Die Immobilienwirtschaft ist ein äußerst heterogener Wirtschaftszweig, der sich im Kern mit der Entwicklung, der Produktion, der Bewirtschaftung und auch der Vermarktung von Immobilen beschäftigt.

Eine ERP-Software passend zum einen Immobilien-Unternehmen zu finden ist daher schon in sich nicht leicht. Schließlich muss diese auch hochgradig spezialisierte Prozesse des Unternehmens abdecken können.

Wir wollen an dieser Stelle einmal eben jene speziellen Anforderungen der Immobilienwirtschaft an eine ERP-Software in den Fokus nehmen und die Lösungen am ERP-Markt für diese erläutern. Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, worauf es bei der ERP-Suche genau ankommt.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für das sogenannte Enterprise-Ressource-Planning. Dabei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, die zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Dazu gilt es diese so auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung kommt, jedoch auch keine Ressourcen verschwendet werden.

Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel verstanden. Dazu zählen neben Arbeitsmaterialen, Werkzeugen und Maschinen auch finanzielle Mittel, das Personal, Immobilien oder Lagerbestände etc.

Mit einer ERP-Software werden alle Prozesse eines Unternehmens digital abgebildet. Die Daten laufen dann auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich die Prozesse nochmals deutlich verschlanken, zusammenführen und an einigen Stellen sogar gänzlich automatisieren. Die Software bietet dem Unternehmen die Möglichkeit alle Prozesse zentral zu planen, zu steuern und zu überwachen.

Es lassen sich sämtliche Ressourcen so auf die neuen schlanken Prozesse planen, sodass es zu keinerlei Verzögerungen oder Engpässen in der Versorgung kommt. Gleichzeitig werden enorm viele Ressourcen durch die effizientere Planung eingespart. Darin liegt das Potential moderne ERP-Software-Lösungen.

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich beispielwiese Module für die Finanzen, das Personalmanagement, die Produktion oder auch die Lagerverwaltung an.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Je nach eigenem Bedarf kommen dann noch weitere Module hinzu oder werden ausgeklammert. Innerhalb der einzelnen Module warten eine Vielzahl verschiedener Funktionen, die die alltäglichen Prozesse unterstützen und teilweise sogar automatisieren. Jedes Modul ist über die zentrale Datenbank miteinander verbunden. So werden Abteilungsübergreifende Prozesse realisierbar.

Da jedes Unternehmen über eine ganz eigene Prozessstruktur verfügt, bedarf es einer Softwarelösung, die genau dies abzudecken vermag. Über die Jahre haben sich viele ERP-Hersteller auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert. Ihre ERP-Lösungen decken alle wesentlichen und auch viele spezielle Prozesse eines Unternehmens einer bestimmten Branche ab.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Real Estate?

In der Immobilienwirtschaft bedarf es diverser spezifischer Funktionen, zur Abdeckung der Prozesse. Daher empfiehlt es sich eine ERP-Software auszuwählen, die viele dieser Anforderungen in ihrer Standard-Version bereits mit sich bringt. Andernfalls müssen zahlreiche Anpassungen an der Software vorgenommen werden.

Diese kosten viel Zeit und Geld. Zudem machen diese die Wartung und Instandhaltung des Systems deutlich komplexer. Daher sollte man direkt eine Software wählen, die über die wichtigsten Funktionen verfügt. Für die Immobilienwirtschaft sind beispielwese ein umfangreiches Vermietungs- und Interessentenmanagement oder auch eine Sondereigentumsverwaltung von zentraler Bedeutung.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Real Estate?

Ein ERP-Anbieter mit Erfahrung in Ihrer Branche kann einen erheblichen Mehrwert mit sich bringen. Nicht nur die Software sollte zu Ihrer Branche passen, auch der Anbieter sollte um die speziellen Hürden und Anforderungen dieser Branche wissen. So kann ein erfahrender Anbieter bei der Implementierung mit wichtigen Ratschlägen zur Seite stehen.

Zudem versteht dieser, worauf es beim Einsatz der Lösung wirklich ankommt. Auch kann er Dank seiner Erfahrung wichtige Tipps für zusätzliche, Ihnen wohlmöglich unbekannten Funktionen geben. Ein Anbieter, der die Branche nicht kennt, weiß oftmals nicht genau, was wichtig ist und was nicht. Im Besten Fall hat der gewählte Anbieter bereits einige Implementierungen

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ihr Real Estate-Unternehmen?

Die Suche nach einer passenden ERP-Software und damit auch nach dem passenden Anbieter gestaltet sich nicht immer einfach. Am ERP-Markt finden sich unzählige unterschiedliche Lösungen, die sich teilweise auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert haben. Hier den Überblick zu behalten ist nicht immer leicht.

