Passt ein On-Premises-ERP zu meinem Unternehmen?

Ob eine lokale ERP-Lösung das richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Wir zeigen Ihnen welche das sind.

Wer mit dem Gedanken spielt ein neues ERP-System in seinem Unternehmen einzuführen, steht vor der nicht zu unterschätzenden Aufgabe die Rahmenbedingungen für das Projekt festzulegen.

Dabei sind viele wichtige Entscheidungen zu treffen, die maßgeblich für den späteren Erfolg des Projektes und des gesamten Geschäftserfolges sind. 

Eine dieser Entscheidungen ist hinsichtlich des Lizenzmodells der ERP-Lösung zu treffen. Wir wollen an dieser Stelle einmal durchleuchten, was es bedeutet eine lokale ERP-Software aufzusetzen, was die Besonderheiten dieses Modells sind und für wen sich dieses am besten eignet. 

Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von ERP-Software, um besser verstehen zu können worin genau die Besonderheiten von lokalen Lösungen liegen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP? – Eine Definition 
• Technischer Aufbau von ERP-Software 
• Was ist On-Premises? – Eine Definition 
• Vorteile von On-Premises-ERP 
• Für wen eignen sich On-Premises-ERP-Systeme? 
• Fazit: Lokale ERP fast für Jedermann

Was ist ERP? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, was die Aufgabe eines Unternehmens meint, die zur Verfügung stehenden Ressourcen so optimal wie möglich einzusetzen. Alle Betriebsmittel sollen so für die Geschäftsprozesse geplant werden, dass Verschwendungen wie auch Engpässe vermieden werden können. 

Zu diesem Zweck bedarf es einer umfangreichen und ganzheitlichen Planung, Steuerung und Überwachung aller im Unternehmen vorkommender Prozesse.

Zentral dabei ist die Versorgung aller Prozesse mit der richtigen Menge an Ressourcen zur richtigen Zeit in der richtigen Beschaffenheit. Unter Ressourcen werden dabei alle Mittel verstanden, die dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftsprozesse verstanden, also auch: 

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Ohne entsprechende Hilfsmittel eine kaum zu bewältigende Aufgabe. Hier kommen ERP-Softwaresysteme zum Tragen.

Diese Systeme bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise arbeiten alle Akteure mit denselben Daten, was per se zu schnelleren und sichereren Prozessen führt. 

Technischer Aufbau von ERP-Software

Die meisten ERP-Systeme setzen sich aus verschiedenen Modulen zusammen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken.

Diese Module sind inhaltlich miteinander verbunden und machen so die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen möglich. Klassischerweise finden sich folgende Module in einer ERP-Lösung:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion

Ein Unternehmen benötigt nicht zwangsläufig all diese Module in seiner ERP-Lösung. Andere Unternehmen benötigen hingegen noch viele weitere Funktionen, um die eigenen Prozesse optimal abbilden zu können.

Neben dem Funktionsumfang der Software ist auch das zu Grunde liegende Lizenzmodell entscheidend. 

Cloud, lokal oder hybrid?

Es spielt eine entscheidende Rolle auf welche Art und Weise ein ERP-System Einzug in das eigene Unternehmen hält. Im Wesentlichen haben sich hier vier verschiedene Modelle über die letzten Jahre herauskristallisiert. 

• Lokale ERP-Systeme (On-Premises)
• Cloud-ERP-Systeme (Software-as-a-Service)
• Hybride ERP-Systeme (teils Cloud, teils On-Premises)
• Gehostete ERP-Systeme (gemietete Server)

Wir wollen uns an dieser Stelle intensiver mit der ersten hier aufgelisteten Variante beschäftigen, den On-Premises-ERP-Softwarelösungen.

Werfen wir also einen Blick auf dieses Lizenzmodell und klären wir, ob lokale ERP-Systeme auch für Ihr Unternehmen eine valide Variante sein können. 

Was ist On-Premises? – Eine Definition

Mit dem englischen Begriff On-Premises wird ein Lizenzmodell Für Computerprogramme, die auf Servern basieren. Übersetzt heißt On-Premises so viel wie in den eigenen Räumlichkeiten. Das bezieht sich auf die Server und deren Standort. In diesem Fall also auf die unternehmenseigenen Server. 

Andere Bezahlmodelle

Im Gegensatz dazu finden sich auch andere Lizenzmodelle, bei denen die Server fremdbetrieben sind und das Unternehmen lediglich Lizenzen zur Nutzung dieser bucht.

So beispielsweise bei Cloud-ERP-Systemen. Hier wird die Software und auch die Speicherleistung von einem Anbieter bezogen und monatlich bezahlt. 

