Was ist On-Premises ERP-Software?

Wer auf der Suche nach einer neuen ERP-Software ist, stolpert schnell über den Begriff „On-Premises“. Was das ist und was das mit ERP-Systemen zu tun hat, hier.

Bei der Suche nach einer neuen ERP-Software müssen viele verschiedene Entscheidungen bereits im Vorfeld getroffen werden. Neben dem eigentlichen Funktionsumfang, gilt es auch den Speicherort des Systems und der Daten festzulegen. 

Schnell begegnet einem der Begriff On-Premise in diesem Zusammenhang. Wir wollen Ihnen an dieser Stelle einmal genau erklären was dieser bedeutet, was das mit ERP-Software zu tun hat und worin genau die Vorteile dieser Speichervariante liegen. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was ist On-Premises? 
• Definition: Was ist ERP-Software? 
• Technische Ebene von ERP-Lösungen 
• Eine Frage des Speicherortes 
• Funktionen einer On-Premises-ERP-Lösung 
• Fazit: On-Premises-Lösungen weiterhin sinnvoll

Definition: Was ist On-Premises?

On-Premises ist der englische Begriff für „in den eigenen Räumen“ oder auch „vor“. Damit wird ein Lizenzmodell für serverbasierte Softwareanwendungen beschrieben. Der Begriff On-Premises ist erst mit dem Auftreten cloudbasierter Lizenzmodelle und Software as a Service-Modellen zur Abgrenzung nötig geworden. 

Aufkommen der Cloud-ERP-Lösungen

Zuvor waren On-Prem-Software-Modelle die klassische Variante im Zuge des Softwarebetriebs. Dabei wird eine Software von einem Anbieter erworben und auf der hauseigenen Hardware betrieben.

Im Gegensatz dazu werden bei Cloud-Modellen die Software und auch die Speicher- und Rechenleistung vom jeweiligen Anbieter bezogen. Eigene Wartung und das Hosting der Server entfallen und man nutzt die Softwareanwendung meist über einen Zugang im Internet. 

Daten im Haus behalten

On-Premises-ERP-Software-Anwendungen werden also auf den hauseigenen Servern installiert und die Daten auch dort gespeichert.

Werfen wir nun einen Blick auf ERP-Software im Allgemeinen, um besser verstehen zu können, was genau die Unterschiede zwischen den einzelnen Speicherarten sind und welchen Einfluss diese auf die Funktionsweise der Software haben. 

Definition: Was ist ERP-Software?

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning. Hierbei geht es um die Aufgabe eines Unternehmens alle zur Verfügung stehenden Ressourcen für die eigenen Geschäftsprozesse so effizient wie nur eben möglich einzusetzen. Gleichsam geht es darum, die Prozesse zu optimieren, sodass keinerlei Ressourcen verschwendet werden. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Kontext mehr als nur bloße Arbeitsmaterialien. So sind Ressourcen beispielweise auch: 

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Viele verschiedene Prozesse zur selben Zeit

In modernen Unternehmen laufen unzählige Prozesse teilweise parallel zueinander ab und greifen ineinander. Ohne entsprechende Hilfe wäre es für den unternehmen nicht möglich sämtliche Prozesse zu organisieren, zu steuern und zu überwachen. Zu diesem Zwecke kommen ERP-Softwaresysteme zum Einsatz. 

Alles an einem Ort

Diese datenbankbasierten Softwareanwendungen bilden sämtliche Prozesse in einem Unternehmen ab und führen alle Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen.

Auf diese Datenbank haben dann alle Stellen im Unternehmen Zugriff. Auf diese Weise lassen sich Prozesse über Abteilungen hinweg und somit effizienter gestalten. 

Technische Ebene von ERP-Lösungen

Aufgebaut sind ERP-Lösungen zumeist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Bereich im Unternehmen abdecken. Die Module sind miteinander über das ERP-System verbunden und sind somit in der Lage miteinander zu kommunizieren. In modernen ERP-Lösungen finden sich oftmals folgende Module an: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion

Nicht jedes Unternehmen benötigt all diese Module um die eigenen Geschäftsprozesse abzubilden, andere Unternehmen benötigen darüber hinaus noch weitere Funktionen.

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfanges stellt die Auswahl eines ERP-Systems Unternehmen vor eine schwierige Aufgabe. Im Vorfeld muss geklärt werden, für welches Lizenzmodell man sich entscheidet. 

Eine Frage des Speicherortes

Entscheidet sich ein Unternehmen für ein Einführung einer ERP-Software, geht es zunächst darum gewisse Rahmenbedingungen für das Projekt zu bestimmten. Neben dem Budget und dem zeitlichen Rahmen, gilt es auch die technischen Begebenheiten im Unternehmen unter die Lupe zu nehmen.

Die zentrale Frage dabei, welches Lizenzmodell kommt für uns al Unternehmen überhaupt in Frage. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie beispielsweise:

• Lokale ERP-Systeme (On-Premises)
• Cloud-ERP-Systeme (Software-as-a-Service)
• Hybride ERP-Systeme (teils Cloud, teils On-Premises)
• Gehostete ERP-Systeme (gemietete Server)

Die Voraussetzungen dieser Lizenzmodelle unterscheiden sich mitunter stark voneinander. Insbesondere die technischen Bedingungen die erfüllt sein müssen ehe man mit einer On-Premises-ERP liebäugeln kann sind durchaus hoch.

