Medienunternehmen stehen zentralen Herausforderungen gegenüber, die vor Allem auf die Veränderung der Mediennutzung der Gesellschaft generell zurückzuführen sind. Weg vom klassischen Printmedium hin zu digitalen Angeboten mit interaktiven Elementen. Durch das breite Angebot am Markt wächst der Druck auf Medienunternehmen zunehmend.

Um den Anschluss an die Konkurrenz nicht zu verlieren, gilt es die eigenen Prozesse möglichst effizient und ressourcensparend aufzusetzen. Genau dabei kann eine ERP-Software helfen. Damit man jedoch vollumfänglich von den Vorteilen einer solchen Anwendung profitieren kann, muss diese zwingend zum eigenen Unternehmen passen.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es um die möglichst effiziente Nutzung aller zur Verfügung stehenden Ressourcen. Es gilt Verschwendungen aufzudecken und diese durch optimierte Prozesse zu ersetzen. Hierfür kommt eine ERP-Software zum Einsatz.

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank kanalisiert und stehen hier allen beteiligten Akteuren zur Verfügung. Durch diese Zentralisierung werden Abteilungsgrenzen überwunden, Datensilos aufgebrochen und der Weg für schlanke und effiziente Prozesse geebnet.

Dazu ist eine ERP-Software modular aus mehreren Teilen zusammengesetzt. Für jeden Aufgabenbereich im Unternehmen finden sich spezielle Module an. Jedes dieser Module verfügt über zahlreiche Funktionen, die die einzelnen Prozesse dieses Aufgabenbereichs unterstützen und einzelne Abläufe automatisieren.

Über die zentrale Datenbank sind die Module miteinander verbunden und ermöglichen abteilungsübergreifende und somit schlanke Prozesse. Alle Ressourcen lassen sich zentral den jeweiligen Prozessen zuordnen. So kann genau gesteuert, geplant und überwacht werden, welche Ressourcen für welchen Schritt eingeplant sind.

Warum bedarf es einer branchenspezifischen ERP-Software?

Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich eine ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Gleichzeitigt will man das System nicht unnötig mit ungenutzten Funktionen verkomplizieren und selbstverständlich auch nicht für diese zahlen.

Daher haben sich viele Anbieter auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange einzelner Unternehmen angepasst. So finden sich auch ERP-Systeme speziell für Medienunternehmen am Markt. Diese klammern unnötige Funktionen aus und legen den Fokus auf relevante Bereiche wie Websiteanbindungen, Vertrieb, Personalmanagement oder auch auf das Customer-Relationship-Management.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Medienunternehmen

Dabei unterscheiden sich Medienunternehmen hinsichtlich ihrer Geschäftsbereiche teilweise gravierend voneinander. Ob klassisches Printunternehmen, Videocontent-Creator, Verlage, Online-Blogbetreiber, Social-Media-Plattform, Musiklabel etc., die einzelnen Geschäftsfelder sind teilweise sehr unterschiedlich.

Doch gibt es auch diverse Schnittstellen dieser Unternehmen, die von einer ERP-Software für Medienunternehmen aufgegriffen werden. Doch nur wenn sich alle Prozesse vollständig abbilden lassen, kann das Potential einer ERP-Software voll ausgeschöpft werden. Das macht die Auswahl der richtigen ERP-Software aber auch des passenden ERP-Anbieters mitunter so schwerfällt.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Medienunternehmen?

Die Prozesse in Medienunternehmen sind oftmals komplex und nicht 1 zu 1 vergleichbar mit denen anderer Wirtschaftsbetriebe. Doch es ist elementar, dass der Anbieter die jeweilige Branche versteht und um die möglichen Fallstrike während einer Implementierung weiß. Nicht nur kann er dabei helfen die Einführung reibungslos zu gestalten, auch kann er mit wichtigen Tipps weiterhelfen.

Zudem versteht er, welche Prozesse sich der Software angleichen können und wo sich die Software an die einzelnen Prozesse anfügen muss. Er weiß um die Abläufe in Medienunternehmen und kann aus der Erfahrung aus vergangenen Implementierungen zehren. Doch nicht nur hinsichtlich der Erfahrung des Anbieters ist auf diesen zu achten.

Auch im Kontext der von diesem angebotenen Serviceleistungen ist der Blick auf den Anbieter zu richten. Benötigt man beispielsweise Schulungen oder lokalen Support, sollte der Anbieter diese Services im Portfolio haben. Auch menschlich sollte es passen, da man mit dem Anbieter meist eine langfristige Partnerschaft eingeht.

Die passende ERP-Software für Medienunternehmen finden

Die Suche nach einer ERP-Software kann sich mit unter durchaus schwierig gestalten. Zu divers ist der Markt und oftmals auch sehr undurchsichtig. Daher sollten sich Unternehmen zunächst einmal darüber bewusstwerden, welche Anforderungen sie eigentlich an eine entsprechende ERP-Software haben.

