Rechnungen digital verarbeiten

Die Rechnungsverarbeitung ist in vielen Unternehmen noch von diversen manuellen Prozessen geprägt. Doch das muss nicht sein.

Die Rechnungsverarbeitung erfolgt in vielen Unternehmen noch manuell. Trotz digitaler Unterstützung werden diverse Prozesse letztlich doch noch von Hand erledigt. Zu groß scheint das Misstrauen in die digitalen Hilfsmittel oder es fehlt schlichtweg am nötigen Knowhow. Dabei sind längst umfangreiche und ganzheitliche digitale Lösungen vorhanden, man muss diese nur nutzen. 

Prozesse in die Zukunft führen 

Mit einer ERP-Software holen sich Unternehmen die Unterstützung, um ihre Prozesse in ein neues, digitales Zeitalter zu transferieren. Das gilt selbstverständlich auch für die Rechnungsverarbeitung. Rechnungen gehen heute auf verschiedenste Wege und in unterschiedlichen Formaten in ein Unternehmen ein. 

Alle Rechnungsformate verarbeiten

Ob als PDF via Mail, in einem Self-Service-Portal hinterlegt oder klassisch per Post. Ebenso können Rechnungen an unterschiedlichen Standorten eingehen, müssen jedoch an einer zentralen Stelle verarbeitet werden. Müssen die Rechnungen dann umständlich weitergeschickt werden, geht enorm viel Zeit verloren. 

Mitarbeiter entlasten und Kosten sparen

Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich nicht nur Kosten und auch Zeit einsparen. Vor Allem werden mit Hilfe dieser, die Mitarbeiter in der Buchhaltung entlastet. Die freigewordenen Kapazitäten lassen sich dann an anderer Stelle gewinnbringend nutzen. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich alle eingehenden Rechnungen Automationen unterwerfen, die vorgefertigten Regeln folgen. 

Rechnungen automatisch erkennen und zuordnen

Dabei spielt das Format der eingehenden Rechnung keine Rolle mehr. Jedes gängige digitale Format kann darin verarbeitet werden. Papierrechnungen werden mittels OCR-Scanner digitalisiert und dem System zugeführt. Dann kann die Software die Rechnungen hinsichtlich Ihres Inhaltes erkennen und richtig zuordnen. 

Zusammenspiel mit der ERP-Software

So lassen sich beispielweise die Fuß- und Kopfzeilen hinsichtlich Adressdaten auslesen und mit den Daten in der ERP-Software abgleichen und so zuordnen. Doch ganz ohne manuelle Hilfe geht’s dann doch nicht. Einige Dokumente müssen nach dem Scan noch validiert werden. So wird sichergestellt, dass alle Daten auch wirklich am richtigen Ort landen. 

Transparente, sichere und schnelle Prozesse

Nach dieser Plausibilitätsprüfung wird die Rechnung an die ERP-Software übergeben und in entsprechende Workflows eingearbeitet. Letztlich wird also die Bearbeitungszeit von Rechnungen massiv verkürzt. Gleichzeitig werden alle rechtlichen Vorgaben mit dem System eingehalten, sodass sichere und transparente Prozesse aufgesetzt und realisiert werden können.