Es bedarf eigener Server und Netzwerke, damit die ERP-Lösung lokal betrieben werden kann. 

Instandhaltung obliegt einem selbst

Zudem ist man auf die notwendige Expertise in den eigenen Reihen angewiesen, denn die Wartung und Instandhaltung der Soft- und Hardware obliegt bei diesem Modell dem Unternehmen selbst.

Der größte Vorteil von lokalen ERP-Lösungen ist sicherlich der hohe Anpassungsgrad. Man kann die Software nach eigenen Vorstellungen umschreiben und nutzen. 

Doch bedarf es dafür der nötigen Expertise, weshalb eine eigene IT-Abteilung im Haus sicher von Vorteil wäre. Doch gibt es an dieser Stelle auch zahlreiche Systemhäuser, die diese Aufgaben übernehmen können. Das ist dann jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden. 

Sicherheit des ERP-Systems

Ein weiteres wichtiges Feld, das es bei lokalen ERP-Projekten zu beachten gilt, ist die Sicherheit der Daten. Das Unternehmen muss diverse Maßnahmen treffen, damit die Daten auf den eigenen Server sicher und nach gesetzlichen Vorgaben gespeichert sind. Dazu sind sowohl digitale, als auch analoge Maßnahmen zu berücksichtigen. 

Schutz vor äußeren Einflüssen

Neben entsprechenden Firewalls ist nämlich auch der physische Schutz der Server ein nicht zu unterschätzendes Thema. Diese müssen vor Bränden, Diebstahl oder Wasserschäden geschützt werden.

All diese Maßnahmen müssen letztlich bedacht und umgesetzt werden können, will man die ERP-Lösung auf den eigenen Servern betreiben. 

Mitarbeiter schulen wichtig

Ebenso gilt es die Mitarbeiter ausreichend mit den Schutzmaßnahmen vertraut zu machen. Generell müssen diese ausreichend vor der Inbetriebnahme ausreichend mit dem System vertraut gemacht werden.

Insbesondere, wenn viele individuelle Anpassungen an dem System vorgenommen wurden, gilt es die Mitarbeiter ausreichend zu schulen. 

Funktionen einer On-Premises-ERP-Lösung

Hinsichtlich des Funktionsumfangs sind lokale ERP-Lösungen sehr flexibel. Man erwirbt beim Anbieter eine Vollversion einer ERP-Software und kann diese nach seinem Belieben nutzen.

Auch wenn aktuell nicht alle Funktionen benötigt werden, können diese an späterer Stelle einfach zugeschaltet werden. 

Anpassungen am System

Auch hat man mit dem Erwerb der Software die Möglichkeit die einzelnen Funktionen nach seinen eigenen Bedürfnissen anzupassen und umzugestalten.

Das ermöglicht die Anpassung der Software an die bereits etablierten Prozesse im Unternehmen. Bei anderen Lizenzmodellen ist dies oftmals anders. Hier werden viele Prozesse der Lösung angepasst. 

Gerade in der Produktion wichtig

Besonders in der Produktion ist dies jedoch oft schwierig, weshalb sich viele Unternehmen des produzierenden Gewerbes für eine lokale Lösung entscheiden.

Auch haben viele Unternehmen Bauchschmerzen bei dem Gedanken, ihre Daten auf Servern im Ausland zu speichern. Beides wird mit der Implementierung einer lokalen Lösung umgangen. 

Doch nicht nur Unternehmen mit eigener Produktion profitieren von einer lokalen ERP-Software. Vielmehr ist die individuelle Gestaltungsmöglichkeit auch für viele andere Organisationen interessant und wichtig. 

Sichere Verbindung wichtig

Ebenso wichtig ist es für viele Unternehmen, dass die ERP-Software immer zur Verfügung steht. Bei einer Cloud-Lösung ist man neben dem Funktionieren der Server des Anbieters auch auf eine stabile Internetverbindung angewiesen.

Fällt diese aus, kann nicht weitergearbeitet werden, was in vielen Unternehmen einen direkten Umsatzeinbruch zur Folge hätte. 

Fazit: On-Premises-Lösungen weiterhin sinnvoll

Immer häufiger zieht es Unternehmen mit Ihren ERP-Anwendungen in die Cloud. Doch viel viele Unternehmen ist dieses Lizenzmodell keine Option. On-Premises ERP-Software wartet mit einem hohen Maß an Flexibilität und Verlässlichkeit auf. 

Gleichsam ist der Aufwand bei diesen Lösungen für das Unternehmen deutlich höher als bei beispielweise einer ERP-Lösung aus der Cloud. Sicherheit und Wartung des Systems obliegen vollständig dem Unternehmen.

Es bedarf also neben den technischen Voraussetzungen auch der notwenigen Expertise in den eigenen Reihen. Für viele Unternehmen sind On-Premises-ERP-Lösungen jedoch die beste Variante.