Zunächst einmal gilt es festzustellen, wonach man eigentlich sucht. Klingt banal, ist jedoch mehr als die halbe Miete. Denn nur wer weiß, was die gesuchte ERP-Software leisten muss, kann diese auch finden. Viele Unternehmen begehen den Fehler die Suche zu überstürzen und entscheiden sich für die erst beste Lösung. Passt die Software dann nicht optimal zum Unternehmen kann es teuer werden.

Stellenwert des Lastenheftes

Damit dies nicht passiert, sollte man unbedingt ein umfangreiches Lastenheft anfertigen. Darin sollten alle konkreten Ziele, die man mit der ERP-Software erreichen will, festgehalten werden. Ebenso gilt es alle Rahmenbedingungen, wie das Budget und den zeitlichen Rahmen darin niederzuschreiben.

Zu guter Letzt werden alle Funktionen, über die die Software unbedingt verfügen sollte aufgelistet und priorisiert. Auch gilt es notwendige Schnittstellen zu anderen Anwendungen mit in das Lastenheft aufzunehmen. So verlieren Sie bei der Suche nicht den Fokus und ihr gewählter Anbieter kann besser verstehen, worum es Ihnen bei Ihrem ERP-Projekt geht.

Welche Funktionen benötigen Real Estate-Unternehmen in einer ERP-Software?

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar spezielle Funktionen, die für die Immobilienwirtschaft von zentraler Bedeutung sein können. Dabei muss jedoch klargestellt werden, dass diese Funktionen keineswegs für jedes Unternehmen unerlässlich sind. Unternehmen, die sich unter dem Begriff Immobilienwirtschaft zusammenfassen lassen, sind in sich nochmals sehr unterschiedlich.

Die hier aufgeführten Funktionen werden also nicht zwangsläufig in jedem Unternehmen benötig, zeigen veranschaulichen jedoch sehr gut, warum es einer branchenspezifischen ERP-Software bedarf, um alle Prozesse des eigenen Unternehmens ausreichend abdecken zu können.

Eigentumsverwaltung

Mit einem gesonderten Modul zur Verwaltung von Wohneigentum lassen sich alle Verträge der vermieteten Nutzungseinheiten aller Eigentümer übersichtlich und effizient verwalten. Oftmals finden sich hier Funktionen die es ermöglichen, mehrere unterschiedliche Abrechnungsmodalitäten berücksichtigen und über Sondereigentumskonten verwaltet werden können.

Nebenkostenabrechnungen

Eine branchenspezifische ERP-Software für die Immobilienwirtschaft enthält auch Funktionen die bei der Nebenkostenabrechnung von Mietobjekten hilfreich sind. So ist es möglich beispielweise Heizkostenabrechnungen direkt mit dem ERP-System zu erstellen, oder auch die Daten direkt an Dritte per ARGE-Schnittstellt zu übermitteln. Ebenso unterstützt die Software mit einer Zählerverwaltung für die eigene Abrechnung.

Portal für die Vermietung und das Interessenmanagement

Mit einem Vermietungsportal lassen sich Objekte, die zur Vermietung stehen, einfacher vertreiben. Exposés lassen sich automatisch an Hand der im ERP-System vorhandenen Daten erstellen und in das Portal einpflegen. Auch kann direkt über das System ein Angebot auf mehreren Immobilienportalen geschaltet und direkt verwaltet werden. Das spart Zeit bei der passenden Mietersuche und sorgt für weniger Leerstände.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Ein CRM-Modul innerhalb einer ERP-Software für die Immobilienwirtschaft verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei der Verwaltung und Bespielung der Kunden helfen. Ob Mieter oder Vermieter, es lassen sich alle Gruppen besser und übersichtlicher verwalten. Interessenten könnten so deutlich gezieltere Angebote unterbreitet werden und auch benutzerfreundliche Kundenserviceportal werden mit dem Mosul realisierbar.

Fazit: ERP-Software passend zum eigenen Real Estate-Unternehmen wählen

Wer auf der Suche nach einer passenden Software für sein Unternehmen ist, kommt oftmals um eine branchenspezifische ERP-Lösung nicht herum. Das gilt insbesondere auch für die Immobilienwirtschaft. Viele komplexe und spezifische Prozesse müssen mit der Software abgedeckt werden können. Daher empfiehlt es sich eine ERP-Software, wie auch einen erfahrenden Anbieter zu finden, die sich auf die Branche spezialisiert haben.

Real Estate ERP: Funktionen und Module

Innerhalb einer ERP-Software für die Immobilienwirtschaft finden sich zahlreiche Module und Funktionen an, die speziell für die täglich zu bewältigen Aufgeben in dieser Branche konzipiert worden sind. Nebenkostenabrechnungen, Mietobjektverwaltung, Mieterverwaltung etc. Für alle diese Felder stehen Funktionen bereit, die die tägliche Arbeit erleichtern und am Ende dabei helfen effizienter und ressourcensparender zu arbeiten.