3 Nachteile einer lokalen ERP-Software

Neben diverser Vorteile hat On-Premises ERP-Software auch einige Nachteile. Welche das sind, erfahren Sie hier.

Jedes Nutzungs- und Lizenzmodells hat sowohl Vor- als auch Nachteile, über die sich Unternehmen vor der Wahl einer ERP-Software informieren sollten. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit den Nachteilen einer On-Premises Software auseinandersetzen und aufzeigen, was gegen ihren Einsatz spricht. Letztlich müssen Unternehmen jedoch für sich entscheiden, welches Nutzungs- und Lizenzmodell ihren individuellen Anforderungen entspricht. 

Inhaltsverzeichnis

• On-Premises ERP-Software: Ein Überblick 
• 1. Die Anschaffungskosten
• 2. Der Aufwand 
• 3. Eingeschränkte Skalierbarkeit 
• Fazit: Lokale ERP-Software eignet sich nicht für jedes Unternehmen 

On-Premises ERP-Software: Ein Überblick

Immer mehr Unternehmen setzen zur softwareseitigen Abbildung und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse auf ERP-Software. 

Was ist ERP-Software?

„ERP“ ist dabei ein Akronym und bezeichnet Enterprise-Ressource-Planning. Im Deutschen verwendet man gleichermaßen die Abkürzung wie auch den Begriff „Geschäftsressourcenplanung“.

Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität zur Verfügung zu stellen. 

Um diese Aufgabe auch bei komplexen Prozessen und Strukturen effizient umsetzen zu können, kommt ERP-Software zum Einsatz. Mit der Software lassen sich entsprechende Prozesse nicht nur abbilden und steuern, sondern auch optimieren und automatisieren.

Auf diese Weise ist es Unternehmen möglich, wertvolle Ressourcen einzusparen. Diese können dann wiederum an anderer Stelle im Betrieb gewinnbringend eingesetzt werden. 
Auf diese Weise kann ERP-Software nachhaltig zur Wettbewerbsfähigkeit und zum Erfolg eines Unternehmens beitragen. 

On-Premises-Software: Das System im eigenen Unternehmen betreiben

Die Bezeichnung „On-Premises“ bedeutet wörtlich „auf dem Gelände“. Folglich handelt es sich hierbei um ERP-Software, die im eigenen Unternehmen installiert und von dort aus auch betrieben wird. Somit steht On-Premises ERP-Software Cloud-basierten Lösungen gegenüber.

Dadurch, dass sich die ERP-Software im Besitz des Unternehmens befindet, ergeben sich sowohl Vor- als auch Nachteile. 

1. Die Anschaffungskosten

Ein wesentlicher Nachteil liegt in den Anschaffungskosten einer On-Premises ERP-Software. 

Kosten der Hardware

Da das ERP-System im eigenen Unternehmen betrieben wird, muss zunächst die nötige Hardware bereitgestellt werden. Für die meisten Unternehmen stellen Server eine nicht zu unterschätzende Investition dar. 

Zudem müssen im Unternehmen entsprechende Räumlichkeiten für die Unterbringung der Server zur Verfügung stehen.

Besonders in den Sommermonaten kann es bei unzureichender Kühlung schnell der Überhitzung des Servers bzw. der Server kommen. Bei einer zu starken Überhitzung können Server irreparable Schäden nehmen. Aus diesem Grund ist zusätzlich die Einrichtung einer entsprechenden Klimatisierung erforderlich. 

Kosten der ERP-Software

Auch die Software selbst muss erworben werden. Bei einer Cloud-basierten Lösung zahlen Unternehmen meist auf monatlicher Basis für die Nutzung des Systems.

Somit verteilen sich die Kosten über einen langen Zeitraum und sind für viele Unternehmen wesentlich leichter zu tragen als einmalige, hohe Anschaffungskosten. Diese können einen erheblichen Einschnitt in die Liquidität eines Unternehmens darstellen. 

Aus diesem Grund sollten vor allem kleinere Unternehmen vor der Anschaffung einer On-Premises ERP-Software überdenken, ob die finanziellen Mittel für den Erwerb der Hard- und Software verfügbar sind und nicht an anderer Stelle dringender benötigt werden. 

Eingeschränkte Planungssicherheit

Verglichen mit Cloud-basierter ERP-Software sind die Folgekosten einer On-Premises ERP-Software relativ gering.

Dennoch gibt ein Cloud-basiertes System Controllern mehr Planungssicherheit. So besteht bei lokaler ERP-Software stets die Möglichkeit, dass es zu einem Zwischenfall kommt.

Dieses Risiko ist zwar grundsätzlich bei keinem Nutzungs- und Lizenzmodell auszuschließen – Der Kostenträger ist bei einer On-Premises ERP-Software in diesem Fall jedoch das Unternehmen selbst und nicht der Cloud-Betreiber. 

2. Der Aufwand

Neben den Kosten resultiert auf dem Besitz der ERP-Software auch ein erheblicher Aufwand für Unternehmen.

Aufwendiger Implementierungsprozess 

Zunächst muss die ERP-Software im Unternehmen auf den hauseigenen Servern implementiert werden. Während Cloud-basierte Software oftmals noch am selben Tag verfügbar ist, erfordert eine On-Premises Implementierung eine ausgiebige Planungs- und Vorbereitungsphase. 

Auch die Übertragung der Daten ist bei einer On-Premises Software oftmals sehr komplex und kann in der Regel nur von Fachleuten durchgeführt werden. Bei einer Cloud-basierten Lösung lässt sich der Datentransfer oftmals durch einfache Methoden wie Drag-and-Drop realisieren. 

