So sieht die richtige ERP-Software für Start-Ups aus

Besonders Start-Ups können von der frühzeitigen Einführung einer ERP-Software profitieren. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie hier.

Mit dem Start eines Unternehmens wird auch immer festgelegt, wie die Prozesse zur Bewältigung des unternehmerischen Alltages gestaltet werden. Wer von Beginn an auf schlanke und effiziente Arbeitsweisen setzt, sichert sich entscheidende Vorteile gegenüber anderen Start-Ups.

Hierfür ist eine ERP-Software unabdingbar. Warum man so früh wie möglich auf eine solche Lösung setzen sollte, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer durchleuchten. Dabei erklären wir Ihnen die wichtigsten Eigenschaften einer solchen Software und zeigen auf, welche Vorteile Sie von dieser unmittelbar, mittel- und langfristig erwarten können. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP-Software? – Eine Definition
• Wie sind ERP-Systeme technisch aufgebaut? 
• Wie können Start-ups von einer ERP-Software profitieren? 
• Was benötigen Start-Ups in ihrer ERP-Software? 
• Was kostet eine ERP-Software für Start-Ups? 
• Fazit: Je eher desto besser

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für den englischen Begriff Enterprise-Resource-Planning.

Gemeint ist damit die unternehmerische Aufgabe sämtliche zur Verfügung stehende Ressourcen so effizient wie nur eben möglich für die eigenen Prozesse einzuplanen und zu verwenden. 

Im Kern geht es um die Planung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Prozesse im Unternehmen bei gleichzeitiger Versorgung dieser mit den richtigen Ressourcen.

Es muss sichergestellt werden, dass zu jedem Zeitpunkt die richtige Menge an Ressourcen dem richtigen Prozesse zugeordnet ist und zur Verfügung steht. 

Was versteht man unter Ressourcen?

Unter Ressourcen werden dabei sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel verstanden, also auch:

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
• Rohstoffe (Materialien zur Weiterverarbeitung)

Da Unternehmen heutzutage über unzählige Prozesse verfügen, die teilweise ineinandergreifen, aufeinander aufbauen oder parallel zueinander verlaufen, ist es kaum möglich all diese zentral zu steuern, zu überwachen und zu planen.

An dieser Stelle kommen ERP-Systeme ins Spiel. Diese Softwareanwendungen bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Dadurch lässt sich für jeden Prozess sicherstellen, dass zu jedem Zeitpunkt die richtige Menge an Ressourcen in der richtigen Beschaffenheit bereitstehen.

Dabei werden weder Überschüsse noch Engpässe im Ressourcenfluss produziert.

Wie sind ERP-Systeme technisch aufgebaut?

Auf diese Weise lassen sich Informationen im gesamten Unternehmen besser teilen, Abteilungsgrenzen überwinden und Prozesse deutlich schneller und effizienter gestalten.

Aufgebaut sind ERP-Systemen zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. 

Module in einer ERP-Software

Diese Module sind inhaltlich miteinander verbunden und kommunizieren miteinander. Die Daten, die in den Modulen verarbeitet werden, sind allesamt auf der zentralen Datenbank hinterlegt und somit für alle Parteien nutzbar.

In modernen ERP-Systemen finden sich oftmals folgende Module: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module. So wird beispielsweise ein Großhändler ohne eigene Produktion keinen Bedarf am Produktions-Modul haben.

Innerhalb der Module finden sich verschiedene Funktionen, die die spezifischen Aufgaben in diesem Feld abdecken.

Da Prozesse in Unternehmen durchaus unterschiedlich sind, selbst wenn sich die Unternehmen von ihrer Grundtätigkeit sehr ähneln, müssen ERP-Systeme perfekt zum Unternehmen passen. 

ERP-System muss zum Unternehmen passen

Man kann nicht einfach ein ERP-System kaufen und davon ausgehen, damit seine gesamten Prozesse abbilden zu können.

