Unternehmen aus der Branche Installation und Wartung haben ganz eigene Anforderungen an eine ERP-Software. Welche das sind und welche Vorteile diese aus einer branchenspezifischen ERP-Software ziehen können, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer klären.

Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, warum genau die Installations- und Wartungsbranche nach einer spezifischen Lösung verlangt und wie diese genau funktioniert.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte Enterprise-Resource-Planning beschreiben. Dabei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es optimierter Prozesse und einer effizienten Versorgung dieser mit den notwendigen Ressourcen.

Unter Ressourcen werden in diesem Kontext sämtliche Betriebsmittel verstanden, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Das betrifft zum Beispiel:

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.)
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.)
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen so eingesetzt werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Verschwendungen dieser kommt. Gleichzeitigt muss sichergestellt werden, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen ausgestattet ist. Da ein Unternehmen unzählige verschiedenster Prozesse aufweist, die teilweise aufeinander aufbauen, ineinander verlaufen oder parallel zueinander verlaufen, bedarf es einer Möglichkeit diese zu verwalten.

Im Kern geht es um eine Möglichkeit, alle Prozesse zentral planen, steuern und überwachen zu können. Diese wird in Form einer ERP-Software geliefert. Diese bildet sämtliche Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise können Abteilungsgrenzen überwunden werden und Prozesse deutlich schlanker und effizienter gestaltet werden.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Eine ERP-Software ist aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module verfügt über spezifische Funktionen die einen bestimmten Arbeitsbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich beispielweise für folgende Arbeitsbereiche Module in einer ERP-Software an:

• Business Intelligence
• Customer Relationship Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen
• Installation und Wartung
• Produktion

Je nach Bedarf und Branche des jeweiligen Unternehmens wird eine ERP-Software aus all jenen Modulen und Funktionen zusammengesetzt, die es braucht, um die Prozesse in Gänze abzubilden. Viele ERP-Anbieter haben sich daher auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Softwarelösungen auf diese angepasst.

In diesen branchenspezifischen ERP-Lösungen finden sich viele Funktionen, die speziell für die jeweilige Branchen konzipiert wurden. Eine Standard-Version enthält diese speziellen Funktionen meist nicht, was zur Folge hat, dass man diese nachträglich und meist aufwendig hinzufügen muss. Diese Anpassungen kosten Zeit und Geld. Daher empfiehlt es sich oftmals nach branchenspezifischen ERP-Lösungen Ausschau zu halten.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für die Installation und Wartung?

Das gilt vor Allem auch für Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung. Viele Unternehmen aus diesem Sektor benötigen Anwendungen, die auf die Wartung und Installation technischer Geräte spezialisiert sind. Gleichzeitig benötigt man Anwendungen für die Preiskalkulation, die Kundenverwaltung oder auch die Rechnungsstellung.

In einer ERP-Software für die Installation und Wartung sind all diese Funktionen direkt vorhanden und miteinander verknüpft. Dadurch lassen sich Prozesse deutlich effizienter und schlanker gestalten. Von der Angebotserstellung bis hin zur Rechnungsausstellung begleitet die Software alle Schritte und unterstützt mit diversen Automationen.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in der Installation und Wartung?

Neben der ERP-Software sollte auch der Anbieter zu Ihrem Unternehmen passen. Ein erfahrender ERP-Anbieter kennt Ihre Branche genau und weiß worauf es wirklich ankommt. In früheren Implementierungen konnte er schon Erfahrungen sammeln und weiß um die Schwierigkeiten, die sich bei dieser ergeben können.

Zudem kennt er Ihre Branche und damit auch die spezifischen Fachausdrücke versteht Ihre Anliegen deutlich besser als ein unerfahrener Anbieter auf diesem Gebiet. Viele Projekte scheitern an mangelnder Kommunikation zwischen Anbieter und Kunden. Dies kann mit einem erfahrenden Anbieter vermieden werden.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für die Installation und Wartung?

Die passende Software und auch den passenden Anbieter auf dem oftmals undurchsichtigem ERP-Markt zu finden kann sich mit unter schwierig gestalten. Daher sollten Sie zu allererst wissen, wonach genau Sie eigentlich suchen. Es empfiehlt sich zunächst eine IST-Analyse durchzuführen, bei der herausgestellt wird, an welchen Stellen Verbesserungspotentiale liegen.

Daraus werden dann konkrete Ziele abgeleitet, die mit der Implementierung einer neuen ERP-Software erreicht werden sollen. Diese werden dann in einem Lastenheft festgehalten. In diesem werden zudem sämtliche Rahmenbedingungen für das Projekt niedergeschrieben. Vom Budget, über die Nutzeranzahl und dem zeitlichen Rahmen bis hin zu benötigten Schnittstellen und den Hardwarevoraussetzungen wird hier alles notiert.

