Geschäftsprozesse automatisieren mit dem ERP

Eine ERP-Software unterstützt Unternehmen dabei ihre Geschäftsprozesse in vielen Bereichen zu automatisieren und effizienter zu gestalten.

Der Druck auf Unternehmen aller Art wächst von Jahr zu Jahr. Globalisierende Märkte, wachsende Ansprüche der Kunden und nicht zu Letzt die Herausforderungen der Digitalisierung setzen Unternehmen immer weiter zu. Hinzu kommen Fachkräftemangel, Lieferengpässe und auch die Auswirkungen des Klimawandels, auf die Unternehmen reagieren müssen. 

Nie zuvor war es so wichtig effizient zu arbeiten und Rohstoffe nachhaltig zu nutzen. Mit einer ERP-Software können Unternehmen Ihre Geschäftsprozesse automatisieren und so wichtige Kapazitäten einsparen. Wir zeigen Ihnen worauf es bei der Auswahl der passenden ERP ankommt und welche Geschäftsprozesse durch den Einsatz eines solchen Systems einfach automatisiert werden können.

Inhaltsverzeichnis

• Warum Geschäftsprozesse automatisieren?
• ERP und Geschäftsprozessautomation
• Vorteile
• Funktionen
   

Warum Sie Geschäftsprozesse automatisieren sollten 

Unternehmen sehen sich vielen Herausforderungen ausgesetzt, die sie dazu nötigen, effizienter und ressourcensparender zu produzieren und zu arbeiten. Oftmals sind es die einfachen wiederkehrenden Prozesse, die Unternehmen sehr viel Energie und Zeit kosten. Diese mittels einer smarten Softwarelösung zu automatisieren entlastet die Mitarbeiter enorm und schafft Raum und Zeit für wesentlichere und gewinnbringende Tätigkeiten. 

Dabei ist es egal in welcher Branche ein Unternehmen zu verorten ist. Gerade viele administrative Prozesse rauben oftmals viel Zeit und lassen sich verhältnismäßig einfach automatisieren. Doch auch in der Lagerhaltung, der Produktion, dem Vertrieb, dem Marketing oder dem Kundenservice können viele Geschäftsprozesse von IT-Systeme übernommen werden. 

Grundlage für die erfolgreiche und gewinnbringende Automatisierung bildet eine solide IT-Landschaft mit der perfekten ERP-Software als Herzstück. Diese sollte unbedingt zum eigenen Unternehmen passen und in der Lage sein, die vorliegenden Prozesse softwareseitig abzubilden. 

Wie ERP-Software bei der Geschäftsautomation unterstützt

Eine ERP-Software bildet zunächst einmal sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben dann alle Akteure gemeinsamen Zugriff was per se dafür sorgt, dass viele Prozesse deutlich verkürzt werden können. Zudem unterstützt die ERP-Software mit ihren Funktionen an vielen Stellen durch automatisierte Abläufe. 

Diese Automationen finden sich auf allen unternehmerischen Ebenen. So können beispielsweise Entnahmen aus dem Lager eine entsprechenden Neubestellung auslösen, ohne dass Menschen noch eingreifen müssten. Diese übernehmen dabei nur noch überwachende Tätigkeiten. Auch bei Lieferengpässen eines Lieferanten kann das System selbstständig nach vorgegebenen Regeln nach alternativen Lieferanten suchen und einen Bestellauftrag erstellen. 

Die gemeinsame Datenbank, auf der alle Daten eines Unternehmens zusammenlaufen bringt noch viele weitere Vorteile mit sich. Dokumente werden nur einmalig eingepflegt und stehen allen Akteuren in einer validen Version zur Verfügung. Das reduziert Fehler auf Grund unterschiedlicher Kenntnisstände und fehlerhafter Übertragung auf ein Minimum. 

Vorteile der Geschäftsautomation 

Es gibt viele gute Gründe gewissen Geschäftsprozesse zu automatisieren. Insbesondere im Hinblick auf die effizientere Arbeitsweise kommt heute kaum ein Unternehmen um die Automatisierung bestimmter Prozesse herum. Zu aufwendig ist es alle administrativen Aufgaben noch manuell zu erledigen. 

Ein einfaches Beispiel: Will man Werbung an die Kunden per Post versenden ist es schlichtweg ineffizient die Briefumschläge manuell mit den Adressen zu versehen. Softwaresysteme sorgen für eine automatische Etikettierung der Umschläge. Gleichzeitig können die Anschreiben personalisiert werden, ohne das Zutun von menschlicher Arbeit. 

Das ist nur ein kleiner Automatismus, der von so gut wie allen Unternehmen eingesetzt wird und sich bereits in rudimentärer Textverarbeitungssoftware finden lässt. Das verdeutlicht jedoch sehr gut, was die Geschäftsprozessautomation für Mehrwerte liefert. Anstatt Mitarbeiter für die manuelle Beschriftung der Umschläge abzustellen, werden Kapazitäten dieser frei und können für kreativere Aufgaben eingesetzt werden. 

