Die 7 Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Jedes Unternehmen kann von einem Dokumentenmanagementsystem profitieren. Wie das funktioniert? Das erfahren Sie hier.

In vielen Unternehmen gibt es einen ständigen Dokumentenstrom, der hin- und hergereicht wird. Daran sind oft Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beteiligt, so dass eine gute Zusammenarbeit unumgänglich ist. 

Im Papierzeitalter musste man noch Kopien anfertigen und jedes Mal die neueste Version an verschiedene Abteilungen weiterleiten. Eine Änderung bedeutete, dass dieser Schritt immer wieder durchgeführt werden musste, bis er schließlich vollständig abgeschlossen war. Das Dokument wurde ausgedruckt und dann in einer Mappe aufbewahrt.

Diese Arbeitsweise ist im digitalen Zeitalter nicht nur veraltet, sondern hat sich auch als ziemlich ineffizient erwiesen. Ganz zu schweigen von dem Verbrauch von Papier, Tinte und Aktenschränken. Moderne, papierlose Unternehmen setzen daher heute auf ein Dokumentenmanagementsystem, auch DMS genannt. Warum das so ist? Das verraten wir Ihnen hier, indem wir die sieben wichtigsten Vorteile eines DMS-Systems für Sie auflisten. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS: eine Definition
• Dokumentenmanagement-Software: Ist sie für mich geeignet?
• Die 7 wichtigsten Vorteile eines DMS
  • 1 | Regelkonforme Aufbewahrung
  • 2 | Gemeinsamer Zugriff auf dieselben Dokumente
  • 3 | Effizientere Zusammenarbeit
  • 4 | Kosteneinsparungen
  • 5 | Aufbau einer Wissensbasis
  • 6 | Personalmanagement
  • 7 | Enterprise Content Management
• Fazit

DMS: eine Definition

Zunächst aber eine Definition des Begriffs, denn was genau macht ein Dokumentenmanagementsystem? Wenn wir den Begriff Dokumentenmanagement betrachten, ist es eigentlich nichts anderes als das Erfassen, Organisieren und Bereitstellen von Dokumenten. Und egal, ob es sich bei diesem Dokument um einen Vertrag oder einen Bericht handelt, jedes Unternehmen erstellt täglich neue Dokumente. 

Die Dokumentenverwaltung ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente effizient und korrekt zu speichern. Das bringt mehr Struktur in die digitale Umgebung, was wiederum die gegenseitige Zusammenarbeit verbessert.

Ein digitaler Treffpunkt

Da die meisten Dokumente heute digital gespeichert werden, kommen moderne Unternehmen ohne Softwareunterstützung nicht mehr aus. Das DMS dient als zentrale Datenbank, in der alle Beteiligten auf die gleichen Dokumente zugreifen können. Diese Dokumente werden außerdem in Echtzeit auf dem neuesten Stand gehalten, so dass jeder immer über die aktuellste Version verfügt. 

Ein System in der Entwicklung

Bis jetzt haben wir nur die Grundfunktionen einer DMS-Software behandelt. Ein modernes DMS kann nämlich viel mehr als nur speichern und strukturieren: Das System ist intelligenter denn je und verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die zur Optimierung der Geschäftsprozesse beitragen. 

Dokumentenmanagement-Software: Ist sie für mich geeignet?

Diese Frage hören wir oft im Zusammenhang mit dem Thema Dokumentenmanagement. Ist die Investition in diese Software eine sinnvolle Entscheidung, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen? Und um diese Frage einfach zu beantworten: Ja, das ist sie auf jeden Fall. Für kleinere Unternehmen kann sie sogar besonders effektiv sein. 

Schließlich ist die digitale Erfassung Ihrer Dokumente oft der erste Schritt zur Digitalisierung Ihres Unternehmens: ein Schritt, an dem Sie in der heutigen Zeit nicht mehr vorbeikommen. Es ist ein Schritt in Richtung eines papierlosen Büros.

Die 7 wichtigsten Vorteile eines DMS

Jetzt ist es an der Zeit, die wesentlichen praxisbezogenen Vorteile eines DMS-Systems klar aufzulisten. 

1 | Regelkonforme Aufbewahrung

Für einige Dokumente gelten bestimmte Regeln für die Aufbewahrung. Nehmen Sie zum Beispiel Kontaktdaten. Wenn Sie sich schon einmal online auf eine Stelle beworben haben, ist Ihnen sicher aufgefallen, dass Arbeitgeber darum bitten, Ihre Daten für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, z. B. für Aktualisierungen bei neuen Stellenangeboten. Nach dem vereinbarten Zeitraum müssen diese Daten jedoch wieder gelöscht werden. 

Ein DMS-System hilft dabei, diese Fristen einzuhalten. Es erinnert Sie zum Beispiel daran, wenn die Aufbewahrungsfrist für Dokumente abläuft. Auch die Löschung dieser Dokumente kann automatisiert werden. So können Sie sich unbesorgt dem Arbeitsalltag zuwenden. 

