Besonders das Personalmanagement profitiert von ERP-Software. Wir zeigen Ihnen die spannendsten und wichtigsten Funktionen im Personalmodul. Der optimale Personaleinsatz zur Bewältigung von Geschäftsprozessen und auch die Bewältigung unvorhersehbarer Ausfälle ist zur zentralen Herausforderung im Personalmanagement eines jeden Unternehmens geworden.
Jede Branche kann von künstlicher Intelligenz profitieren. In diesem Artikel betrachten wir die möglichen Vorteile von KI in der Personalverwaltung.
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Das Personalmanagement profitiert im besonderen Maße von einer ERP-Software. Wir zeigen Ihnen die spannendsten und wichtigsten Funktionen im Personalmodul.
ERP-Software (Enterprise Resource Planning) bietet viele Vorteile durch die Integration und Automatisierung wichtiger Prozesse im Unternehmen.
Gleichzeitig gilt es, zuverlässiges und qualifiziertes Personal zu finden, die eigene Weiterbildung zu fördern und viele gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen. Die Aufgaben sind vielfältig und nicht einfach zu meistern. An dieser Stelle möchten wir die wichtigsten Funktionen einer ERP-Workforce-Management-Software aufzeigen und deren konkreten Nutzen für Ihr Unternehmen aufzeigen. Beginnen wir jedoch mit ein paar allgemeinen Definitionen.
Die drei Buchstaben „HRM“ sind ein Akronym für das Human Resource Management. Hierbei handelt es sich um einen Bereich der Betriebswirtschaft, welcher sich dem Personal und dem Produktionsfaktor Arbeit auseinandersetzt. Im deutschen Sprachgebrauch sind alternativ auch die Bezeichnungen Personalwesen, Personalmanagement oder Personalwirtschaft gebräuchlich.
In Zusammenhang mit HRM fällt vereinzelt auch der Begriff „Workforce Management“. Dieser impliziert jedoch ein eher enges bzw. begrenztes Verständnis des Personals in Form einer vornehmlich instrumentellen Sicht. Das Personal wird demnach als Instrument der Realisierung der Unternehmensziele angesehen. Das Human Resource Management spiegelt hingegen eine deutlich weit gefächertere Sichtweise wider, welche sich beispielsweise auch mit Bereichen wie der Personalentwicklung auseinandersetzte.
ERP ist die Abkürzung für das Enterprise Resource Planning; zu Deutsch die Geschäftsressourcenplanung. ERP-Systeme werden auch als Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur bezeichnet. Mit moderner ERP-Software lassen sich alle noch so spezifischen Geschäftsprozesse eines Unternehmens digital abbilden und steuern. Dies bezieht sich grundsätzlich auch auf Personalprozesse, wenn eine ERP-Software mit entsprechendem Modul im Unternehmen im Einsatz ist.
Alternativ können auch gesonderte Systeme speziell für das HRM eingesetzt werden. Hier sollte jedoch darauf geachtet werden, dass ein nahtloser Datenaustausch zwischen HRM-Software und ERP eingerichtet werden kann. Dies ist beispielsweise über eine softwareseitige Schnittstelle möglich. So sind alle wichtigen Daten des Human Resource Managements auch im ERP verfügbar und umgekehrt. So wird eine einheitliche Datenbasis geschaffen. Auch Prozesse können nahtlos von einem Geschäftsbereich in den anderen übergehen. Dies ist beispielsweise bei der Gehaltsabrechnung von Relevanz, im Rahmen welcher ein nahtloser Informationsaustausch zwischen Buchhaltung und HR von Vorteil ist.
Die ganzheitliche Abbildung des Unternehmens im ERP-System ermöglicht auch der Personalabteilung eine ganzheitliche Planung und Umsetzung des Personaleinsatzes. Schauen wir uns im Folgenden daher einmal einige wichtige Funktionen eines HR-Moduls in einer ERP-Software an und beleuchten den praktischen Nutzen.
Beim sogenannten Kompetenzmanagement geht es darum, genau erklären zu können, welche Fähigkeiten welcher Mitarbeiter hat. So lässt sich ermitteln, welcher Mitarbeiter für welche Aufgaben am besten geeignet ist und wo das Personal am besten eingesetzt werden kann. Gleichzeitig können durch Aus- und Weiterbildung Schwächen aufgedeckt und ausgeglichen werden. Fällt ein Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt aus, ist sofort ersichtlich, welcher Mitarbeiter über die erforderlichen Fachkenntnisse und Fähigkeiten verfügt, um zumindest einen Teil der Aufgaben des ausgefallenen Mitarbeiters zu übernehmen.
In der ERP-Software kann für jeden Mitarbeiter hinterlegt werden, welche Ziele er in der Vergangenheit erreichen konnte, welche Prämien ihm ausgezahlt wurden oder ob er Ideen zur Verbesserung des Unternehmens eingereicht hat. So kann nicht nur die Entwicklung des Mitarbeiters nachvollzogen, sondern auch Anreize für ein weiteres Engagement entwickelt werden.
