3 elementare DMS-Funktionen innerhalb der ERP-Software

Über diese grundlegendenden DMS-Funktionen sollte eine gute ERP-Software verfügen.

Eine Kopplung von DMS und ERP-Software bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Innerhalb der ERP-Software werden sämtliche unternehmenseigenen Prozesse abgebildet. Diese stützen sich in der Regel auf eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, welche wiederum im DMS verankert sind. Von einem perfekten Zusammenspiel beider Systeme profitieren also viele Bereiche. 

Im Folgenden wollen wir uns daher detailliert mit konkreten DMS-Funktionen innerhalb der ERP-Software auseinandersetzen und aufzeigen, welche Prozesse durch eine Kopplung optimiert werden können. Zunächst müssen jedoch einige Begrifflichkeiten definiert werden. 

Inhaltsverzeichnis 

• ERP-Software: Ein Überblick 
• Die Rolle des DMS im Unternehmen 
• Revisionssichere Archivierung
• Medienbrüche durch die Kopplung von ERP-Software und DMS vermeiden 

ERP-Software: Ein Überblick

„ERP“ bezeichnet das Enterprise-Resource-Planning. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit in benötigter Qualität und Quantität mit den korrekten Informationen an richtiger Stelle im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Um dies zu ermöglichen fallen oftmals eine Vielzahl komplexer und aufeinander aufbauender Geschäftsprozesse an. 

Die Rolle der ERP-Software im Unternehmen 

Aus diesem Grund kommt heutzutage zur Abwicklung dieser Prozesse immer häufiger ERP-Software zum Einsatz. Sie ermöglicht die digitale Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse und schafft somit eine Art digitales Abbild des gesamten Unternehmens. Innerhalb der Software lassen sich dann sämtliche

• Prozesse
• Verwalten 
• Steuern 
• Verschlanken 
• Optimieren 
• Automatisieren

Auf diese durch die effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen werden wertvolle Ressourcen eingespart, welche dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. 

Dabei agiert die ERP-Software als Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur, welches alle weiteren Bestandteile miteinander vernetzt. Dazu zählen auch Dokumentenmanagementsysteme. 

Die Rolle des DMS im Unternehmen

Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems ist es, alle im Unternehmen anfallenden Dokumente digital zu verwalten. Dazu zählen beispielsweise: 

• Rechnungen 
• Mahnungen 
• Verträge 
• Belege
• Lieferscheine 

Aber auch andere Formate wie Audio-Aufnahmen, Filme oder Grafiken lassen sich im DMS speichern und können von dort aus verwaltet werden. So fügt sich ein DMS zusammen mit dem ERP-System und anderen Anwendungen wie CRM-Software oder BI-Tools zu einer ganzheitlichen IT-Infrastruktur. 

Vollständig integrierte Lösungen

Wichtig ist, dass alle im Unternehmen präsenten Systeme vollständig integriert bzw. aneinander angebunden sind. Nur auf dieser Weise kann sichergestellt werden, dass es entlang eines Geschäftsprozesses nicht zu Medienbrüchen kommt. 

Zudem ist der Betrieb von Insellösungen hochgradig ineffizient, da dies in der Regel eine doppelte Datenpflege bedingt. Diese schafft nicht nur Nährboden für Übertragungsfehler sondern nimmt auch wertvolle Arbeitszeit in Anspruch, ohne unmittelbar zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Daher ist eine ganzheitliche Integration aller Systeme und Anwendungen für eine effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen unabdingbar. 

Individuelle Anforderungen an eine geeignete Unternehmenssoftware

Darüber hinaus hat jedes Unternehmen individuelle Anforderungen an eine adäquate DMS- oder ERP-Lösung, die seinen Ansprüchen entspricht. Beeinflusst wird das Anforderungsprofil eines Unternehmens beispielsweise von dessen Größe oder Branchenzugehörigkeit. Dennoch gibt es grundlegende DMS-Funktionen, von denen grundsätzlich Unternehmen aller Art profitieren. Mit diesen elementaren DMS-Funktionen in der ERP-Software wollen wir uns im Folgenden einmal auseinandersetzen. 

1: Revisionssichere Archivierung

In der Europäischen Union müssen sich Unternehmen seit 2018 an die sogenannte Datenschutzgrundverordnung – kurz DSGVO – halten. Diese stellt unter anderem klare Forderungen bezüglich der Revisionssicherheit von Informationen und Dokumenten. Ferner gelten in Deutschland Auflagen an die Revisionssicherheit nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), HGB (Handelsgesetzbuch) und AO (Abgabenordnung). 

