4 Kriterien einer ERP-Software für KMU

Skalierbar, kostengünstig, benutzerfreundlich und zukunftsfähig: Auf diese Eigenschaften sollten Sie als KMU bei der ERP-Auswahl achten.

Ca. 99 Prozent aller Unternehmen der Europäischen Union zählen zu den kleinen und mittleren Unternehmen (kurz KMU). KMU sind von großer Relevanz für die europäische Wirtschaft. Zum einen schaffen sie Arbeitsplätz und zum anderen leisten sie einen erheblichen Beitrag zum Wirtschaftswachstum. Aus diesem Grund werden sie auch oftmals als das „Rückgrat der europäischen Wirtschaft“ bezeichnet. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit den Anforderungen dieser Unternehmen an eine ERP-Software auseinandersetzen. Zunächst muss jedoch definiert werden, wann ein Unternehmen zu den KMU zählt. 

Inhaltsverzeichnis

• KMU Definition
• Digitalisierung im Mittelstand
• Herausforderungen
• Eigenschaften
  • 1. Zukunftsfähig
  • 2. Usability
  • 3. Branchenspezifisch
  • 4. Kostengünstig 
• Fazit

KMU Definition: Wann zählt ein Unternehmen zu den KMU?

Die EU-Empfehlung 2003/361/EG der Europäischen Union definiert, ab wann ein Unternehmen als KMU zu klassifizieren ist. Folglich gilt jedes Unternehmen als KMU, welches weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigt und entweder eine Bilanzsumme von höchstens 43 Mio. Euro oder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. Euro aufweist. Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten und einem Jahresumsatz unter 2 Mio. Euro zählen zu den Kleinstunternehmen und fallen somit nicht unter die KMU. Um herausstellen zu können, welche Anforderungen diese Unternehmen an ein adäquates ERP-System haben, müssen wir uns zunächst einmal mit der Digitalisierung im Mittelstand auseinandersetzen. Zu welchem Ausmaß nutzen kleine und mittlere Unternehmen bereits heute moderne Technologien und an welchen Stellen ist die Digitalisierung noch ausbaufähig? 

Wie steht es um die Digitalisierung im Mittelstand?

Hinter dem Schlagwort der Digitalisierung verstecken sich eine Vielzahl weit gefächerter Maßnahmen. Eine KfW-Studie mit dem Titel „Digitalisierung im Mittelstand: Status Quo, aktuelle Entwicklungen und Herausforderungen“ setzt sich näher mit dem aktuellen Grad der Digitalisierung im Mittelstand auseinander.

Digitalisierung noch ausbaufähig 

Die Studie konnte herausstellen, dass sich immerhin vier von fünf mittelständischen Unternehmen in den vergangenen Jahren mit dem Thema Digitalisierung auseinandergesetzt und konkrete Maßnahmen zum Ausbau der Digitalisierung durchgeführt haben. Jedoch stuft die Studie auch nur knapp ein Fünftel der Mittelständler als Vorreiter in puncto Digitalisierung ein. So setzten sich bislang noch wenige KMU mit konkreten digitalen Produkten, Dienstleistungen, Apps oder Industrie 4.0 auseinander. Auf Cloud Computing greifen der Umfrage zufolge etwas unter ein Viertel (22%) zurück. Bei geschäftsübergreifenden Digitalisierungsstrategien wie der Nutzung von Big Data sind es 19 Prozent. 

Was sind die Gründe?

Doch woran liegt es, dass KMU in Bezug auf die Digitalisierung und die Entwicklung einer konkreten digitalen Strategie oftmals noch hinterherhängen? Digitalisierungsmaßnahmen stellen immer ein gewisses Risiko dar. Sie sind oft mit nicht zu unterschätzenden Investitionen verbunden. Kleine und mittlere Unternehmen verfügen im Vergleich zu großen, international agierenden Konzernen über deutlich weniger Ressourcen, um entsprechende Maßnahmen durchzuführen. Vergleichsweise hoch ist auch das Risiko im Fall eines Fehlschlags. Das vergleichsweise hohe Risiko gepaart mit einem oftmals herrschenden Mangel an Digitalkompetenz hält kleine und mittlere Unternehmen oftmals davon ab, die Digitalisierung im eigenen Hause auszubauen. 

Aktuelle Herausforderungen der Mittelstands 

Besonders kleine und mittlere Unternehmen stehen unter starkem Wettbewerbsdruck. Im Zuge der Globalisierung und Digitalisierung in nahezu allen Bereichen unseres Alltags wachsen auch die Kundenerwartungen. Wir sind es mittlerweile gewohnt, online bestellte Produkte bereits am Folgetag vor die Tür geliefert zu bekommen. Hinzu kommt, dass durch die herrschende Globalisierung immer mehr Unternehmen insbesondere Produktionsprozesse an Unternehmen außerhalb der Europäischen Union outsourcen. Hiesige Unternehmen stehen so in einem stetigen Preiskampf mit internationalen Mittbewerbern, in dem auch die Qualität weiterhin eine wichtige Rolle spielt. 

