Was ist Microsoft Power Automate?

Lästige sich wiederholende Aufgaben einfach automatisieren: Mit Power Automate aus dem Hause Microsoft kein Problem mehr.

Viele Unternehmen weisen unzählige Prozesse auf, die ohne weiteres automatisiert werden könnten, doch fehlt es meist an dem richtigen Werkzeug, dies zu realisieren. Mit Microsoft Power Automate haben Unternehmen die Möglichkeit selbst entsprechende Automationen aufzusetzen und nach Ihren Vorstellungen zu modellieren. 

Was genau dabei die Vorteile sind, worin womöglich Nachteile bestehen und wie auch Ihr Unternehmen von Power Automate langfristig profitieren kann, erfahren Sie im Folgenden. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von Power Automate und zeigen auf, für wen sich diese Plattform eignet.

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist Power Automate?
• Vorteile
• Nachteile
• Funktionen
• Kosten

Was ist Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate ist ein Anwendertool, dass Unternehmen die Möglichkeit verschafft automatisierte Prozesse mit Flow eigenständig zu erstellen. So können letztlich das gesamte Unternehmen effizienter gestaltet und Ressourcen auf allen Ebenen eingespart werden. Dabei beschränken sich die Automatisierungsfunktionen nicht einzig auf die Plattform. Vielmehr lassen diese sich auf Desktops, mobile Geräte, im Web oder auch in Microsoft Teams ausweiten. 

Neben der digitalen Prozessautomatisierung ist auch die Robotergesteuerte Prozessautomatisierung mit Power Automate möglich. Ebenfalls lassen sich bestehende Prozesse mit dem Process Advisor analysieren und verbessern und eine KI sorgt für stetige Weiterentwicklung der Prozessautomationsmöglichkeiten. 

Letztlich stelle Power Automate eine Umgebung dar, in der Unternehmen mit diversen Vorlagen ihre eigenen Prozesse einfach und nachvollziehbar automatisieren können. Dazu sind keine tiefgehenden Programmierkenntnisse von Nöten, vielmehr setzt man auch hier auf den Low-Code-Ansatz.

Für wen eignet sich Microsoft Power Automate? 

Microsofts Power Automate bietet Unternehmen aller Branchen die Möglichkeit die eigenen Prozesse zu automatisieren. Durch die robotergesteuerte-Prozessautomation (RPA) können auch produzierende Unternehmen auf Power Automate setzen. Die Automation von digitalen sowie allen weiteren Geschäftsprozesse ist ebenfalls mit Power Automate möglich. Daher bedarf es keiner besonderen Branchenzugehörigkeit um von Power Automate profitieren zu können. 

Ebenso bedarf es keiner bestimmten Unternehmensgröße, wenngleich man festhalten muss, dass die Bedienung und das Aufsetzen automatisierter Prozesse zumindest rudimentäre Programmierkenntnisse voraussetzen, die gerade in sehr kleinen Unternehmen und einigen mittelständischen Unternehmen nicht immer gegeben ist. 

Vorteile von Microsoft Power Automate

• Schnelle und einfache Prozessautomatisierung
• Sichere Prozesse erstellen
• Effizienz auf allen Ebenen steigern
• Workflows mit KI verbessern
• 199% bei ROI über 3 Jahre
• Fehlerreduktion um 27,4% durch höheren Automationsgrad
• Zeitersparnis und Raum für neue Aufgaben

Nachteile von Microsoft Power Automate

• Komplexität beim Erstellen von Automationen
• Kosten für die Nutzung
• Abhängigkeit vom Server bzw. Hoster
• Abhängigkeit vom eigenen Internet-Provider
• Umgewöhnung der Mitarbeiter

Bei genauerer Betrachtung der Nachteile sind die meisten, vor allem langfristig nicht haltbar. Die Kosten für die Nutzung beispielsweise amortisieren sich meist sehr schnell. Auch der einmalige Aufwand für das Aufsetzen der Automationen rechnet sich schnell. Einzig die Abhängigkeit vom Anbieter bleibt bestehen.

Funktionen von Microsoft Power Automate

Werfen wir an dieser Stelle einen Blick auf die Funktionen die Power Automate seinen Nutzern bietet. Dabei wollen wir auch ganzen konkret auf den praktischen Nutzen dieser Funktionen im Einzelnen eingehen und aufzeigen, wie Unternehmen von Power Automate profitieren können. 

Digitale Prozessautomatisierung (DPA)

Mit der Digitalen Prozessautomation (DPA) lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse stetig weiter optimieren. Die intuitive Schnittstelle ermöglicht es jedem Anwender auch ohne technisches Fachwissen, automatisierte Workflows zu erstellen. Dabei können über 500 verschiedene Apps, Daten und Dienste ganz einfach miteinander verknüpft werden. 

