Das Customizing spielt im Kontext von ERP-Systemen eine enorm wichtige Rolle. Kaum ein Unternehmen gleicht hinsichtlich der eigenen Prozesse dem anderen. Daher müssen Anpassungen an der Software vorgenommen werden. Diese lassen sich auf verschiedene Arten vornehmen. Das Customizing stellt dabei eine Möglichkeit dar.

Wie genau dies von Statten geht, was dabei die Vor- und auch Nachteile sind und wie Unternehmen auch auf andere Art und Weise ihre ERP-Software an die eigenen Prozesse anpassen können, all das soll Gegenstand dieses Artikels sein.

Was ist Customizing? – Eine Definition

Hinter dem englischen Begriff Customizing verbirgt sich ganz allgemein die Anpassung von Serienproduktion an die individuellen Kundenbedürfnisse. Insbesondere bei ERP-Systeme hat das Customizing eine hohe Relevanz. Hier gilt es die Abbildung unternehmensrelevanter Anforderungen zu ermöglichen.

Der Begriff Customizing lässt sich also grob ins Deutsche mit Individualisierung oder Personalisierung übersetzen. Es geht darum Software auf verschiedene Arten an die Bedürfnisse der jeweiligen Nutzer anzupassen. (vgl. weclapp.com) Dabei ist es entscheidend, wie die Software in ihrer Standardversion beschaffen ist und wie viel Spielraum diese für Anpassungen einräumt.

Es gibt auch die Möglichkeit der Individualsoftware. Diese wird von Grund auf für ein spezielles Unternehmen entwickelt. Diese Form ist jedoch oftmals mit sehr hohen Kosten und Aufwänden verbunden. Weit mehr verbreitet ist die Anpassung einer Standardsoftware an die eigenen Bedürfnisse.

Customizing einer ERP-Software

Beim individuellen Anpassen einer ERP-Software handelt es sich in der Regel um Einstellungen zahlreicher Parameter, die in der Software vorgegeben sind. So hat ein Unternehmen die Möglichkeit die einzelnen Funktionen innerhalb des Systems auf die eigenen Bedürfnisse einzustellen. Dabei wird der Quellcode an sich nicht berührt. Dies wäre dann bei einer Modifikation der Fall.

Die diversen unternehmensindividuellen Anpassungen werden meist von einem IT-Berater vorgenommen, da diese mit unter sehr komplex sein können. Heutige ERP-Systeme verfügen über unzählige solcher individuellen Anpassungsmöglichkeiten. Dabei lassen sich zum Beispiel folgende Parameter der ERP-Software an das eigene Unternehmen bzw. die eigene Arbeitsweise anpassen.

Anpassungsmöglichkeiten einer ERP-Software

Die ERP-Software kann in verschiedenen Bereichen individuell angepasst werden. Hier einige ausgewählte Beispiele, die die Möglichkeiten der Individualisierung verdeutlichen:

Die Organisationsstruktur

Unternehmen sind in der Regel unterschiedlich aufgebaut. Oftmals müssen mehrere Standorte und Niederlassungen abgedeckt werden. Auch die Einkaufsorganisation, die Produktion, die Lagerverwaltung und die Vertriebsstruktur folgen individuellen Organisationsstrukturen und Hierarchien. Die individuelle Anpassung der ERP-Software ermöglicht es Unternehmen diese Strukturen softwareseitig abzubilden, sodass keinerlei Anpassung der Organisation an die Software zu erfolgen hat.

Prozesse anpassen

Gleiches gilt für die einzelnen Prozesse eines Unternehmens. Viele etablierte Geschäftsabläufe in einem Unternehmen müssen in der Software darstellbar sein. Die Erstellung von Workflows und abteilungsübergreifenden Prozesse ist beim Customizing der ERP elementar. Es gibt Prozesse, die sich der Software anpassen können, aber eben auch jene, die weniger flexibel sind. Diese müssen individuell in der Software dargestellt werden können.

Schnittstellen zu Drittsystemen

Wichtig für Unternehmen sind auch die diversen Schnittstellen zu Anwendungen Dritter, wie beispielweise dem Steuerberater, Finanzämtern, Logistikunternehmen, Zulieferern oder auch zu Großhandelsportalen etc. Die Daten aus dem eigenen ERP-System müssen sich medienbruchfrei und einfach in andere Systeme übertragen lassen. Gleichzeitig muss der Import von Daten aus externen Quellen ebenso einfach möglich sein. Schnittstellen ermöglichen eben diesen reibungslosen Datenaustausch.

Benutzeroberfläche

Auch die Benutzeroberfläche an sich lässt sich in vielen ERP-Systemen individuell anpassen. So können personalisierte Dashboards eingerichtet werden, die auf einen Blick alle relevanten Zahlen und Prozessfortschritte anzeigen, die für den jeweiligen User wichtig sind. Ebenso lassen sich weitere Darstellungen innerhalb der Software anpassen und einzelne nicht benötigte Funktionen deaktivieren.

