Gesundheitseinrichtungen bemühen sich jeden Tag um die bestmögliche Versorgung. Gleichzeitig müssen sie die ständig steigenden Gesundheitskosten drücken. Bei diesem Spagat kann eine branchenspezifische ERP-Software von großem Wert sein.

Dadurch können Prozesse, die nicht direkt pflegebezogen sind, unterstützt und automatisiert werden. Diese Nicht-Pflegeprozesse bestimmen weitgehend die Leistung einer Gesundheitseinrichtung. 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Dieses beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens bzw. einer Organisation, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie nur eben möglich einzusetzen. Dabei muss sichergestellt werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Störungen im Prozessablauf kommt.

Dazu bedarf es einer Abbildung aller Prozesse auf der einen Seite und einer Erfassung alle zur Verfügung stehender Ressourcen auf der anderen. Mit einer ERP-Software werden alle Prozesse digital abgebildet und die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese Weise lassen sich zahlreiche Prozesse deutlich schlanker und effizienter gestalten. Abteilungsgrenzen werden einfach überwunden, sodass Daten schneller und transparenter im ganzen Unternehmen geteilt werden können.

Unter Ressourcen versteht man in diesem Kontext sämtliche dem Unternehmen zur Verfügung stehende Betriebsmittel, also neben Materialien auch die Arbeitskraft der Mitarbeiter, finanzielle Mittel, Werkzeuge, Immobilien oder Maschinen. All diese Ressourcen lassen sich mittels einer ERP-Software so auf die vorliegenden Prozesse verteilen, dass sichergestellt werden kann, dass immer alle Abläufe reibungslos von Statten gehen können.

Dabei werden an vielen verschiedenen Stellen durch schlankere Prozesse viele Ressourcen eingespart. Diese können dann gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden. So sichern sich Unternehmen den Vorteil gegenüber Mitbewerbern, auf den es so zwingend ankommt.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Am ERP-Markt finden sich unzählige verschiedene ERP-Lösungen. Viele Anbieter haben sich mehr und mehr auf bestimmte Betriebsgrößen und Branchen spezialisiert. Die Gründe hierfür liegen meist auf der Hand. Jede Branche hat ganz spezielle Prozesse die mittels einer ERP-Software abgebildet werden müssen. Im Gesundheitssektor bedarf es beispielsweise anderer Funktionen als in einem Bauunternehmen.

So sind die ERP-Software-Lösungen mittlerweile so weit ausdifferenziert, dass so gut wie für jedes Unternehmen, ganzgleich welcher Branche dieses angehört, eine passende ERP-Software am Markt exzitiert. Greift man auf eine Standard-Software zurück, so müssen hier viele Anpassungen an die eigenen Prozesse vorgenommen werden. Letztlich ist man mit einer branchenspezifischen Software also besser beraten, da hier bereits viele wichtige Funktionen von vornherein enthalten sind.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Health Care?

Mit dem Begriff Gesundheitswesen wird ein riesiger Bereich innerhalb der Gesellschaft und der Wirtschaft abgedeckt. Bezogen auf konkrete Einrichtungen und Unternehmen umfasst das Gesundheitswesen all jene deren zentrale Aufgabe in der Förderung und Erhaltung der Gesundheit besteht. Gleichsam wird hier nochmals unterschieden zwischen beispielweise Arzneimittelherstellern und beispielweise Krankenhäusern.

Das Gesundheitswesen ist in sich also schon äußerst divers. Allen gemein sind hingegen rechtliche Vorgaben, die im Bereich Gesundheit eine Rolle spielen. Arzneimittelvorgaben, Abrechnungsschlüssel oder Vorgaben seitens Gesundheitsämtern. Eine ERP-Software, die speziell für das Gesundheitswesen konzipiert wurde, berücksichtigt all diese Faktoren und hilft bei der Umsetzung dieser Vorgaben.

Eine Standard-ERP-Software ist hierzu nicht einmal im Ansatz in der Lage. Zwar hilft diese dabei die eigenen Prozesse effizienter zu gestalten, kann jedoch nicht die individuellen Herausforderungen meistern, wie es eine branchenspezifische Lösung zu leisten vermag. Wir werden uns an späterer Stelle noch einigen Funktionen widmen, um klarer zu machen, warum eine branchenspezifische Lösung insbesondere im Gesundheitswesen von enormer Bedeutung ist.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Health Care?

Neben der Lösung selbst, kommt es auch auf den passenden Softwarepartner an. Dieser sollte im besten Fall über jahrelange Erfahrung in der Implementierung von ERP-Software in Ihnen ähnlichen Einrichtungen verfügen. Er weiß um die verschiedenen Fallstricke während der Einführung und kann besser verstehen, worauf es Ihnen bei der neuen ERP-Software im Einzelnen ankommt.

Auch kennt das Umfeld Ihres Unternehmens und weiß somit um die Notwendigkeit von wichtigen Schnittstellen zu anderen Einrichtungen. Ebenso kann er Tipps zu wichtigen Funktionen geben, die Sie selbst wohlmöglich gar nicht auf dem Schirm haben. Daher ist es immer ein Pluspunkt einen erfahrenden Anbieter an seiner Seite zu wissen.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Health Care?

