Eine NGO unterscheidet sich hinsichtlich anderen Unternehmen vor Allem in Bezug auf die Geschäftszwecke. Während bei herkömmlichen Unternehmen die Gewinnmaximierung Treiber des Handels ist, treten bei einer NGO eher mildtätige Zwecke in den Vordergrund.

Daher sind die meisten Prozesse auch ein wenig anders strukturiert und Erfolg misst sich hier anders als bei Unternehmen der privaten Wirtschaft. Daher muss auch die ERP-Software anders beschaffen sein. Worauf es bei einer ERP-Software für eine NGO ankommt, erfahren Sie hier.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es schlanker und optimierter Prozesse im gesamten Unternehmen und einer Möglichkeit die Ressourcen optimal auf die jeweiligen Prozesse zu verteilen.

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, auf die das Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Das betrifft zum Beispiel:

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.)
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.)
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Im Kern geht es beim ERP darum, alle Ressourcen so auf die jeweiligen Prozesse zu verteilen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung kommt. Gleichzeitig müssen Verschwendungen so gut es geht vermieden werden. Dazu wird eine ERP-Software eingesetzt.

Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Alle Akteure im Unternehmen arbeiten so mit denselben Daten. Das macht die Prozesse zum einen transparenter und zum anderen deutlich schlanker. Arbeiten lassen sich abteilungsübergreifend gestalten, Datensilos aufbrechen.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Eine ERP-Software setzt sich aus mehreren Modulen zusammen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und enthält Funktionen, die die alltäglichen Prozesse in diesem unterstützen. So lassen sich einige Prozesse gar gänzlich automatisieren. Über die zentrale Datenbank sind alle Module miteinander verbunden.

Oftmals finden sich folgende Module in einer ERP-Software an:

• Business Intelligence
• Customer Relationship Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen
• Installation und Wartung
• Produktion

Je nach Bedarf und Geschäftsbereich setzt sich eine ERP-Software aus all jenen Modulen und Funktionen zusammen, die benötigt werden um die eigenen Prozesse in Gänze abbilden zu können. Viele ERP-Anbieter haben sich daher im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und Ihre Lösungen entsprechend auf die Belange dieser Unternehmen angepasst.

So finden sich heute am ERP-Markt unzählige verschiedene ERP-Software-Lösungen, die ihren Fokus auf bestimmte Unternehmen richten. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass diese branchenspezifischen Lösungen bereits in ihren Standard-Versionen viele, für die Branche wichtige Funktionen, abdecken.

Ein allgemeines ERP-System hingegen müsste erst kostspielig auf die Belange des eigenen Unternehmens angepasst werden. Ein branchenspezifisches System hingegen kann direkt zum Einsatz gebracht werden. Auch bei der Weiterentwicklung der ERP-Software liegt der Fokus der Entwickler auf Herausforderungen in der eigenen Branche. Bei einer allgemeinen Software muss man auf Anpassungen für künftige Entwicklungen in der eigenen Branche meist warten und hoffen.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für eine NGO?

Wie bereits eingangs erwähnt unterscheidet sich eine NGO von anderen Unternehmen in Bezug auf die konkreten unternehmerischen Ziele. Doch es gibt auch viele Gemeinsamkeiten zu privatwirtschaftlichen Unternehmen. Insbesondere bei der Verwendung der Mittel sind beide Formen auf maximale Effizienz angewiesen.

Für NGOs bedeutet dies jedoch, dass die zur Verfügung stehenden Gelder möglichst vollständig in die Projekte fließen können. Der Verwaltungsapparat soll möglichst schlank gehalten werden. Doch ganz ohne Administration kommt auch eine NGO nicht aus. Von der Personalplanung, über die Spendenverwaltung bis hin zur Fördermittelverwaltung, sind diese Aufgaben das Herzstück jeder NGO.

Gleichzeitig spielt die Transparenz hier eine dermaßen große Rolle, wie bei kaum einer anderen Geschäftsform. Spender wollen wissen, wohin ihr Geld fließt und wofür dieses verwendet wird. Um all das möglichst lückenlos nachhalten zu können, bedarf es einer ERP-Software, die speziell auf die Belange einer NGO zugeschnitten wurde. Eine Standard-Software wäre hierzu meist weit weniger in der Lage.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in NGOs?

Gerade deshalb ist es auch so wichtig neben der passenden ERP-Software, auch den passenden ERP-Anbieter zu finden. Ein branchenerfahrender ERP-Anbieter weiß um die speziellen Herausforderungen die sich eine NGO ausgesetzt sieht und kann diese bei der Implementierung berücksichtigen.

Er versteht besser, worauf es bei einer NGO ankommt, welche Prozesse sich an die Software anpassen können und wo sich die Software an die Prozesse anpassen muss. Viele ERP-Projekte scheitern an unzureichender Kommunikation zwischen Anbieter und Kunden. Ein branchenerfahrender Anbieter spricht „dieselbe Sprache“ und kann mit wichtigen Tipps und Ratschlägen dem Projekt zum Erfolg verhelfen.

