Der Handel verlagert sich zunehmend in die digitale Welt. Der E-Commerce gewinnt indes an immer mehr Bedeutung. Damit Händler mit den großen Einzelhandelsplattformen Schritt halten können, bedarf es moderner Technologien, um den Kunden auch Online ein einmaliges Einkaufserlebnis zu bieten.

Eine ERP-Software für den E-Commerce hilft Händlern dabei Ihre Waren und Dienstleistungen auch online perfekt zu vermarkten. Erfahren Sie mit uns, worauf Sie bei der Auswahl einer passenden ERP-Software achten müssen und warum eine branchenspezifische Lösung meist die richtige Wahl ist.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP – das steht für Enterprise-Resource-Planning und beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es schlanker und optimierter Prozesse im gesamten Unternehmen und einer Möglichkeit Ressourcen bedarfsgerecht auf diese zu verteilen.

Ressourcen sind in diesem Zusammenhang alle dem Unternehmen zur Verfügung stehende Betriebsmittel, die zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke verwendet werden können. So wie zum Beispiel:

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.)
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.)
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Alle Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass sichergestellt werden kann, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung kommt und gleichzeitig Verschwendungen ausgeschlossen werden können. Dazu muss jeder Prozess zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen ausgestattet sein.

Eine ERP-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit alle Prozesse zentral zu planen, zu steuern und zu überwachen. Dazu werden sämtliche Prozesse digital abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese Weise können Prozesse deutlich verschlankt und abteilungsübergreifend aufgesetzt werden.

Alle Akteure im Unternehmen arbeiten fortan mit denselben Daten, was dazu führt, dass Informationen schneller geteilt, Prozesse transparenter gestaltet und Fehlerquoten gesenkt werden können.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Eine ERP-Software setzt sich aus Modulen zusammen. Jedes Modul deckt dabei einen bestimmten Arbeitsbereich im Unternehmen ab. So finden sich allgemeine Module, aber auch branchenspezifische Module in einer solchen Anwendung an. Folgenden Module sind beispielsweise denkbar:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen
• Installation und Wartung
• Produktion

So setzt sich eine ERP-Software immer aus all jenen Modulen zusammen, die ein Unternehmen zur Abdeckung der eigenen Geschäftsprozesse benötigt. Ein Modul enthält eine Vielzahl an Funktionen die den Geschäftsalltag erleichtern und Prozesse teilweise sogar automatisieren können. Nicht jedes Unternehmen benötigt jedoch ein Modul für die Produktion, oder für das Global Business Management.

Daher ist es ratsam den Blick auf branchenspezifische ERP-Software zu richten. Viele Anbieter haben sich im Laufe der Jahre auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre Lösungen auf die Bedürfnisse dieser angepasst. So findet sich am ERP-Markt eben auch ERP-Software für den E-Commerce.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für den E-Commerce?

Insbesondere der E-Commerce verlangt nach vielen Funktionen, die in anderen Unternehmen oft nur wenig Verwendung finden würden. Gleichzeitigt ist beispielweise ein Produktionsmodul nicht immer erforderlich. Im E-Commerce geht es primär um ein umfangreiches Customer-Relationship-Management (CRM), einer weitreichenden Lagerverwaltung und Steuerungsmöglichkeiten für die Logistik.

Gleichsam bedarf es Funktionen für die Beschaffung, den Vertrieb, das Marketing und die Finanzverwaltung. Auch ein umfangreiches Personalmanagement kann in E-Commerce- Unternehmen weitreichend Verwendung finden.

Letztlich muss jedes Unternehmen selbst abwägen, welche Module und Funktionen zur Abdeckung der eigenen Prozesse wirklich benötigt werden und welche überflüssig sind. Neben dem eigentliche Funktionsumfang ist jedoch noch ein weiterer Faktor bei der Auswahl der passenden ERP-Software entscheidet.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im E-Commerce?

Der Anbieter spielt bei der Entscheidung für eine neue ERP-Software eine wichtige Rolle. Kennt dieser Ihre Branche, weiß er worauf es Ihnen bei der Implementierung ankommt und kann mit wichtigen Ratschlägen zum Erfolg des gesamten Projektes beitragen. Zudem kennt der Anbieter dann auch die aktuellen und künftigen Herausforderungen in Ihrer Branche genau und berücksichtigt dies bei der Zusammenstellung der Software.

