Oft stellt sich die Frage ob die Buchhaltung an die ERP-Software angebunden oder gar vollständig in das ERP integriert sein sollte. Wir wollen dieser Frage nachgehen und dabei auch aufzeigen, welche Funktionen eine ERP-Software für die Buchhaltung bereithält.

Auch wollen wir einen kurzen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software werfen und klären, welchen praktischen Nutzen eine integrierte Buchhaltung mit sich bringt. Auch werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile eine Integration der Buchhaltungssoftware in das ERP und zeigen die gegenwärtigen Trends und Möglichkeiten an dieser Stelle auf.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Dies beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es optimierter Prozesse im gesamten Unternehmen und einer Möglichkeit die vorhandenen Ressourcen bedarfsgerecht auf die jeweiligen Prozesse zu verteilen.

Dabei muss sichergestellt werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung der Geschäftsprozesse kommt. Gleichzeitig sollen Verschwendungen von Ressourcen so weit wie möglich ausgeschlossen werden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle, dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, wie etwa:

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.)
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.)

Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es muss sichergestellt werden, dass jedem Prozess zu jeder Zeit die richtige Menge an Ressourcen zur Verfügung steht. Dabei gilt es Verschwendungen von Ressourcen aufzudecken und diese zu umgehen. So lassen sich auf allen unternehmerischen Ebenen diverse Ressourcen einsparen und gewinnbringend an anderer Stelle einbringen.

Branchenspezifische ERP-Software

Unternehmen weisen jedoch unzählige Prozesse auf, die teilweise aufeinander aufbauen oder parallel zueinander verlaufen. Das macht es schier unmöglich diese alle gelichzeitig zu überwachen. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel.

Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich alle Ressourcen direkt den jeweiligen Prozessen zuordnen. Die Prozesse können nochmals deutlich verschlankt und optimiert werden, da nun alle Abteilungen über die zentrale Datenbank miteinander verbunden sind.

Aufbau einer ERP-Software

Alle Stellen arbeiten mit denselben Daten, was den Informationsfluss und die Transparenz im gesamten Unternehmen nachhaltig erhöht. Die Prozesse lassen sich so auch abteilungsübergreifend aufsetzen. Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut.

Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die die einzelnen Abläufe unterstützen. Letztlich setzt sich eine ERP-Software aus all jenen Modulen und Funktionen zusammen, die individuell benötigt werden, um die eigenen Prozesse damit vollständig abzudecken.

Gängige Module sind zum Beispiel:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management

Beschaffung

Je nach Bedarf und Arbeitsbereich eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Nicht jedes Unternehmen hat beispielweise Verwendung für ein Produktionsmodul. Andere Unternehmen benötigen weitreichende Funktionen im Bereich CRM, wieder andere nur rudimentären Zugriff.

So stellt sich letztlich jedes Unternehmen die ERP-Software so zusammen, wie es benötigt wird. Viele dieser Module werden auch als Stand-Alone-Lösung betrieben und können über eine Schnittstelle an die ERP-Software angebunden werden.

Integration, Anbindung oder Stand-Alone?

Viele, gerade kleinere Unternehmen haben Ihre Buchhaltung an einen Steuerberater ausgelagert. Für diese ergibt eine eigene Buchhaltungssoftware im ERP-System auf den ersten Blick wenig Sinn. Hier kommt dann oft nur eine außenstehende Software für Ein- und Verkäufe zum Einsatz. Rechnungen und Belegen werden erfasst und für die Steuer aufbereitet.

Der Nachteil einer solch rudimentären Silo-Lösung besteht darin, dass wichtige Kennzahlen nicht ermittelt werden können. Zudem ist die Beauftragung externer Berater immer auch mit Kosten verbunden. Mit einer integrierten Buchhaltungssoftware spart man am Ende nicht nur das Geld für externe Steuerberatung, sondern kann auch viele Prozesse automatisieren.

Schnittstelle zur ERP-Software

Zwischen vollständiger Integration und Stand-Alone-Lösung gibt es noch die Möglichkeit eine Buchhaltungssoftware über eine Schnittstelle an die ERP-Software anzubinden. Alle Ein- und Verkäufe werden aus der ERP-Software über die Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware übernommen.