Formularvorlagen einrichten

Rechnungen können mit eigenem Briefkopf und eigenen Design im System hinterlegt werden. Bei der Rechnungsautomatisierung wird dann einfach auf das jeweilige Zieldesign formatiert. Das gilt für alle anderen erstellen Dokumente gleichermaßen. Auch Berichte können einfach erstellt und entsprechende der Vorlage gestaltet werden.

Rechtevergabe in der Software

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt gleichermaßen Zugang zu allen Daten, darf einige Daten mitunter nicht einmal einsehen. Dafür bietet die Software diverse Möglichkeiten zur Vergabe von verschiedenen Rollen, die mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet sind. Auch Teamrechte lassen sich vergeben. Dabei unterscheidet man zwischen einfachen Leserechten und dem Recht Daten bearbeiten und verändern zu können. Hinzu kommt das Recht der Löschung von Daten.

Länderspezifische Anpassungen

In verschiedenen Ländern gelten verschiedene rechtliche Grundlagen, wie Daten verarbeitet und gespeichert werden müssen. Die ERP-Software kann auf diese länderspezifischen Grundlagen eingestellt werden. Gleiches gilt für die Sprache und die Währung mit der im System gearbeitet wird.

Customizing ERP-Software: Vor- und Nachteile

Das Customizing der eigenen ERP-Software ist der Regelfall. Ein Unternehmen erwirbt eine Software und passt diese auf die eigenen Bedürfnisse an. Dabei unterscheiden sich die Grade der Anpassungsmöglichkeiten der jeweiligen Systeme am Markt teilweise enorm voneinander. Daher gilt es bereit im Vorfeld darauf zu achten, ob das gewünschte System auch wirklich die Anpassungsmöglichkeiten bietet, die benötigt werden.

Update-Fähigkeit des Systems muss bestehen bleiben

Wichtig ist in jedem Fall, dass die Update-Fähigkeit des Systems, trotz aller individuellen Anpassungsmöglichkeiten weiterhin gegeben bleibt. Eine Software, die sich flexibel und effizient an Prozessänderungen anfügt, ist in jedem Fall ein Mehrwert. Dank dieser kann deutlich schneller auf Änderungen am Markt reagiert werden.

Anpassungen schnell und effizient vornehmen

Eine ERP-Software mit hohen Customizing-Grad und ggf. einem eigenen Customizing-Tool stellt in diesem Zusammenhang einen echten Mehrwert dar. Anpassungen können dann schnell und effizient umgesetzt werden, ohne dass dafür Quellcodes umgeschrieben werden müssen. Breite ERP-Systeme mit vielen verschiedenen Anpassungsmöglichkeiten haben zu dem den Vorteil, dass diese einfach mit dem Unternehmen mitwachsen können.

Funktionen und Lizenzen hinzufügen

Sollte sich das Geschäftsfeld erweitern oder deutlich mehr Mitarbeiter Zugang zum System benötigen, kann dies einfach verarbeitet werden. Individualsoftware hingegen ist oftmals auf die derzeitigen Belange eines Unternehmens ausgerichtet. Spätere Erweiterungen müssen mühselig programmiert und aufgesetzt werden. Das kostet Zeit und vor Allem Geld.

Hier liegt der Vorteil klar auf Seiten der Customizing-Variante. Hier kann eben deutlich schneller auf etwaige Änderungen reagiert werden, da die Möglichkeiten der Software technisch bereits vorhanden sind. Anders sieht das Ganz aus, wenn die Möglichkeiten des Customizings ausgeschöpft sind bzw. an ihre Grenzen stoßen.

Low-Code-Plattformen als neue Alternative

Dann wird die Modifikation des Systems auf Code-Basis unerlässlich. Dies ist vor Allem dann der Fall, wenn komplett neue Funktionen oder Schnittstellen eingerichtet werden müssen. Um stets flexibel agieren zu können und dabei Anpassungen am Code vornehmen zu können entwickelt sich der Trend der Low-Code bzw. No-Code-Systeme. Hier können Anpassungen am Quellcode auch ohne eigene Programmierkenntnisse einfach und schnell vorgenommen werden.

Fazit: Customizing ERP-Software für schnelle individuelle Anpassungen

Eine ERP-Software mit einem hohen Grad an Customizing-Optionen unterstützt Unternehmen nicht nur dabei gegenwärtige Prozesse und Organisationsstrukturen individuell anpassenden zu können, sondern hat auch oftmals das Potential mit dem Unternehmen zu wachsen. Gleichsam kann es zu dem Punkt kommen, wo die Möglichkeiten der softwareinternen Anpassungen nicht mehr ausreichen.

Dann müssen Änderungen am Quellcode vorgenommen werden, oder fehlende Funktionen via Add-Ons hinzugeführt werden. Daher empfiehlt es sich bei der Auswahl der passenden ERP-Software immer auch den Blick in die Zukunft zu wagen und sich zu fragen, welche Funktionen wohlmöglich künftig noch eine Rolle spielen könnten.