Usability: Benutzerfreundlichkeit & UX bei der ERP-Auswahl

Warum die Usability einer ERP-Software heutzutage so wichtig ist, klären wir hier.

Usability oder zu Deutsch „Benutzerfreundlichkeit“ wird mehr und mehr zum entscheidenden Schlagwort im Kontext des modernen ERP-Systems. Dabei müssen ERP-Softwarelösungen nicht nur fürs Auge ansprechend designt, sondern vor allem intuitiv zu bedienen sein. Ein Anspruch der mit zunehmender Komplexität von ERP-Lösungen nicht immer erfüllt werden kann. Wir zeigen Ihnen worauf es bei modernen ERP-Lösungen im Kontext der Benutzerfreundlichkeit ankommt und was Ihr neues ERP-System können sollte.

Inhaltsverzeichnis 

• Usability: Definition
• Bedeutung der Usability
• Usability Tests
• Usability-Funktionen
• Benutzerfreundliches Design

Definition: Was ist Usability?

Die Usability bezeichnet gemäß ISO-Norm DIN EN ISO 9241-11 die Gebrauchstauglichkeit eines Produktes bzw. einer Dienstleistung, um vorgesehene Ziele zufriedenstellend und effektiv zu erfüllen. So lässt sich Usability streng genommen von der User Experience (UX) und der Benutzerfreundlichkeit abgrenzen, wenngleich sie eng damit verwandt ist.

Benutzerfreundlichkeit und User Experience

Die Benutzerfreundlichkeit bezeichnet die seitens der User erlebte Nutzungsqualität bei der Handhabung des Systems. Bei der User Experience handelt es sich um das Erlebnis eines Users sowie alle Eindrücke in Zusammenhang mit der Nutzung. Wenngleich sich die Begriffe in der Theorie abgrenzen lassen, wird insbesondere die Usability umgangssprachlich zumeist mit der Benutzerfreundlichkeit gleich gesetzt. Auch wir wollen daher im Folgenden keine scharfe Abgrenzung zwischen den Begrifflichkeiten vornehmen.

Bedeutung der Benutzerfreundlichkeit

Vor einigen Jahren setzten Unternehmen die Benutzerfreundlichkeit noch eher ans Ende ihrer Prioritätenliste. Doch langsam findet auch hier ein Umdenken statt. Systeme, die sich einfach und intuitiv nutzen lassen und eine gute User Experience bieten werden bei der ERP-Auswahl immer beliebter. In der Praxis zeigt sich immer häufiger, dass ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit zu einer höheren Annahmewahrscheinlichkeit der ERP-Software in der Belegschaft führt und auch langfristig sorgsamer damit gearbeitet werden wird. 

Fehler direkt vermeiden

Bei der Pflege der Daten im ERP kommt es im Alltag gerne mal zu Fehlern seitens der Mitarbeiter, vor allem dann, wenn die Dateneingabe und Pflege sehr umständlich gestaltet ist. Sind die Daten nicht konsistent, kann das ERP-System nicht richtig arbeiten und mit unter sogar falsche Ergebnisse produzieren. Aus diesem Grund ist die Benutzerfreundlichkeit der ERP-Software auch so entscheidend und sollte nicht vernachlässigt werden.

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Usability Testing

Die Bedeutung einer intuitiven Bedienbarkeit zeigt sich auch an der Bedeutung von Usability Tests in der Softwareentwicklung. Hierbei handelt es sich nicht um qualitative Umfragen zur Anwenderzufriedenheit. Stattdessen lösen Versuchspersonen Aufgaben mit dem System, damit eruiert werden kann, an welchen Stellen es zu Schwierigkeiten kommt.

Diese können dann optimiert werden, bevor das Produkt auf den Markt kommt. Ziel der Tests ist es somit, durch fortwährende Optimierung schließlich ein System mit einer möglichst hohen Benutzerfreundlichkeit auf den Markt zu bringen.

Usability-Funktionen

Moderne Lösungen halten einige Funktionen bereit, die die Benutzerfreundlichkeit in der Oberfläche deutlich steigern. Werfen wir einen Blick auf einige, wichtige dieser Features.