Auch alle Funktionen die benötigt werden gilt es aufzulisten und zu priorisieren. Mit diesem vollständigen Lastenheft gestaltet sich die Suche dann deutlich einfacher. Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit ERP-Systeme nach Branchen zu filtern und direkt miteinander zu vergleichen. So finden Sie schnell fünf bis sieben passende Lösungen, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können.

Welche Funktionen benötigt die Installation und Wartung in einer ERP-Software?

Wie bereits eingangs erwähnt benötigten Unternehmen aus dem Sektor Installation und Wartung eine Vielzahl verschiedenster Funktionen, damit die eigenen Prozesse in Gänze abgebildet werden können. Wir wollen uns an dieser Stelle ein paar dieser Funktionen widmen und deren konkreten Nutzen für die Installations- und Wartungsbranche herausstellen.

Dabei sei jedoch erwähnt, dass sich die einzelnen Unternehmen innerhalb dieses Sektors teilweise massiv voneinander unterscheiden und daher kein ganzheitliches und vollständiges Bild aller Funktionen gegeben werden kann. Vielmehr wollen wir Ihnen einen Überblick über die diversen Möglichkeiten einer branchenspezifischen ERP-Software für die Installation und Wartung verschaffen.

Auftragsverwaltung

Mit der Funktion der Auftragsverwaltung können alle Aufträge übersichtlich organisiert, geplant und dokumentiert werden. Für jeden Auftrag werden alle notwendigen Dokumente wie SLAs hinterlegt. So kann von allen Akteuren immer eingesehen werden, für wann welcher Auftrag geplant ist und welche Person hierfür zuständig ist.

Lagerverwaltung und Beschaffung

Das Warehouse-Management hilft bei einer effizienteren Lagerverwaltung und trägt zu einer gezielteren Beschaffung bei. Materialien werden terminiert eingekauft, was die Bestände in den Lagern niedrig hält. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass es zu keinerlei Engpässen in der Versorgung kommt. Auf diese Weise kann enorm viel Kapital, dass zuvor in Lagern gebunden war, freigesetzt werden.

Projektmanagement und Nachkalkulationen

Viele Aufträge werden in Form von Projekten vergeben. Mit einem Projektmanagement-Module lassen sich Projektschritte von der Planung über Nachkalkulationen bis zum Abschluss komplett in der ERP-Software abbilden und nachverfolgen. Benötigte Materialien lassen sich ebenso planen, wie das Personal, dass an dieser Stelle zum Einsatz kommt.

Schnittstellen für Datenimport und -export

Um Daten von Kunden zu empfangen oder diese mit den Kunden zu teilen benötigt man entsprechende Schnittstellen, die medienbruchfrei Daten transferieren. Insbesondere Daten zu technischen Anlagen die gewartet werden sollen, lassen sich Dank entsprechender Schnittstellen einfach in die ERP-Software importieren und können hier direkt weiterverarbeitet werden. Das spart Zeit und macht letztlich auch die Serviceaufträge für den Kunden günstiger.

Schnittstelle zu Großhandelsplattformen

Eine weitere Schnittstelle betrifft die Beschaffung. Durch die Anbindung von Großhandelsplattformen an die ERP-Software, kann diese immer das beste Angebot für anstehende Bestellungen finden und die wichtigsten Daten wie Preis, Lieferzeit und Bewertung des Händlers in die Priorisierung bei der Bestellung mit einbeziehen.

Mobile ERP-Version

Der Großteil der unternehmerischen Prozesse in der Installation und Wartung spielt sich außerhalb der eigenen Räumlichkeiten, beim Kunden ab. Daher ist es hier besonders wichtig, dass auch die Außendienstmitarbeiter Zugang zu den Daten in der ERP-Software haben. Eine mobile Version der ERP-Software ist für die Installations- und Wartungsbranchen daher unerlässlich.

Rechnungsstellung

Auch für die administrative Seite des Unternehmens stellt eine EPR-Software diverse Funktionen bereit. Insbesondere die Rechnungsstellung kann weitestgehend automatisiert werden. Das System verfügt über alle relevanten Daten, die zur Erstellung von Rechnungen nötig sind und kann diese nach Abschluss eines Auftrages automatisch erstellen und verschicken.

Fazit: ERP-Software passend für die Installations- und Wartungsbranche wählen

Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung benötigen eine Vielzahl verschiedener Funktionen um die Prozesse ganzheitlich abbilden zu können. Daher empfiehlt es sich gerade hier auf eine branchenspezifische Lösung zu setzen. Vor Allem eine mobile Version der ERP-Software sollte gegeben sein, damit auch die Mitarbeiter, die beim Kunden im Einsatz sind, darauf zugreifen können.

Die passende ERP-Software zu finden ist angesichts des undurchsichtigen Marktes nicht immer leicht. Daher sollten Unternehmen immer zuerst wissen, wonach Sie eigentlich suchen. Mit einem Lastenheft und Vergleichsportalen im Internet lässt sich die Suche jedoch massiv abkürzen. So steht einer erfolgreichen Implementierung letztlich nichts mehr im Wege.