Integration in die ERP-Software

Durch die Schnittstellen-Integration lassen sich zudem wichtige Kennzahlen ermitteln. Der Steuerberater wird so nur noch für den Jahresabschluss und die Bilanz benötigt. Dabei muss jedoch der reibungslose Datenaustausch zwischen den beiden Systemen gewährleistet sein. Andernfalls kann es hier zu Schwierigkeiten kommen.

Eine Integration bietet daher diverse Vorteile. Mit einer solchen werden fundierte Auswertungen der Kennzahlen sowie Kostenrechnungen einfach möglich, da die Daten in der ERP-Software bereits vorhanden sind. Alle Artikel, Kunden und Lieferanten lassen sich so einrichten, dass jede Buchung automatisch richtig verbucht wird. Auch Behördenmeldungen sind direkt integriert und lassen sich auf Knopfdruck erstellen.

Funktionen des Moduls Buchhaltung

Werfen wir an dieser Stelle einen Blick auf die Möglichkeiten einer Buchhaltungssoftware innerhalb einer ERP-Software. Dabei wollen wir den konkreten Nutzen einiger Funktionen in der Praxis durchleuchten und aufzeigen, welche Vorteile sich aus der Integration in das ERP ziehen lassen.

Finanzbuchhaltung

Mit einer vollintegrierten Finanzbuchhaltung lassen sich alle Belange, von der Debitoren- bis hin zur Kreditorenbuchhaltung einheitlich abdecken. Kassenbücher lassen sich führen und der gesamte Zahlungsverkehr regeln. Auch ein integriertes Mahnwesen sorgt für zuverlässige Abläufe. So hat man stets den gesamten Wertefluss im Blick und kann alle Finanzbewegungen im gesamten Unternehmen transparent überblicken.

Anlagenbuchhaltung

Ebenfalls kann Dank einer integrierten Anlagenbuchhaltung immer Auskunft über das aktuelle Anlagevermögegen gegeben werden. Dabei lassen sich Abschreibungen auf die diversen Anlagegüter automatisch kalkulieren. Dies garantiert eine lückenlose Dokumentation aller Vermögenswerte, was es letztlich ermöglicht steuerliche Vorgaben einfach einzuhalten.

Kostenrechnung

Mit einer integrierten Kostenrechnung lassen sich alle Ausgaben ständig nachvollziehen und überwachen. Diverse Auswertungsmöglichkeiten helfen dabei valide Zahlen zu evaluieren und so fundierte Entscheidungen zu treffen. Automatisierte Kostenrechnungsprozesse sorgen zudem für mehr Sicherheit und senken Fehlerquoten rapide. Das spart Zeit und letztlich viele Kosten ein.

Controlling

Mit den integrierten Controlling-Funktionen in die ERP-Software lassen sich Geschäftszahlen besser planen. Ob Gewinn- und Verlustrechnung oder die Erstellung von Bilanzen, mit den Controlling-Funktionen hat man stets alle wichtigen Werte im Blick. So kann das System auch frühwarnen, wenn die Kosten das Budget zu überschreiten drohen.

Materialkostenrechnung

Die Materialwirtschaft kann direkt mit der Materialkostenverbuchung verbunden werden. So kann immer Aufschluss über aktuelle Bestände gegeben werden. So kann der exakte Wert der Bestände beziffert und verbucht werden, sodass die Abläufe zu keinem Zeitpunkt gefährdet bzw. gestört werden.

Fazit: Transparente und durchgängig Prozesse Dank integrierter Buchhaltung

Eine in die ERP-Software integrierte Buchhaltungssoftware bietet viele Vorteile. Zum einen ermöglicht die Integration und medienbruchfreien Zugriff auf alle, für die Buchhaltung relevanten Daten. Zum anderen lassen sich so Auswertungen über die finanzielle Situation in Echtzeit anfertigen. Diese dienen dann dem Management für fundierte und bessere Entscheidungen.

Viele Prozesse lassen sich mit der Integration automatisieren. Dadurch lassen sich Kosten auf allen Ebenen des Unternehmens einsparen und gewinnbringend an anderer Stelle einbringen. So wird letztlich auch der externe Steuerberater entlastet, was weitere Kosten einspart.