Die Logistikbranche steht vor riesigen Herausforderungen. Immer mehr Waren müssen von A nach B transportiert werden. Gleichzeitig müssen Leerfahrten so gut es geht vermieden werden. Hinzu kommen immer mehr wachsende Ansprüche der Kunden hinsichtlich Liefertreue und Nachverfolgbarkeit.

Um all diesen Herausforderungen langfristig gerecht zu werden, bedarf es einer ganzheitlichen ERP-Software, die Logistikunternehmen bei der alltäglichen Arbeit unterstützt und dabei hilft Ressourcen einzusparen. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal ausführlich mit einer ERP-Software für die Logistik beschäftigen.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für das Enterprise-Resource-Planning. Dieses beschreibt die unternehmerische Aufgabe, sämtliche zur Verfügung stehende Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Dazu gilt es schlanke und möglichst optimierte Prozesse in allen Bereichen des Unternehmens zu etablieren.

Diese Prozesse müssen zudem zu jeder Zeit mit den richtigen Ressourcen versorgt werden, ohne dass es zu Engpässen und somit zu Ablaufstörungen kommt. Gleichzeitig soll sichergestellt werden, dass keinerlei Ressourcen verschwendet werden. Dies bedingt einer zentralen Möglichkeit zur Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse in einem Unternehmen.

Alle Daten an einem zentralen Ort

Diese wird in Form einer ERP-Software erbracht. Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. So lassen sich Prozesse abteilungsübergreifend und deutlich schlanker aufsetzen. Daten bleiben nicht länger exklusiv in einer Abteilung hängen, sondern werden über die zentrale Datenbank allen Abteilungen im Unternehmen direkt zur Verfügung gestellt.

Das sorgt für schnelleren Informationsfluss im gesamten Unternehmen und beugt Fehlern vor. Alle Ressourcen lassen sich nun zentral auf die jeweiligen Prozesse verteilen. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, wie zum Beispiel zu verarbeitende Güter, Anlagen und Maschinen, das Personal, finanzielle Mittel, den Fuhrpark usw.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Dabei ist es wichtig, dass die ERP-Software dazu in der Lage ist, alle Prozesse eines Unternehmens in Gänze abzubilden. Da kein Unternehmen dem anderen gleicht, finden sich am ERP-Markt unzählige verschiedene Lösungen, die teilweise auf bestimmte Branchen spezialisiert sind, teilweise den Fokus auf bestimmte Unternehmensgrößen setzen oder gar auf Baukastenprinzipien beruhen.

Denn aufgebaut ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich allgemeine Module, die in fast jedem Unternehmen Anwendung finden, wie für das Dokumentenmanagement, das Personalmanagement, das Rechnungswesen oder die Kundenverwaltung.

Spezielle Module für spezifische Prozesse

Darüber hinaus finden sich jedoch auch speziellere Module, die vor Allem von Unternehmen benötigt werden, die in der jeweiligen Branche tätig sind, wie beispielsweise ein Modul für die Produktion, für die Logistik, die Lagerverwaltung oder auch für das Projektmanagement.

Je nach Bedarf des Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die es braucht um die Prozesse flächendeckend abbilden zu können. Entscheidet man sich für eine Standard-Version müssen meist noch viele Anpassungen an der Software vorgenommen werden. Daher empfiehlt es sich auf eine branchenspezifische ERP-Software zu setzen, bei der bereits in der Standard-Version viele wichtige spezifische Funktionen enthalten sind.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für die Logistik?

Insbesondere die Logistik verlangt nach solchen spezifischen Funktionen, damit sich die Prozesse im Unternehmen ausreichend abbilden lassen. So bedarf es beispielsweise eines umfangreichen Transportmanagements, welches dazu beiträgt, effiziente Zeitpläne auf Grundlage von Prioritäten zu erstellen.

Oder auch weitreichende Funktionen für die Lagerverwaltung einer oder mehrere Lager sollten in der Software gegeben sein. Nicht zu Letzt sollte es möglich sein, mit der ERP-Software bestmögliche Routen zu berechnen, damit Leerfahrten möglichst vermeiden werden können. All diese Funktionen sucht man in einer Standard-ERP-Software meist vergebens.

Daher benötigen Logistikunternehmen eine ERP-Software, die speziell auf die Bedürfnisse dieser zugeschnitten ist und den Fokus der Funktionen ganz klar auf die Logistik richtet. Daher ist eine branchenspezifische ERP-Software für Logistikunternehmen meist unerlässlich.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in der Logistik?

Doch nicht nur die Software, sondern auch der dazugehörige Anbieter bzw. Implementierungspartner sollte zu Ihrem Unternehmen passen. Erfahrende Anbieter kennen die Fallstrike Ihrer Branche genau und wissen, worauf es bei der Implementierung im Einzelnen ankommt.

Dieser versteht die einzelnen Prozessabläufe und weiß, wie die Arbeit in der Praxis aussieht. So kann er die Software besser auf die jeweiligen Abläufe anpassen. Andernfalls müssten sich die Prozesse zu sehr der Software anpassen, was oftmals zu Störungen in der Praxis führt. Viele ERP-Implementierungen scheitern an mangelnder Kommunikation zwischen Unternehmen und Anbieter.