Im E-Commerce ist es wichtig nah beim Kunden zu sein. Da jedoch kein persönlicher Kontakt zu diesem besteht, ist es umso wichtiger andere Wege der Kommunikation zu diesem zu finden. Ein branchenerfahrender Anbieter kennt all diese Herausforderungen und hat Lösungen für diese konzipiert und in die eigene Software integriert.

Kunden ist es zunehmend wichtiger neben dem Preis und der Qualität der Ware oder Dienstleistung auch anderer Services beanspruchen zu können. So müssen beispielweise Sendungen für den Kunden live mit verfolgbar sein oder Reklamationen einfach von Statten gehen können. Ein erfahrender Anbieter kann dabei helfen den Ansprüchen der Kunden gerecht zu werden.

Auch kennt er Ihre Konkurrenten und weiß wohlmöglich, welche Software von diesen verwendet wird. So kann ein erfahrender Anbieter letztlich dazu beitragen Ihre ERP-Software zukunftsorientiert und wettbewerbsfähig aufzusetzen. Kennt ein Anbieter Ihre Branche nicht, weiß er wohlmöglich nur unzureichend, worauf es bei der Implementierung ankommt und erkennt auch nicht alle Fallstricke, die sich dabei in den Weg stellen könnten.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für den E-Commerce?

Die passende ERP-Software für den E-Commerce und den dazugehörigen Anbieter zu finden ist angesichts der Fülle an Lösungen am Markt nicht immer leicht. Hier ist es jedoch entscheidend zu wissen, wonach genau Sie eigentlich suchen. Daher sollte vor jeder Suche eine umfangreiche IST-Analyse stehen, bei der aufgedeckt wird, wo es gerade harkt, was die neue Software leisten muss und welche Bereiche mit dieser abgedeckt werden müssen.

Aus der IST-Analyse werden dann konkrete Ziele abgeleitet, die dann in einem Lastenheft festgehalten werden. In diesem werden auch alle anderen Rahmenbedingungen, wie die Nutzerzahl, Schnittstellen, die IT-Infrastruktur oder auch das Budget beschrieben.

Mit diesem Lastenheft lässt sich die Suche dann deutlich abkürzen. Vergleichsportale im Internet bieten Ihnen die Möglichkeiten, Anbieter und Lösungen direkt hinsichtlich Ihrer Kriterien zu filtern und miteinander zu vergleichen. So gelangen Sie schnell zu fünf bis sieben Lösungen, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können.

Welche Funktionen benötigt der E-Commerce in einer ERP-Software?

Betrachtet man E-Commerce als ein Modul innerhalb eines ganzheitlichen ERP-Systems, ist zunächst einmal festzustellen, dass viele verschiedene Funktionen innerhalb dieses Moduls dazu beitragen den E-Commerce zu optimieren.

Zunächst muss man sich also darüber bewusstwerden, dass eine Software-Lösung zum E-Commerce Bestandteil einer ganzheitlichen ERP-Lösung ist. Mit dieser lassen sich diverse verschiedene Aufgaben bewältigen. Doch erst in Verbindung mit den anderen Modulen, wird die gesamte Macht dieser Anwendung erst richtig entfaltet.

Vertrieb

E-Commerce ist zunächst einmal nichts anderes als der Vertrieb von Waren und Dienstleistungen eines Unternehmens auf webbasierten Absatzwegen. Diese können einen eigenen Online-Shop auf der Unternehmenswebsite oder auch die Präsenz auf Handelsplattformen wie Amazon, eBay usw. darstellen.

Sehen wir uns also einmal etwas genauer an, wie die einzelnen Module wechselseitig voneinander profitieren können.

CRM und E-Commerce

Eng miteinander verbunden sind in jedem Fall das Customer-Relationship-Management und der E-Commerce. Man will seinen Kunden einen hervorragenden Service bieten, der sich von der Konkurrenz absetzt.

Hierzu zählt auch, dass der Kunde die angebotenen Waren und Dienstleistungen überall dort erwerben kann, wo er sich normalerweise aufhält. In einem CRM-System werden sämtliche Daten des Kunden zentral gespeichert. So eben auch alle bisherig getätigten Käufe.

Kauft der Kunde nun ein Produkt Online, so muss ihm derselbe Service zu Teil werden, wie wenn er auf anderen Wegen einen entsprechenden Kauf tätigt. Dadurch dass E-Commerce und CRM miteinander verbunden sind, können Servicemitarbeiter direkt einsehen, wenn der Kunde eine Bestellung aufgegeben hat.

