Der moderne Großhandel ist dynamisch und oft komplex. Um in einer Welt zu überleben, in der die Kunden kritischer werden und nach einem umfangreichen Sortiment und kurzen Lieferzeiten fragen, ist es wichtig, dass Ihre eigenen Handelsprozesse optimiert werden.

Werfen Sie mi uns einen Blick auf alle wichtigen Funktionen einer ERP-Software für den Großhandel. Dabei wollen wir aufzeigen, worauf Sie schon bei der Suche nach einer geeigneten Lösung achten sollten.

Zuvor jedoch wollen wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software auseinandersetzen, um besser verstehen zu können, wie sich die diversen Mehrwerte durch den Einsatz einer solchen Software generieren lassen.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Im Kern geht es dabei um die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, auf die das Unternehmen zur Erfüllung der Geschäftszwecke zurückgreifen kann.

Neben beispielweise Waren werden hiermit also auch Maschinen, Arbeitskapazitäten, Immobilen, oder auch finanzielle Mittel gemeint. Diese müssen auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, und zwar so, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen oder Verschwendungen im Produktionsablauf kommt.

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben dann alle Abteilung Zugriff, was zum einen den Informationsfluss beschleunigt und zum anderen Fehlern vorbeugt. Zudem lassen sich so diverse Prozesse deutlich effizienter gestalten, zusammenführen und automatisieren.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus Modulen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich beispielweise Module für die Personalverwaltung, das Dokumentenmanagement, das Rechnungswesen oder auch für die Logistik und die Lagerverwaltung an. Je nach Bedarf kommen noch viele weitere Module hinzu oder werden zunächst ausgeklammert.

Jede Branche verfügt über andere Prozesse. So ist für den Großhandel beispielweise ein Produktionsmodul nicht wirklich von Belangen. Dafür bedarf es anderer wichtiger Integrationen, um die branchenspezifischen Prozesse umfangreich abdecken zu können.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für den Großhandel?

Am Markt finden sich viele ERP-Software-Lösungen, die speziell für den Großhandel konzipiert wurden. In die Entwicklung sind jahrelange Erfahrungen aus dieser speziellen Branche eingeflossen, so dass eine branchenspezifische Software immer auch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellen kann.

Mit einer solchen branchenspezifischen Lösung lassen sich beispielweise Lieferketten, der Vertrieb und das Finanzmanagement in gemeinsamen Prozessen vernetzen. So lassen sich Waren schneller und effizienter von A nach B transportieren. Insbesondere die Nachverfolgbarkeit des Warenflusses lässt sich ideal abbilden.

Liefertreue und ein gutes Preis-Leistungsverhältnis sind elementare Faktoren für den Erfolg eines Großhändlers. Gleichzeigt wird jedoch auch der Kundenservice zunehmend wichtiger. Auch hierfür halten ERP-Software-Lösungen, die speziell für den Großhandel entwickelt wurden diversen Funktionen bereit.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Großhandel?

Mit dem Erwerb einer ERP-Software gehen Sie auch immer eine langwierige Partnerschaft mit dem Hersteller bzw. dem Softwareanbieter ein. Kennt dieser Ihre Branche und hat bereits vielen anderen Großhändlern bei der Implementierung geholfen, können Sie sicher sein, dass er um die Fallstrike und Tücken während der Implementierung weiß.

Zudem kann er Ihnen dabei helfen die Software nach Ihren Wünschen anzupassen und gleichzeitig wertvolle Tipps zu nützlichen Funktionen beisteuern. Über je mehr Erfahrung ein Anbieter verfügt, desto sicherer können Sie sein, dass die Implementierung und auch die spätere Nutzung der Software ein Erfolg sein wird.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ihr Großhandels-Unternehmen?

Am ERP-Markt finden sich unzählige verschiedene ERP-Lösungen, die speziell für eine bestimmte Brache oder auch für bestimmte Betriebsgrößen konzipiert wurden. Selbst branchenspezifische Lösungen unterscheiden sich untereinander teilweise nochmal enorm voneinander. Hier die richtige Lösung für Ihre Zwecke zu finden ist sicher nicht immer leicht.

