Definition: Was ist Cloud-ERP-Software?

Das sogenannte Cloud-Computing beschreibt eine IT-Infrastruktur, die über ein Netzwerk, beispielsweise dem Internet verfügbar gemacht wird. Die ERP-Software ist auf dieser fremden IT-Infrastruktur installiert und wird auch dort betrieben. Über besagten Zugang hat ein Unternehmen dann die Möglichkeit die Software in der Cloud zu nutzen, ohne dass eigene Server notwendig sind.

Was bedeutet SaaS?

In diesem Zusammenhang wird auch vom sogenannten SaaS-Modell gesprochen. SaaS ist dabei die Abkürzung für den englischen Begriff Software-as-a-Service. Bei diesem Modell wird die Software innerhalb einer Cloud zur Miete angeboten. Unternehmen erwerben entsprechend ihres Bedarfs Lizenzen und erhalten Zugang zum System und können dieses fortan nutzen.

Für wen lohnt sich ein ERP-System aus der Cloud?

Auf diese Frage kann es keine eindeutige Antwort geben. Vielmehr hängt die Entscheidung für oder gegen ein ERP-System aus der Cloud davon ab, was man zum einen mit diesem erreichen will und wie sich zum anderen die Begebenheiten im Unternehmen selbst darstellen.

Unterschiede in der Unternehmensgröße

Werfen wir zunächst einen Blick auf die Unternehmensgröße. Hier wird deutlich, dass eine ERP-Software aus der Cloud insbesondere von kleinen und Mittelständischen Unternehmen bevorzugt wird. Um möglichst viele Funktionen und damit viele Vorteile des Systems nutzen zu können, bedarf es einer breiten und umfangreichen IT-Infrastruktur, verbunden mit der notwendigen Expertise in den eigenen Reihen.

Die Cloud ermöglicht es diesen Unternehmen die Vorteile einer ERP-Software in Gänze zu nutzen, ohne eben diese breite Infrastruktur bereitstellen zu müssen. Durch den Wegfall der Aufgaben rund um die Wartung und Instandhaltung des Systems, bedarf es auch keiner tiefgehenden Expertise im Unternehmen.

Auch große Unternehmen setzen auf die Cloud

Doch auch große Unternehmen wollen zunehmend häufiger von den Vorteilen, die die Cloud mit sich bringt, profitieren und verlagern ihre Systeme gänzlich oder zumindest teilweise in die Cloud. Es ist vor Allem die Flexibilität dieses Modells, das Unternehmen größerer Strukturen interessiert.

Bei einer lokalen ERP-Lösung entscheidet man sich für eine Software und ist an diese lange Zeit gebunden. Verändert sich innerhalb dieser Zeit die Unternehmensstruktur, beispielweise durch die Übernahme einer anderen Firma, so kann diese nicht ohne Weiteres in die bestehenden Strukturen integriert werden. Anders bei der Cloud. Hier buht man einfach Lizenzen nach und schon kann auch das übernommene Unternehmen mit dem System arbeiten.

Unterschiede bei der Branchenzugehörigkeit

Doch auch hinsichtlich der Branche gibt es Unterschiede. Nicht für jedes Unternehmen ist die Cloud zwangsläufig ein gutes Modell. Insbesondere produzierende Unternehmen greifen oftmals lieber auf lokale Lösungen zurück, da mit diesen auch die Produktion abgewickelt wird. Zu groß die die Angst vor Ausfällen des Systems oder gar einem Datenverlust.

Was sind die Vorteile einer ERP-Software aus der Cloud?

Das Cloud-Computing ermöglicht es Unternehmen ohne eigene breite IT-Infrastruktur komplexe und speicherplatzintensive Softwaresysteme zu nutzen. Gerade kleinere Unternehmen können von diesem Modell profitieren. Doch auch große und global tätige Unternehmen können Ihren Nutzen aus dieser Struktur ziehen, etwa wenn es darum geht mehrere Standorte mit demselben ERP-System abzudecken.

Kosten flexibler gestalten

Ein weiterer Vorteil von Cloud-ERP-Systemen ergibt sich aus dem zu Grunde liegenden Kostenmodell. Die Kosten verteilen sich über den gesamten Nutzungszeitraum, was hohe Anfangsinvestitionen umgeht und ein Unternehmen generell flexibler macht. Entscheidet man sich beispielweise für einen Wechsel des Systems, kann dieser einfacher vollzogen werden, als bei einer Software die man zuvor kostenintensiv erworben hat.

Wartung und Instandhaltung entfällt auf den Anbieter

Ebenso wird von Vorteil für viele Unternehmen ist das Wegfallen der Wartung und der Instandhaltung des Systems. Da dieses in der Cloud, also auf fremden Servern betrieben wird, entfällt diese auf den jeweiligen Anbieter. Das spart nicht nur eigene Ressourcen, sondern sorgt auch dafür, dass Probleme schnell behoben werden, da der jeweilige Anbieter zumeist über andere Mittel verfügt.

Was sind die Nachteile einer ERP-Software aus der Cloud?

Gegenüber anderen Varianten lassen sich bei dem ERP-Cloud-Modell auch einige negative Punkte ausmachen. So ist man stets abhängig vom Anbieter der Cloud und vom Anbieter des Systems. Kommt es zu Ausfällen, muss darauf vertraut werden, dass diese schnell wieder behoben werden.

