Jedes Bauprojekt ist einzigartig. Es ist schwierig, im Voraus Kosten und Fortschritte mit absoluter Sicherheit vorherzusagen. Aus diesem Grund sind Projekt- und Risikomanagement elementare Bestandteile des unternehmerischen Handelns.

Wir wollen Ihnen zeigen, worauf es bei einer ERP-Software speziell für Bauunternehmen ankommt und warum Sie sich für eine branchenspezifische Lösung und einen Partner mit Erfahrung im Bausektor entscheiden sollten.

Zuvor werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie sich durch den Einsatz einer solchen Mehrwerte im gesamten Unternehmen generieren lassen.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Hierbei geht es um die Aufgabe eines Unternehmens, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu werden alle Prozesse optimiert und mit den notwendigen Ressourcen ausgestattet.

Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel verstanden, auf die das Unternehmen zurückgreifen kann. Neben Materialien, Werkzeugen und Maschinen zählen dazu auch die Arbeitskapazität, Immobilien, der Fuhrpark oder auch finanzielle Mittel. Es gilt all diese Ressourcen auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen, ohne dass es dabei zu Engpässen oder Verschwendungen kommt.

Alle Daten an einem zentralen Speicherort

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise werden Abteilungsgrenzen überwunden und neue schlankere Prozesse lassen sich realisieren. Informationen werden im gesamten Unternehmen schneller geteilt und alle arbeiten mit denselben validen Daten.

Mit der ERP-Software lassen sich dann zentral alle Prozesse planen, steuern und überwachen. So kann zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass alle Abläufe reibungslos von Statten gehen können. Zudem lässt sich frühzeitig erkennen, wenn ein Prozess droht ins Stocken zu geraten und es kann proaktiv gehandelt werden.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Eine ERP-Software ist aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über diverse Funktionen zur Bewältigung dieser Aufgaben. So finden sich Module für das Dokumentenmanagement, die Lagerverwaltung, das Rechnungswesen, die Produktion, die Kundenverwaltung oder auch das Personalwesen an.

Abdeckung spezifischer Prozesse

Da jedes Unternehmen über spezielle Prozesse verfügt, die sich vor allem entlang der Branchenzugehörigkeit manifestieren, bedarf es passgenauer Funktionen und Module zur Abdeckung dieser Prozesse. Viele ERP-Anbieter haben sich im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Systeme so konzipiert, dass diese den spezifischen Anforderungen gerecht werden.

Daher empfiehlt es sich immer auf eine Branchenlösung zu setzen, da diese in der Lage ist, die Geschäftsabläufe digital zu begleiten. Eine Standard-Software ist meist weit weniger differenziert.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für den Bau?

In Bauunternehmen liegt der Fokus zu Weilen auf Bauobjekten oder aber auf der Produktion von Bauteilen. Mit diesen Tätigkeiten gehen ganz eigene Prozesse einher. Von der Bauplanung, über die Beschaffung und der Umsetzung bis hin zur späteren Wartung und Instandhaltung, bieten ERP-Software-Lösungen einen ganzheitlichen und allumfassenden digitalen Rahmen.

Bauspezifische ERP-Software ist dazu in der Lage alle wichtigen Bereiche eines Bauunternehmens zu unterstützen; viel mehr, als es eine Standard-Software könnte. So ist für den Bau beispielsweise eine CAD-Anbindung unerlässlich. Auch das sogenannte Building-Information-Modelling (BIM) wird zunehmend wichtiger.

Eine branchenspezifische Software bietet all diese Schnittstellen zu speziellen Softwarelösungen für den Bau, hat diese in einigen Fällen sogar direkt integriert. Darüber hinaus hält eine ERP-software für den Bau viele weitere Funktionen bereit und kann auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Bestimmungen für das Baugewerbe unterstützen.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Bausektor?

Erwirbt man eine ERP-Software, entscheidet man sich gleichzeitig auch für einen Anbieter. Dabei darf seine Rolle keinesfalls vergessen oder vernachlässigt werden. Schließlich gehen Sie mit ihm eine langwierige Partnerschaft ein. Dabei sollten Sie unbedingt auch auf die Erfahrung des Anbieters schauen. Hat dieser bereits anderen Bauunternehmen erfolgreich mit seinem Produkt helfen können?

Die Rolles des ERP-Anbieters

Doch warum spielt der Anbieter eine solch große Rolle? Nun, der Anbieter, oder in anderen Fällen der Implementierungspartner weiß um die spezifischen Fallstrike bei der Implementierung einer ERP-Software. Nicht immer laufen diese reibungslos ab. Oftmals müssen viele Anpassungen vorgenommen, getestet und nochmals überarbeitet werden.

