Customizing ERP – Die Ausnahme wird zur Regel

Standardversionen von ERP-Systemen decken die wesentlichen Bereiche eines Unternehmens ab, doch für die meisten reicht das einfach nicht mehr aus.

Dass Unternehmen immer öfter nach individuellen Anpassungen in ihren ERP-Systemen verlangen, berichteten wir bereits vor einigen Wochen im Artikel „Customizing ERP – Individualismus vs. Standard“. Nun wollen wir uns der technischen Seite etwas tiefergehend widmen und den Fragen nachgehen, was Unternehmen und auf welche Weise eigentlich anpassen und welchen Sinn die verschiedenen Formen von Anpassungen für die einzelnen Unternehmen ergeben können. Zudem soll die Frage geklärt werden, worauf zu achten ist, wenn man heute ein ERP-System implementiert.

Wettbewerb erzwingt stetige Optimierung

Um am Markt langfristig bestehen zu können, ist es für Unternehmen unablässig, sich stetig hinsichtlich der eigenen Arbeitsprozesse zu optimieren. ERP-Systeme bieten dabei hervorragende Möglichkeiten zur Unterstützung dieses Prozesses, mehr noch, sie machen viele Optimierungsvorgänge erst möglich. Doch Standardversionen von ERP-Systemen haben nun mal ihre Grenzen, wenngleich auch diese sich immer weiter ausdehnen. Dr. Ute Burghardi formulierte in einem Artikel auf EAS-MAG.de vom 16.07.2019 ganz treffend, bei der ERP-Einführung müssten selbstverständlich sämtliche Stammdaten eingelesen werden, das vorhandene Corporate Design implementiert und eine Lokalisierung sowie die Einbindung bereits bestehender Systeme vorgenommen werden, weshalb sich nicht die Frage stelle ob, sondern viel mehr in welchem Umfang eine Anpassung des neuen ERP-Systems vorgenommen werden müsse. 

Geschäftsprozesse dem ERP anpassen

Auch sollte ein ERP-System grundsätzlich ausreichend Flexibel sein, damit dieses sich nicht nur bestehender Geschäftsprozesse, sondern auch zukünftigen Herausforderungen anpassen könne. Bei aller Anpassung müsse man jedoch auch immer im Blick behalten, dass einige Prozesse sich auch am neuen ERP-System anpassen müssten und nicht umgekehrt. Dies setzt eine kritische Prüfung jener Arbeitsprozesse voraus und man müssen im Vorfeld evaluieren, was sich dadurch mit verändern würde. 

Anpassungen durch Parameter

Grundsätzlich gibt es verschiede Arten und Weisen, auf die Anpassungen des ERP-Systems an eine Unternehmensstruktur vorgenommen werden können. Bei der sogenannten Parametrisierung wird ein gewisser Grad an Parametern bereits zum ERP-System mitgeliefert. Fast jedes ERP-System bietet einen solchen „Spielraum“ in dem Anpassungen vorgenommen werden können, ohne dass der eigentliche Programmcode verändert werden muss. Dadurch bleibt das System updatefähig, was einen wesentlichen Vorteil dieser Vorgehensweise darstellt. Jedoch verfügt nicht jedes System über den gleichen Spielraum bzw. die gleichen Parameter, weshalb dies im Vorfeld unbedingt zu beachten ist. 

Add-ons implementieren

Eine weitere Methode umfasst die Installation von Add-ons. Hierbei werden über Schnittstellen weitere Tools ganzeinfach hinzugefügt, ohne das eigentliche ERP-System zu verändern. Auch hier ist der Vorteil, dass das ERP-System grundsätzlich releasefähig bleibt. Es gilt darauf zu achten, dass das jeweilige ERP-System eine Vielzahl verschiedener Add-ons an- bzw. einbinden kann. Reichen jedoch weder Parameter, noch Add-ons zur Abdeckung der Bedürfnisse eines Unternehmens, hilft nur noch die Anpassungsprogrammierung. 

Coding als letzte Instanz

Bei dieser Form der Anpassung wird der eigentliche Code eines ERP-Systems angepasst. Wesentlicher Vorteil hier ist sicherlich das hohe Maß an Flexibilität. Wird in Form von Anpassungsprogrammierung der Code verändert, heißt dies auch, dass sich das System am Ende nahtlos an die vorhandene Unternehmensstruktur anpasst und nicht umgekehrt. Allerdings ist dies auch die aufwändigste und am Ende kostspieligste Variante. Will man spätere Anpassungen und Updates vornehmen muss man erneut am Code direkt arbeiten. Updates durch den ERP-Anbieter sind dann nicht ohne weiteres möglich, was erneut einen hohen Kostenaufwand mit sich bringt. 

Mittlerweile sind Anpassung am ERP-System ehr die Regel, als die Ausnahme geworden. In welchem Maße ein Unternehmen Anpassungen vornehmen will, ist letztlich eine Frage des langfristigen Nutzens dieser, der Kosten und der zukünftigen Release-Fähigkeit. Man sollte also immer darauf achten, dass man sein ERP-System nicht „verbaut“ und so exklusiv gestaltet, dass spätere Anpassungen nicht mehr möglich sind. Jedoch werden solche Anpassungen immer mehr und mehr zum Wettbewerbsvorteil, weshalb man genau abwägen sollte, wann man in welchen Bereich in Anpassungen investiert und wie sich die Digitalisierung und Innovation in diesem zukünftig fortsetzen könnte.