Die Kosten einer ERP-Software

Mit welchen Kosten müssen Sie bei der Anschaffung einer ERP-Software rechnen? Wir geben Ihnen einen detaillierten Überblick und zeigen Ihnen alles was Sie wissen müssen.

Die ERP-Software ist in den meisten Unternehmen längt alltäglich und nicht mehr wegzudenken. Doch mit welchen Kosten müssen Sie rechnen, wenn sie erstmals eine ERP-Software in ihren Reihen implementieren wollen oder sich für einen ERP-Wechsel entscheiden?

Auf diese Frage wollen wir Auskunft geben und aufzeigen, worauf es bei der ERP-Auswahl wirklich ankommt. Wir zeigen Ihnen alle Faktoren, die den Preis einer ERP-Software bestimmen und werfen einen umfangreichen Blick auf alle direkten und indirekten Kosten einer Implementierung. 

Zuvor jedoch werfen wir einen kurzen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie sich die Kosten einer solchen im Einzelnen zusammensetzen. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was ist eine ERP-Software? 
• Faktor 1: Das Lizenzmodell einer ERP-Software 
• Faktor 2: Der Funktionsumfang der ERP-Software 
• Faktor 3: Anzahl der Nutzer 
• Weitere wichtige Faktoren zu den Kosten einer ERP-Software 
• Fazit: ERP-Kosten sind vielschichtig

Definition: Was ist eine ERP-Software?

ERP ist die Abkürzung für den englischen Begriff „Enterprise-Ressource-Planning“. Dabei geht es um die Aufgabe eines Unternehmers, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Alle Prozesse im Unternehmen sollen so konzipiert werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Verschwendungen oder Engpässen hinsichtlich der Ressourcenversorgung kommt. 

Dazu gilt es sämtliche Prozesse zentral zu verwalten und diese zu planen, zu steuern und zu überwachen. Da ein Unternehmen über unzählige verschiedenster Prozesse verfügt, ein schier unmögliches Unterfangen. Hier kommen ERP-Software-Lösungen ins Spiel. Diese bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen.  

Alle Daten auf einer zentralen Datenbank

So lassen sich sämtliche Ressourcen von einer Stelle aus Verwalten und den richtigen Arbeitsschritten zuordnen. Unter Ressourcen werden in diesem Kontext nicht nur zu verarbeitende Materialien verstanden. Vielmehr werden darunter sämtliche dem Unternehmen zur Verfügung stehende Betriebsmittel verstanden, also zum Beispiel auch das Personal, Immobilien, Maschinen, der Fuhrpark oder finanzielle Mittel. 

Verschwendungen und Engpässe vermeiden

Mit der ERP-Software lassen sich sämtliche Ressourcen so planen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Verschwendungen oder gar Engpässen in der Versorgung kommt. Dazu werden die Prozesse immer weiter optimiert, bis diese so effizient wie nur eben möglich gestaltet sind. Dazu ist eine ERP-Software aus verschiedenen Modulen aufgebaut. 

Module einer ERP-Software

Jedes dieser Module verfügt über mehrere Funktionen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. In einer ERP-Software finden sich oftmals folgende Module an: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion
• Logistik

Da nicht jedes Unternehmen jedes dieser Module zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt und andere Unternehmen noch viele weitere Funktionen dafür benötigen, unterscheiden sich die ERP-Software-Lösungen am Markt teilweise gravierend voneinander. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs einer ERP-Software ergeben sich Unterschiede.

Verschiedene Lizenzmodelle

Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell, mit dem eine Software vom Anbieter offeriert wird, unterscheiden sich die Systeme. Hier hätten wir dann auch schon die zwei größten Kriterien für die Kosten einer ERP-Software benannt; den Funktionsumfang und das Lizenzmodell. Als dritter Faktor kommt dann noch die Nutzeranzahl der Software hinzu. Auf diese Kategorien wollen wir im Folgenden einmal detaillierter eingehen.