Abhängigkeit vom Anbieter

Ebenso manifestiert sich diese Abhängigkeit entlang der Wartung und Instandhaltung des Systems. Entscheidet sich der Anbieter eine bestimmte Version einer Software nicht mehr zu hosten oder geht dieser gar pleite, muss man sich, wenngleich das ERP-System sehr gut für Ihr Unternehmen funktioniert, zwangsläufig nach einer Alternative umschauen.

Weniger Anpassungen möglich

Ebenfalls nachteilig wirkt sich der teilweise nur geringe Anpassungsgrad der Software in der Cloud aus. Unternehmen haben zumeist sehr spezielle Anforderungen an eine ERP-Software. Bei einer lokalen ERP-Lösungen kann man das System frei nach seinem Belieben anpassen. Das funktioniert in der Cloud nicht. Hier wird das System weitestgehend vorgeben, der Anpassungsspielraum ist oftmals gering.

Hohe monatliche Kosten

Während sich das Kostenmodell auf der einen Seite als positiv erweist, nämlich dann, wenn die hohen Anfangsinvestitionen umgangen werden, wirkt sich dieses in Anbetracht höherer monatlicher langfristiger Kosten eher negativ aus.

Daten verlassen das Unternehmen

Der gravierendste, oder zumindest populärste Nachteil ist jedoch, dass die Daten, die in einer ERP-Software verarbeitet werden, auf fremden Servern in Rechenzentren auf der ganzen Welt gespeichert werden. Viele Unternehmen hegen datenschutz-technische Bedenken dabei.

Zumindest jedoch ergeben sich an dieser Stelle auch rechtliche Fragen. Denn obgleich man die Daten auf fremden Servern speichert ist man als Unternehmen nach europäischem Recht nach wie vor für den Datenschutz der eigenen Daten verantwortlich.

Was kostet eine ERP-Software in der Cloud?

Die Kosten einer ERP-Software setzen oftmals aus verschiedenen Faktoren zusammen. Zum einen entscheidet der Umfang des Systems über den monatlich, zu entrichtenden Beitrag. Zum anderen spielt auch die Speicherkapazität eine Rolle. Je mehr Funktionen und je mehr Speicherkapazität vom Unternehmen benötigt wird, desto teurer sind die Lizenzen.

Lizenzen nach Bedarf ordern

Eine Lizenz gilt zumeist für einen Nutzer. Auch hier ist nochmals eine Unterteilung möglich. Nicht jeder Nutzer benötigt vollen Zugang zum System. So bieten viele Anbieter unterschiedliche Lizenzen zu Ihren ERP-Systemen an, die dann je nach bedarf gebucht werden können.

Nur zahlen was benötigt wird

So zahlt man am Ende nur für die Funktionen und Lizenzen, die man auch wirklich benötigt. Daher ist es nahezu unmöglich festzustellen wie teuer eine ERP-Software letztlich sein wird. Am Markt finden sich Lizenzen für bereits 40 – 50 Euro bis hin zu Volllizenzen, die gleich mehrere hundert Euro pro Nutzer kosten können.

Wie verläuft die ERP-Implementierung in der Cloud?

Die Implementierung einer ERP-Software in der Cloud läuft verhältnismäßig simpel ab. Während bei einer lokalen Lösung noch viele Anpassungen vorgenommen werden können, die die Implementierung letztlich in die Länge ziehen können, ist der Anpassungsgrad in der Cloud meist nicht so hoch.

Anpassungen nur bedingt möglich

Hier lassen sich zwar auch etwaige Änderungen bzw. Individualisierungen vornehmen, doch sind diese meist deutlich eingeschränkter möglich, da man keinen direkten Zugang zum Quellcode erhält. Nach der Anpassungsphase gilt es die potentiellen Anwender mit dem System vertraut zu machen.

Schneller Go-Live möglich

Je eher diese in das Projekt involviert werden, desto weniger Zeit muss am Ende für die Schulung aufgewendet werden. Sind alle Daten in das ERP-System geladen, alle Masken angepasst und alle Mitarbeiter ausreichend geschult, kann mit der Software gearbeitet werden.

Wie lange kann man ein ERP-System nutzen?

Eine Frage die viele Unternehmen umtreibt ist jene nach der konkreten Nutzungsdauer bzw. Langlebigkeit der ERP-Software. In Zeiten der schnell voranschreitenden Digitalisierung wartet die nächste Innovation schon ehe die eine gerade erst die Runde gemacht hat. Man will sein System natürlich möglichst lange nutzen, dabei jedoch keine wichtigen Neuerungen auslassen.

Veränderungen in der Unternehmensstruktur

Auch verändert sich das Unternehmen wohlmöglich und hat neue Prozesse etabliert, die dann wieder mit dem ERP-System abgedeckt werden müssen. Ebenso kann Wachstum der Mitarbeiterzahl dazu führen, dass ein System an seine Grenzen stößt. Daher gilt es im Vorfeld auf die Skalierbarkeit des Systems zu setzen und darauf zu achten, dass einfach und unkompliziert neue Funktionen und erweiterte Lizenzen hinzu gebucht werden.

Anbieter updaten regelmäßig

Die Wartung und Instandhaltung der ERP-Software obliegt in der Cloud dem jeweiligen Anbieter. Dieser sorgt für regelmäßige Updates und Upgrades. Dieser kann Sie auch darüber informieren, wie lange seine Kunden das angebotene System im Schnitt nutzen und Ihnen Auskunft über zukünftig geplante Neuerungen informieren. Oftmals nutzen Unternehmen ein ERP-System zehn Jahre und länger, ehe sie sich nach einer neuen Lösung umschauen.

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