Vielmehr bedarf es spezifischer Lösungen, die dazu in der Lage sind die individuellen Prozesse eines Unternehmens abzudecken. Sehen wir uns einen Prozess, der in einem ERP-System verarbeitet wird, einmal etwas genauer an: 

Ein Auftrag geht über den Webshop in das Unternehmen ein. Das System prüft schon beim Bestellvorgang, ob das gewünschte Produkt auf Lager ist.

Ist dem nicht der Fall, kann direkt nachbestellt werden und ein alternativer Liefertermin ausgegeben werden.

Der Kunde sieht also schon beim Bestellvorgang, wann sein Produkt vermutlich bei ihm eintreffen wird.

Der Bestellauftrag wird vom System an die Kommissionierung und auch an die Buchhaltung/Rechnungsstellung weitergeleitet. Die Ware wird verpackt und automatisch mit der entsprechenden Rechnung versehen. 

Letztlich werden viele Schritte innerhalb des Bestellvorganges durch das System automatisiert. Das spart Zeit und setzt Ressourcen frei, die an anderer Stelle eingesetzt werden können.

Wie können Start-ups von einer ERP-Software profitieren?

Start-Ups sind oftmals kleinere Unternehmen die sich durch innovative Prozesse, Geschäftsideen oder Produkte auszeichnen und ein schnelles Wachstum aufzeigen.

Um dieses schnelle Wachstum verarbeiten zu können, bedarf es flexibler Softwareunterstützung. Andernfalls wächst einem das eigene Geschäft schnell über den Kopf. 

Ressourcen sparen und schnell wachsen

Enterprise-Resource-Planning beschreibt, wie eingangs bereits erwähnt die unternehmerische Aufgabe sämtliche Ressourcen bestmöglich für die eigenen Prozesse einzusetzen.

Gerade Start-Ups müssen besonders hauswirtschaften, damit schnell Gewinne erzielt und weitere Investitionen getätigt werden können. 

Effiziente Prozesse von Beginn an

Werden Ressourcen durch unnötig komplizierte Prozesse verschwendet, werden wertvolle Potentiale des Unternehmens verschwendet.

Ein ERP-System, welches speziell für Start-Ups konzipiert wurde hilft zum einen logische Prozesse zu etablieren und wächst zum anderen mit dem Unternehmen mit. Gesetzliche Vorgaben beispielweise bremsen viele Unternehmen zu Beginn aus. 

Unterstützung bei gesetzlichen Vorgaben

Zu groß ist die Verunsicherung, ob die eigene Herangehensweise auch den Vorgaben des Finanzamtes oder der Legislative entspricht.

Hier sind ERP-System von Beginn an, ein wertvoller Ratgeber. Sie helfen die Prozesse so aufzusetzen, dass alle Vorgaben eingehalten werden können und sorgen gleichzeitig für die notwenige Effizienz.

Was benötigen Start-Ups in ihrer ERP-Software?

Start-Ups können die unterschiedlichsten Formen annehmen und sich inhaltlich mit den unterschiedlichsten Dingen auseinandersetzen.

Daher gleicht kein Start-Up dem anderen. Aus genau diesem Grund ist es auch schwer zu sagen, was genau ein Start-Up für Ansprüche an eine ERP-Software erhebt. 

Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen mit dem ERP

Was sich jedoch festhalten lässt ist, dass alle Unternehmen in bestimmten Bereichen die gleichen Prozesse aufweisen. Werfen wir also zunächst einen Blick auf diese Prozesse.

Elementar in jedem Unternehmen ist das Finanz- und Rechnungswesen. Nur mit einem gesunden finanziellen Fundament sind Unternehmen überhaupt in der Lage zu wachsen und sich am Markt zu etablieren. 

Hier geht es im Wesentlichen um das externe und das interne Rechnungswesen.

Zum einen muss gegenüber dem Gesetzesgeber der Jahresabschluss und auch die Bilanz vorgehalten werden, zum anderen gilt es im internen Rechnungswesen festzustellen, wie die vorhandenen monetären Mittel bestmöglich verteilt werden können. 

Ein Finanz- und Rechnungswesen-Modul unterstützt jedoch bei vielen weiteren Aufgaben. Neben der Finanzbuchhaltung und dem Controlling lassen sich mit diesem beispielsweise auch Statistiken anfertigen und Planungsrechnungen durchführen. 