Die Instandhaltung

Doch nach der Installation der Software ist die Arbeit noch nicht getan. Es obliegt nun dem Unternehmen selbst, für den fortwährenden Nutzen der Software Sorge zu tragen.

Dies erfordert diverse Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen wie die Durchführung von Updates und Upgrades. Daher muss gewährleistet werden, dass zur Durchführung dieser Maßnahmen entsprechende Kapazitäten zur Verfügung stehen. 

Service Level Agreements

Verfügt das Unternehmen nur über sehr eingeschränkte Kapazitäten, sollten Service-Möglichkeiten vor der Anschaffung eines Systems mit potenziellen Anbietern besprochen werden.

Diese werden dann im Rahmen eines Service Level Agreements – kurz SLA – festgehalten. 

Eingeschränkter Support 

ERP-Software-Anbieter arbeiten stets daran, ihre Systeme zu optimieren. Dies bezieht sich sowohl auf die Nutzerfreundlichkeit, als auch auf den Funktionsumfang oder den Datenschutz.

Früher oder später wird jedoch in der Regel der Support für eine veraltete ERP-Software eingestellt, um Ressourcen für neue Systeme frei zu machen. 

In diesem Fall stehen Unternehmen dann vor der Wahl, entweder mit einem veralteten System weiterzuarbeiten und beispielsweise erhöhte datenschutzrechtliche Risiken in Kauf zu nehmen, oder eine völlig neue ERP-Software zu erwerben.

Dies ist dann erneut mit erheblichen Kosten sowie einem zusätzlichen Aufwand verbunden. 

3. Eingeschränkte Skalierbarkeit

Ein weiterer, wesentlicher Nachteil von On-Premises ERP-Software liegt in ihrer begrenzten Skalierbarkeit. 

Was bedeutet skalierbar in Bezug auf ERP-Software?

Von einer skalierbaren ERP-Software ist immer dann die Rede, wenn das System den sich verändernden Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf die Leistung angepasst werden kann. Dies bezieht sich sowohl auf die Anzahl der Nutzer, als auch auf die Speicherkapazitäten des Systems. 

ERP-Software aus der Cloud problemlos skalierbar

Cloud-basierte ERP-Software ist durch ihre Infrastruktur theoretisch unbegrenzt skalierbar. Wächst ein Unternehmen, werden zusätzliche Mitarbeiter eingestellt.

Diese benötigen ebenfalls Zugriff auf die ERP-Software. In der Cloud lassen sich diese problemlos und flexibel innerhalb weniger Klicks dazubuchen. Verkleinert sich ein Unternehmen, lassen sich nicht länger benötigte Userlizenzen genauso einfach wieder kündigen. 

Kosten können nicht erstattet werden

Dies ist bei einer lokalen ERP-Software nicht der Fall. Erworbene Lizenzen können bei wegfallendem Bedarf nicht einfach wieder gekündigt werden. Dementsprechend können die Kosten für nicht länger benötigte Lizenzen auch nicht erstattet werden. 

Skalierbarkeit abhängig von der IT-Infrastruktur

Die Skalierbarkeit einer On-Premises ERP-Software ist an die IT-Infrastruktur des Unternehmens gebunden. Unternehmen haben jedoch nicht die gleichen Möglichkeiten wie große, namhafte Cloud-Anbieter, diese grenzenlos auszuweiten und zu optimieren.

Aus diesem Grund ist lokale ERP-Software meist nur begrenzt skalierbar. 
Ab einer bestimmten Anzahl simultaner Zugriffe kann die Software deutlich langsamer werden.

Dies hindert Mitarbeiter ab einem gewissen Punkt an der problemlosen Ausführung ihrer Tätigkeit und behindert somit den gesamten Betrieb.

Soll also eine On-Premises ERP-Software im eigenen Unternehmen eingesetzt werden, sollte im Rahmen der Testphase in jedem Fall auch die Leistungsfähigkeit des Systems bei maximaler Anzahl aktiver Nutzer getestet werden. 

Fazit: Lokale ERP-Software eignet sich nicht für jedes Unternehmen

Es lässt sich festhalten, dass lokale ERP-Software neben zahlreicher Vorteile auch einige Nachteile mit sich bringt. Unternehmen sollten sich in jedem Fall dieser Nachteile bewusst sein, bevor sie sich für die Implementierung einer On-Premises ERP-Software im eigenen Betrieb entscheiden. 

Individuelle Anforderungen entscheidend

Es lässt sich keine pauschal gültige Aussage darüber treffen, welches Nutzungs- und Lizenzmodell die wenigsten Nachteile aufweist. Einige Nachteile werden jedoch für bestimmte Unternehmen wesentlich weniger von Relevanz sein als andere.

Aus diesem Grund sollten Unternehmen zunächst konkrete Ziele definieren, die sie mit der Einführung einer ERP-Software erreichen wollen.

Zudem sollte ein genaues Anforderungsprofil an eine adäquate ERP-Software erstellt werden. 

Auf Basis dieser Informationen lassen sich dann geeignete Systeme identifizieren. Sollten dennoch Zweifel bezüglich einiger Nachteile bestehen, lassen sich diese im Detail mit den jeweiligen Anbietern besprechen.

Diese verfügen in der Regel über langjährige Erfahrung im Bereich von ERP-Software und können zusammen mit dem Unternehmen eine geeignete Lösung finden.