Das digitale Zeitalter hat längst angebrochen und erfordert die wohl größten Umbaumaßnahmen und Neuorientierungen in Unternehmen aller Branchen. Dabei gilt es nicht einfach nur eine neue Software einzuführen, vielmehr müssen sämtliche Prozesse digitalisiert, optimiert und in ein neues Zeitalter geführt werden. Die Herausforderungen der Digitalisierung sind mit unter so groß, dass viele Unternehmen an den umfangreichen Aufgaben scheitern.

Das gilt zu Weilen nicht nur für kleine und mittelständische Unternehmen. Auch Großkonzerne haben mit der Digitalisierung so ihre Schwierigkeiten. Laut Bundesministerium für Wirtschaft und Energie haben nur rund 74% der deutschen Unternehmen derzeit eine Digitalisierungsstrategie formuliert. Wir wollen und an dieser Stelle dem Mega-Trend Digitalisierung einmal von unternehmerischer Seite nähern und aufzeigen, was dabei besonders wichtig ist und in Zukunft sein wird.

Was ist Digitalisierung? – Eine Definition

Unter Digitalisierung versteht man im Kern nichts anderes als die Umwandlung von analog erfassten Informationen zur Verarbeitung oder Speicherung in digitaltechnische Systeme. Dabei wird die Information in ein digitales Signal umgewandelt. Die digitale Weiterverarbeitung der Informationen bildet dabei die Grundlage für alle Bewegungen und Ströme rund um die Digitalisierung.

Ein Bespiel verdeutlicht dieses Prinzip anschaulich. Ein analoger Brief geht in seiner physischen Form ein. Die Informationen in diesem Dokument sind zunächst nur exklusiv in diesem enthalten. Wird dieser Brief, bzw. die Informationen aus diesem nun in ein digitaltechnisches System transferiert, können die Inhalte mit anderen geteilt und bearbeitet werden.

Das gilt für sämtliche Informationen, die für Unternehmen relevant sind. Ganzgleich ob Daten aus dem Vertrieb, der Produktion, dem Kundenservice oder dem Marketing und der Verwaltung, all diese Informationen müssen digital nutzbar gemacht werden. Das ist letztlich der Kern der Digitalisierung. Der Nutzen liegt dabei offen zu Tage. Prozesse lassen sich effizienter und somit ressourcensparender gestalten.

Digitalisierung als zentrale Herausforderung der Gegenwart

Durch die hinzukommende Globalisierung aller Märkte wächst der Druck auf Unternehmen. Die Konkurrenz ist nicht länger nur im eigenen Umkreis zu suchen, als vielmehr auf der gesamten Welt. Preis- und Qualitätsdruck werden komplementiert durch steigende Ansprüche der Kunden in Sachen Service und Liefertreue.

Daten nutzbar machen

Um all dem gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihre Daten nutzbar machen und Technologien implementieren, die Daten erheben. Dabei können zu digitalisierende Größen letztlich alles sein, was messbar ist. Ob Töne, Bilder, Texte, Kräfte, Temperaturen oder elektrische bzw. magnetische Feldstärken.

Für jede Art von Größen bedarf es spezifischer Technologien zur Erhebung und Nutzbarmachung. So kommen Sensoren an Maschinen zum Einsatz, die Aufschluss über die Performance geben können oder Scanner, die die Waren auf ihre Qualität hin prüfen. Auch im Wareneingang können eingehende Artikel gescannt und somit digitalisiert werden.

Die so erhobenen Daten lassen sich dann auf verschiedene Arten nutzen. Bleiben wir im Wareneingang. Die Informationen, die durch das Scannen eines Barcodes auf den Waren digital erfasst werden, lassen sich nutzen, um beispielsweise den perfekten Lagerungsort für diesen Artikel zu ermitteln oder diesem einen bestimmten Prozess zuzuordnen.

Digitalisierung und ERP-Software

Solche Digitalisierungsprozesse lassen sich im gesamten Unternehmen auf allen Ebenen finden. Von der elektronischen Rechnungsstellung und Buchhaltung, über eben jene digitalisierten Prozesse in der Produktion und im Lager bis hin zur digitalen Arbeitszeiterfassung und Personalplanung. Durch die Nutzung mobiler Endgeräte erfuhr die Digitalisierung nochmals einen erheblichen Aufschwung.