Der Kern des Human Resource Management ist sicherlich die Personalverwaltung, in dem alle administrativen Angelegenheiten Ihrer Mitarbeiter erfasst, verwaltet und gespeichert werden. Dazu gehören zum Beispiel:
Auch ausgehandelte Arbeitsverträge oder andere Dokumente des jeweiligen Mitarbeiters können hier abgelegt werden. Die Informationen sind somit schnell und einfach einsehbar und können bei Bedarf vom Personalmanagement genutzt werden.
Mit Hilfe eines Self-Service-Portals können Ihre Mitarbeiter sich ändernde Informationen (z. B. eine neue Adresse) im System ändern und ergänzen. Außerdem können sie die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage einsehen oder Informationen für ihre Steuererklärung abrufen.
Mit einer umfangreichen Auffrischungskurs- und Schulungsverwaltung ist es möglich, alle Schulungen, Weiterbildungen etc. und die dazugehörigen Zertifikate in speziellen Ordnern zu hinterlegen. So hat das Unternehmen die Fähigkeiten und Kompetenzen der eigenen Mitarbeiter immer im Blick und kann diese entsprechend einsetzen. Sie können auch sehen, welche Mitarbeiter seit einiger Zeit keine Weiterbildung mehr absolviert haben. Anschließend können Vorschläge gemacht werden, wie sie sich weiterbilden können. Denn die Mitarbeiterschulung kann ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg sein.
Mit einer Urlaubsplanfunktion können Mitarbeiter nicht nur alle Urlaubstage im Blick behalten, sondern es können auch bestimmte Regeln eingefügt werden, die dafür sorgen, dass beispielsweise nicht eine ganze Abteilung gleichzeitig im Urlaub ist. So kann der Tagesbetrieb jederzeit aufrechterhalten werden. Darüber hinaus sind auch Krankheitstage, Mutterschutz oder unbezahlter Urlaub darin zu finden und unterliegen diesen Regelungen.
Nicht jede ERP-Lösung verfügt über ein umfangreiches Bewerbermanagement, doch gerade für Unternehmen mit vielen Vakanzen pro Jahr kann dies einen enormen Mehrwert bieten. Bewerbungsmanagement spart viel Zeit, insbesondere in Kombination mit einer DMS-Lösung. Eingehende Bewerbungen werden sofort bearbeitet, offene Stellen automatisch angelegt und Termine vom System ausgewählt. Aber ein Beispiel kann uns in diesem Punkt helfen.
Beispiel:
Eine Abteilung benötigt einen neuen Mitarbeiter und meldet diesen über das System an. Anforderungen und Startdatum sind bereits eingetragen und werden dann zur Genehmigung an das zuständige Management weitergeleitet. Sofern die Geschäftsleitung dies genehmigt hat, wird auf Basis des Anforderungsprofils automatisch eine entsprechende Vakanz erstellt und auf der eigenen Website sowie auf einschlägigen Stellenportalen veröffentlicht.
Eingehende Bewerbungen werden dann direkt in die ERP-Software geladen und dort von den zuständigen Mitarbeitern gesichtet. Nachdem alle ihre Zustimmung gegeben haben, kann das System in den Agenden aller beteiligten Akteure automatisch nach einem freien Termin für ein Vorstellungsgespräch suchen und den Bewerber anschließend einladen.
Nachdem sich die Akteure für einen Kandidaten entschieden haben, kann der Arbeitsvertrag unter Berücksichtigung ausgehandelter Konditionen auch automatisch erstellt werden. Andere Bewerber können sich in einen Bewerberpool eintragen, der für die nächste Stelle des Typs verwendet werden kann. Mit einem umfangreichen Antragsmanagement innerhalb der ERP-Software lassen sich viele, teilweise mühsame Aufgaben automatisieren, was Zeit und letztlich Kosten spart. Der E-Mail-Verkehr zu den einzelnen Bewerbern kann nahezu vollständig automatisiert werden und auch die zeitnahe Löschung der Daten kann vom System übernommen werden.
Mit einem Personalmanagement-Modul in einer ERP-Software lassen sich viele verschiedene Aufgaben deutlich rationalisieren und automatisieren. Von der Personaleinsatzplanung über ein umfassendes Schulungsmanagement bis hin zum ganzheitlichen Bewerbermanagement kann es alle Fragestellungen rund um die Belegschaft eines Unternehmens abbilden.
Zudem spart das System nicht nur Zeit, sondern setzt auch Ressourcen frei, die anderweitig genutzt werden können. Vor allem aber ermöglicht das Modul Ihren Mitarbeitern ein freieres Arbeiten, da es sicherstellt, dass auch die kleinen Aufgaben jederzeit erledigt werden.