Ein erfahrender Anbieter spricht meist „dieselbe Sprache“ und versteht, worauf es wirklich ankommt. Er kennt branchenspezifische Termini und weiß auch um die Herausforderungen in der Branche in Zukunft. Zudem kann er mit wichtigen Tipps helfen und unterstützen. Daher ist neben der passenden ERP-Software auch die Auswahl des passenden Implementierungspartners von entscheidender Bedeutung.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für die Logistik?

Die passende Software und auch den passenden Anbieter zu finden ist angesichts der unzähligen Lösungen am Markt kein leichtes Unterfangen. Daher sollte man sich gut auf die Suche vorbereiten, denn nur wer weiß, wonach er eigentlich sucht, wird am Ende auch die passende Lösung finden.

Es empfiehlt sich im Vorfeld eine IST-Analyse durchzuführen, bei der evaluiert wird, an welchen Stellen es derzeit hakt, wo Verbesserungspotentiale bestehen und wo Ressourcen eingespart werden könnten. Daraus werden dann konkrete Ziele, die mit der ERP-Software verfolgt werden sollen abgeleitet.

Diese werden dann zusammen mit allen anderen Rahmenbedingungen für das ERP-Projekt, in einem Lastenheft festgehalten. Übrige Rahmenbedingungen sind beispielweise das Budget, die Nutzeranzahl, notwendige Anbindungen an andere Systeme, IT-Voraussetzungen usw.

Mit diesem Lastenheft kann die eigentliche Suche nun deutlich abgekürzt werden. Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit viele Systeme nach eigenen Anforderungen zu filtern und diese direkt miteinander zu vergleichen. Auf diese Weise gelangen Sie schnell zu einer Shortlist von fünf bis sieben in Frage kommenden Lösungen.

Welche Funktionen benötigen Logistikunternehmen in einer ERP-Software?

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar elementare Funktionen einer ERP-Software für die Logistik. Vorab sei noch erwähnt, dass es hierbei nicht um eine Auflistung aller verfügbaren Funktionen geht, als vielmehr darum Ihnen einen Überblick über einige Möglichkeiten einer solchen Anwendung speziell für Ihr Logistikunternehmen zu verschaffen.

Analyse-Funktionen

Insbesondere für saisonale oder zyklische Unternehmen können hierdurch große Vorteile erzielt werden. Beispielsweise hilft es dem Management, eine bessere Planung und eine bessere Abstimmung der Kapazitätsauslastung zu erreichen.

Die Analysesoftware kann Vorhersagen treffen, wie eine Zeitperiode in der nächsten Zeit ablaufen wird, anstatt, dass erst rückblickend analysiert werden kann. Dies gibt Einblick in die betriebsreichen Monate, Wochen und sogar Tage, worauf entsprechend reagiert werden kann. Man könnte am Freitag einen zusätzlichen Arbeiter einsetzen, um den möglichen Engpass des Wochenendes zu reduzieren.

Lagerverwaltung

Lagerverwaltungssoftware wurde entwickelt, um die täglichen Aktivitäten im Lager zu verwalten. Sie verfolgt, was kommt, was gespeichert wird und was geht. Es ist sehr praktisch, wenn diese Art von Informationen mit der ERP-Software verknüpft ist und auch die anderen Abteilungen diese Informationen haben.

Transportmanagement

Für den Transport aller Materialien oder Produkte gibt es eine Transportmanagementsoftware. Diese hilft unter anderem dabei, die effizientesten Zeitpläne basierend auf dem zu erstellen, was die höchste Priorität hat.

Soll der Transport so günstig wie möglich sein oder ist es wichtig, dass er so schnell wie möglich geliefert wird. Die Software kann auch beim Transport von Nutzen sein. Sie verfolgt den Standort des Transports und kann den Kunden über die Ankunftszeit oder etwaige Verspätung informieren.

Supply-Chain-Management

Auch kann die ERP-Software bei der Verwaltung und der Koordination aller Lieferketten unterstützen. Aufträge lassen sich elektronisch verfolgen, Daten austauschen oder auch Lager an die Lieferkettenverwaltung anbinden. So hat ein Unternehmen die Möglichkeit alle Schritte des Transports vom Lieferanten bis zum Kunden mitzuverfolgen.

Dabei wird es möglich, jedes einzelne Produkt über Track&Trace direkt mitzuverfolgen. Die Position des Produkts von der Platzierung des Auftrags bis hin zum endgültigen Bestimmungsort kann live und zu jeder Zeit eingesehen werden. Das ist zum einen für das eigene Qualitätsmanagement entscheidend und bietet zum anderen dem Kunden einen Rund-um-Service.

Fazit: ERP-Software passend für das eigene Logistikunternehmen wählen

Die passende ERP-Software für das eigene Logistikunternehmen zu finden ist nicht immer leicht. Daher ist es von zentraler Bedeutung zu wissen, wonach man eigentlich genau sucht. Je mehr Zeit man in die Vorbereitung steckt, desto einfacher gestaltet sich die Suche am Ende. Denn die richtige ERP-Software auszuwählen ist entscheidend für den Erfolg dieser.

Unternehmen sollten also keineswegs den Fehler machen, sich all zu schnell für die erstbeste Lösung zu entscheiden. Vielmehr bedarf es einer ERP-Software, die dazu in der Lage ist, alle Prozesse genau abzubilden und die Funktionen liefert, die den Geschäftsalltag auf allen Ebenen erleichtert. Nur dann lassen sich die diversen Vorteile erzielen, Ressourcen sparen und es kann gewinnbringend gewirtschaftet werden.