In Deutschland finden sich zahlreiche öffentliche Einrichtungen, die allesamt spezifische administrative Aufgaben im öffentlichen Sektor übernehmen. Zur Bewältigung dieser und zur besseren Organisation der eigenen Prozesse setzen viele Einrichtungen auf ERP-Software.

Was diese genau leisten kann und welche Anforderungen speziell der öffentliche Sektor an eine solche ERP-Software stellt, wollen wir Ihnen in diesem Artikel einmal näherbringen.

Zuvor jedoch wollen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software werfen, um besser verstehen zu können, warum es einer branchenspezifischen Lösung bedarf und warum genau eine standardisierte ERP-Software für viele Unternehmen oftmals nicht ausreichend ist.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Ressource-Planning. Dieses beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wir möglich zu nutzen. Was zunächst eher in produzierenden Unternehmen Anwendung fand, hat sich über die letzten Jahre über alle Branchen erstreckt. Eine effizientere und ressourcenschonendere Arbeitsweise ist schließlich für jedes Unternehmen durchaus attraktiv.

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhand nämlich weit mehr als nur Rohstoffe, Maschinen oder Werkzeuge. Vielmehr werden damit sämtlich dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel verstanden. Das betrifft also auch personelle Ressourcen, die IT-Infrastruktur, finanzielle Mittel, den Fuhrpark etc.

Engpässe und Verschwendungen vermeiden

Es gilt all die verschiedenen Ressourcen so auf die Prozesse zu verteilen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Verschwendungen oder Engpässen im Prozessablauf kommt. Es bedarf dazu eines Instrumentes mit dem sich alle Prozesse zentral verwalten, planen und überwachen lassen können. Ein solches Instrument stellt eine ERP-Software dar.

Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. So lassen sich viele Prozesse abteilungsübergreifend aufsetzen. Sie werden dadurch deutlich schlanker, schneller und an einigen Stellen durch das System sogar automatisiert, was weitere Ressourcen einspart.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Eine ERP-Software ist aus mehreren Modulen aufgebaut. Dabei benötigt nicht jedes Unternehmen jede verfügbare Funktion, andere Unternehmen benötigen über die angebotenen Funktionen noch viele weitere um die eigenen Prozesse gänzlich abbilden zu können. Daher benötigen Unternehmen letztlich eine ERP-Software, die genau auf die eigenen Prozesse abgestimmt ist.

Funktionen nach Bedarf implementieren

In der Produktion beispielweise müssen Maschinen an die Software angebunden und auch die Lagerbestände in Echtzeit nachgehalten werden. Unternehmen des öffentlichen Dienstes benötigen all diese Funktionen hingegen nicht. Hier kommen ganz andere Funktionen zum Tragen. So stellt sich letztlich jedes Unternehmen frei nach dem eigenen Bedarf eine ERP-Software zusammen.

Dabei gilt jedoch auch, je mehr Anpassungen an eine Software gemacht werden müssen, desto teurer wird diese am Ende. Daher haben sich viele ERP-Anbieter auf bestimmte Brachen und Unternehmensgrößen spezialisiert. In deren Lösungen finden Unternehmen dann all die Funktionen, die sie zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigen.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Ämter?

Öffentliche Einrichtungen haben ganz spezielle Anforderungen an eine ERP-Software. Insbesondere im Hinblick auf Schnittstellen zu anderen Einrichtungen und deren Softwareprogrammen ergeben sich besondere Herausforderungen. Gleichzeitig müssen unzählige gesetzliche Vorgaben eingehalten und befolgt werden. Eine ERP-Software für den öffentlichen Sektor nimmt auf diese besondere Rücksicht.

Spezielle Funktionen für Ämter

Hinzu kommen diverse spezielle Funktionen wie das Sicherheitsmanagement, das Fördermittelmanagement oder auch eine elektronisches Beschaffungsmanagement, die in der Software Ihren Platz finden müssen. Auch das Projektmanagement spielt für öffentliche Einrichtungen eine besondere Rolle.

Daher sollten Einrichtungen zu aller Erst auf branchenspezifische Lösungen schauen. Diese beinhalten meist die wichtigsten Funktionen in diesem Feld. Das bedeutet vor Allem weniger Anpassungen an der ERP-Software selbst und das spart am Ende enorm viel Zeit und Geld.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Ämtern?

Die Rolle des ERP-Implementierungspartners bzw. des ERP-Anbieters wird bei der Auswahl einer passenden Software oftmals unterschätzt. Die Vernachlässigungen an dieser Stelle können sich später als gravierender Fehler herausstellen. Spätestens dann, wenn der Anbieter nicht versteht, was genau umzusetzen ist. Dann ist es meistens zu spät und ERP-Projekte drohen gänzlich zu scheitern.

Branchenkenntnis schützt vor Fallstricken

Daher bedarf es eines Anbieters, der die jeweilige Branche des Unternehmens gut kennt und im besten Fall schon viele Implementierung in anderen Einrichtungen vorgenommen hat. So kann man letztlich sogar von der Expertise des Anbieters profitieren. Er weiß um die Fallstrike und kennt die genauen Anforderungen Ihrer Organisation.