Mobiles Arbeiten immer wichtiger

Seither ist es möglich Daten auch von unterwegs aus oder direkt vom Einsatzort zu erzeugen und zur Verfügung zu stellen bzw. zu nutzen. Damit all dies in Unternehmen gelingen kann, gibt es ERP-Systeme. Anfangs wurde diese Technologie vermehrt von Großkonzernen eingesetzt, hat sich jedoch mittlerweile auf alle Branchen und Unternehmensgrößen ausgeweitet.

Alle Daten an einem zentralen Ort

Mit dieser Technologie wird es möglich die eigenen Prozesse digital abzubilden und diese zentral zu steuern, zu planen und zu überwachen. Dazu werden alle Daten aus allen Abteilungen auf einer Datenbank zentralisiert. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen gemeinsamen Zugriff und können mit diesen arbeiten.

Prozesse werden so deutlich abgekürzt und ermöglichen eine bedarfsgerechte Versorgung mit allen notwendigen Ressourcen. Die dadurch gewonnene Effizienz sorgt letztlich für mehr Wettbewerbsfähigkeit und ermöglicht es Unternehmen zu expandieren. Dazu ist es elementar, dass die wählte ERP-Software zum eigenen Unternehmen passt.

Maßgeschneiderte ERP-Software für erfolgreiche Digitalisierung

Eine ERP-Software setzt sich aus mehreren Einzelsystemen zusammen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. Jedes dieser sogenannten Module ist über die zentrale Datenbank miteinander verbunden. Daten können medienbruchfrei ausgetauscht und genutzt werden, sodass abteilungsübergreifende Prozesse einfach ermöglicht werden.

Alle verfügbaren Ressourcen lassen sich den jeweiligen Prozessen bedarfsgerecht zuordnen, sodass Verschwendungen jeglicher Art direkt ausgeschlossen werden können. Module innerhalb einer ERP-Software sind beispielsweise:

• Business Intelligence (BI)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Dokumenten-Management (DMS)
• Finanzbuchhaltung (FiBu)
• Global Business Management (GBM)
• Human-Resource-Management (HRM)
• Installation und Wartung
• Produktion

Je nach Arbeitsbereich und Branche eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse von Nöten sind. Ein Finanzdienstleistungsunternehmen hat beispielsweise andere Anforderungen an eine ERP-Software als ein Lebensmittelproduzent.

Daher haben sich viele ERP-Anbieter auf bestimmte Sektoren spezialisiert und Ihre Lösungen auf die Belange dieser angepasst. Richtig implementiert stellt eine ERP-Software letztlich das Herzstück der Digitalisierung in Unternehmen dar. Hier laufen alle Daten zusammen und werden gespeichert und verarbeitet.

Digitalisierungstrend Cloud

Dabei haben sich im Laufe der Jahre im Wesentlichen zwei Modelle besonders herauskristallisiert. Zum einen die lokale ERP-Variante und zum anderen das Cloud-Modell. Vor Allem das Cloud-Modell hat in den letzten Jahren immer mehr an Fahrt aufgenommen und wird im Zuge der Digitalisierung von Unternehmen als einer der wichtigsten Trends von vielen Experten wahrgenommen.

Anders als bei einer lokalen ERP-Software wird die Anwendung nicht auf lokalen, also hauseigenen Servern, sondern in einer Cloud betrieben. Über das Internet können Anwender dann von überall aus auf die ERP-Software zurückgreifen. Dabei verlassen die Daten das eigene Unternehmen und werden auf Servern in Rechenzentren der Cloudanbieter gespeichert.

Sicherheit der Daten in der Cloud

Das ist es auch, was viele vor der Cloud und diesem Modell zunächst zurückschrecken lässt. Doch in Sachen Datensicherheit bietet ein Cloudbetreiber weit höhere Standards, als sie ein einzelnes Unternehmen leisten könnte. Letztlich muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, ob die Cloud als Lizenzmodell für die ERP-Software in Frage kommt oder nicht.

