Fallstudie MEIKO - abas

Warum sich MEIKO für ein ERP-System von abas entschieden hat.

Die neuen Software-Anwendungen bringen MEIKO Wettbewerbsvorteile bei der Erstellung von Angeboten, Entwicklung von Projekten, Einhaltung von Lieferversprechen und bei der schnellen Abwicklung von Service-Anfragen. 

So greifen die Vertriebskräfte mit der mobilen App bereits beim ersten Kundengespräch auf viele ERP-Daten (beispielsweise Kundendaten, Preise, Angebote, etc.) zu und sind somit in der Lage schnell und kompetent den Kunden zu beraten. 

Geschwindigkeit und Planungssicherheit werden bei MEIKO großgeschrieben. Damit die Geschäfts- und Betriebsleitung schnell auf die Entwicklungen im Unternehmen reagieren kann, nutzt MEIKO sein eigenes Business-Intelligence-Tool. Die abas-Daten werden periodisch in das Data Warehouse transferiert. Daten, die zuvor normalerweise nur in Großkonzernen erhoben und von spezialisierten Analysten aufbereitet wurden, stehen jetzt der Geschäftsleitung und den Fachabteilungen von MEIKO im Tagesgeschäft zur Verfügung.

Entweder als vordefinierte Reports, die über wichtige Kennzahlen und Trends im jeweiligen Bereich informieren oder als intuitiv konfigurierbare Ad­Hoc­Auswertungen, die ohne das Zutun der IT-Fachabteilung durch den Anwender selbst erstellt werden. So entstehen mit wenigen Klicks Pivot-Tabellen oder KPI-Abfragen.

ES WÄCHST ZUSAMMEN, WAS ZUSAMMEN GEHÖRT 

Nach der Installation von abas ERP im Stammhaus in Offenburg startet MEIKO 2011 den abas Rollout in der Werksvertretung Rhein-Main, die im April 2012 in den Echtbetrieb geht. Die Umsetzung gilt als Pilotprojekt. Hier wird die Basisarbeit für die weiteren Einführungen geleistet. Das einheitliche Konzept mit Einführungsleitfaden, 

Schulungsunterlagen, Vorgaben für die Datenübernahme und die IT-Infrastruktur, Schulungspläne und vielem mehr wird erarbeitet. Dadurch kann das weitere Rollout erheblich beschleunigt werden. Noch im gleichen Jahr, im Dezember 2012, werden die Werksvertretungen Nordbayern und München umgestellt. 2013 dann fünf Werksvertretungen auf einen Streich. Im Mai Stuttgart und Mannheim, im November Hannover sowie im Dezember Leipzig und Berlin.

„Die gründliche Vorbereitung zahlte sich aus“, erinnert sich Andreas Wetzel. 

Neben der Einführung des abas ERP-Systems wird auch nahezu die gesamte IT­Infrastruktur der Werksvertretungen auf die neue Technologie umgestellt. IT-Chef Walter Armbruster beschreibt das gerne als „Anbindung mit Haut und Haar.“ Was bedeutet, dass nahezu alle Programme der Werksvertretungen im MEIKO Rechenzentrum in Offenburg laufen: das abas­System, die MS­Office­Programme, das digitale Archiv-System „Habel“, in dem MEIKO Dokumente ablegt, der digitale Servicebericht (DSB) und die Personalsoftware „MIP“ (Mitarbeiter Informations Portal). 

Der Zugriff der Werksvertretungen auf die Programme im MEIKO Rechenzentrum erfolgt durch die Software „Citrix“. Sie macht es möglich, von nahezu jedem Ort der Welt mit den Programmen im MEIKO­Rechenzentrum zu arbeiten. Man braucht dazu nur einen PC und eine Internetverbindung. Diese Technologie nutzen nicht nur die Werksvertretungen, sondern auch die Mitarbeiter, die für MEIKO rund um den Globus unterwegs sind.

Die Verbindung der Werksvertretungen zum MEIKO­Rechenzentrum in Offenburg erfolgt durch die Netzwerktechnik MPLS (Multi Protocol Label Switching). Es ist eine Art eigenes MEIKO Internet, die „MEIKO Cloud“, mit permanenter und garantierter Übertragungsbandbreite sowie einem Höchstmaß an Ausfallsicherheit.

Ebenso ist die Software­Pflege deutlich vereinfacht worden: Software wird in der Regel nur noch einmal im Rechenzentrum installiert und steht sofort für alle angebundenen Standorte zur Verfügung.

DOPPELARBEITEN SIND GESCHICHTE 

„Parallel zur Einführung von abas ERP hat MEIKO seine Abläufe stark optimiert, vom Angebot über die Aufträge, der Auftragsabwicklung bis zum After­Sales­Service“ – es wurden zentrale Strukturen etabliert und Doppelarbeit minimiert. Neu angelegte oder geänderte Stammdaten von Kunden, Preise und Artikel müssen nur noch einmal erfasst werden und stehen gruppenweit allen abasAnwendern zur Verfügung.

„So wurden die Außenlager stark reduziert und durch einen schnellen Zugriff auf das Offenburger Zentrallager ersetzt, auf dessen Bestand der Service in Echtzeit von überall zugreifen kann, um beispielsweise dem Kundenservice Ersatzteile just­in­time zu garantieren. Neben den effizienteren Geschäftsprozessen stehen den Mitarbeitern in den Niederlassungen nun die gleichen Informationen wie den Offenburger Kollegen zur Verfügung“, sagt Andreas Wetzel.

DAS WIR-GEFÜHL WURDE GESTÄRKT 

Ein unerwarteter Aspekt bei der Einführung der neuen IT-Struktur samt ERP war das Aufeinandertreffen unterschiedlicher Kulturkreise wie Australier, Badener, Chinesen, Schwaben, Sachsen und Hamburger. „Nicht nur bei den Projektmeetings und Installationsarbeiten, sondern in der einen oder anderen kleinen Feier, wurde wesentlich zur Völkerverständigung und damit dem so wichtigen WirGefühl beigetragen. Das war echtes MEIKO-Teamwork: Zahlreiche erfolgreiche ERP/IT­Umstellungen ohne nennenswerte Probleme. So konnte jede Werksvertretung am ersten Tag des Echtbetriebs ihr Tagesgeschäft bewältigen. Dazu die Integration der ersten internationalen Niederlassungen.

„Zusammenfassend können wir sagen, dass an diesen Aufgaben und Herausforderungen unterschiedlichste Teams aus verschiedensten Fachbereichen  in positiver Weise zusammengewachsen sind“, sagt Andreas Wetzel