Der Mensch wird somit zunehmend von monotonen Tätigkeiten, die Maschinen ohnehin verlässlicher und schneller erledigen können, entbunden. Mitarbeiter können sich kreativeren Prozessen widmen, die das eigene Unternehmen langfristig weiterbringen und Geschäftsfelder erweitern können. 

Ein weiterer Vorteil der Automation von Geschäftsprozessen ist in der Kostenersparnis und in der Sicherheit der Prozesse zu suchen. Maschinen vollrichten einfache Aufgaben nach vorgebeben Parametern und das mit immer gleichbleibender Qualität. Dies geschieht zudem auch deutlich schneller und somit effizienter, als wenn Menschen Hand anlegen. Hier nochmal alle Vorteile der

Geschäftsprozessautomation im Überblick:

• Gleichbleibende Qualität
• Schnellere Prozesse
• Kostenersparnis
• Weniger monotone Aufgaben für Mitarbeiter
• Sicherheit in den Prozessen

Funktionen einer ERP-Software für die Automatisierung von Geschäftsprozessen 

Mit einer ERP-Software lassen sich die verschiedensten Prozesse im alltäglichen Geschäftsablauf automatisieren. Werfen wir einen Blick auf die einzelnen Abteilungen und die Möglichkeiten die die einzelnen Funktionen des ERP-Systems für diesen Bereich vorhalten. Der Fokus liegt dabei auf all jenen Funktionen, die konkret Geschäftsprozesse automatisieren. 

Marketing 

Im Marketing lassen sich viele Prozesse automatisieren. Gerade in Bezug auf die Turnus-mäßige Kontaktaufnahme mit den Kunden können hier Automationen helfen. Kunden werden nach bestimmten Zeiträumen automatisch mit individuell passenden Werbeangeboten kontaktiert. Das spart Zeit, Geld und steigert zudem die langfristige Kundenbindung, da der Kunde das Unternehmen nicht aus den Augen verliert. 

Buchhaltung 

Auch die Buchhaltung wird durch zahlreiche Automationen unterstützt. Alle Geldströme im Unternehmen lösen eine entsprechende Buchung aus. Die dynamische Buchführung läuft so automatisch mit und kann mit wenigen Klicks einfach überführt werden. Auch Kalkulationen und Auswertungen können automatisch erstellt und angepasst werden. 

Kundenservice 

Durch den Einsatz von Chatbots auf den eigenen Websites können erste Kundenanfragen automatisch abgefangen werden. Kunden erhalten so schnelle Antworten und der Innendienst wird entlastet. Gleichzeitig könnend die Kundendaten in die ERP-Software überführt und ein entsprechendes Ticket für den Kunden angelegt werden, sollte der Bot an seine Grenzen gelangen. 

Lagerverwaltung 

Die ERP-Software bildet das gesamte Lager digital ab. Für eingehende Artikel kann das System so den perfekten Lagerungsort ermitteln. Dabei wird betrachtet, wann ein bestimmter Artikel für die Weiterverarbeitung eingeplant und wie lange dieser entsprechend eingelagert werden muss. Zudem sorgt das System automatisch für Nachbestellungen, wenn die kritische Menge eines Artikels erreicht ist.

Berichtswesen 

Mit der ERP-Software lassen sich stetig Berichte erstellen, die Aufschluss über die wichtigsten KPIs verschiedener Abteilungen geben. Dieses Berichtswesen lässt sich automatisieren, sodass die Berichte zu regelmäßigen Zeitpunkten erstellt und ausgewertet werden. Diese liefern Entscheidern die perfekte Grundlage für alle Entscheidungen und geben Aufschluss über die aktuelle Performance aller Prozesse. 

Produktion

In der Produktion lassen sich unzählige Prozesse automatisieren. Maschinen und Anlagen arbeiten selbstständig und liefern dabei Daten an das ERP-System. Diese Daten bilden die Grundlage für die automatisierte Produktion von Waren. Anhand der Daten kann die Performance überprüft und Störungen proaktiv abgefangen werden. Auch die Wartung und Instandhaltung basiert dann auf Daten und nicht mehr auf Erfahrungswerten und wiederkehrenden Zyklen. 

Fazit: Geschäftsprozesse mit dem ERP-System auf allen Ebenen automatisieren 

Mit der ERP-Software lassen sich Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen automatisieren. Angefangen bei der automatischen Beantwortung von E-Mails bis hin zu komplexen Abläufen in der Produktion und der Lagerverwaltung. Damit all diese Automationen einen Mehrwert darstellen und nicht die eigentlichen Abläufe stören, muss die ERP-Software zwingend zum eigenen Unternehmen passen. 

Der ERP-Markt ist voll von verschiedenen ERP-Systemen, die allesamt Automationen von Geschäftsprozessen zum Ziel haben. Hier die richtige Software für die eigenen Zwecke zu finden ist kein leichtes Unterfangen. Mit unserem Vergleichstool können Sie direkt und kostenlos eine Vielzahl verschiedener Systeme am Markt filtern und miteinander vergleichen. So gelangen Sie schnell zu Ihrer ERP-Lösung.