Die Digitalisierung als Chance 

Dabei stellt sie eine große Chance für KMU dar. Durch die Nutzung einer adäquaten ERP-Software können KMU bestehende Prozesse maßgeblich verschlanken, optimieren und automatisieren. Auf diese Weise werden Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle wiederum gewinnbringend eingebracht werden können. 

Eigenschaften einer ERP-Software für KMU

So stellt die Digitalisierung im Allgemeinen oder konkreter die Nutzung eines geeigneten ERP-Systems eine große Chance für KMU dar, durch die sie langfristig in einem wettbewerbsstarken Markt profitabel operieren können. Im Folgenden sollen daher einige grundlegende Kriterien definiert werden, die KMU an ein geeignetes ERP-System haben. Herausgestellt werden muss jedoch, dass letztlich jeder Betrieb eigene Anforderungen an eine geeignete ERP-Software hat. Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Seite zum Thema ERP-Auswahl. 

1. Zukunftsfähig

Wie bereits herausgestellt wurde befinden sich KMU unter enormem Wettbewerbsdruck. Die zunehmende Digitalisierung und wachsende Kundenerwartungen treiben zudem auch den Druck nach stetiger Innovation.

Mit einer geeigneten ERP-Software dem Innovationsdruck gerecht werden

Um dieser Erwartungshaltung gerecht zu werden, müssen sich auch kleine und mittlere Unternehmen stets weiterentwickeln. Ein geeignetes ERP-System muss daher in der Lage sein, sich diesen Veränderungen anzupassen. In Bezug auf Unternehmenssoftware betrifft dies vor allem die Skalierbarkeit. 

Flexibel und skalierbar 

Ist ein ERP-System skalierbar bedeutet dies, dass es sich sich verändernden Anforderungen in Bezug auf die Größe des Unternehmens anpassen kann. Einige mittelständische Unternehmen befinden sich an der Schwelle zu großen Unternehmen mit internationaler Ausrichtung. Zudem ist es möglich, dass KMU in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit Ressourcen einsparen und Personal reduzieren müssen. Eine skalierbare ERP-Software ist in der Lage, sich diesen Umständen anzupassen. Die Anpassbarkeit bezieht sich dabei sowohl auf die Anzahl der Nutzer, als auch auf die benötigte Speicherkapazität. Besonders leicht lässt sich das bei Cloud-basierten ERP-Systemen umsetzen. Bei Bedarf können zusätzliche User bzw. zusätzlicher Speicherplatz einfach dazugebucht werden. Doch auch andere Nutzungs- und Lizenzmodelle sind grundsätzlich nicht zwangsläufig ungeeignet, diesen Ansprüchen gerecht zu werden. Diverse ERP-Anbieter haben sich speziell auf die Ansprüche kleiner und mittlerer Unternehmen ausgerichtet und stehen ihren Kunden mit geeigneten Lösungen zur Seite. 

2. Nutzerfreundlich: Usability ist das Stichwort

Ein weiteres, wichtiges Kriterium ist die Nutzerfreundlichkeit der ERP-Software, die oftmals auch als Usability bezeichnet wird. Grundsätzlich ist Usability ein Anspruch, der sich zunehmend unabhängig von der Unternehmensgröße zu einem wichtigen Trend entwickelt. Dennoch hat die Nutzerfreundlichkeit bei KMU einen besonderen Stellenwert. Aufgrund begrenzter Ressourcen haben diese Unternehmen meist die Kapazitäten, sich mit aufwändigen ERP-Systemen auseinanderzusetzen und über mehrere Wochen den gesamten Funktionsumfang zu erkunden. 

Nur das Nötigste

Aus diesem Grund sollten sich KMU bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Software nicht von teuren, auf große Konzerne ausgerichteten ERP-Systemen mit extensiven Funktionsumfang blenden lassen. Vielmehr sollte zunächst herausgestellt werden, welche konkreten Ziele mit der Einführung eines ERP-Systems erreicht werden sollen und welche Funktionen wirklich benötigt werden. Auf Basis dieser Informationen kann dann eine geeignete ERP-Software ausgewählt werden, dessen Funktionsumfang auf das Wesentliche beschränkt ist. Alle zusätzlichen Funktionen, die nicht benötigt werden, haben in der Regel einen negativen Einfluss auf die Nutzerfreundlichkeit der ERP-Software. Die Oberfläche wird komplexer und das Risiko für unbeabsichtigte Handlungen steigt. 