Hierzu lohnt es sich, eine Ist-Analyse durchzuführen und daraus konkrete Ziele abzuleiten, die durch die Einführung einer ERP-Software verfolgt werden sollen. Auch gilt es dann alle Rahmenbedingungen für das Projekt festzulegen. Zu diesen zählen:

• Das Budget
• Der zeitliche Rahmen
• Das Lizenzmodell
• Die Nutzeranzahl
• Der Funktionsumfang

Benötigte Schnittstellen zu Drittsystemen

All dies wird in einem Lastenheft festhalten. Darin werden auch sämtliche Funktionen aufgelistet und priorisiert. Mit diesem Lastenheft gestaltet sich die Suche dann deutlich einfacher. Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit eine Vielzahl verschiedener Systeme am Markt direkt nach den eigenen Kriterien zu filtern und miteinander zu vergleichen.

So gelangt man schnell zu einer Shortlist mit potentiell passenden Systemen, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können. Hier werden dann Faktoren wie der Anbieter und seine Dienstleistungen, die Benutzeroberfläche und auch die Nutzerfreundlichkeit sowie die Updatehistorie wichtig.

Welche Funktionen benötigen Medienunternehmen in ihren ERP-Systemen?

Wie eingangs bereits festgestellt unterscheiden sich Medienunternehmen teilweise gravierend voneinander. So sind auch die Anforderungen hinsichtlich des Funktionsumfangs einer ERP-Software teilweise sehr unterschiedlich. Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf ein paar grundlegende Funktionen einer ERP-Software für Medienunternehmen werfen, wie sie in den meisten Systemen auftauchen.

Customer-Relationship-Management

Ein CRM-Modul innerhalb der eigenen ERP-Software verbessert sämtliche Maßnahmen zur Bindung der eigenen Kunden enorm. Für jeden Kunden wird eine eigene Akte geführt, in der sämtliche Daten zu diesem gespeichert sind. Neben den Kontaktdaten finden sich hier auch alle Vorlieben des Kunden, Bestellungen, Reklamationen oder Protokolle zu aktuellen Beratungsgesprächen etc.

Alle beteiligten Mitarbeiter können auf die Akten zugreifen und haben so alle relevanten Informationen direkt im Blick. So kann zu jedem Zeitpunkt individuell auf den jeweiligen Kunden eingegangen werden, was das Kundenerlebnis deutlich steigert und zu einer langfristigen Bindung dieses Kunden an das eigene Unternehmen führt.

Marketing-Automationen

Die zentralisierten Daten aus dem CRM-Modul ermöglichen es auch dem Marketing die eigenen Maßnahmen deutlich zu verbessern. Durch die Auswertung der Daten lassen sich Kundengruppen deutlich schärfer fassen und können so individueller beworben werden. Auf übersichtlichen Dashboards lassen sich alle Werbemaßnahmen direkt anzeigen und nachverfolgen.

Diese können dann direkt hinsichtlich des Erfolgs ausgewertet und ggf. angepasst werden. So steigert man langfristig die Effizienz der eigenen Werbemaßnahmen. Viele Automationen sorgen zudem dafür, dass Mitarbeiter von vielen manuellen Aufgaben entlastet werden und sich kreativeren Prozessen hingeben können.

Dokumentenmanagement-System

Mit einem integrierten DMS-Modul lassen sich alle unternehmerischen Daten zentral verwalten und archivieren. Sämtliche Dokumente werden dazu in einer einheitlichen Ordnerstruktur gespeichert und stehen allen beteiligten Akteuren auf der zentralen Datenbank in einer validen Version zur Verfügung.

Das sorgt für schnelleren Informationsfluss und bricht Datensilos auf. Alle Akteure verfügen so über genau die Informationen, die sie wirklich benötigen und müssen nicht erst lange danach suchen. Spezielle Suchfunktionen sorgen dafür, dass alle Dokumente, ganz gleich ob Videomaterial, Artikel, Bilder oder auch Rechnungen, schnell aufgefunden werden können.

Projektmanagement

Mit einem Modul für das Projektmanagement können Projekte besser und effizienter kalkuliert, geplant, durchgeführt und abgeschlossen werden. Dazu lassen sich die einzelnen Projekte in einzelne Projektabschnitte einteilen und zentral mit allen notwendigen Ressourcen versorgen. Projektteams können dann ihre Arbeitsstunden direkt einem bestimmten Projekt zuordnen, was die spätere Abrechnung deutlich vereinfacht.

Auf übersichtlichen Dashboards können die einzelnen Fortschritte überwacht werden, sodass für alle Akteure immer ersichtlich ist, wann sie eine Aufgabe abgeschlossen haben müssen und welche Folgeaufgaben sich daran anschließen.

Fazit: Mehr Effizienz Dank passender ERP-Software für Medienunternehmen

Mit einer ERP-Software speziell für Medienunternehmen lassen sich zahlreiche Prozesse deutlich einfacher und effizienter gestalten. Dabei werden Ressourcen auf allen Ebenen des eigenen Unternehmens eingespart, die dann gewinnbringend an anderer Stelle wieder eingesetzt werden können.

Damit man die Potentiale einer ERP-Software voll ausschöpfen kann, sollte diese jedoch zwingend zum eigenen Unternehmen passen. Starten Sie noch heute Ihre Suche nach einer passenden ERP-Software für Medienunternehmen und nutzen Sie dafür unser praktisches Vergleichstool.