Lokal vs. Cloud: Unterschiede in der ERP-Implementierung

In diesen Punkten unterscheidet sich lokale ERP-Software bei der Implementierung von Cloud-basierten Systemen.

Immer mehr Unternehmen setzen für eine ganzheitliche Abbildung aller Geschäftsprozesse auf ERP-Software. Bei der Wahl des richtigen Nutzungs- und Lizenzmodells gehen die Meinung jedoch auseinander: Soll die ERP-Software lokal über die eigenen Server oder über die Cloud bereitgestellt werden? 

Um Unternehmen bei der Wahl des Lizenzmodells eine Orientierungshilfe zu geben, sollen im Folgenden einmal die Unterschiede in der Implementierung beider Modelle aufgezeigt werden. 

Inhaltsverzeichnis

• ERP: Ein Überblick 
• Gründe für die Einführung einer ERP-Software 
• Wahl des richtigen Lizenzmodells
• ERP-Software-Implementierung: Lokale Lösungen 
• ERP-Software-Implementierung: Die Cloud 
• Fazit: Gravierende Unterschiede in der Implementierung

ERP: Ein Überblick

„ERP“ – drei Buchstaben mit einer großen Bedeutung. Das Akronym bezieht sich auf den Begriff „Enterprise Resource Planning“, welcher im Deutschen der Geschäftsressourcenplanung entspricht.

Die Geschäftsressourcenplanung ist eine fundamentale betriebliche Aufgabe, derer sich Unternehmen aller Art annehmen müssen. 

Eine umfangreiche Aufgabe

Konkret geht es darum, alle geschäftsrelevanten Ressourcen im Unternehmen zur richtigen Zeit in korrekter Qualität und Quantität und mit den richtigen Informationen versehen an richtiger Stelle bereitzustellen.

Um diesen Anforderungen zu jeder Zeit und in jedem Geschäftsbereich gerecht werden zu können, bedarf es oftmals einer Vielzahl teils komplexer und aufeinander aufbauender Geschäftsprozesse. 

Die Rolle der ERP-Software

Um den Überblick über diese Prozesse zu behalten setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Unterstützung. Moderne ERP-Software ist in der Lage, alle relevanten Geschäftsprozesse zentral abzubilden. Innerhalb der Software können diese Prozesse dann 

• Verwaltet 
• Gesteuert 
• Verschlankt 
• Optimiert 
• Automatisiert 

Werden. So können Unternehmen gezielt ineffiziente Prozesse identifizieren und entsprechende Ressourcen zielführender einsetzen. 

Gründe für die Einführung einer ERP-Software

Durch eine Maximierung der Wertschöpfung kann Unternehmen so ein entscheidender Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern entstehen. 

Vorteile einer ERP-Software

Dieser macht sich auch im operativen Tagesgeschäft bemerkbar.

Entscheidet sich das Unternehmen für eine geeignete ERP-Software, die die eigenen Prozesse optimal unterstützt, kann sich eine Vielzahl von Vorteilen einstellen. Dazu zählen beispielsweise: 

• Zeit- und Fehlerminimierung 
• Vollständigeres Gesamtbild 
• Verbesserte Kommunikation 
• Verbesserte Kundenpflege 
• Höheres Innovationspotenzial durch freie Kapazitäten 

Wahl des richtigen Lizenzmodells

Damit sich diese Vorteile jedoch einstellen können, muss die ERP-Software auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet sein. Hierbei handelt es sich keineswegs um eine Selbstverständlichkeit.

Der ERP-Markt ist überaus vielfältig und die Anforderungsprofile hochgradig divers, sodass sich keine pauschal standhaltenden Empfehlungen aussprechen lassen. 

Lastenheft erstellen

Wichtig ist daher, dass sich Unternehmen ihrer individuellen Anforderungen bewusst sind und diese in Form eines Lastenheftes festhalten. Dieses Lastenheft schafft die Grundlage für spätere Verhandlungen mit potenziellen Anbietern. 

Bei der Erstellung des Lastenheftes sollten Unternehmen ein besonderes Augenmerk auf Prozesse richten. Um herauszufinden, welche Funktionen benötigt werden, müssen die internen Prozesse und Workflows klar definiert sein.