Die passende ERP-Software zu finden ist nicht immer leicht. In jedem Fall sollten Sie für die Suche genügend Zeit einräumen und diese nicht auf die leichte Schulter nehmen. Oftmals scheitern ERP-Projekte an einer überstürzten Entscheidung für eine Software. Diese passt dann nur unzureichend zum Unternehmen und produziert am Ende mehr Probleme, als sie aus dem Weg räumt.

Daher sollte an sich ganz zu Beginn mit der Frage auseinandersetzen, wonach eigentlich genau gesucht wird. Dabei hilft eine umfangreiche IST-Analyse mit anschließender Zielformulierung. Im Zuge dessen empfiehlt es sich ein Lastenheft anzufertigen, in dem alle konkreten Ziele festgehalten werden.

Ebenso wird darin das Budget und zeitlicher Rahmen bestimmt und alle Funktionen werden entsprechend ihrer Priorität aufgelistet. Das erleichtert die anschließende Suche enorm und hilft dabei den eigenen Fokus nicht zu verlieren. Auch kann Ihr künftiger Anbieter mit Hilfe des Lastenheftes besser verstehen, worauf es Ihnen bei der Implementierung wirklich ankommt.

Welche Funktionen benötigen das Health Care-Unternehmen in einer ERP-Software?

Eine ERP-Software ist aus vielen unterschiedlichen Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Bereich des Unternehmens ab. Über die zentrale Datenbank sind all diese Module miteinander verbunden und ermöglichen so eine unternehmensweite Kommunikation und schlankere Prozesse. Dabei unterstütz jedes Modul mit Funktionen, die die Prozesse innerhalb der Abteilungen nochmals deutlich vereinfachen und teilweise sogar automatisieren.

Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf ein paar dieser Funktionen werfen und dabei deren konkreten Nutzen für einzelne Einrichtungen im Gesundheitswesen werfen. Nicht jede Einrichtung kann den gleichen Nutzen aus diesen Funktionen ziehen. Daher gilt es in jedem Fall abzuwägen, was man selbst wirklich von einer ERP-Software erwartet.

Rechnungsstellung im Gesundheitswesen 

Die Kosten für Behandlungen können nicht von Gesundheitseinrichtungen selbst bestimmt werden. Die deutsche Regierung entscheidet zweimal im Jahr, zu welchem Tarif das Krankenhaus Gebühren erheben darf. Dieser Tarif wird als Krankenhauspreis bezeichnet und enthält alle Komponenten zur Finanzierung der Versorgung eines Patienten (Pflegepersonal, Gesundheitspersonal, Material usw.). Die Sätze werden auf der Grundlage der Zahlen ermittelt, die die Krankenhäuser an die öffentliche Gesundheitsbehörde weiterleiten. Sie haben also immer einen verzögerte Ziffer.

Weitere Einzelheiten zu den Tarifen werden von der RIZIV-Konvention mitbestimmt, unter die die geleistete Pflege fällt. Hierbei handelt es sich um Vereinbarungen, die auf nationaler Ebene zwischen den Krankenkassen und dem Nationalen Institut für Kranken- und Invaliditätsversicherung (Riziv) geschlossen werden. In dieser Konvention werden Tarife für medizinische Leistungen festgelegt.

Um sicherzustellen, dass die korrekten Tarife automatisch berechnet werden, verwenden Gesundheitseinrichtungen sogenannte Gebührenabrechnungssysteme (Tar / Fac-Systeme). Die Berechnung der richtigen Rate reicht jedoch nicht aus. Die eigentliche Komplexität ergibt sich aus der Berechnung der Rechnungsgrundlagen.

Diese Basis sind die Daten, die über MyCareNet zur Verfügung gestellt werden. Für jeden Patienten müssen Änderungen in diese Anwendung eingebracht werden. Erst nachdem diese Änderungen genehmigt wurden, können Beträge erhoben werden. Eine gut-funktionierende Verbindung zu MyCareNet ist daher wichtig, um eine möglichst genaue Rechnungsstellung zu ermöglichen.

Die Berechnung des Ausmaßes, in dem ein Patient behandelt wurde, ist komplex. Dies ist jedoch die Basis für den Schlüssel bei korrekter Rechnungsstellung.

Finanzen im Health Care

Der Gesundheitssektor besteht hauptsächlich aus halbstaatlichen Einrichtungen. Dies hat weitreichende Konsequenzen für den Umgang dieser Organisationen mit Budgets und Finanzdaten. Offensichtlich wurden dafür von der Regierung strenge Regeln aufgestellt.

Darüber hinaus ist das Finanzmanagement in diesem Sektor ziemlich komplex. Zum Beispiel haben Gesundheitseinrichtungen zu jeder Zeit Dutzende von Darlehen für alle Arten von Dingen ausstehend. Um dies in den Griff zu bekommen, wird eine Darlehensverwaltungsfunktion empfohlen. Die ERP-Software hilft Ihnen dann bei der Buchung von Schulden, der Übertragung von lang- bis kurzfristigen Schulden usw.