Faktor 1: Das Lizenzmodell einer ERP-Software

Eine ERP-Software kann auf verschiedenen Weisen Einzug in ein Unternehmen finden. Am Markt finden sich heute verschiedene Lizenzmodelle, die jeweils ganz eigene Vor- und auch Nachteile mit sich bringen, vor allem aber andere Kostenstrukturen aufweisen. Die vier wesentlichsten Modelle sind: 

• On-Premise-ERP
• Cloud-ERP
• Hosted-ERP
• Hybrides-ERP

Doch der Reihe nach. Bei einer On-Premises-ERP-Lösung erwirbt man die Software direkt beim Anbieter und betreibt diese auf den hauseigenen Servern. Diese Variante stellt die klassische Version eines Softwareerwerbs dar. Da jedoch nicht alle Unternehmen über ausreichend Serverkapazitäten in den eigenen Reihen verfügen haben sich noch andere Modelle herausgebildet.

Gehostete ERP-Software

Insbesondere das gehostete Modell bietet auch kleineren Unternehmen die Nutzung einer ERP-Software ohne den Einsatz eigener Serverkapazitäten. Hier werden entsprechende Serverkapazitäten vom Anbieter gemietet. Man erwirbt die Software, ähnlich wie bei der On-Premises-Variante und speichert und verarbeitet die Daten dann auf dem gemieteten Server. An dieser Stelle entstehen zusätzliche Kosten für die Miete dieser Server. 

ERP-Software aus der Cloud 

In den letzten Jahren hat sich noch ein weiteres Modell mehr und mehr etabliert; das Cloud-Computing. Hier wird die ERP-Software in der Cloud eines Anbieters betrieben. Über das Internet wird das System den Nutzern zugänglich gemacht. Hier entfallen die Anschaffungskosten für die Software. Dafür wird eine monatliche Lizenzgebühr, meist pro Nutzer, fällig. 

In dieser enthalten sind neben der eigentlichen Software, auch die Gebühren für die Rechen- und Speicherleistung sowie für die Wartung und die Instandhaltung der Software. Es ist auch möglich nur Teile des Systems in der Cloud zu nutzen und andere lokal, also auf den hauseigenen Servern zu betreiben. In diesem Fall spricht man von einer hybriden ERP-Lösung. 

Faktor 2: Der Funktionsumfang der ERP-Software

Wie eingangs erwähnt unterscheiden sich die verschiedenen ERP-Lösungen vor Allem hinsichtlich ihres Funktionsumfangs voneinander. ERP-Anbieter haben sich in der Vergangenheit mehr und mehr auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Lösungen entsprechend angepasst und weiterentwickelt. 

Funktionsumfang branchenspezifisch

Ein produzierendes Unternehmen muss beispielwiese die gesamte Produktion und alle dort ablaufenden Prozesse mit der Software abbilden können. Ein Finanzdienstleister hingegen benötigt andere Funktionen zur vollständigen Abdeckung der eigenen Prozesse. Je nach Funktionsumfang gestaltet sich letztlich auch der Preis einer ERP-Lösung. 

Individuelle Anpassungen

Zudem kommen noch individuelle Anpassung an der Software selbst. Oftmals müssen Funktionen individuell an das Unternehmen angepasst und erweitert werden. Dies bringt weiteren Programmieraufwand mit sich, der ebenfalls zu entlohnen ist. Die Anpassungsmöglichkeiten bei einer lokalen ERP-Software sind meist deutlich höher, als bei einer Lösung aus der Cloud. 

Ein Unternehmen muss also bereits im Vorfeld genau abwägen, welches Lizenzmodell in Bezug auf die eigenen Ansprüche der Software sinnig ist. Dazu wird meist im Vorfeld ein Lastenheft erstellt, in dem sämtliche Funktionen, über die das System verfügen sollte, aufgelistet und priorisiert werden. 

