Ablauf einer erfolgreichen ERP Einführung

Ein Leitfaden für eine ERP-Einführung inkl. nützlicher Tipps

• Vorbereitung auf das ERP System und Analyse
• Der Stellenwert von Anforderungsanalyse und Lastenheft 
• Das Projektteam 
• Aus Longlist wird Shortlist 
• Umsetzung 

Bei der Einführung eines neuen ERP Systems handelt es sich um einen Prozess, der in seiner Komplexität nicht zu unterschätzen ist. Sie erfolgt in vielen Einzelschritten und nimmt oftmals mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich geplant. Besonders in großen Unternehmen bzw. Konzernen mit einer entsprechend hohen Anzahl an Mitarbeitern kann sich die ERP Einführung als ein äußert umfangreiches Projekt gestalten.

So können zwischen drei und zwölf Monaten ins Land gehen, bevor das ERP System einsatzfähig in das Tagesgeschäft integriert ist. Hinzu kommt, dass mit einem hohen Zeitaufwand üblicherweise auch ein hoher Aufwand an Ressourcen einhergeht, welcher, gepaart mit der Komplexität des Projektes, Unternehmen oftmals davor zurückschrecken lässt, mit dem Projekt Neueinführung zu beginnen.

Dabei ist es nicht der Umfang des Projektes, an dem Unternehmen bei einer ERP Einführung scheitern, sondern an mangelnder Planung, schlecht definierter Ziele oder unklarer Prozessstrukturen.

Hinzu kommt, dass Mitarbeiter das neue ERP System nicht automatisch annehmen. Da das volle Potenzial eines ERP Systems nur ausgeschöpft werden kann, wenn alle Mitarbeiter und zukünftigen Anwender das System als die Bereicherung sehen, die es für das Unternehmen sein wird, ist ein Team, welches von Anfang an am selben Strang zieht, von enormem Wert für eine gelungene Einführung. 

So lässt sich auch das komplexeste Projekt mit einer entsprechenden Vorabplanung reibungslos realisieren. Aus diesem Grund soll im Folgenden einmal näher thematisiert werden, worauf Sie bei der Einführung eines neuen ERP Systems achten sollten und wie die Neueinführung reibungslos gelingt. 

Vorbereitung auf das ERP System und Analyse

Die Suche nach einem passenden ERP System mag intuitiv den ersten, wichtigen Schritt darstellen. Tatsächlich sollten sich Unternehmen zunächst einmal damit auseinandersetzen, ob Sie für die Einführung eines ERP Systems tatsächlich bereit sind. Die Vorteile moderner ERP Software sollten nicht davon ablenken, dass es sich um eine große Entscheidung handelt, die gut durchdacht sein will. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen (kurz KMU) arbeiten häufig mit begrenzten Ressourcen.

Stammdaten vorbereiten

Sie sollten also keineswegs die Relevanz einer ausgiebigen Planung unterschätzen, um im Laufe des Einführungsprozesses nicht mit unangenehmen Überraschungen konfrontiert zu werden. Ein wesentlicher Schritt der Planungsphase besteht beispielsweise daraus, alle zentralen Daten auf den aktuellsten Stand zu bringen. Zudem müssen Prozesse regelmäßig dokumentiert werden, um sie später ordnungsgemäß im ERP System abbilden zu können. 

Grundsätzlich sollte sich an dieser Stelle auch die Frage gestellt werden, was mit der Einführung eines ERP Systems konkret erreicht werden soll und was das System im Detail leisten muss. 

Der Stellenwert von Anforderungsanalyse und Lastenheft 

Im nächsten Schritt sollte mithilfe der Mitarbeiter eine Anforderungsanalyse an das neue ERP System erstellt werden. Es ist von enormer Wichtigkeit, die Mitarbeiter in diesen Prozess miteinzubeziehen, da sie diejenigen sind, die später mit dem System arbeiten werden.

Bei der Analyse selbst kann es hilfreich sein, möglich ergebnisoffen zu bleiben und auch das ein oder andere Extrem mit einzubeziehen, um auf diverse Eventualitäten vorbereitet zu sein. In einem Lastenheft können dann alle unternehmerischen Ziele und Anforderungen an das neue ERP System festgehalten werden.