Gesundheitseinrichtungen müssen ihre Buchhaltungsdaten auch jährlich an die Gesundheitsbehörden übertragen. Die Daten der Gesundheitseinrichtung werden mit einer dafür vorgesehenen Anwendung geprüft. Diese muss auch die ERP-Software verarbeiten können.

Die Abrechnungsdaten sind jedoch nur ein Teil dessen, was über die Software an die Behörde weitergeleitet werden muss. Beispielsweise müssen vierteljährlich die Daten zu den Krankenhaustagen und die Art der Versicherung der Patienten angegeben werden. Es gibt auch zahlreiche Berichte, in denen die Finanzdaten auf unterschiedliche Weise erfasst werden.

Ein wichtiger Teil davon sind die Personaldaten. Ein Krankenhaus muss immer die Regeln des Standardpersonals (Personal, für das es finanziert wird) einhalten. Stellen Sie also sicher, dass Sie nach einem ERP-System suchen, das die Prozesse zur Erfassung und Weitergabe von Finanzdaten im Gesundheitswesen berücksichtigt.

Facility Management 

Funktionalitäten für das Facility Management verdienen Ihre Aufmerksamkeit bei der Suche nach einem ERP-System für den Gesundheitssektor. Darunter verstehen wir technische Dienstleistungen für Reparaturen und vorbeugende Wartung, aber auch Raum- und Schlüsselverwaltung. Die Bedeutung der technischen Verwaltung von Einzelgeräten (medizinisch oder nicht-medizinisch) liegt auf der Hand.

Es ist daher auch logisch, dass Funktionalitäten in Ihrer ERP-Software zurückblicken können müssen, um dies zu unterstützen. Denken Sie an einen klaren historischen Überblick über die Wartungsarbeiten. Sobald es Zeit für eine interne vorbeugende und kurative Wartung ist, kann eine Benachrichtigung an die technische Abteilung gesendet werden. Im Übrigen können bei Bedarf auch manuelle Arbeitsaufträge für die Wartung eingeplant werden.

Da Gesundheitseinrichtungen oft groß sind, kann der technische Dienst Mängel übersehen. Es ist dann sinnvoll, wenn jeder Benutzer sofort melden kann, sobald er zum Beispiel eine defekte Lampe bemerkt. Diese Nachricht erreicht dann automatisch die technische Abteilung.

Logistikmanagement 

Ein gutes Logistikmanagement ist in Einrichtungen des Gesundheitswesens sehr wichtig. Schauen Sie sich allein schon einmal die Lagerverwaltung an. Krankenhäuser haben oft mehrere Standorte mit jeweils einem eigenen Lager. Selbst innerhalb einer Branche sind die Bestände fragmentiert. Einige der Bestände sind bereits in den verschiedenen Abteilungen zum Einsatz. Die Tatsache, dass Waren aus dem Lager entnommen wurden, bedeutet also nicht, dass sie bereits verwendet wurden.

Sie möchten jedoch ein zentrales Bild aller verfügbaren Bestände. Stellen Sie daher sicher, dass Sie ein ERP-System finden, das sicherstellt, dass der Eingang, der genaue Ort und der tatsächliche Verbrauch der Bestände zentral und genau verwaltet werden können.

Ein weiterer Aspekt des Bestandsmanagements in Gesundheitseinrichtungen ist, dass viele Artikel eine begrenzte Haltbarkeit haben. Sie müssen also nach einem ERP-System mit Funktionalitäten nach dem FEFO-Prinzip (First Expired – First Out) suchen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Artikel, die am schnellsten verderben, zuerst verwendet werden.

Rollenbasierte Benutzerportale 

Eine Vielzahl von Menschen arbeitet in einer Gesundheitseinrichtung. Von der Krankenschwester bis zur Reinigungskraft, von der Rezeption bis zum Herzchirurgen. Noch mehr als im Geschäftsleben sind die Verantwortlichkeiten anders.

Um sicherzustellen, dass eine ERP-Software benutzerfreundlich bleibt, empfiehlt es sich, ein System zu finden, das umfangreiche Optionen zur Anpassung der Benutzeroberfläche an die Bedürfnisse des Benutzers enthält. Mit einer rollenbasierten Oberfläche finden die Mitarbeiter in einem Fenster einen Überblick über alle relevanten Daten, durchzuführenden Aufgaben, funktionsorientierten Verknüpfungen usw.

Fazit: ERP-Software passend zur eigenen Health Care-Ausrichtung wählen

Im Internet finden Sie Hunderte von ERP-Anbietern. Wie treffen Sie die richtige Wahl? Das hängt natürlich davon ab, welche Funktionalitäten Sie wünschen, wie hoch Ihr Budget ist und wie viel Anpassungsbedarf Sie benötigen, ob Sie sich für Cloud oder On-Premises entscheiden. Entscheiden Sie sich in jedem Fall nicht nur für die ERP-Software, sondern auch für einen Partner mit Branchenerfahrung. Ein Partner, der es weiß, Herausforderungen anzunehmen und zu meistern.