Raum für Veränderungen 

Dennoch können sich auch Anforderungen an den Funktionsumfang der ERP-Software mit der Zeit ändern. Aus diesem Grund sollten KMU in jedem Fall mit potenziellen Anbietern klären, inwieweit sich das Funktionsprofil bei Bedarf anpassen lässt. So sind KMU auf eventuelle Veränderungen vorbereitet und erhalten eine geeignete ERP-Software, was mit ihnen wachsen kann. Um sich verändernden Anforderungen an den Funktionsumfang gerecht zu werden eignet sich beispielsweise eine ERP-Software mit modularem Aufbau. 

Modularer Aufbau 

Durch die Modularität lassen sich bei Bedarf einfach zusätzliche Module hinzubuchen. Sollte also beispielsweise zukünftig auch die Finanzbuchhaltung über das ERP-System abgewickelt werden sollen, kann ein entsprechenden FiBu-Modul einfach hinzugebucht werden. 

3. Branchenspezifische Software für KMU

Zu guter Letzt sollten sich KMU bei der Suche nach einem geeigneten ERP-System auf Software konzentrieren, die speziell auf ihre Branche ausgerichtet ist. Der ERP-Software Markt ist vielfältig und bietet für jede Branche geeignete Lösungen an. Branchenspezifische ERP-Software verfügt über Funktionen und Prozesse, die charakteristisch für die jeweilige Branche sind und von Unternehmen dieser Branchenzugehörigkeit meist benötigt werden. Bei der Wahl einer pauschal einsetzbaren, branchenunabhängigen ERP-Software ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass weitere branchenspezifische Funktionen hinzugebucht oder über ein Add-On angebunden werden müssten. Dies ist nicht nur mit zusätzlichem Zeitaufwand, sondern auch mit weiteren Kosten verbunden – zwei Ressourcen, die besonders in KMU gewinnbringender eingesetzt werden können und sollten. 

ERP-Anbieter haben Erfahrung 

Diverse Anbieter von ERP-Software haben Lösungen im Portfolio, die speziell auf bestimmte Branchen ausgerichtet sind. Diese ERP-Systeme verfügen über essenzielle, branchenspezifische Funktionen. Zudem haben entsprechende Anbieter meist jahrelange Erfahrung in der Betreuung und Durchführung von ERP-Projekten in den jeweiligen Branchen. Aus diesem Grund sind sie mit branchenspezifischen Anforderungen vertraut und können gezielt auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen. 

4. Kostengünstig

Zu guter Letzt sollte einer geeignete ERP-Software für KMU erschwinglich sein. Wenngleich die Frage nach dem Kosten für jedes Unternehmen bei der ERP-Auswahl eine richtige Rolle spielt, sind finanzielle Ressourcen in kleinen und mittleren Unternehmen zumeist besonders knapp bemessen. Häufig hält sich das Vorurteil, eine ERP-Software eigne sich erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße, hartnäckig in den Köpfen der Leute. Tatsächlich sind es jedoch häufig zumeist die kleineren Betriebe, die besonders von der Nutzung einer ERP-Software profitieren. 

Der ERP-Markt ist sowohl groß als auch vielfältig, sodass sich für jedes Portemonnaie ein geeignetes System finden lässt. In Bezug auf KMU geht dies auch mit der Usability einher. Wenn Unternehmen nur auf die Funktionen setzen, die sie auch benötigen, um die eigenen Prozesse vollumfänglich abzubilden, gestalten sie die Benutzeroberfläche gleichzeitig weniger komplex und somit intuitiver. Zugleich werden die Kosten durch den Verzicht auf nicht benötigte Funktionen gering gehalten. 

Tipp: Nutzen Sie das Vergleichstool, um den ERP-Markt nach geeigneten Lösungen für Ihre Unternehmensgröße zu filtern. 

Fazit: KMU bleiben durch adäquate ERP-Software wettbewerbsfähig 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Digitalisierung eine große Chance für KMU darstellt. Insbesondere im Mittelstand ist der aktuelle Wettbewerbsdruck enorm hoch. Durch den gezielten Einsatz auf ihre Anforderungen abgestimmter ERP-Software können KMU wertvolle Ressourcen einsparen. Diese können dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden und langfristig zur Wettbewerbsfähigkeit dieser Unternehmen beitragen. Eine adäquate ERP-Software für KMU zeichnet sich dadurch aus, dass es erschwinglich, nutzerfreundlich und flexibel ist. Es muss in der Lage sein, sich potenziell verändernden Anforderungen anzupassen. Zudem sollte es über wichtige Funktionen verfügen, die in der jeweiligen Branche des KMU zu den grundlegenden Anforderungen gehören. Auf diese Weise können Mittelständler die Digitalisierung gezielt einsetzen, um sich im Markt hervorzuheben, Chancen zu nutzen und weiterhin profitabel zu operieren.