Meldet sich dieser und hat noch eine Änderung oder Frage zu dieser Bestellung, kann der Service also direkt auf die Bestellung zugreifen und den Kunden bestmöglich beraten. Auch kann dem Kunden direkt nach dem Kauf, anhand der im CRM hinterlegten Daten, ein Folgeangebot unterbreitet werden.

Handelt es sich beispielsweise um einen Stammkunden, kann durch die Verbindung des E-Commerce mit dem CRM, beispielsweise auch ein Rabatt vorgeschlagen werden usw. Hier wird schon ersichtlich, dass auch der Vertrieb eng mit dem CRM-System verbunden ist.

Warenwirtschaft und E-Commerce

Heute erwarten Kunden, dass ihre online bestellten Waren in möglichst kurzer Zeit bei ihnen eintreffen. Vielmehr noch erwarten diese, dass sie Informationen zum jeweiligen Status ihrer Bestellung in Echtzeit erhalten.

Bestellt ein Kunde über den Webshop ein Produkt, so will er wissen, wann genau dieses geliefert wird und wie lange die Lieferung voraussichtlich dauern wird. Daher muss der E-Commerce auf die Daten der Warenwirtschaft zugreifen können.

Ein Beispiel: Ein Kunde bestellt einen Staubsauger über den Webshop. Nach einer automatisch generierten Bestellbestätigung, erhält dieser einen Tracking-Link, über die er den gesamten Auslieferungsprozess verfolgen kann.

Damit dies funktioniert, der Online-Shop auf Bestände im Lager zugreifen können. Ist das Produkt beispielweise gerade ausverkauft, wird die Lieferung deutlich länger brauchen, also wenn das Produkt noch massenhaft auf Lager ist.

Dies würde der Kunde selbstverständlich gern schon vor dem Kauf gerne wissen. Unerwartet lange Lieferzeiten führen am Ende nur dazu, dass der Kunde zur Konkurrenz wechselt, wenn diese schneller liefern kann.

Geht die Bestellung nun ein, wird diese direkt in die Kommissionierung weitergleitet und dort verarbeitet. Ebenso kann direkt eine entsprechende Rechnung erstellt und der Verkauf gebucht werden, da alle Stellen Zugriff auf diese Bestellung erhalten. Diese muss nicht erst von der einen zur anderen Abteilung weitergeleitet werden, was den gesamten Prozess nachhaltig verschlankt.

DMS und E-Commerce

Ein Dokumentenmanagementsystem zentralisiert sämtliche im Unternehmen umherlaufende Daten. Zu diesen gehören auch alle Dokumente, die im E-Commerce entstehen. So werden beispielweise erstellte Rechnungen automatisch den entsprechenden Ablageordnern zugewiesen und dort sicher gespeichert.

Revisionssichere Ablage wichtig

Gerade Rechnungen unterliegen einer gesetzlichen Speicherungsfrist. Mit Anbindung an das DMS muss mach sich diesbezüglich keine Gedanken mehr machen und die Rechnungen gar ausdrucken und physisch speichert.

Auf der anderen Seite können beispielweise Produktbeschreibungen, die im DMS lagern ganzeinfach im E-Commerce nutzen. Automatisch lassen sich so Produkte auf entsprechenden Portalen platzieren und mit den stets richtigen Informationen versehen.

Neben den hier angeführten Verbindungen sind jedoch noch viele weitere nutzbringende Anbindungen und Verknüpfungen denkbar. Beispielweise das Marketing kann von den Daten aus dem Online-Handel profitieren.

Muster erkennen, Absatz steigern

So lassen sich beispielweise Verkaufsmuster evaluieren oder Zielgruppen ermitteln. Mit diesen Daten wird es dem Marketing dann einfacher möglich, die Kunden individuell anzusprechen. Kauft eine bestimmte Gruppe beispielweise kurz nach dem Erwerb von Produkt A auch Produkt B, so kann dieses helfen, dem Neukunden interessante Produkte zu offerieren.

Fazit: ERP-Software passend für das eigene E-Commerce wählen

Die passende ERP-Software für den E-Commerce und den dazugehörigen Anbieter zu finden ist nicht immer ein leichtes Unterfangen. Doch mit der richten Vorbereitung auf die Suche, kann man dies effizienter gestalten. Denn nur mit der richtigen ERP-Software lassen sich am Ende die zahlreichenden Vorteile generieren, die diese Anwendungen so attraktiv machen.

Es empfiehlt sich bei der Suche auch unbedingt den Bick auf branchenspezifische ERP-Lösungen zu werfen, da diese viele Funktionen enthalten, die speziell auf die Bedürfnisse des E-Commerce ausgerichtet sind.