Kennt der Implementierungspartner Ihre Branche nicht oder nur unzureichend, weiß er auch nicht um die besonderen Anforderungen, die diese an eine ERP-Software stellt. Schafft man es dann nicht genau zu kommunizieren, was gewünscht ist, kann es schnell zu Missverständnissen kommen, die am Ende das gesamte Projekt gefährden können.

Von der Erfahrung profitieren

Setzen Sie daher lieber auf einen Partner, der Ihre Branche kennt, der die Begrifflichkeiten und die Prozesse in Ihrem Unternehmen versteht. Das beugt Fehlern und Missverständnissen vor. Zudem kann der Partner Ihnen nützliche Tipps geben, auf die Sie womöglich ohne ihn nie gekommen wären.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ihr Bauunternehmen?

Die richtige ERP-Software für Ihr Unternehmen ist bei all den Lösungen am Markt zunächst sicher keine leichte Aufgabe. Doch mit ein paar nützlichen Tipps gestaltet sich die eigentliche Suche dann verhältnismäßig einfach. Denn das wichtigste ist zunächst, dass Sie für sich feststellen, wonach Sie eigentlich genau suchen.

Zu diesem Zweck empfiehlt es sich ein Lastenheft anzulegen. In diesem werden neben den eigenen Zielen, die mit der Implementierung einer neuen ERP-Software verfolgt werden sollen, auch die sonstigen Rahmenbedingungen festgehalten. Legen Sie ein Budget fest, evaluieren Sie die Anzahl der Nutzer und halten Sie auch einen zeitlichen Rahmen fest. Ebenso empfiehlt es sich einen Blick auf die derzeitige Infrastruktur zu werfen.

Welche Funktionen benötigt der Bausektor in einer ERP-Software?

Werfen wir also einen Blick auf ein paar Funktionen die in keiner ERP-Software für Bauunternehmen fehlen sollten. Dabei wollen wir Ihnen ein paar wichtige Funktionen vorstellen, können jedoch keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit gewährleisten. Denn jedes Unternehmen verlangt nach ganz eigenen Funktionen und Modulen.

Unternehmen der Branche Bau unterscheiden sich untereinander teilweise nochmals gravierend voneinander. Dementsprechend gilt es genau zu evaluieren, welche Funktionen man in seiner Lösung wirklich benötigt und welche nicht.

Automatischer Import des Aufmaßes

Bauvorhaben beginnen mit der Erstellung eines sogenannten “Aufmaßes". Dieses Dokument enthält Informationen darüber, was zur Fertigstellung eines Projekts getan werden muss. Im Allgemeinen machen Architekten dies in Tabellenkalkulationsprogrammen.

Die Angaben im Aufmaß werden nach geltenden Industriestandards erstellt. Versuchen Sie daher, ein ERP-System zu finden, das dies berücksichtigt. Auf diese Weise können Sie alle Informationen aus dem Aufmaß gleichzeitig in das ERP-System importieren. Alle Informationen wie Vorgänge, Zeitpläne oder benötigte Materialien werden dann sofort in der richtigen Weise verarbeitet.

Wenn Sie die Aufmaße nicht nur importieren, sondern auch selbst erstellen möchten, muss eine "Bibliothek" in Ihrem ERP-System vorhanden sein. Hier können die Aufmaße gespeichert und wiederholt verwendet werden, wenn ein ähnliches Bauvorhaben geplant ist.

Kosten- und Verkaufspreiskalkulation

Nachdem das Aufmaß richtig erstellt wurde beginnt die Realisierungsphase. Risikomanagement ist einer der Hauptgründe, warum Bauunternehmen ein ERP-System verwenden. Dies beginnt mit einer guten Planung. Alle Kostenpunkte müssen berechnet werden. Welche Arbeiter sollten zu welchem Tarif eingestellt werden? Wie viel Material sollte gekauft werden und von welchem Lieferanten?

ERP-Systeme, die im Bausektor spezialisiert sind, bieten umfangreiche Module zur Kosten- und Verkaufspreisberechnung. Flexibilität ist beim Einrichten des Programms sehr wichtig. Manchmal genügt eine globale Schätzung, und manchmal möchte man auf Artikelebene durchrechnen. Es gibt einige ERP-Systeme, die direkt Preisanfragen an eine Auswahl von Lieferanten ermöglichen.