Deshalb empfiehlt es sich ein Lastenheft anzulegen. In diesem werden zunächst einmal alle konkreten Ziele festgehalten, die man sich von er Einführung der ERP-Software verspricht. So hat es auch der spätere Implementierungspartner deutlich einfacher und kann verstehen worauf es Ihnen speziell ankommt.

Ebenso werden alle gewünschten Funktionen darin festgehalten und priorisiert. Das hilft bei der eigentlichen Suche nach einer passenden Lösung. Hinzu kommen wichtige Eckdaten wie Nutzerzahl. Budget und Zeitrahmen etc. Die eigentliche Suche selbst lässt sich Dank Online-Vergleichsportalen dann recht einfach gestalten. Wichtig dabei ist jedoch, dass Sie wissen wonach Sie eigentlich suchen.

Welche Funktionen benötigt der Großhandel in einer ERP-Software?

Ähnlich verhält es sich mit dem eben schon angesprochenen Funktionsumfang. Wir wollen im Folgenden einen Blick auf ein paar gängige Funktionen einer ERP-Software speziell für den Großhandel werfen. Dabei sei noch angemerkt, dass die nachfolgende Auflistung keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Vielmehr geht es uns darum, Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten einer solchen Software zu verschaffen.

Business Intelligence für den Großhandel

Eine ERP-Software zentralisiert diverse Daten eines Unternehmens auf einer einzigen Datenbank. Der große Vorteil – man ist in der Lage die Daten systematisch auszuwerten. Dabei hilft das BI-Modul. Zum einen lässt sich hier die Leistung einzelner Prozesse in Echtzeit messen und auswerten. Auf übersichtlichen Dashboards hat man die Möglichkeit alle Prozesse in Echtzeit nachzuvollziehen.

Doch das ist erst der Anfang. Durch die Auswertung historischer und aktueller Daten wird es möglich Vorhersagen über das Kundenverhalten zu treffen. Wann werden Kunden welches Produkt vermehrt nachfragen? Diese Frage lässt sich erstaunlich präzise beantworten, ist die Datenbasis nur groß und konsistent genug. So kann gebundenes Kapital freigesetzt und anderweitig eingesetzt werden.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Eines der wohl wichtigsten Module in einer ERP-Software für den Großhandel ist das CRM-Modul. Mit diesem lassen sich sämtliche Maßnahmen, die ein Unternehmen zur Bindung der eigenen Kunden trifft, zentral verwalten und gestalten.

Kontaktmanagement

Zunächst einmal lassen sich sämtliche Kundenkontaktdaten mit dem CRM-Modul übersichtlich speichern und verwalten. Dazu wird für jeden Kunden eine Kundenakte angelegt, in der alle Daten gespeichert werden. Alle Daten meint in diesem Fall zum einen die Kontaktdaten des Kunden, darüber hinaus jedoch auch sämtliche anderen Interaktionen zum Kunden.

Ob Rechnungen, zurückliegende Bestellungen oder Reklamationen und auch jeglicher E-Mailverkehr und Telefonprotokolle. So kann der Kundenservice bei direkten Anfragen eines Kunden schnell reagieren, was zum einen Zeit spart und zum anderen direkten positiven Einfluss auf die Kundenzufriedenheit hat.

Marketing

Ebenfalls fester Bestandteil eines CRM-Moduls sind diverse Funktionen für das Marketing. Denn auch hier profitiert man von der Zentralisierung der Daten enorm. Mit diesen lassen sich wichtige Erkenntnisse zu den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden analysieren. So kann beispielweise deutlich individueller geworben werden, was die Erfolgschancen erhöht.

Auch lassen sich Marketingmaßnahmen hinsichtlich dessen Erfolg direkt auswerten. So werden die einzelnen Maßnahmen nach und nach verbessert und man kann deutlich zielgerichteter werben, was Zeit und Geld spart und auch die Kundenzufriedenheit positiv beeinflusst.

B2B-Webshop-Integration

Dank einer ganzheitlichen ERP-Software lässt sich der eigene Webshop an das System anbinden. SO kann von allen Daten im ERP direkt profitiert werden. Beispielweise können durch die Daten aus dem Lager verlässliche Aussagen über die derzeitig lieferbare Menge eines Artikels im Webshop gegeben werden. Ebenso kann ein frühestmöglicher Liefertermin direkt für jeden Artikel angegeben werden.

