Der Einzelhandel ist seit Jahren stetig wachsendem Konkurrenzdruck ausgesetzt. Nicht zu Letzt der Online-Handel und die damit einhergehen globalisierten Märke machen Einzelhändlern zunehmend zu schaffen.

Um diesem Druck und den Erwartungen der Kunden langfristig gerecht zu werden, bedarf es smarter und zukunftsträchtiger Technologien, die dabei helfen, die eigenen Prozesse zu optimieren und Raum für neue Innovationen schaffen. Eine moderne ERP-Software bietet Einzelhändlern genau diese Möglichkeit.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für den englischen Begriff „Enterprise Resource Planning“. Im Wesentlichen geht es dabei um die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wir möglich zu nutzen. Dazu werden alle Prozesse soweit es geht optimiert und die Versorgung dieser, mit den notwendigen Ressourcen genau geplant.

Unter Ressourcen werden dabei sämtliche dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel verstanden, wie zum Beispiel:

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.)
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.)
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es gilt all diese Ressourcen so auf die Prozesse zu planen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen im Prozessablauf kommt. Gleichzeitig soll jedoch auch sichergestellt werden, dass keine Ressourcen verschwendet werden. Dies ist jedoch in modernen Unternehmen eine kaum zu bewältigende Aufgabe.

Hier kommen ERP-Software-Systeme zum Tragen. Diese bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens zunächst digital ab. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengetragen. So haben alle Abteilungen im Unternehmen Zugriff auf dieselben Daten und arbeiten fortan mit denselben Informationen.

Abteilungsübergreifende Prozesse realisieren

Dadurch wird es möglich alle Prozesse abteilungsübergreifend aufzusetzen und somit weiter zu optimieren. Alle Ressourcen lassen sich auf die jeweiligen Prozesse verteilen. Die Prozesse können dann wiederum zentral geplant, gesteuert und überwacht werden. Stockt es an der einen Stelle, kann dies direkt erkannt und behandelt werden.

Auf diese Weise lässt sich die Effizienz eines Unternehmens massiv steigern und viele Ressourcen können eingespart werden. Dazu ist es jedoch von zentraler Bedeutung, dass die gewählte ERP-Software auch in der Lage ist, sämtliche Prozesse eines Unternehmens vollständig abzudecken.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Am ERP-Markt finden sich unzählige unterschiedliche Lösungen. Viele Anbieter haben sich über die Jahre auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf diese angepasst. Diese sind dann meist weit besser dazu in der Lage die spezifischen Prozesse der jeweiligen Branchen abzubilden und warten mit Funktionen für spezielle Prozesse auf.

Eine standardisierte ERP-Software ist oftmals weit weniger in der Lage dazu komplexe branchenspezifische Prozesse abzubilden. Dafür bedarf es dann weitreichender Anpassungen an der Software, die Zeit und vor Allem Geld kosten.

Weniger spezifische Anpassungen von Nöten

Derartige Anpassungen sind in einer branchenspezifischen Lösung nicht von Nöten oder sind oftmals einfacher umzusetzen, da das Grundgerüst bereits steht. Eine ERP-Software ist meist aus mehreren Modulen aufgebaut.

Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich beispielweise Module für das Personalmanagement, die Kundenverwaltung, Die Produktion, die Lagerverwaltung oder auch für das Rechnungswesen und das Dokumentenmanagement an.

Welche diese Module und Funktionen man letztlich benötigt hängt maßgeblich von den eigenen Prozessen im Unternehmen ab. Daher decken branchenspezifische ERP-Lösungen diese meist besser ab, als nicht spezialisierte Lösungen.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für den Einzelhandel?

Für den Einzelhandel bedeutet dies vor allem, dass die gesamten Abläufe, vom Wareneingang über die Verteilung bis hin zum Verkauf in der der Software abgebildet werden müssen. Eine standardisierte ERP-Software liefert zwar alle wichtigen Funktionen für allgemeine Bereiche, schafft es meist jedoch nicht sämtliche Prozesse eines Einzelhandelsunternehmen abzubilden.

Insbesondere eine Anbindung der Kassensysteme an die ERP-Software kann ein entscheidender Vorteil sein. Ist die ERP-Software dazu nicht in der Lage, gehen wichtige Potentiale verloren. So können beispielsweise Bestände direkt über das Kassensystem mit den Warenlagern abgeglichen werden. Auch Nachbestellungen können dann einfach automatisch erfolgen.

