So optimieren Sie mit BPM Ihre Geschäftsprozesse

Alles, was Sie über das Business Process Management wissen müssen: Definition, Ziele, Vorteile und Abgrenzung vom ERP-System.

Unternehmen haben zahlreiche Möglichkeiten, die innerbetriebliche Effizienz zu steigern und so letztlich den Profit zu erhöhen. Das Business Process Management zählt dabei zu den wichtigsten Methoden, die Unternehmen und ihren Entscheidungsträgern dabei zur Verfügung stehen. Im Folgenden beleuchten wir das Business Process Management einmal näher und gehen dabei auf die folgenden Aspekte näher ein.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist BPM?
• BPM vs. ERP
• Welche Ziele verfolgt BPM?
• Was sind die Vorteile von BPM?

Was ist Business Process Management (BPM)? 

Das Business Process Management; zu Deutsch auch Geschäftsprozessmanagement (GPM) befasst sich mit der

1. Identifizierung,
2. Gestaltung,
3. Dokumentation,
4. Umsetzung,
5. Steuerung und
6. Optimierung

von Geschäftsprozessen. Es wird auch als Prozessmanagement bezeichnet. Ein ganzheitliches Prozessmanagement befasst sich nicht nur mit technischen, sondern auch organisatorischen Fragestellungen, wobei Key Performance Indicator (KPI) zur Messung zum Einsatz kommen. Die zentrale Fragestellung umfasst beim BPM W-Fragen: „Wer macht was?“ und zwar: Wann, wie und womit.  

BPM vs. ERP: Gemeinsamkeiten und Unterschiede 

An dieser Stelle wird das enge Ineinandergreifen von Business Process Management (BPM) und Enterprise Resource Management (ERP) deutlich.

Gemeinsamkeiten zwischen ERP und BPM 

Sowohl ERP-Software als auch BPM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse digital abzubilden und innerhalb einer ganzheitlichen Lösung zu verwalten und zu optimieren. Auch verfolgen beide Lösungen im Wesentlichen das Ziel, die Effizienz im Unternehmen zu erhöhen und den Profit zu steigern.

Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal 

Der größte Unterschied zwischen ERP und BPM ist klare Fokus auf Prozessen des BPM. Obgleich sich auch mit dem ERP Geschäftsprozesse abbilden lassen, liegt der Fokus hier auf der gesonderten Betrachtung einzelner Geschäftsbereiche und Abteilungen. Allgemein gesprochen eignen sich ERP-Systeme also vor allem zur Abbildung und Steuerung wichtiger Geschäftsprozesse aus zentralen Geschäftsbereichen, wie Finanzen oder Produktion. Im BPM werden Prozesse ganzheitlicher näher unter die Lupe genommen und zusätzliche Analysen durchgeführt.

BI im ERP: Grenzen können in der Praxis verschwimmen

In der Praxis sind jedoch die Übergänge zumeist fließend, da auch ERP-Software über Business Intelligence (BI) - Module verfügen kann, mit denen sich Geschäftsprozesse ganzheitlich optimieren lassen. So lässt sich beispielsweise nicht behaupten, ein BPM verfolge einen strategisch-analytischen Ansatz, während das ERP lediglich zur Unterstützung des operativen Tagesgeschäftes in den jeweiligen Abteilungen diene.

ERP: Mehr als nur ein Warenwirtschaftsystem

Auch mithilfe modernen ERP-Software lassen sich umfangreiche Analysen durchführen, um Einblicke in die eigenen Geschäftsprozesse zu erlangen. Somit haben es ERP-Systeme in ihrer Entwicklung weit gebracht und sind auf funktionaler Ebene den ersten Warenwirtschaftssystemen (wie ERP-Systeme im Handel heutzutage auch teilweise noch bezeichnet werden) weit entfernt.

Welche Ziele verfolgt BPM?

Das Business Process Management hat das Kernziel, die im Betrieb vorhandenen Informationen über die eigenen Geschäftsprozesse so zu nutzen, dass sich das Unternehmen besser auf den Kunden einstellen kann und so Unternehmensziele besser erreicht werden können. Das BPM kann in die folgenden Aufgaben- bzw. Tätigkeitsbereiche unterteilt werden:

• Planung, Modellierung und Aufsetzen von Geschäftsprozessen,
• Durchführung von Tätigkeiten/Arbeiten nach den definierten Prozessen und
• Überwachung/ Kontrolle der Geschäftsprozesse.

Im Rahmen des BPM werden die Geschäftsprozesse eines Unternehmens detailliert durchleuchtet. Schließlich müssen Entscheidungsträger in diesem Bereich die eigenen Prozesse auch wirklich kennen, um entsprechende Optimierungen durchführen zu können. Auch die Dokumentation der Geschäftsprozesse fällt in den Aufgabenbereich des BPM. Auch zählt es zu den Aufgaben und Zielen des BPM, klare Schnittstellen zwischen Prozesse zu definieren, um Verschachtelungen von Prozessen und Prozessketten einfach bilden zu können.

Was sind die Vorteile von BPM? 

Es gibt viele gute Gründe, die für die Einführung einer BPM-Software sprechen. Sie hilft Ihnen als Unternehmen, die Digitalisierung in den eigenen Betrieb zu tragen und Prozesse zu optimieren. Auch bei der Automatisierung von Prozessen unterstützt ein BPM-System.

Zu den wichtigsten Vorteilen einer BPM-Software zählen:

• Reduzierung der Kosten,
• Gesteigerte Produktivität, Agilität und Effizienz,
• Zentrale Prozessdokumentation,
• Prozessübergreifende Transparenz,
• Verbesserte Prozessqualität und
• Entlastung durch Automatisierung von Routineaufgaben (vgl. isr.de, 13.09.2022).

Letztlich liegt es im Ermessen des jeweiligen Unternehmens, ob ein gesondertes BPM-System implementiert werden soll, oder nicht. Ist noch keinerlei Softwarelösung zu zentralen Verwaltung der Geschäftsprozesse im Einsatz, empfiehlt sich zunächst die Implementierung einer ERP-Software.