So kann er nützliche Tipps zu Anpassungen an der Software, zu Schnittstellen oder auch den einzelnen Funktionen geben, die in der jeweiligen Branche von zentraler Bedeutung sind. So kann er dazu beitragen Ihre ERP-Software bestmöglich mit anderen Organisationen mittels Schnittstellen medienbruchfrei zu verbinden.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ämter?

Die richtige und passende ERP-Software mit dem zugehörigem Implementierungspartner zu finden ist nicht immer leicht. Viele Unternehmen begehen den Fehler die Suche zu überstürzen und entscheiden sich dann für eine nur unzureichend passende ERP-Software. Das passiert vor Allem dann, wenn man der Suche nur unzureichend Aufmerksamkeit und Zeit einräumt.

In jedem Fall sollte man im Vorfeld ein umfangreiches Lastenheft erstellen, in dem sämtliche Anforderungen an die neue ERP-Software detailliert hinterlegt sind. Dazu zählen neben den konkreten Zielen die man mit der Implementierung verfolgen will auch alle Rahmenbedingungen wie das Budget und Zeitpläne. Zudem gilt es alle benötigten Funktionen aufzulisten und diese zu priorisieren.

Mit dem Lastenheft die Suche effizienter gestalten

So verlieren Sie nicht den Fokus bei der späteren Suche und auch der ausgewählte Implementierungspartner kann besser verstehen worum es bei der ERP-Einführung wirklich geht und welche Faktoren wirklich wichtig sind. Mit dem vollständigen Lastenheft kann man dann die eigentliche Suche starten.

Dazu bieten sich Vergleichsportale an. Hier lassen sich zahlreiche Systeme nach Branchen, Unternehmensgrößen und auch einzelnen Funktionen filtern und miteinander vergleichen. Das kürzt die Suche massiv ab. Haben Sie eine Shortlist potentieller Anbieter erstellt, gilt es die Systeme näher kennenzulernen und ggf. sogar zu testen.

Welche Funktionen benötigen Ämter in einer ERP-Software?

Eine ERP-Software für den öffentlichen Sektor verfügt in der Regel über eine Vielzahl verschiedenster Funktionen, die genau auf die Bedürfnisse der Einrichtungen zugeschnitten sind. Wir wollen im Folgenden einen Blick auf ein paar wesentliche Funktionen werfen und deren konkreten Nutzen für den öffentlichen Sektor genauer erläutern.

Einheitliche Verwaltungssteuerung

Damit unterschiedliche Behörden Daten miteinander teilen können, bedarf es einer einheitlichen Verwaltungsstruktur. Eine ERP-Software, die speziell für öffentliche Einrichtungen konzipiert wurde, ermöglicht diesen behördenübergreifenden Informationsaustausch. Das erleichtert zum einen die Kommunikation und macht zum anderen die Prozesse innerhalb der eigenen Strukturen deutlich schneller und effizienter. Dadurch lassen sich diverse Ressourcen einsparen, die an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können.

Projektmanagement

Mit diversen Funktionen unterstützt ein Projektmanagement-Modul bei der Umsetzung, Planung und Überwachung sämtlicher Projekte. Weitere Funktionen sorgen dafür, dass sich die Projekte im Anschluss auswerten und analysieren lassen. So gewinnt man nicht nur während laufender Projekte einen besseren Überblick, sondern kann aus deren Verlauf auch langfristige Erkenntnisse ziehen, die zu einer stetigen Verbesserung der Abläufe beitragen.

Finanzbuchhaltung

Durch den Einsatz eines Finanzmoduls wird die Rechenschaftspflicht in allen Bereichen eindeutig. Zahlreiche Funktionen erleichtern somit nicht nur die Buchhaltung, sondern sorgt auch für deutlich vereinfachte alltägliche Prozesse. So können Rechnungen automatisch generiert und versandt werden, Finanzberichte erstellt und Projektkosten einfach abgerechnet werden.

Fördermittelverwaltung

Ebenso ist es für öffentliche Einrichtungen von zentraler Bedeutung verschiedene Fördermittel zu beantragen und zu verwalten. Dazu finden sich in einer ERP-Software für öffentliche Einrichtungen zahlreiche Funktionen von der Erfassung und Darstellung des Budgets über die Überwachung aller Fördergelder bis hin zur Planung und Auswertung der Fördermittel.

Fazit: ERP-Software passend zum eigenen Amt wählen

Öffentliche Einrichtungen sollten daher immer auf eine ERP-Software setzen, die zum einen dazu in der Lage ist, die spezifischen Vorgänge und Prozesse abzubilden und zum anderen auch dabei unterstützt die Kommunikation zu anderen Behörden zu erleichtern. Auf diese Weise lassen sich zahlreiche Prozesse deutlich besser und effizienter gestalten, was zur Entlastung der eigenen Belegschaft beiträgt.

Doch auch für die „Kunden“ bieten die effizienteren und transparenteren Prozesse diverse Vorteile. Termine lassen sich einfacher und schneller vergeben und viele Fragen über Online-Portale vorab klären. Wichtig ist es in jedem Fall die Schnittstellen zu anderen Einrichtungen im Blick zu behalten. Dabei kann ein erfahrender Anbieter von großem Nutzen sein.