Daher ist eine branchenspezifische ERP-Software von enormem Vorteil. Hier sind die meisten Anpassungen bereits im Standard enthalten und müssen nicht extra manuell vorgenommen werden. Solche Anpassungen kosten oftmals viel Zeit und Geld, weshalb eine branchenspezifische Lösung für den Einzelhandel die bessere Wahl ist.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Einzelhandel?

Auch der ERP-Anbieter spielt eine entscheidende Rolle bei der Auswahl der passenden ERP-Software. Dieser sollte über ausreichende Erfahrungen in Ihrem Sektor verfügen. So verstehen erfahrende Anbieter meist viel besser, worauf es Ihnen bei der Einführung einer neuen Software ankommt und kennen die Prozesse, die abgedeckt werden müssen.

Das bedeutet auch, dass erfahrende Anbieter die Herausforderungen in der jeweiligen Branche meist viel besser verstehen und Fallstrike bei der eigentlichen Implementierung umgehen können. Im besten Fall hat der gewählte Anbieter bereits bei der direkten Konkurrenz ein ähnliches Projekt durchgeführt und weiß somit auch um sehr spezielle Herausforderungen.

Viele ERP-Projekte scheitern an einer mangelnden Kommunikation zwischen Anbieter und Kunden. Unternehmen können oftmals nicht genau spezifizieren, was man benötigt und was nicht. Ein guter Anbieter mit Branchenkenntnissen kann diese Lücke füllen und zudem noch wichtige Ratschläge und Tipps geben.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für den Einzelhandel?

Die passende ERP-Software und den richtigen Anbieter zu finden ist oftmals kein leichtes Unterfangen. Gleichsam steht an erster Stelle die eigene Vorbereitung. Diese wird von vielen Unternehmen oftmals vernachlässigt – ein entscheidender Fehler. Denn je besser die Vorbereitung, desto einfacher die anschließende Suche.

Wichtig ist es zu wissen, wonach man eigentlich genau sucht, ehe man sich umsieht. Dazu ist eine Analyse der IST-Situation hilfreich. Diese deckt Bereiche auf, an denen es massives Verbesserungspotential gibt. Daraus werden dann konkrete Ziele abgeleitet und in einem Lastenheft festgehalten.

Lastenheft mit allen Anforderungen

In diesem werden auch sämtliche Anforderungen an die Software und alle sonstigen Rahmenbedingungen festgehalten. Das betrifft zum Beispiel das Budget, den zeitlichen Rahmen, die Anwenderzahl aber auch notwendige Anbindungen anderer Systeme an die neue ERP-Software. Auch werden alle benötigten Funktionen aufgelistet und priorisiert.

Mit dem Lastenheft in der Hand kann dann die eigentliche Suche deutlich abgekürzt werden. Schnell können passende Anbieter gefunden und deren Lösungen getestet werden. Dazu bieten sich Vergleichsportale an, auf denen sich die Lösungen hinsichtlich ihres Umfangs und anderer Faktoren leicht filtern lassen.

Welche Funktionen benötigt der Einzelhandel in einer ERP-Software?

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar wichtige Funktionen einer ERP-Software für den Einzelhandel. Da sich jedoch auch diese Branchen nochmals deutlich hinsichtlich der zu Grunde liegenden Prozesse unterscheidet, sind die folgenden Funktionen nicht zwingend für jeden Einzelhändler unablässig.

Vielmehr verschaffen wir Ihnen ein Überblick über die Möglichkeiten, die eine moderne ERP-Software für den Einzelhandel bereithält.

Sortimentsverwaltung

Teil einer erfolgreichen Omnichannel-Strategie ist ein ganzheitliches Sortimentsmanagement. Viele Ketten haben mit physischen Geschäften begonnen und später eine separate Internetabteilung hinzugefügt. Das Sortiment der beiden Abteilungen liegt in getrennten Systemen. Durch die Kombination der Systeme kann ein Händler Lagerkosten sparen. Er muss keine separaten Vorräte mehr halten.