Vollständiger Besitz der ERP-Lösung

Lokale ERP-Systeme werden hingegen vollständig vom jeweiligen Anbieter erworben und auf den eigenen Servern installiert. Die Software gehört einem in Gänze und man kann diese nach Belieben anpassen und umschreiben. Dafür ist man jedoch für die Wartung und Instandhaltung des Systems allein verantwortlich. 

Vorteile von On-Premises-ERP

Der größte Vorteil von lokalen ERP-Lösungen liegt sicherlich in der hohen Anpassungsfähigkeit dieser Lösungen.

Verfügt ein Unternehmen über sehr komplexe Prozesse, die nicht ohne weiteres einer Softwarelösung angepasst werden können, muss die Software sich diesen anpassen. Besonders Unternehmen mit eigener Produktion greifen daher oftmals auf lokale ERP-Software an dieser Stelle zurück. 

Datenschutz und Sicherheit der Daten

Doch auch aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes bevorzugen viele Unternehmen eine lokale Variante. Die Daten bleiben im Gegensatz zu anderen Modellen im eigenen Haus, so dass besser sichergestellt werden kann, dass keine Dritte Zugriff auf diese haben. 

Unabhängigkeit vom Anbieter

Ein weiterer Vorteil liegt in der Unabhängigkeit vom jeweiligen Anbieter. In der Cloud ist man maximal auf das Hosting des jeweiligen Anbieters angewiesen.

Werden keinerlei Updates mehr gefahren, so ist man bei Zeiten gezwungen das System zu wechseln. Bei lokalen ERP-Systeme ist die Abhängigkeit nicht so hoch. 

Auch offline weiterarbeiten

Man hat die Möglichkeit das System ganz nach seinem Belieben zu gestalten und muss nicht auf Updates Seitens des Anbieters warten.

Auch bezüglich des Netzwerkes ist man nicht vom Internet abhängig. Hat der Provider Probleme, kann mit einer lokalen ERP-Lösung normal weitergearbeitet werden, während Online-ERP-Systeme weitestgehend lahmgelegt sind. 

Für wen eignen sich On-Premises-ERP-Systeme?

Früher gab es keine Alternative zu lokalen ERP-Systemen. Mit dem Aufkommen der Cloud haben erstmals auch viele kleinere Unternehmen die Möglichkeit mit geringen Budgets von den Vorteilen einer ERP-Lösung zu profitieren.

Aus dieser Zeit stammt auch noch das Vorurteil, ERP-Systeme seien nur etwas für große Unternehmen. 

ERP-Systeme haben sich weiterentwickelt

Doch dies gilt schon lange nicht mehr und mittlerweile auch nicht mehr für lokale Varianten. Der Markt hat sich entsprechend angepasst und nun haben auch kleinere Unternehmen die Möglichkeit lokale ERP-Software zu betreiben. 

Gleichzeitig darf jedoch nicht vergessen werden, dass On-Premise-ERP-Systeme auch immer eine gewissen Anfangsinvestition erfordern.

Neben der Software muss auch die Hardware bereitgestellt werden, was gerade kleine Unternehmen vor Herausforderungen stellt. 

Maximale Anpassungsfähigkeit bei lokalen ERP

Auch Unternehmen mit eigener Produktion haben, wie eingangs bereits erwähnt, gewisse Schwierigkeiten ihre komplexen Prozesse in einer Cloud-ERP abzubilden.

Lokale Lösungen sind hinsichtlich Ihres Anpassungsgrades einfach flexibler, weshalb Unternehmen mit sehr individuellen Prozessen mit einer lokalen Software deutlich besser beraten sind. 

Es gibt jedoch für alle Unternehmen auch die Möglichkeit nur einige Teile ihres Unternehmens mit einer lokalen ERP-Lösung abzudecken und für andere Bereich die Vorteile aus der Cloud zu nutzen.

In diesem Fall spricht man von hybriden Systemen. Nicht so sensible Bereich im Unternehmen können in der Cloud betrieben werden, während andere sensiblere Bereiche auf den eigenen Servern laufen. 

Fazit: Lokale ERP fast für Jedermann

Letztlich lässt sich festhalten, dass On-Premises-ERP-Systeme heutzutage von fast jedem Unternehmen, ganzgleich welcher Branche sie angehören und von welcher Größe sie sind, verwendet werden können. 

Dennoch sind lokale ERP-Implementierungen immer etwas aufwendiger und mit höheren Anfangsinvestitionen verbunden, als beispielweise ein System aus der Cloud.

Unternehmen müssen also genau abwägen, ob lokale ERP-Software für die eigenen Zwecke Sinn ergibt und sich bestmöglich auf die Auswahl vorbereiten.