Faktor 3: Anzahl der Nutzer

Ein weiterer entscheidender Faktor für die Kostenzusammensetzung einer ERP-Implementierung ist die Anzahl der Nutzer des Systems. Meist richten sich die Kosten der Lösung nach diesem Kriterium. Man zahlt in der Cloud ohnehin für jeden Nutzer eine monatliche Lizenzgebühr. Doch auch bei einer lokalen Implementierung spielt die Anzahl der Nutzer eine Rolle. 

Unterschiede hinsichtlich der Betriebsgrößen 

Nicht jede ERP-Lösung eignet sich für jedes Betriebsgröße. So finden sich am Markt Software-Lösungen, die speziell für kleine Unternehmen konzipiert wurden. Ebenso gibt es Lösungen, die auf Großkonzerne abzielen. Die Lösungen sind so gestaltet, dass eine unternehmensweite Kommunikation einfach möglich wird. 

Skalierbarkeit der Software 

Doch was, wenn das Unternehmen wächst und damit auch die benötigten Lizenzen? Zu diesem Zweck sind die meisten ERP-Lösungen heute skalierbar. Wächst das Unternehmen, wächst die Software einfach mit. 

Unterschiedliche Nutzerkonten 

Doch Nutzer ist nicht gleich Nutzer. Meist benötigt ein Unternehmen unterschiedliche Lizenzen zur Nutzung der Software. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt vollen Zugang zu allen Daten und Funktionen innerhalb der Lösung. So gibt es meist Voll- und Teillizenzen mit unterschiedlichen Rechten im System. Eine Teillizenz ist längst nicht so teuer, wie eine Volllizenz. 

Weitere wichtige Faktoren zu den Kosten einer ERP-Software

Neben den drei hier aufgeführten Dimensionen, ergeben sich noch weitere Kostenfaktoren bei einer ERP-Implementierung. Einer dieser Faktoren ist zum Beispiel die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen im Rahmen der Implementierung. Muss die Software beispielweise umgeschrieben werden, wird dies meist vom Implementierungspartner übernommen. Dieser kümmert sich letztlich darum, dass das System so läuft, wie es sollte. 

Schulungen für die Mitarbeiter

Damit verbunden sind auch Schulungen für die Mitarbeiter. Viele Implementierungspartner bietet auch diese an. Damit sind natürlich immer auch weitere Kosten verbunden, über die man sich bereits im Vorfeld ausreichen informieren sollte. 

Sicherheit der Daten 

Ebenso muss man sich um die Sicherheit der Daten bemühen und diverse Maßnahmen vornehmen. Bei einem System aus der Cloud, werden diese vom Cloud-Betreiber übernommen. Bei einer lokalen Variante kommt diese Aufgabe jedoch hinzu. Es muss sichergestellt werden, dass die Server vor internen und externen Einflüssen geschützt sind. Zudem bedarf es regelmäßiger Backups zum Schutz vor Verlust von Daten.

Stetige weiterführende Kosten 

Oftmals vergessen Unternehmen die laufenden Kosten einer ERP-Software. Für die stetige Weiterentwicklung der Lösung verlangen Softwareanbieter meist einen jährlichen Beitrag. Dafür werden regelmäßige Updates und Upgrades veröffentlicht und das System stetig gewartet. 

Fazit: ERP-Kosten sind vielschichtig

Die Kosten für eine ERP-Software sind durchaus vielschichtig und setzen sich aus vielen verschiedenen Faktoren zusammen. Neben dem eigentlichen Funktionsumfang und der Nutzeranzahl entscheidet vor allem auch das Lizenzmodell über die Kosten der ERP-Software. Unternehmen müssen sich vorher gut überlegen, ob eine Software aus der Cloud für sie in Frage kommt, oder ob lieber lokal implementiert werden soll. 

Bei allen Kosten eines solchen Vorhabens darf jedoch nicht vergessen werden, dass eine ERP-Software langfristig dabei hilft Kosten im Unternehmen einzusparen. Daher sollte man im Vorfeld einen genauen Kostenplan entwickeln, in dem auch dies berücksichtigt wird.