse deutlich verschlankt werden. 

Aufbau einer ERP-Software 

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und beinhaltet zahlreiche Funktionen die die einzelnen Abläufe in diesem Bereich unterstützen oder gar automatisieren. Module sind beispielweise: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Projektmanagement

Je nach Arbeitsbereich und Beschaffenheit des Unternehmens, setzt sich eine ERP-Software dann aus all jenen Modulen zusammen, die es zur Abdeckung der Prozesse braucht. Nicht jedes Unternehmen benötigt beispielweise ein Produktionsmodul, dafür jedoch weitreichende Funktionen im CRM-Modul. 

Daher haben sich viele Anbieter im Laufe der Zeit auf bestimmten Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. So finden sich am Markt eben auch spezielle ERP-Systeme, die für die Installation und Wartung konzipiert wurden. Diese enthalten neben einem CRM-Modul auch Module und Funktionen zur Serviceauftragsverarbeitung oder auch für das Materialmanagement. 

Projektmanagement mit der ERP-Software

Ein wichtiges Modul ist jenes für das Projektmanagement. Viele Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung arbeiten projektbasiert. Für diese ist ein entsprechendes Projektmanagementmodul unabdingbar. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal mit den Möglichkeiten dieses Moduls auseinandersetzen und einen Blick auf ein paar wesentliche Funktionen werfen. 

Agenda-Planung mit der ERP-Software 

Noch vor Projektbeginn kann eine Agenda für dieses mit der ERP-Software festgelegt werden. Hier werden die einzelnen Abschnitte für das Projekt geplant und Mitarbeiter den jeweiligen Schritten zugewiesen. Dadurch weiß jeder beteiligte Akteur, wann er welche Aufgabe zu erledigen hat. 

Budgetplanung für Projekte 

Projekte unterliegen einem bestimmten Budget. Um sehen zu können, ob man mit Rahmen des vorgebenden Budgets das jeweilige Projekt realisieren kann, ermöglicht es die Budgetplanung mit vielen historisch gespeicherten Daten und Vorlagen, die voraussichtlichen Kosten zu berechnen. So beugt man bösen Überraschungen am Ende vor und kann verlässlichere Aussagen schon bei der Angebotserstellung stellen. 

Projekt-Pipeline für transparentere Prozesse 

Mit einer Projekt-Pipeline lassen sich Projekte in einzelne Teilabschnitte teilen und visualisieren. So kann jeglicher Fortschritt immer im Blick behalten werden. Für jedes Projekt und jeden Teilabschnitt in diesem Projekt lassen sich Meilensteine einrichten, die zu bestimmten Zeitpunkten erreicht sein müssen. 

Auch lassen sich alle dafür benötigten Materialien und sonstige Ressourcen auf die einzelnen Projektabschnitte planen. So ist immer ersichtlich, was zum Abschluss eines Projektes noch nötig ist und welche Ressourcen dafür noch bereitgestellt werden müssen.

Elektronische Arbeitszeiterfassung 

Es ist immer wichtig zu wissen wie viele Arbeitsstunden der jeweiligen Mitarbeiter in ein bestimmtes Projekt geflossen und nun in Rechnung zu stellen sind. Dazu können die Mitarbeiter einfach im ERP ihrer jeweiligen Arbeitsstunden eintragen. Dank der hinterlegten Daten aus der Personalakte kennt das System auch den genauen Stundensatz des Mitarbeiters und kann dementsprechend die jeweiligen Stunden in Rechnung stellen. 

Übersichtliche Dashboards zur Fortschrittsüberwachung 

Auf übersichtlichen Dashboards lassen sich alle Fortschritte aller Projekte auf einen Blick einsehen. So wird immer schnell sichtbar, wenn ein Projekt ins Stocken gerät und was nötig ist um dieses wieder schnell ins Laufen zu bringen. So lassen sich beispielweise Arbeitskräfte kurzfristig einem Projekt zuordnen, um etwaigen Engpässen zu begegnen. 

Fazit: Projekte besser planen und durchführen 

Mit einem Projektmanagement-Modul lassen sich Projekte deutlich effizienter planen und durchführen. Auch die Prozessgestaltung lässt sich deutlich transparenter an. Alle Akteure können so immer genau einsehen, was an einem Projekt noch zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist. Auch alle Materialien lassen sich verlässlicher planen, was auch die Budgetplanung und die spätere Abrechnung deutlich vereinfach. 

Eine ERP-Software für die Installation und Wartung mit integrierten Projektmanagement-Modul bietet zahlreiche Vorteile, die die Arbeit an Projekten auf allen Ebenen deutlich effizienter gestaltet.