FiBu und ERP in einem – geht das gut?

Es gibt unzählige Finanzbuchhaltungs-Softwarelösungen, doch was taugen jene, die im Standard eines ERP-Systems enthalten sind?

Nahezu jedes Unternehmen muss sich mit Finanzbuchhaltung auseinandersetzten und viele Unternehmen setzen dabei auf eine solide Buchhaltungssoftware, um Stress mit dem Finanzamt bzw. der Steuerbehörde zu entgehen. Die großen materiellen und finanziellen Ressourcen eines Unternehmens müssen in Gänze in einer derartigen Software abgebildet werden. Doch damit nicht genug, diese müssen zudem auch dort bearbeitet und verwaltet werden. Ob Finanzielle Güter wie Verbindlichkeiten, Forderungen und Bankkonten, Materialien wie Lagerbestände und Stücklisten, aber auch Personen, wie Kunden und Mitarbeiter und Dinge wie Gebäude, Fahrzeuge und Ausstattung finden ihren Platz in entsprechenden Softwaresystemen. 

Vollintegrierte FiBu in ERP-System

Ist eine Finanzbuchhaltungssoftware vollständig in ein ERP-System integriert, bietet dies gleich mehrere Vorteile. Um das entsprechende FiBu-Modul ranken sich die anderen Module, die jeweils unabhängige Software-Einheiten darstellen. Doch Daten die an einer Stelle eingegeben wurden, können auch an anderer Stelle auf unterschiedlicher Art verwertet werden. Somit entfallen Doppeleingaben von Stammdaten komplett und alle User arbeiten letztlich mit demselben Datenstamm.

Dadurch lassen sich Statistiken quer über alle Module hinweg anfertigen und die Gesamtheit aller Unternehmensdaten bei Auswertungen berücksichtigen. Durch diese Vernetztheit aller Daten ergeben sich wiederum bisher ungeahnte Synergien und Korrelationen, die dabei helfen, das Unternehmen noch effizienter zu gestalten. Eine gemeinsame Architektur aller Module sorgt dafür, dass der tägliche Betrieb vereinfacht wird. Denn die Sicherung der Daten, die Ausstattung mit entsprechender Hardware etc. muss nur noch einmal gelernt werden. Das erleichtert die Administration und den Betrieb der Software enorm und hilft dabei weitere Kosten zu sparen. 

ERP-System ohne FiBu

Gerade kleinere Firmen haben ihre Finanzbuchhaltung oftmals an externe Steuerberater ausgelagert um sich ganz auf die eigenen Geschäfte konzentrieren zu können. Es fehlen schlichtweg die unternehmerischen Ressourcen sich der Sache selbst anzunehmen, ob auf zeitlicher noch auf fachlicher Dimension. An dieser Stelle macht es wenig Sinn ein entsprechendes FiBu-Modul im ERP-System zu integrieren, wenn es am Ende ungenutzt bleibt. Oftmals nutzen diese Firmen das ERP-System eher für die Materialwirtschaft und den Vertrieb. Belege und Rechnungen werden an den Steuerberater übermittelt, der sich dieser dann annimmt. Oftmals verfügen Steuerbüros dann über entsprechende Softwareanwendungen, weshalb die eigentliche Abrechnung dann indirekt doch über eine FiBu-Software abläuft. 

ERP-System mit Schnittstelle zur FiBu

Firmen mit eigener Buchhaltung unterhalten zu meist eigene Finanzbuchhaltungssoftware. Will man sich von der liebgewonnenen Anwendung nicht trennen, so empfiehlt sich eine Anbindung über eine entsprechende Schnittstelle zum ERP-System. Alle Bewegungen die sich aus Ein- und Verkäufen ergeben, werden aus dem ERP-System übernommen. Es wird dann im Zusammenspiel darauf geachtet, dass alles auf die korrekten Konten und auch die Umsatzsteuer korrekt gebucht wird. Die Buchhaltungssoftware kann zudem Meldung bei Behörden, wie beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung übernehmen. Dazu benötigt die FiBu-Software nur die Daten aus dem ERP-System, die von diesem übermittelt werden. Der Steuerberater wird so für die unterjährige Buchführung obsolet und wird nur noch für den Jahresabschluss herangezogen. 

Bessere Analysen, Daten in Echtzeit

Wir konnten nun sehen, dass nicht unbedingt für alle Unternehmen eine vollständig integrierte Finanzbuchhaltung in einem ERP-System notwendig ist, wenngleich diese den Anwendern viele Vorteile bietet. Es lassen sich im Controlling bessere Analysen anstellen, auch der Vertrieb profitiert von der Erfassung der Daten in der Finanzbuchhaltung in Echtzeit. Wer über keine eigene Buchhaltung verfügt und sich Hilfe von einem Steuerberater nimmt, sollte darauf achten, dass er seine Daten an das Steuerbüro über eine entsprechende Schnittstelle zu diesem, einfach und schnell übermitteln kann.