Ebenso wichtig sind die Daten aus dem CRM-Modul. Gibt ein Kunde eine Bestellung auf, kann diese automatisch in die entsprechende Kundenakte gespeichert und zur Weiterverarbeitung beispielsweise an die Buchhaltung weitergleitet werden. Auch wird so ein Self-Service-Kundenportal realisierbar. In diesem kann der Kunde selbst seine Bestellung nochmals überarbeiten und alte Rechnungen und Bestellungen einsehen. Viele Kunden verlangen heute immer mehr nach derartigen Möglichkeiten.

Vertrieb

Doch auch der Vertrieb allgemeine profitiert maßgeblich von einer CRM-Software. Verkaufschancen lassen sich errechnen und Kunden hinsichtlich ihres Wertes für das Unternehmen priorisieren. Auch hilft das System dabei den Überblick über laufende Angebote zu behalten. Hat ein Kunde beispielwiese gerade einen bestimmten Artikel zu Preis xy gekauft, wird dieser sich über ein Aktionsangebot zu eben jenem Produkt sicher ärgern. Für ihn macht dann ein anderes Angebot deutlich mehr Sinn.

Dokumentenmanagement-System (DMS)

Das DMS-Modul ermöglicht eine komplett papierlose Arbeitsweise in einem Unternehmen. Oftmals arbeiten Großhandelsunternehmen noch mit zahlreichen analogen Dokumenten. Bestelllisten werden ausgedruckt und an die Kommissionierung weitergeleitet. Hier wohlmöglich nochmals vervielfältigt, bis am Ende zahlreiche Versionen ein und desselben Dokumentes existieren.

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft dabei den Weg von analogen Dokumenten hin zur digitalen Arbeitsweise zu gehen. Jedes Dokument wird beim Eingang in das System mit Metadaten versehen zentral gespeichert. So kann nichts verloren gehen und jeder Akteur im Unternehmen hat zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf das jeweilige Dokument.

Beschaffung und Nachfrageplanung

Es gibt kein ERP-System, das genau vorhersagen kann, was Ihre Kunden bestellen werden. Ein ERP-System ist offensichtlich keine "Glaskugel", mit der Sie in die Zukunft sehen können. Indem Sie die verfügbaren Daten jedoch gut nutzen, können Sie die Bestandsverwaltung wesentlich effektiver gestalten. Dies spart enorm viel Arbeitszeit, Bestellungen und Lagerkosten.

Lagerkosten niedrig halten

Großhändler möchten zu jedem Zeitpunkt sicherstellen, dass sie ihre Produkte auch liefern können. Um dies zu gewährleisten, werden oft große Bestände gehalten. Diese Lagerung kostet viel Geld. Es lassen sich an Hand der Daten beispielweise saisonale Schwankungen einzelner Produktgruppen evaluieren. So kann besser geplant werden und gebundenes Kapital im Lager lässt sich freisetzen, ohne dass es dabei zu Engpässen in der Versorgung kommt.

Einkauf

Auch eine gezielte Einkaufsverwaltung hilft dabei, besser und effizienter zu arbeiten. So kann für jeden Artikel ein Backup-Lieferant eingetragen werden. Droht dieser auszugehen und der Stammlieferant kein Nachschub liefern zu können, schlägt das System einfach einen anderen Lieferanten vor.

Rechnungswesen und Controlling

Auch für das Rechnungswesen und das Controlling hält eine ERP-Software für den Großhandel diverse Funktionen bereit. Rechnungen lassen sich im Rechnungseingang automatisch prüfen und der korrekten Kostenstelle zu ordnen. Das spart enorm viel zeit ein. Auch bei der eigenen Rechnungsstellung kann auf diverse Automationen zurückgegriffen werden.

Auch lassen sich automatisch diverse Finanzberichte mit dem System anfertigen. Diese helfen dabei bessere Entscheidungen im Controlling zu treffen und stützen diese mit validen Zahlen.

Lagerverwaltung

Ein effizient angeordnetes Lager spart viel Zeit und Geld. Auch hier benötigt ein ERP-System so viele Informationen wie möglich. Was wiegen die Produkte? Vielleicht wäre es ratsam, eine schwere Box unter einer leichten zu platzieren.