Individuelle Anpassungen

Einige Systeme bieten flexible Oberflächen und Dashboards an, die sich die User selbst gestaltet können. Diese lassen sich ohne großen Programmieraufwand umsetzen und können sehr praktisch sein, wenn täglich mit dem System gearbeitet werden muss. Mit Auto-Fill-Optionen erhält ein Anwender bei der Eingabe von Daten automatisch Vorschläge zu den einzelnen Feldern.

Dabei können ganze Formular automatisch komplett ausgefüllt werden. An dieser Stelle lässt sich enorm viel Zeit sparen und auch die Eingabefehlerquote sinkt rapide. Das System kann dabei auf bereits vorhandene Daten zurückgreifen und logische Schlüsse ziehen um die gegenwärtige Eingabe zu vervollständigen. So kann beispielsweise über eine Rechnungsnummer die Rechnungsadresse des Kunden direkt in ein entsprechendes Formular übertragen werden usw. 

Hilfe-Funktionen

Verfügt die ERP-Software über eine Möglichkeit bei entsprechenden Aktionen Hilfestellungen bereitzustellen, wird dem Anwender die Verwendung der jeweiligen Aktion einfacher zugänglich. Bei einigen Aktionen sind, gerade zu Beginn der Nutzung, Anwender noch etwas unsicher. Gleiches gilt für nur selten verwendete Aktionen. 

Über eine entsprechende Infobox kann das System dann Hilfestellungen anbieten und dem Anwender weiterhelfen. Das spart nicht nur dem Anwender viel Zeit, sondern auch dem Experten, der andernfalls konsultiert werden müsste. Zudem werden die Aktionen schneller und am Ende auch richtig ausgeführt. 

Suchfunktionen und Shortcuts

Oftmals ist ein ERP-System mit einer unglaublich großen Menge an Daten gefüllt. Da kann die Suche nach einem einzelnen Faktor noch hunderte Treffer ergeben. Mehrere Suchfelder ermöglichen die Suche mit weiteren Parametern zu verfeinern und führen den Anwender schneller zu seiner gesuchten Datei. Auch eine globale Suche kann hier hilfreich sein.

Mit Shortcuts zu den wichtigsten Funktionen und häufig genutzten Menüs können diese mit nur einem Klick aufgerufen werden. Müsste man sich erst durch lange Menüketten klicken, geht mitunter viel Zeit verloren. Auch können Shortcuts individuell angelegt werden. Je nach User und seinen häufig genutzten Funktionen wird ein entsprechender Shortcut auf seinem Startbildschirm eingerichtet. 

Benutzerfreundliches Design

Neben den hier aufgeführten Funktionen zur Benutzerfreundlichkeit, kann auch das Design der Oberflächen eine entscheidende Rolle spielen. Das Design kann einen entscheidenden Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter. Und somit letztlich auch auf den gesamten Erfolg der ERP-Software. So gibt es nachweislich Einflüsse der Farbgebung auf die Produktivität, doch auch diese psychologischen Faktoren wollen wir an dieser Stelle einmal ausklammern. 

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Ansprechende Icons und Dashboards

Vielmehr geht es hier um die intuitive Gestaltung der Oberflächen. Angefangen bei der logischen Anordnung von Schaltflächen bis hin zu logischen Icons für bestimmte Aktionen. All diese Dinge helfen dem Anwender dabei das System schneller zu begreifen und sicherer zu bedienen.

Design kann vor Fehlern schützen

Ebenfalls spielt das Design zum Schutz vor Fehlern seitens des Anwenders eine wesentliche Rolle. Signalfarben bei falschen Eingaben, oder fehlenden Angaben oder auch bei Sicherheitsabfragen schützen vor Fehlern. Ist beispielweise bei der Abfrage ob eine Datei wirklich gelöscht werden soll die Schaltfläche mit den Optionen farblich hinterlegt, können diese das Verhalten der Anwender beeinflussen. So kann man sich vor versehentlichen Löschungen ein wenig mehr schützen.