7 wichtige Funktionen einer Schulsoftware

Von Personalverwaltung bis Klassenbuch: Diese 7 Funktionen einer Schulsoftware optimieren den Schulalltag erheblich

Einrichtungen, Betriebe und Organisation aller Art benötigen im Zeitalter der Digitalisierung eine Softwarelösung, die sie bei der Verwaltung interner Abläufe und Prozesse unterstützt. Im betrieblichen Kontext tritt an diese Stelle zumeist eine ERP-Software, mittels welcher sich alle geschäftseigenen Prozesse digital abbilden lassen. Im Folgenden soll der Fokus jedoch auf Bildungseinrichtungen und hier insbesondere auf Schulsoftware liegen, wobei sich auch einige parallelen zu Software finden, die in der freien Wirtschaft im Einsatz ist.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Stammdatenverwaltung
• 2. HRM
• 3. Stundenpläne
• 4. Notenverwaltung
• 5. DMS
• 6. Klassentagebuch
• 7. Raum- und Gebäudeverwaltung

1. Stammdatenverwaltung für Schulen

Stammdaten sind Grundinformationen, die Grundinformationen über für Schulen relevante „Objekte“ enthalten, welche zur laufenden Verarbeitung erforderlich sind. Aus diesem Grund werden sich auch Grunddaten genannt. Auch die Bezeichnung „statische Daten“ ist üblich, da sie in der Regel selten geändert werden. Der Begriff „Objekte“ ist dabei im weitesten Sinne zu verstehen und umfasst auch Personen. In der schulischen Stammdatenpflege lassen sich die Stammdaten einzelner Personen oder auch Institutionen erfassen und bei Bedarf auch verknüpfen. So lassen sich beispielsweise auch Verwandtschaftsverhältnisse im System hinterlegen.

Regionale Unterschiede 

Da Bildung Ländersache ist, sollten Schulen bei der Wahl eines geeigneten Systems regionale Unterschiede beachten. So gibt es beispielsweise Softwarelösungen, die eigens für Schulen in Niedersachen konzipiert wurden und auch vom Land Niedersachsen selbst zur Verfügung gestellt werden.

2. Personalverwaltung (HRM)

Die Personalverwaltung oder das Human Resource Management gehört zu den zentralen Aufgaben einer jeden Organisation. Dies gilt für die freie Wirtschaft ebenso wie für Bildungseinrichtungen. Mithilfe eines integrierten HRM-Moduls lässt sich die Verwaltung des Personals in unterschiedlichen Einsatzbereichen zentral mit einer Softwarelösung abwickeln. Von Lehrpersonen und Referenten über Sekretariatskräfte bis hin zum Facility Management kann alles über ein zentrales System gesteuert werden.

Zentrales HRM mit einer ganzheitlichen Software 

Auf diese Weise wird sichergestellt, das verfügbare Personalressourcen so effizient wie möglich eingesetzt werden. Insbesondere in Zeiten des Lehrermangels benötigen Schulen hier jede softwareseitige Unterstützung, die ihnen zur Verfügung steht, um administrative Belange so schnell und unkompliziert wie möglich abzuwickeln.

3. Stundenpläne erstellen und integrieren

Viele Schulen nutzen für die Erstellung von Stundenpläne gesonderte Systeme, wie beispielsweise Untis. Es gibt jedoch auch ganzheitliche Schulsoftware, die die Erstellung von Stundenplänen unterstützt. Alternativ sollte die Schulsoftware für eine Schnittstelle zur sich jeweilig im Einsatz befindenden Stundenplan-Software verfügen, damit sich alle Daten nahtlos überführen lassen.  

4. Schulsoftware für die Notenverwaltung

Die Notenverwaltung gehört, ebenso wie die Stammdatenverwaltung, zu den zentralen Aufgaben von Bildungseinrichtungen. Eine Schulsoftware sollte verschiedene Standardformulare umfassen, um Zeugnisse unterschiedlicher Formate (zu erstellen. Gleichsam sollten sich jene Formulare anpassen lassen. So lässt sich beispielsweise das Wappen der Schule einfach ergänzen und als neue Vorlage speichern. Der Datenteil des Zeugnisses sollte möglichst dynamisch angepasst werden können. So können alle Informationen zu gewählten Fächern, Noten etc. zentral aus dem System gezogen und zwecks Zeugniserstellung einfach in dieses Modul überführt werden. Bei der Auswahl einer Schulsoftware sollte auch darauf geachtet werden, welche Noteneinheiten das System unterstützt. Hier ist beispielsweise zwischen Kommanoten, Punkten oder auch Prozenten zu unterscheiden.

5. Dokumentenmanagement für Schulen

Mit der Notenverwaltung und Zeugniserstellung geht auch due Notwendigkeit eines zentralen Dokumentenmanagementsystems einher. Das DMS gehört zu den zentralen Modulen einer jeden ERP-Software. Innerhalb der Schulsoftware können im DMS beispielsweise Dokumente wie Zeugnisse verwaltet und anschließend rechtkonform archiviert werden (vgl. atlantis-schulsoftware.de, 25.09.2022).

Aufbewahrungsfristen variieren 

 Zu beachten ist außerdem, dass jedes Bundesland andere Aufbewahrungsfirsten hat, in welcher die Schule Zeugnisse vorhalten muss. Erst nach Ablauf dieser Frist können Unterlagen vernichtet werden. Diese Fristen können, je nach Art der Unterlagen und Bundesland, rund 50 Jahre betragen (vgl. datenschutz-notizen.de, 25.09.2022).

6. Klassentagebuch 

Innerhalb eines Klassentagebuches werden wichtige Informationen kollektiv für eine Klassengemeinschaft verwaltet. Diese können beispielsweise Unterrichtsthemen, Hausaufgaben sowie An- und Abwesenheiten umfassen, wobei letztere sich selbstverständlich auch individuell erfassen und im System hinterlegen und einsehen lassen. So lassen sich die im Klassentagebuch erfassten Fehlzeiten beispielsweise durch die Nutzung eines einheitlichen Systems direkt an die Zeugniserstellung weiterleiten. Auch Informationen wie die Sitzordnung lassen sich mithilfe eines Klassentagebuches verwalten. Auch eine Notenerfassung kann hier erfolgen.

7. Raum- und Gebäudeverwaltung 

Die Verwaltung von Räumen und Gebäuden ist für Schulen zumeist mit einem großen Planungsaufwand verbunden. Insbesondere bei der Stundenplanerstellung müssen die der Schule zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten perfekt geplant werden. Doppelbelegungen o.Ä. müssen in jedem Fall vermieden werden. Eine geeignete Schulverwaltungssoftware kann Bildungseinrichtungen hierbei unterstützen. Innerhalb eines Raumverwaltungs-Moduls lassen sich sämtliche, für die Raumbelegung relevanten Informationen hinterlegen: die Raumgröße in Quadratmetern, die Raumnummer, die Ausstattung, die Anzahl der Sitzplätze u.v.m.

Raumplanung und Stundenplanerstellung 

Die Erstellung der Raumpläne erfolgt auf Grundlage der Stundenpläne. Vorteilhaft ist daher, wenn eine einheitliche Schulsoftware zu Einsatz kommt, sodass sich die erstellten Stundenpläne direkt in das Raumplanungs-Modul überführen lassen. Zu beachten ist, dass; je nach Art der Bildungseinrichtung; ein Raumplanungsmoduls mit umfassenderen Funktionalitäten benötigt werden kann. So bedarf es in Internaten beispielsweise auch der Möglichkeit, Bettenkapazitäten zu hinterlegen (vgl. atlantis-schulsoftware.de, 25.09.2022).