Wenn die Kosten einmal berechnet wurden, können Sie mit der Angebotserstellung beginnen. Behalten Sie dabei immer die Gewinnmarge eines Projekts im Hinterkopf. Suchen Sie nach Funktionen, mit denen Sie verschiedene Simulationen durchführen können. Dadurch können Sie besser abschätzen, wie Sie ein Angebot erstellen können, ohne Risiken einzugehen.

Material-, Zeit- und Bestandsverwaltung

Um mit dem Fortschritt Ihrer Projekte Schritt zu halten, müssen Sie mit der Werft in Kontakt bleiben. Mit einem Dispatch-Modul verfolgen Sie die Planung von Equipment und Personal. Darüber hinaus gibt es Module für Wartung, Zeiterfassung, Leistung und Kosten.

Sie können wählen, ob Sie auch Unterauftraggebern Zugang zu diesem Modul gewähren, um einen optimalen Überblick zu erhalten. Der Trend in Management-Modulen bewegt sich immer mehr zu neuen mobilen Anwendungen. Was zuerst am PC gemacht werden musste, kann nun von einem Tablet oder Smartphone aus gesteuert werden. Das spart Zeit, da Materialien in der Regel nicht von einem Schreibtisch aus gesendet werden. Es gibt auch verschiedene Track-and-Trace-Systeme, mit denen Sie den Standort und den möglichen Einsatz von Geräten verfolgen können.

Abschließend möchten Sie natürlich die wichtigsten KPIs (Key Performance Indicators) des Projekts im Auge behalten. Stellen Sie also sicher, dass es ein übersichtliches Dashboard dafür gibt. Bei Bedarf können Sie dieses sofort anpassen.

Rückerstattungen

Sobald das Angebot von Ihrem Kunden genehmigt wurde, ist der Preis festgelegt und das Projekt kann beginnen. Während der Durchführung des Projekts können die Kosten natürlich vom Budget abweichen. Angenommen, die Installation von Elektrizität dauert während des Bauprozesses viel länger als erwartet, dann wirkt sich dies negativ auf Ihre Gewinnmarge aus.

Ein Berechnungsmodul verfolgt periodisch, ob das Arbeitsbudget eingehalten wird und wo die möglichen Abweichungen liegen. Eine Prognose des Endergebnisses wird ebenfalls berechnet. Da Ihre Projektmanager den Zustand des Projekts im Fortschrittsbericht verweisen, können diese Änderungen und die Auswirkungen auf die Marge direkt von Ihrem ERP-System verarbeitet und transparent gemacht werden.

Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und die verschiedenen Systeme (Portal Subunternehmer, Management Equipment, Wartungskosten, Zeiterfassung) verknüpfen. So können Sie die Kosten in Echtzeit verfolgen.

Rechnungsstellung und Zahlungen

In der Baubranche basieren viele Rechnungen auf Fortschrittsberichten. Diese Fortschrittsberichte müssen vor der Rechnungsstellung zur Genehmigung an den Kunden gesendet werden. Wenn dieser keinen Einwand hat, können diese in eine Teilrechnung umgewandelt werden. Die Fortschrittsberichte müssen daher klar und präzise beschreiben, woran gearbeitet wurde.

Dies ist natürlich nützlich, um Probleme mit dem Kunden zu vermeiden, aber auch gesetzlich erforderlich. Suchen Sie also nach einem ERP-System, mit dem Fortschrittsberichte nach geltendem Industriestandard gedruckt werden können.

Eine weitere finanzielle Anforderung, die speziell für den Bausektor gilt, besteht darin, dass ein Subunternehmer nur bezahlt werden darf, wenn er keine Steuer- oder Sozialschulden hat. Dies sind alles Aspekte, die die Fakturierungs- und Zahlungsmodule von ERP-Software berücksichtigen müssen.

Fazit: ERP-Software passend zum eigenen Bauunternehmen wählen

Am ERP-Markt finden sich zahlreiche ERP-Lösungen, die sich teilweise auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert haben. Hier die richtige für seine eigenen Zwecke zu finden ist nicht immer leicht. Daher gilt es zu Beginn eines Projektes herauszufinden, wonach man eigentlich sucht.

Zur Abdeckung der eigenen Prozesse empfiehlt sich für Bauunternehmen auf eine ERP-Software zurückzugreifen, die speziell für solche Unternehmen konzipiert wurde. Ähnlich verhält es sich mit dem Softwarepartner. Dieser sollte über Erfahrung in Ihrem Bereich verfügen; Erfahrung, von der Sie letztlich profitieren können.