Was bedeutet „revisionssicher“?

Ist von Revisionssicherheit die Rede, bezieht sich dies auf das Verständnis von Revision aus wirtschaftlicher Sicht. Demnach sind Dokumente betroffen, die entweder aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig sind. Konkret bezieht sich Revisionssicherheit auf die revisionssichere Archivierung in elektronischen Archivsystemen. 

Eigenschaften einer revisionssicheren Archivierung

Gemäß der Vorschriften des Handelsgesetzbuches lassen die folgenden Kriterien an eine revisionssichere Archivierung im DMS ableiten: 

• Vollständigkeit 
• Richtigkeit 
• Sicherheit vor Verlust sowie des gesamten Verfahrens 
• Nachvollziehbarkeit 
• Ordnungsgemäße Einhaltung der Aufbewahrungsfirsten 
• Dokumentation des gesamten Verfahrens 
• Nutzung ausschließlich durch Berechtigte 
• Prüfbarkeit

Geeignete DMS-Lösungen, welche eine revisionssichere Archivierung durch entsprechende Funktionen und Automatisierungen gewährleisten, können durch einen Wirtschaftsprüfer oder den TÜViT entsprechend zertifiziert werden. Diese DMS-Software unterstützt Unternehmen im Tagesgeschäft optimal bei der Einhaltung geltender Verordnungen und verhindert so die Verhängung von Bußgeldern. 

2: Wichtige Informationen schneller abrufen

Des Weiteren lassen sich benötigte Dokumente, Daten und Informationen mittels DMS wesentlich schneller abrufen als über ein analoges Dokumentenmanagement. Statt mühselig mehrere im gesamten Unternehmen verteilte und womöglich verstaubte Ordner zu durchforsten, arbeiten alle Mitarbeiter mit dem selben System.

Standardisierung durch Zentralisierung

Wird ein Dokument benötigt, kann ein Mitarbeiter unabhängig von dessen Abteilung darauf über das DMS zugreifen. In der Regel verfügen moderne DMS-Anbindungen über Funktionen wie eine Volltextsuche, die den gesamten Vorgang zusätzlich beschleunigen. 

So lässt sich beispielsweise einfach die Kundennummer eines bestimmten Kunden in eine Suchleiste eingeben und das System zeigt in Sekundenschnelle alle relevanten Dokumente an. Ist neben dem DMS noch ein CRM-System in die ERP-Software integriert, könnte so ganze Geschäftsprozesse verschlankt werden und Medienbrüche werden vermieden. 

3: Automatische Dokumentenverarbeitung

Viele Unternehmen sehen sich bei dem Gedanken an die Umstellung auch eine digitale Dokumentenverwaltung zunächst mit einer großen Herausforderung konfrontiert – Denn die meisten bisher angefallenen Dokumente liegen in der Regel noch in analoger Form vor und müssen bei der Umstellung selbstverständlich ebenfalls in das DMS überführt werden. 

Optical Character Recognition schafft Abhilfe

Doch wie so oft hält die Technik auch für dieses Problem eine passende Lösung parat. So gibt es beispielsweise entsprechende Scanner, die zur Digitalisierung von analogen Dokumenten Optical Character Recognition (OCR) bzw. optische Zeichenerkennung nutzen. 

Eingescannte Textdokumente werden von dem System also nicht als Bilddatei wahrgenommen. Stattdessen erkennt das DMS den Inhalt des Dokumentes. 
Dadurch ist es beispielsweise auch möglich, diese Dokumente mittels Volltextsuche ausfindig zu machen. Eine derartige Digitalisierung von Dokumenten spart Unternehmen bei der Umstellung auf ein DMS immensen administrativen Aufwand. Verfügbare Kapazitäten können entsprechend für zielführendere Aufgaben eingesetzt werden. 

Fazit: Medienbrüche durch die Kopplung von ERP-Software und DMS vermeiden

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine digitale Dokumentenverwaltung vielerlei Vorteile mit sich bringt. Das volle Potenzial einer Unternehmenssoftware entfaltet sich jedoch erst, wenn sie vollständig in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integriert ist. So ist auch ein DMS nur maximal leistungsfähig, wenn es an die ERP-Software als Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur angebunden ist. 

Mit integrierten Systemen Ressourcen einsparen

Auf diese Weise werden auch komplexe, aufeinander aufbauende Prozesse standardisiert und abteilungsübergreifend über ein ganzheitliches, zentrales System abgewickelt. Medienbrüche werden somit vermieden, der administrative Aufwand reduziert und wertvolle Ressourcen eingespart.