Die Einführung einer neuen ERP-Software ist somit auch der ideale Zeitpunkt, um bestehende Prozesse zu evaluieren und bei Optimierungsbedarf anzupassen.

Anderenfalls laufen Unternehmen Gefahr, „Altlasten“ in das neue System zu übernehmen.

Unterscheidungsmerkmale von ERP-Software

Von der Analyse der IST-Situation bis hin zur Erstellung des Lastenheftes und der Wahl eines geeigneten Anbieters geht mit der finalen Auswahl einer neuen ERP-Software so ein durchaus umfangreicher Prozess einher. 

Unternehmen sollten bei der Wahl einer geeigneten ERP-Software Faktoren wie: 

• Branchenspezifische Ausrichtung 
• Funktionsumfang 
• Skalierbarkeit 
• Zum Einsatz kommender Technologien

berücksichtigen.

Letzter Kategorie ist beispielsweise auch die Infrastruktur der ERP-Software zuzuordnen. Hier müssen sich Unternehmen mit der Frage auseinandersetzen, ob eine lokale oder Cloud-basierte ERP-Software für sie geeigneter wäre.

Die Wahl des Nutzungs- und Lizenzmodells legt einige, grundlegende Rahmenbedingungen für die Implementierung sowie den späteren Betrieb der ERP-Software und damit einhergehende Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen. 

Im Folgenden wollen wir uns einmal detaillierter mit den Unterschieden speziell in Bezug auf die Implementierung selbst auseinandersetzen. 

ERP-Software-Implementierung: Lokale Lösungen

Eine lokale ERP-Software wird auch als On-Premises (On-Prem) Software bezeichnet, da sie lokal „auf dem Grundstück“ des Unternehmens installiert wird. Das Unternehmen befindet sich also im Besitz der Server, von denen die ERP-Software künftig betrieben werden soll. 

Bis ca. 2010 waren On-Premises-Implementierungen die Norm bei der Einführung serverbasierter Computerprogramme und hatten daher keine eigene Bezeichnung. 

On-Premises ERP-Software: Ein Überblick

Im Fall von kommerzieller Software wie ERP-Systemen wird die Software auf Hardware beitrieben, die nicht durch den Anbieter der Software selbst bereitgestellt wird.

Befindet sich die Hardware bei einer On-Premises ERP-Software nicht im Besitz des betreibenden Unternehmens, so kann sie auch durch Dritte bereitgestellt werden. In diesen Fall ist dann von gehosteter ERP-Software die Rede. 

Ablauf einer On-Premises ERP-Implementierung

Zu Beginn einer jeden lokalen ERP-Software-Einführung stehen organisatorische und vorbereitende Maßnahmen.

Darunter fällt auch die Einbeziehung der Belegschaft in das geplante Projekt sowie die Gründung eines qualifizierten Projektteams. Im Anschluss daran folgenden 

1. Prozessanalyse 
2. Bestimmung des IST-Zustandes 
3. Bestimmung notwendiger Optimierungen 
4. Auswahl geeigneter Funktionserweiterungen 
5. Auswahl eines geeigneten Anbieters 
6. Technische Implementierung 
7. Testphase bzw. Pilotbetrieb 
8. Roll-out des Systems 
9. Mitarbeiterschulungen 

ERP-Software Implementierung: Kein leichter Prozess

Um die ERP-Software auf den hauseigenen Servern zu implementieren, bedarf es ausreichend technischem Know-how. Das liegt daran, dass die genauen Datensätze bzw. Felder aus dem Altsystem 1-zu-1 auf denen des neuen abgebildet werden müssen.

Branchenferne Unternehmen verfügen meist nicht über diese Expertise und sollten sich daher durch den Anbieter unterstützen lassen. Die Bereinigung der Altdaten ist jedoch meist administrativer Natur und kann vom jeweiligen Unternehmen intern abgewickelt werden.

Einige Systeme verfügen auch über entsprechende Funktionen, die beispielsweise doppelte Datensätze automatisiert erkennen und anschließend bereinigen. In jedem Fall ist dennoch stets eine manuelle Nachkontrolle erforderlich. 