Zudem hält Power Automate zahlreiche Cloud Flow-Vorlagen bereit, die Unternehmen als Starthilfe für deren Automatisationen von Aufgaben dienen. Mit dem AI-Builder können den Automationen auch künstliche Intelligenzen hinzugefügt werden. Ob Bilderkennung, optische Zeichenerkennung oder gar Sprachverständnis, all diese KIs sorgen dafür, dass die Prozesse weiter an Automatisierung gewinnen. 

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)

Mit dem codearmen visuellen Designer haben Unternehmen die Möglichkeit automatisierte Workflows ganz einfach selbst zu erstellen. Dabei stehen den Anwendern hunderte von Drag&Drop-Aktionen zur Verfügung. Auch können einfache Schritte wie etwa Maus- und Tastaturaktionen aufgezeichnet und direkt in den visuellen Designer überführt werden.

Letztlich sorgt die RPA für deutlich mehr Effizienz im gesamten Prozessablauf. Zudem können Mitarbeiter von lästigen wiederkehrenden Aufgaben entbunden werden. Auch kostspielige Fehler können mittels RPA vermieden und so mehr Prozesssicherheit erreicht werden. 

Business Process Automation (BPA)

Mehrstufige Prozesse lassen sich mit der Business Process Automation deutlich vereinfachen und automatisieren. Mit dem integrierten Prozess-Designer lassen sich alle Phasen und Schritte einzelner Geschäftsprozessflows einfach und schnell planen. So können Genehmigungsverfahren ganz einfach gestaltet und nächste Schritte direkt angezeigt werden. 

Auch der Zugriff und die Sichtbarkeit der jeweiligen Geschäftsprozessflows lässt sich übersichtlich darstellen und zentral verwalten. Das sorgt führ mehr Prozesssicherheit im Allgemeinen. Power Automate hält auch an dieser Stelle zahlreiche Vorlagen für ganze Geschäftsprozesse bereit, wie sie in vielen Unternehmen Anwendung finden. 

Process Advisor

Mit dem Process Advisor hilft Unternehmen dabei, Workflow-Engpässe und weitere Automatisierungsmöglichkeiten zu ermitteln. Das Prozess- und Aufgaben-Mining-Tool hilft mit seinen intuitiven Oberflächen dabei, nicht nur die eigenen Workflows besser zu verstehen, sondern auch dabei diese stetig weiter zu optimieren. 

Der Process Advisor analysiert an Hand der entsprechenden Daten die eigenen Workflows und wertet diese aus. Die einzelnen Prozesse lassen sich dann auch visualisieren und das System schlägt nachvollziehbar für den Anwender, etwaige Verbesserungen im Prozessablauf vor. 

AI-Builder

Der AI-Builder von Microsoft sorgt dafür, dass Automatisierungen mit Hilfe von künstlichen Intelligenzen stetig weiterentwickelt werden können. Es können intelligente Automatisierungen erstellt und neue Erkenntnisse zu diesen gewonnen werden. So können die KIs beispielweise Texte verstehen und verarbeiten. 

Auch einzelne Objekte aus Bilddateien können herausgefiltert werden. Das entlastet Mitarbeiter mitunter enorm. Doch auch die einzelnen Unternehmensergebnisse können analysiert und vorhergesagt werden. Das hilft letztlich dabei bessere und fundiertere Entscheidungen in der Gegenwart zu treffen. 

Kosten von Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate ist bereits ab 12,60 € Pro-Benutzer-Plan und Monat zu haben. Für 33,70 € dann auch inklusive beaufsichtigter RPS. Es ist darüber hinaus auch möglich Lizenzen pro Flow zu erwerben. Diese schlagen dann mit 84,30 € für fünf Flows pro Monat zu Buche. 

Zusätzlich kann der AI Builder pro Einheit und Monat für 421,70 € hinzugebucht werden. Das Add-On für unbeaufsichtigte RPA liegt pro Bot und Monat dann bei 126,50 €.

Fazit: Mit Power Automate effizienter arbeiten

Microsoft Power Automate ist das perfekte Tool für Unternehmen, die ihre Prozesse ohne großen Programmieraufwand selbstständig automatisieren wollen. Dabei bietet das System neben der klassischen Geschäftsprozessautomation auch die Option für robotergesteuerte Prozessautomation, kurz RPA. 

Die Möglichkeiten von Microsoft Power Automate individuelle Automationen zu implementieren sind nahezu grenzenlos. Gleichzeitig helfen diverse Vorlagen bei einem schnellen Einstieg in die Geschäftsprozessautomation. So entlasten Unternehmen die eigenen Mitarbeiter, schaffen mehr Prozesssicherheit und letztlich mehr Effizienz.