Personalmanagement mit dem ERP-System

Doch nicht nur das Finanzwesen lässt sich mit einer ERP-Software leichter regeln. Auch das Personalmanagement ist ein Modul, welches in so gut wie jedem Unternehmen Anwendung findet.

Mit diesem ist es leichter das vorhandene Personal zu verwalten, neues Personal zu finden und die Arbeitszeiten optimal zu erfassen. 

Kundenbeziehungsmanagement mit dem CRM-Modul

Für viele Unternehmen ist die Beziehung zu den eigenen Kunden von zentraler Bedeutung. Es gilt eine langfristige Kundenbindung anzustreben und gleichzeitig den Kundenstamm suggestiv auszubauen.

Mit einem CRM-Modul werden sämtliche Kontakte zum Kunden zentral gespeichert und stehen immer zur Verfügung. 

Vertrieb und Marketing profitieren

Von diesem Modul profitieren neben dem Kundenservice, vor allem auch der Vertrieb und das Marketing.

Durch gezielte Auswertungen der Daten lassen sich spannende Erkenntnisse zum Kaufverhalten der Kunden gewinnen, die frühzeitig dabei helfen die richten Werbe- und Vertriebsstrategien zu verfolgen. 

Was kostet eine ERP-Software für Start-Ups?

Eine zentrale Frage im Kontext von ERP-Systemen ist auch immer jene nach den Kosten. Gerade Start-Ups verfügen nicht zwangsläufig über die Mittel eine ganzheitliche ERP-Software lokale zu implementieren. Daher zieht es viele Start-Ups mit Ihren Lösungen in die Cloud.

Hier fallen die hohen Anfangsinvestitionen weg und man bezahlt lediglich für all jene Module, die auch wirklich benötigt werden. 

Heute auch an morgen denken

Angenommen ein Start-Ups sucht nach einer ERP-Lösung, die von weniger als zehn Mitarbeitern genutzt wird, perspektivisch jedoch mehrere Mitarbeiter in Zukunft verarbeiten kann.

So finden sich in dieser Lösung zunächst nur die wesentlichsten Module, wie das Rechnungswesen, die Lagerverwaltung oder auch ein CRM-Modul. 

Cloud-ERP bietet sich geradezu an

In der Cloud sind derartige Lösungen bereits ab ca. 60 Euro pro Monat pro Nutzer verfügbar. Jedoch sollte man hier nicht den Fehler begehen und sich für die erstbeste und billigste Lösung zu entscheiden.

Wie eingangs bereits erwähnt muss die Software in der Lage dazu sein die gegenwärtigen Prozesse abzudecken und gleichzeitig mit dem Unternehmen zu wachsen. 

Fazit: Je eher desto besser

Das Fazit an dieser Stelle kann nur lauten, je eher eine ERP-Software Einzug in ein Unternehmen finden, desto eher kann dieses auch von den Vorteilen der Anwendung profitieren.

Richtig implementiert und richtig angewendet, haben ERP-Systeme das Potential Unternehmen genau den Vorsprung vor der Konkurrenz zu verschaffen, den diese so dringen brauchen, um sich am Markt zu etablieren. 

Je mehr Daten, desto zuverlässiger die Prognosen 

Je länger eine Software dieser Art im Einsatz ist, desto mehr Daten werden über die Zeit in dieser verarbeitet. Je mehr Daten für strategische Auswertungen vorliegen, desto bessere Prognosen lassen sich mit dem ERP-System anstellen.

Doch es gibt noch einen weiteren entscheidenden Grund, warum Start-Ups so früh wie möglich über die Einführung eines ERP-Systems nachdenken sollten. 

Installiert man die Software erst deutlich später, so muss diese sich massiv an die bereits etablierten Prozesse im unternehmen anpassen. Ist das Unternehmen noch jung, so kann sich eher an neue Prozesse angepasst werden.

Die Eingewöhnungsphase verkürzt sich massiv und auch aufwendige Anpassungen an der Software können umgangen werden.