Wichtig ist auch, dass die ERP-Software genügend Möglichkeiten bietet, Produktinformationen hinzuzufügen. Zum Beispiel, um den umfangreichen europäischen Vorschriften zu entsprechen. Dies verhindert, dass ein Einzelhändler eine separate Verwaltung führen muss.

Schließlich ist auch die automatische Verknüpfung zwischen Sortimentsverwaltung und Webshop wichtig. Im Falle einer kleinen Änderung beispielsweise hinsichtlich der Inhaltsstoffe eines Produktes ändern sich die Daten im Webshop automatisch und der Kunde erhält immer die richtigen Informationen.

Business Intelligence

Ein Einzelhandelsunternehmer mit zwei oder drei Filialen hat normalerweise einen guten Überblick über seine Verkäufe. Bei zwanzig Ladengeschäften mit einem Webshop und Facebook-Verkäufen wird das komplizierter.

Viele Unternehmen entscheiden sich immer noch dafür, den täglichen Umsatz telefonisch oder per E-Mail an die Zentrale weiterzugeben. Dies bietet einen eingeschränkten Einblick für die Käufer des Unternehmens. Welche Produkte wurden zu welchen Zeiten an welche Kunden verkauft? Und kaufen die gleichen Kunden beispielsweise auch online?

Bedarfsprognose

Bei einer intelligenten ERP-Software werden alle Informationen aus verschiedenen Vertriebskanälen miteinander verknüpft. Für die Kasse im Laden ist nur ein PC mit einem Webbrowser erforderlich. Die Zentrale hat direkten Einblick in alle Daten. Die Software kann dank der detaillierten Verkaufshistorie auch ein Prognosemodell für die kommenden Wochen erstellen.

Mit welchen neuen Produkten wird die Nachfrage weiter steigen? Bei welchen Produkten bleibt der Umsatz stabil? Bei welchen Artikeln ist der Kauf saisonbedingt? Ein Käufer, der dies einfach aus dem Kopf heraus macht, macht eher Fehler. Außerdem ist es schwierig, sein Wissen weiterzugeben, wenn er das Unternehmen verlässt.

Berichtserstellung

Für die Informationen, die ein Einzelhändler mit einer Omnichannel-Strategie und guter Software sammelt, gibt es viele weitere vorstellbare Anwendungen. Denken Sie zum Beispiel an zeitlich begrenzte Angebote oder die Anpassung des Ladenlayouts.

Wichtig dabei sind dynamische Berichts-Funktionalitäten, bei denen der Benutzer genau festlegen kann, was er auswählen möchte, zum Beispiel alle Verkäufe in einem bestimmten Postleitzahlenbereich zu einem bestimmten Zeitraum.

Preismanagement & Treueprogramme

Bei einer ERP-Software, die Informationen aus allen Vertriebskanälen kombiniert, kann ein Unternehmen seinen Kunden gezielte Angebote machen. Das amerikanische Kaufhaus Macy’s verwendet seit einiger Zeit eine Omnichannel-Strategie und stellte fest, dass Kunden, die über mehrere Kanäle einkaufen, 8-mal mehr Umsatz generieren.

Ein anderes Beispiel ist der niederländische Weinhandel Grapedistrict. Wer gerne süße Weißweine trinkt, möchte kein Angebot für Rioja. Das berücksichtigt das Unternehmen in seinen Emailkampagnen. Kunden, die an dem Treueprogramm des Weinhandels teilnehmen, erhalten relevante Angebote, die ihnen das Gefühl geben, verstanden zu werden und die daher eher etwas kaufen werden.

Fazit: ERP-Software passend für den eigenen Einzelhandel wählen

Die passende ERP-Software für den eigenen Einzelhandel zu finden ist nicht immer leicht. Doch beachtet man einige wichtige Schritte, so gestaltet sich die Suche letztlich schnell und einfach. Eine gute Vorbereitung ist in jedem Fall das A und O.

Nur wer weiß wonach er eigentlich sucht, wird am Ende eine Software finden, die die gewünschten Mehrwerte erzielt. Dazu empfiehlt es sich ein Lastenheft anzulegen indem sämtliche Anforderungen an die Software festgehalten werden. Auch der Anbieter selbst ist mit in den Fokus der Auswahl zu nehmen. Schließlich geht man mit diesem eine langwierige Partnerschaft ein.