Effiziente Ablauffolge

Und wenn eine natürliche Ablauffolge von Korridor 1 zu 2 bis 3 existiert, kann die Software eine intelligente kreisförmige Laufroute berechnen, die Ihren Mitarbeitern Zeit spart. Welche Produkte laufen am besten? Ein intelligentes System stellt sicher, dass diese nicht alle im selben Gang stehen, und verhindert so Staus. Je größer das Lager ist und je mehr Menschen darin arbeiten, desto wichtiger ist es, diese Art von Informationen zu sammeln und zu interpretieren.

Intelligente Barcode-Scanner

Ein intelligentes Barcode-Scansystem unterstützt ihre Mitarbeiter bei ihrer Laufroute. Vor Ort fordert der Scanner auf, wichtige Informationen, beispielsweise das Verfallsdatum, zu überprüfen.

Wenn ein Kommissionierungsort leer ist, ordnet er automatisch Nachschub an. Denken Sie daran, dass Lagermitarbeiter sich oft nicht mit IT auskennen. Die Bedienung der Scanner muss daher intuitiv und innerhalb von zehn Minuten erklärt sein.

Pick-by-Voice

Anstelle von Barcode-Scannern bieten immer mehr Systeme Sprach-Kommissionierung (Pick-by-Voice) an. Ähnlich wie bei einem GPS-System im Auto schickt eine Stimme den Mitarbeiter an einen richtigen Ort: "Biegen sie im nächsten Gang nach rechts ab." Der Mitarbeiter kann den Computer auch mit seiner Stimme steuern.

Zum Beispiel durch Eingabe von Prüfziffern und einfache Befehle. Messungen zeigen, dass ein Lagermitarbeiter dank Pick-by-Voice zwanzig bis vierzig Prozent schneller arbeiten kann.

Electronic Data Interchange (EDI)

Bei Electronic Data Interchange (EDI) "spricht" Ihr Computer ohne menschliches Eingreifen mit dem Computer Ihres Kunden. Viele wichtige Akteure machen EDI bereits zur Pflicht. In der Regel geht es um große Mengen und viele Lieferungen.

Unterschiedliche EDI-Standards

Der Vorteil von EDI ist, dass Bestellungen automatisch weitergeleitet, bestätigt und in Rechnung gestellt werden. Die Implementierung von EDI ist leider nicht immer einfach, vor allem weil es unterschiedliche Standards gibt.

Auch wenn die Kunden Ihres Unternehmens (noch) nicht mit EDI arbeiten, ist es ratsam, die Funktionalitäten eines ERP-Pakets in diesem Bereich mit Blick auf die Zukunft zu betrachten.

Self-Service-Kundenportal

Viele Unternehmen haben einen Webshop, sind jedoch noch nicht mit der übrigen Software verbunden. Das kann Ihnen und Ihren Kunden viel Zeit kosten. Betrachten Sie zum Beispiel einfache Fragen hinsichtlich Lieferzeiten. Der Kunde muss im traditionellen Fall eine E-Mail senden oder anrufen. Das muss jemand beim Großhändler beantworten.

Zeitnahe Benachrichtigungen

Es ist sehr nützlich, wenn der Kunde stattdessen beispielsweise vier Stunden vor der Lieferung eine SMS erhält, dass seine Waren unterwegs sind, und diese Informationen in einem Kundenportal angezeigt werden kann.

Fazit: ERP-Software passend zum eigenen Großhandels-Unternehmen wählen

Viele ERP-Software-Lösungen am Markt sind auf eine bestimmte Brache spezialisiert. So finden auch auch diverse Lösungen für den Großhandel. In diesen finden sich dann Funktionen für eine optimierte Lagerverwaltung, für eine umfangreiche Bedarfsplanung oder auch zur effizienteren Beschaffung und für die Logistik.

Unternehmen sollten in jedem Fall auf eine Lösung setzen, die die eigenen Prozesse in Gänze abzudecken vermag. Ebenso sollte darauf geachtet werden, dass die ERP-Software in der Lage dazu ist, mit dem Unternehmen zu wachsen.