2 | Gemeinsamer Zugriff auf dieselben Dokumente

Eine der wichtigsten Funktionen des DMS ist der gemeinsame Zugriff auf Dokumente. So kann jeder sehen, welchen Status dieses Dokument hat und wer die letzte Änderung vorgenommen hat. Dies hat zwei sehr wichtige Vorteile:

• Einsicht in Echtzeit: Wenn alle mit der gleichen Version arbeiten, kann jeder eine Änderung in Echtzeit sehen. Wir meinen das nicht im übertragenen Sinne, sondern wörtlich: Alle können zusehen, wie eines der Projektmitglieder den letzten Satz des Dokuments schreibt. So sind alle über den aktuellen Stand der Dinge informiert, was die Zusammenarbeit fördert. So zeigen alle möglichst in die gleiche Richtung.
• Geringere Fehleranfälligkeit: Da es immer nur eine Version des Dokuments gibt, werden weniger Fehler gemacht. Ohne DMS kann es vorkommen, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne es voneinander zu kennen. Und dann gibt es drei Versionen desselben Dokuments, was nur Verwirrung stiftet. 

3 | Effizientere Zusammenarbeit

Wie bereits erwähnt, erleichtert der gemeinsame Zugriff auf Dokumente auch die Zusammenarbeit untereinander erheblich. Viele DMS-Systeme bieten zum Beispiel die Möglichkeit, Kommentare unter einem Dokument zu hinterlassen. So kann man sich gegenseitig Feedback oder Aktualisierungen mitteilen. Wenn der erste Verantwortliche das erste Kapitel des Dokuments fertiggestellt hat, kann er über einen Kommentar unter dem Dokument mitteilen, dass die nächste Person mit der Bearbeitung beginnen kann. 

4 | Kosteneinsparungen

DMS-Software bietet Unternehmen viele Möglichkeiten, die Kosten etwas zu senken. Und welches Unternehmen möchte das nicht so oft wie möglich tun? Das System hilft Unternehmen in zweierlei Hinsicht zu sparen:

• Physische Ressourcen: Mit der Anschaffung eines DMS-Systems lassen sich die Kosten für Papier, Tinte und Drucker einsparen. Schließlich wird alles digital erfasst. Außerdem werden physische Archive zunehmend überflüssig, was Platz im Büro spart.
• Zeit: Darüber hinaus spart das DMS die vielleicht wertvollste Ressource, die wir haben – Zeit. Die Abläufe werden automatisiert und übersichtlich gestaltet, so dass die Mitarbeiter besser als bisher zusammenarbeiten können. Die dadurch eingesparte Zeit kann dann anderweitig genutzt werden. 

5 | Aufbau einer Wissensbasis

Häufig verfügen DMS-Lösungen über ein Wissensmanagementsystem. Hier können die Nutzer Wissen innerhalb des Unternehmens archivieren, so dass es für andere und neue Nutzer verfügbar bleibt. So wird verhindert, dass bestimmtes Wissen, z. B. beim Ausscheiden eines Kollegen, verloren geht. Dieses Wissen kann dann für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter genutzt werden. 

Übrigens unterstützt das Dokumentenmanagementsystem auch die Suche nach bestimmten Dokumenten. Suchfunktionen, die in Zukunft zunehmend KI-unterstützt sein werden, bieten Möglichkeiten, bestimmte Informationen leicht aufzufinden.

6 | Personalmanagement

Obwohl wir zunächst empfehlen, ein ERP-System mit einem entsprechenden Modul für Human Resource Management (HRM) in Betracht zu ziehen, kann das DMS auch für bestimmte Personalangelegenheiten genutzt werden. Angenommen, eine bestimmte Abteilung arbeitet bei der Suche nach neuen Mitarbeitern mit einem bestimmten Anforderungsprofil, so kann dieses im DMS-System erfasst werden. Auf diese Weise kann man das Profil in Zukunft leicht wiederfinden. Natürlich eignet sich die Softwareumgebung auch für die Ablage persönlicher Dokumente, wie z. B. Verträge. 

7 | Enterprise Content Management

Wie bereits zu Beginn erwähnt, ist ein DMS weit mehr als ein digitaler Aktenschrank. Um jedoch noch mehr aus seinen fortgeschrittenen Funktionen herauszuholen, lohnt es sich, ein Enterprise Content Management (ECM)-Modul in Betracht zu ziehen. 

Denn ECM geht dort weiter, wo das DMS aufhört. Es kann zum Beispiel helfen, unstrukturierte Dokumente und Informationen proaktiv zu strukturieren. Ein Dokument, das nicht dem richtigen Ordner zugeordnet ist, zum Beispiel. Das hilft vor allem bei der Straffung des Dokumentenstroms. 

Fazit

Da das Ende des Papierzeitalters in Sicht ist, ist es höchste Zeit, dass Unternehmen über die Einführung eines DMS nachdenken. Es hilft nicht nur bei der Aufbewahrung von Dokumenten, sondern dient auch als digitaler Treffpunkt für Ihre Mitarbeiter. Es ist ein Ort, an dem die Mitarbeiter auf alle relevanten Dokumente zugreifen können, was ihnen auch hilft, besser miteinander zusammenzuarbeiten. Außerdem werden bestimmte manuelle Aufgaben automatisiert, was auf lange Sicht Zeit und Geld spart. 

Darüber hinaus beginnt das DMS, eine immer umfassendere Rolle zu spielen. Es geht nicht nur um die Speicherung, sondern auch um die Verbesserung der Auffindbarkeit von unternehmensweiten Dokumenten. Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR) werden in diesem Prozess in Zukunft immer wichtiger werden.

So gelingt es den Unternehmen immer besser, Kosten zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Zusammenarbeit untereinander zu optimieren. Dies wiederum trägt zur unternehmensweiten Effizienz bei, was im Zeitalter des Wettbewerbs durchaus von Bedeutung sein kann.