So legt das Lastenheft das Fundament für alle technischen und funktionalen Anforderungen. Bei der detaillierten Umsetzung können Sie sich auf Ihren zukünftigen ERP Anbieter verlassen.

Um ihm die Arbeit zu erleichtern, sollte das Lastenheft ebenfalls eine Beschreibung Ihres Unternehmens bzw. des Marktes, in dem es operiert, enthalten. Der Anbieter sollte durch das Lastenheft ein möglichst vollständiges Bild von Ihrem Unternehmen erhalten.

Dazu zählen auch die aktuelle IT-Infrastruktur sowie ein ausgearbeiteter Zeitplan für die ERP Einführung, an dem sich der Anbieter orientieren kann. 

Das Projektteam 

Wie bereits erwähnt ist es für eine erfolgreiche ERP Einführung unabdingbar, Ihre Mitarbeiter miteinzubeziehen. An dieser Stelle sollten Sie daher ein Projektteam bestehend aus Projektleiter und Key User bilden. Hier ist zu beachten, dass beide Positionen viel Zeit in Anspruch nehmen, welche ihnen im Tagesgeschäft fehlen wird.

Der Projektleiter sollte über ausreichendes Durchsetzungsvermögen verfügen und den Blick für das „große Ganze“ wahren. Die Rolle des Key Users ist es hingegen, die Interessen der Mitarbeiter zu vertreten und als eine Art Vermittler zu agieren. Dementsprechend sind Key User auch dafür verantwortlich, eventuellen Vorbehalten und Unsicherheiten gegenüber dem neuen System entgegenzuwirken. 

Aus Longlist wird Shortlist 

Die Suche nach einem geeigneten ERP-Anbieter sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden, da das neue ERP System zum Herzstück Ihrer IT-Infrastruktur werden wird. Entsprechend wichtig ist es, einen geeigneten Partner an Ihrer Seite zu haben, der Sie über viele Jahre hinweg unterstützen wird. 
Beginnen Sie mit einer ersten Internetrecherche und tragen zunächst in einer sogenannten Longlist mögliche Anbieter zusammen.

So verschafft Ihnen die Longlist einen ersten Überblick darüber, welche Anbieter Ihre funktionalen und technischen Anforderungen erfüllen können. Diesen potenziellen Anbietern können Sie nun Ihr Lastenheft zukommen lassen. Vergleichen Sie die unterschiedlichen Reaktionen der Anbieter miteinander und treffen auf Basis dieser eine weitere Selektion. Die übrig gebliebenen Anbieter bilden nun Ihre Shortlist. 

Termine vereinbaren

Mit diesen Anbietern können Sie nun separate Termine für eine kurze Präsentation vereinbaren. Im Rahmen dieser Präsentation haben Sie die Möglichkeit, eventuelle Rückfragen zu äußern. Im Anschluss an die Präsentation folgt ein Workshop, bei dem das Projektteam anwesend sein sollte.

Hier bietet sich die Möglichkeit, sich anhand von Original- oder Beispielsdaten von den Funktionen der ERP Software im eignen System zu überzeugen. Doch auch die persönliche Ebene sollte keinesfalls vernachlässigt werden. Nach dem Workshop haben Sie eine genaue Vorstellung davon, was im Detail auf Sie zukommt, wenn Sie sich für einen bestimmten Anbieter entscheiden. 

Umsetzung 

Ist ein passender Anbieter gefunden, wird dieser Ihnen anhand eines Pflichtenheftes aufzeigen, wie er Ihre im Lastenheft charakterisierten Anforderungen umsetzen möchte. Sie sollten sich daher ausreichend Zeit nehmen, sich detailliert mit dem Pflichtenheft auseinanderzusetzen und eventuelle Rückfragen an dieser Stelle anbringen, bevor es in die Testphase geht.

Ist alles geklärt, kann das System – zunächst mit Demodaten – installiert, eingerichtet und anschließend angepasst werden. In einem letzten Schritt müssen dann Ihre Daten noch in das neue ERP System überführt werden. Damit der bevorstehende Echtbetrieb möglichst reibungslos verläuft, ist es von enormer Relevanz, ihre Mitarbeiter – meist durch den Key User – ausgiebig zu schulen. Lesen Sie mehr über TimeLine und lernen Sie TimeLine Enterprise kennen.