Theorie und Praxis

In der Theorie erfolgt die Einführung einer lokalen ERP-Software unter der alleinigen Regie des Unternehmens, welches die Implementierung des neuen Systems in Auftrag gegeben hat.

In der Praxis übernimmt jedoch der ERP-Anbieter zumeist die Leitung der Einführung. Dies ist schlichtweg darin zu begründen, dass dieser über die nötige Expertise sowie das nötige technische Know-how verfügt, um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. 

ERP-Software-Implementierung: Die Cloud

Die fundamentalen Bestandteile einer On-Premises ERP-Implementierung kommen auch bei einer lokalen Softwareeinführung zum Tragen.

So gilt es zunächst, die Rahmenbedingungen im eigenen Unternehmen zu definieren und auf Grundlage der Ergebnisse entsprechende Anforderungen an ein geeignetes System zu stellen und letztlich einen adäquaten Anbieter auszuwählen. 

Weniger individuelle Anpassungen, …

Ein wesentlicher Unterschied findet sich jedoch in den Anpassungen. Viele Unternehmen entscheiden sich aufgrund der praktisch uneingeschränkten Anpassungsmöglichkeiten für den Einsatz einer lokalen ERP-Software.

So kann die Software individuell auf die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens angepasst und entsprechend konfiguriert werden, bis sie alle Anforderungen erfüllt. 

Dies ist bei Cloud-basierten Lösungen nicht der Fall. Zwar lassen sich durch zusätzliche Module weitere Funktionen hinzubuchen, jedoch wurde die Software selbst bereits geschrieben und ist nur als fertiges Paket erhältlich.

Anpassungen lassen sich daher ebenfalls nur durch bereits existente Erweiterungen vornehmen und weniger individuell an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen. 

… weniger Aufwand

Diese Anpassungen gehen jedoch auch mit einem entsprechenden Mehraufwand im Rahmen der Implementierung einher. So ist es keine Seltenheit, dass bis zur finalen Inbetriebnahme bzw. dem Go-Live mehrere Pilotversionen notwendig sind, bis eine Version letztlich alle Anforderungen erfüllt. 

Die Inbetriebnahme einer Cloud-basierten ERP-Software verläuft auch aus diesem Grund in der Regel wesentlich einfacher und nimmt vergleichsweise auch entsprechend wenig Zeit in Anspruch.

Auch die Übertragung aus dem Altsystem ist bei modernen Cloud-Lösungen oftmals keine anspruchsvolle Aufgabe mehr.

Einige Systeme verfügen über intuitiv-nutzbare Drop-Down Funktionen, um die Übertragung von Datensätzen und Dokumenten zu erleichtern. 

Aufgrund des geringeren Implementierungsaufwandes sind Cloud-Lösungen nach gleicher Planungs- du Vorbereitungsphase wie bei einer lokalen ERP-Software oftmals noch am Tag der Implementierung betriebsbereit. 

Fazit: Gravierende Unterschiede in der Implementierung

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass es große Unterschiede zwischen einer Cloud-basierter und einer lokalen ERP-Software-Implementierung gibt.

Während die Cloud nahezu unmittelbar verfügbar ist und auch die Migration der Daten in der Regel nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, steht hinter der Implementierung einer lokalen ERP-Software ein ganzer Planungs- und Vorbereitungsprozess, der gut strukturiert sein will. 

Auch, wenn die Inbetriebnahme von Cloud-Lösungen in der Regel wesentlich einfacher abläuft, sollte dies nicht das einzig ausschlaggebende Argument für die Wahl einer Cloud-Lösung. 

Weitere Kriterien berücksichtigen

Unternehmen sollten sich bei der Wahl einer geeigneten ERP-Software vielmehr auf die technischen Anforderungen an das System sowie benötigte Serviceleistungen seitens des Anbieters fokussieren.

ERP-Software oder Unternehmenssoftware im Allgemeinen ist zumeist auf eine langfristige Nutzung ausgelegt. Der Implementierungsvorgang ist hier ein vergleichbar kurzer Zeitraum.

So sollten sich Unternehmen allein aufgrund des zusätzlichen Aufwands im Rahmen der Implementierung nicht gegen eine lokale ERP-Software entscheiden, wenn sie sie in allen anderen Aspekten einer Cloud-Lösung vorgezogen hätten.