Warum integriertes Arbeiten die Zukunft ist

Tommie Wouters arbeitet als Pre-Sales Consultant bei Isah. Er möchte produzierenden Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse helfen.

Heutzutage verwenden die meisten Unternehmen der Fertigungsindustrie ERP-Software als Rückgrat ihrer Organisation, um alle administrativen Geschäftsprozesse zu unterstützen. Dies umfasst Einkauf, Verkauf, Planung, Projektmanagement und Finanzverwaltung. In der Praxis sehe ich jedoch, dass produzierende Unternehmen häufig auch mit anderen Softwarelösungen arbeiten. Das ist aber nur zum Teil logisch.

Es ist natürlich klug, bestimmte Arbeitsbereiche, die nicht in direktem Zusammenhang mit den Verwaltungsprozessen eines Unternehmens stehen, anderswo unter zu bringen – und dabei gleichzeitig gut in das ERP-Paket integriert zu sein. Es gibt aber auch eine Grauzone von Arbeitsbereichen, die manchmal schon und manchmal nicht in einem ERP-Paket integriert genutzt werden.

Das macht mir Sorgen. Mir fällt auf, dass Unternehmen in solchen Situationen oft den Überblick verlieren. Sie wissen nicht wie sie all diese Systeme und zugehörigen Prozesse integrieren sollen. Jedoch ist Integriertes Arbeiten genau das, was sie wollen, da es viele Vorteile bietet. Ich halte es schlichtweg für unerlässlich, Ihre Kunden auch in Zukunft optimal betreuen zu können.

Der Mehrwert des integrierten Arbeitens

Der Grund dafür, in administrativen Prozessen integriert zu arbeiten, ist eigentlich sehr einfach: der sogenannte SPOT (Single Point of Truth), zu Deutsch „der einzige Punkt der Wahrheit“ im gesamten Unternehmen. Jeder arbeitet mit einem Paket, einer Datenbank und drückt die gleichen Tasten. Es bilden sich keine kleinen verschiedenen Ansammlungen von Informationen mehr, die dann an verschiedenen Orten gespeichert sind.

Eine Bestellung (oder ein Kunde) ist unter genau einem einzigen Namen bekannt und alle Informationen sind unter diesem Namen zentral verfügbar - von der Bestellung bis hin zu Zeichnungen und Produktspezifikationen.
Da es einen „einzigen Punkt der Wahrheit“ und eine zentrale Datenbank gibt, können Sie Informationen daraus herausziehen die Ihnen einen Einblick in den gesamten Prozess geben.

Mit diesen Erkenntnissen können Sie dann Optimierungsschritte umsetzen und einen Mehrwert für Kunden und Markt schaffen. Vom disruptive Thinking zu neuen Geschäftsmodellen oder einem intelligenteren Produkt. Durch die Integration von Informationen können Sie die Zukunft vorhersehen und Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus sein.

Ein System ist nicht immer möglich

Ausgangspunkt sollte sein, dass alle Abteilungen des Unternehmens mit einem System arbeiten können, was jedoch in der Praxis nicht immer durchführbar ist. Schließlich kann ein System niemals "alles" tun. Technische Angelegenheiten wie CAD und PDM sind Spezialgebiete, die Sie besser mit erfahrenen Beteiligten vereinbaren können.

Es gibt jedoch auch viele Domänen, die in eine "Grauzone" fallen. Denken Sie an CRM, Marketing, Gehaltsabrechnung oder zum Beispiel Zeiterfassung und Urlaubsregistrierung. Solche Prozesse werden manchmal von ERP-Lieferanten unterstützt, aber es gibt auch allerlei spezielle Teillösungen dafür. Es versteht sich von selbst, dass die Speziallösungen häufig umfangreichere Optionen beinhalten.

Die Frage, die Sie sich als Organisation stellen müssen, lautet jedoch: Brauchen Sie die ausgewählten Systeme wirklich? Mein Ausgangspunkt ist: Integrieren Sie nicht, um zu integrieren, sondern schauen Sie sich Ihre Bedürfnisse an. Vielleicht ist das, wonach Sie suchen, tatsächlich etwas anderes als das, was Sie für nötig halten? Ist der Business Case gültig? Wenn ja, können Sie dieses System integrieren. Wenn nicht, ist mein Rat, es auch nicht zu tun.

Aus meiner Sicht gibt es drei Stufen, die zum integrierten Arbeiten zu erklimmen sind:

Schritt 1: Streben Sie ein ERP-Paket an, das alle administrativen Geschäftsprozesse umfasst.

Schritt 2a: Wenn es bestimmte Aufgaben gibt, die nicht in diesen Verwaltungsprozess fallen, integrieren Sie dann zusätzliche Software.

Schritt 2b: Fehlt Ihnen auch die Funktionalität in Ihrem ERP-Paket? Schauen Sie sich dann - sofern der Business Case gültig ist – ebenfalls nach Zusatzsoftware um.

Schritt 3: Sehen Sie sich die Technologie und den Prozess für die Integration an: Was ist der beste Weg dabei in Bezug auf Technologie und aber auch Prozess? Streben Sie nach einer Standardintegration!

Ein strategischer IT-Partner kann Ihnen helfen

In der Praxis fällt mir auf, dass es für Fertigungsbetriebe schwierig ist diese Überlegungen selbst anzustellen. Ein strategischer IT-Partner kann mit Ihnen zusammenarbeiten und Ihnen helfen die richtige Wahl zu treffen. Dieser wirft einen objektiven Blick auf die Organisation, den einzuschlagenden Weg sowie die Wünsche und Bedürfnisse. Dank dessen Erfahrung kann er Ihre Strategie genau auf die möglicherweise erforderliche Software abstimmen und Sie dabei beraten.

Schließlich möchten Sie verhindern das Ihre Systeme miteinander verbunden werden, Sie aber das angestrebte Ziel nicht erreichen können, weil es beispielsweise zu komplex wird. Sie tun dies, indem Sie die richtige Technologie aufbauen und Standards realisieren die auch zukunftssicher sind, damit Sie nicht in einem Netz von Integrationen stecken bleiben.

Als Isah verfügen wir über langjährige Erfahrung in der Integration von Systemen von Drittanbietern in unsere Unternehmenssoftware und im Einrichten der Technologie (APIs und Webservices). Wir wissen aber auch, wie man den richtigen Prozess gestaltet.