Viele große ERP-Anbieter wie SAP, Microsoft, Oracle oder Sage verlagern derzeit viele Ihrer Angebote in die Cloud. Teilweise sind die Systeme in Zukunft nur noch als Software-as-a-Service (SaaS) zugänglich. Die Digitalisierung bedeutet nämlich auch stetigen Fortschritt. So jagt ein Trend den anderen.

Cloud-Modell nicht mehr wegzudenken

Wichtig dabei ist es zu erkennen, welchem Trend man folgen muss und welchen man getrost auslassen kann. Um die Cloud wird kaum ein Unternehmen in Zukunft in Gänze herumkommen. Zumindest Teile der Unternehmenssoftware werden ihren Platz in der Cloud finden. Daher ist es ratsam sich rechtzeitig mit den Herausforderungen eines Wechsels in die Cloud zu befassen.

Compliance in der digitalen Welt

Durch die Digitalisierung verändern sich auch die Compliance-Anforderungen an Unternehmen. Der Einsatz neuer Technologien und digitaler Geschäftsmodelle lässt neue Risiken, aber auch Chancen entstehen, die in Sachen Compliance berücksichtigt werden müssen. Die Sicherheit der Daten spielt dabei eine zentrale Rolle.

Zudem müssen Vorschriften zur Erhebung und Verarbeitung der Daten beachtet und eingehalten werden. Eine Umfrage von Deloitte names „The Future of Compliance“ wurde im Jahr 2021 bereits zum fünften Male durchgeführt und fragt Compliance-Verantwortliche aus verschiedenen Unternehmen nach Ihren Einschätzungen in Sachen Trends und Veränderungen gesetzlicher Regelungen im Umgang mit Daten.

Data-Analytics und Cloud-Lösungen als zentrale Herausforderungen

Im Jahr 2017 sahen die Befragten vor Allem in den Bereichen Data-Analytics und Cloud-Lösungen die größten Compliance-Herausforderungen. Nun fünf Jahre später sind es vor Allem das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowie der Regierungsentwurf zum Verbandssanktionengesetz (VerSanG-E), die die Compliance-Verantwortlichen beschäftigen. (vgl. deloitte-com)

ERP-Software muss Compliance-Anforderungen entsprechen

In Bezug auf ERP-Systeme bedeuten, die sich ständig ändernden bzw. erweiternden Gesetze, dass immer neue Anpassungen erfolgen müssen. Setzt man dabei auf das SaaS-Modell, werden diese Anpassungen vom Anbieter vorgenommen und in Form von Updates und Upgrades zur Verfügung gestellt. Implementiert man seine ERP-Software lokal muss man selbst für die Umsetzung neuer Regelungen in der eigenen Prozessstruktur sorgen.

Digitalisierung als Teil der Unternehmensstrategie

Digitalisierung ist für Unternehmen schon längst keine reine Option mehr. Es gilt die geltenden Gesetze und Regelungen im Umgang mit Daten in den Geschäftsalltag zu integrieren. Spätestens seit der Einführung bzw. der Neuausrichtung der DSGVO wurde auch kleineren Unternehmen bewusst, dass Compliance-Strategien heute fester Bestandteil der Unternehmenskultur sein müssen.

Fazit: Kein Wirtschaften ohne Digitalisierung

Die Digitalisierung zieht unaufhaltsam seine Kreise und beeinflusst Unternehmensentscheidungen auf allen Ebenen. Die zentrale Herausforderung in Unternehmen besteht darin eine IT-Infrastruktur zu schaffen, die zum einen die eigene Wirtschaftlichkeit fördert und zum anderen den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Das Herzstück dieser IT-Infrastruktur stellt das ERP-System dar. Hier laufen alle Daten und Prozesse eines Unternehmens zusammen und werden von hier aus zentral verwaltet, gesteuert und überwacht. Es gilt also einen zuverlässigen und kompetenten ERP-Partner zu finden, dessen Lösung perfekt zum eigenen Unternehmen passt.