Ein unerfahrener Anbieter versteht wohlmöglich nicht genau was der Kunde eigentlich wünscht. An dieser Stelle kann es zu gravierenden Missverständnissen kommen, die das gesamte Projekt scheitern lassen können oder mindestens viel Zeit und zusätzliche Kosten beanspruchen.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für eine NGO?

Daher ist es wichtig die passende ERP-Software und auch den passenden ERP-Anbieter zu finden. Angesichts unzähliger Lösungen am Markt keine leichte Aufgabe. Das wichtigste zu Beginn ist es, zu wissen wonach man eigentlich genau sucht. Das klingt banal, doch entscheidet sich bereits in der Vorbereitung der Suche, ob das ERP-Projekt später ein Erfolg wird oder floppt.

Mit einer IST-Analyse wird zunächst evaluiert, wie die Prozesse derzeitig ablaufen und wo es Verbesserungspotential gibt. Daraus werden konkrete Ziele abgeleitet, die dann in einem Lastenheft festgehalten werden. Dieses dient Ihnen als eine Art Kompass während der Suche. Hierin sind neben den Zielen auch alle weiteren Rahmenbedingungen zu formulieren.

Das betrifft das Budget, den zeitlichen Rahmen in dem die ERP-Software eingeführt werden soll, die Nutzeranzahl, die benötigten Schnittstellen und Integrationen aber auch die IT-Infrastruktur und die Plattform auf der die Software betrieben werden soll. Zudem gilt es alle Funktionen aufzulisten und zu priorisieren.

Mit dem vollständigen Lastenheft gestaltet sich dann die Suche deutlich entspannter. Vergleichsportale im Internet bieten Ihnen die Möglichkeit viele Systeme auf einmal miteinander zu vergleichen und zu filtern. So gelangen Sie schnell zu einer kurzen Liste mit passenden ERP-Systemen die dann in die engere Auswahl gezogen werden können.

Welche Funktionen benötigt eine NGO in einer ERP-Software?

Werfen wir nun noch einen Blick auf ein paar wesentliche Funktionen einer ERP-Software für eine NGO. Dabei geht es nicht darum eine komplette Auflistung alle notwendigen Funktionen zu erstellen, als viel mehr darum Ihnen die Möglichkeiten einer branchenspezifischen ERP-Software aufzuzeigen und deren Nutzen für die Praxis zu erläutern.

CRM-Modul für optimale Kundenverwaltung

Der Begriff Kunde trifft es in NGOs nicht ganz, wenngleich auch NGOs durchaus Waren verkaufen. Meist geht es um Spender und diese sind grundlegend anders zu behandeln als ein klassischer Kunde im Einzelhandel. Daher muss auch das CRM-Modul diese Besonderheit berücksichtigen können. Mit einem entsprechenden CRM-Modul wird es möglich, die Spender deutlich besser und individueller zu betreuen.

Spender wollen in gewissen Abständen über die Fortschritte und die Verwendung Ihrer Spenden informiert werden. Mit diversen Funktionen innerhalb des CRM-Moduls lassen sich Spender in bestimmte Gruppen einteilen und entsprechend informieren. Durch die Zentralisierung aller Daten wird es möglich diese auszuwerten und trennschärfere Spendergruppen zu identifizieren.

Dies hilft auch dann dabei, wenn nach zusätzlichen Einmalspenden gefragt wird oder beim Weihnachtsmailing usw. Es lässt sich so beispielweise der perfekte Zeitpunkt für jeden einzelnen Spender herausfinden, wann und wie dieser zu kontaktieren ist. Das hilft enorm bei der Spenderbetreuung und trägt letztlich dazu bei, mehr Spender länger bei der Stange zu halten.

Lückenloses Projektmanagement

Die meisten NGOs arbeiten projektbasiert und müssen genau nachhalten, welche Ressourcen an welcher Stelle in welcher Anzahl eingesetzt wurden. Mit einem Projektmanagement-Modul wird dies einfach möglich. Ressourcen lassen sich den einzelnen Projektschritten zuordnen, Verantwortlichkeiten hinterlegen und Deadlines erstellen.

Mit dem umfassenden Projektmanagement-Modul wird es möglich alle Projekte und deren Fortschritte immer im Blick zu behalten. Droht ein Projekt das Budget zu überschreiten, kann proaktiv gewarnt und gehandelt werden. Auch lassen sich alle Arbeitsstunden, die in das Projekt geflossen sind, genau nachhalten.

So wird die Abrechnung am Ende auch deutlich einfacher und effizienter. Letztlich sorgt ein umfangreiches Projektmanagement-Modul für schlankere und ressourcenschonende Prozesse. Gerade in NGOs lassen sich so Verwaltungskosten einsparen und somit mehr Gelder für die eigentlichen mildtätigen Zwecke verwenden.

Mehrsprachigkeit und Mehrmandantenfähigkeit

NGOs arbeiten oftmals mit Projektpartnern auf der ganzen Welt zusammen. Gerade die Kommunikation und der Austausch von Daten zu diesen ist oftmals schwierig. Eine ERP-Software für NGOs bietet daher oftmals die Möglichkeit mehrere Sprachen zu verarbeiten. So kann Medienbruchfrei kommuniziert werden.

Zudem bietet das System Schnittstellen oder gar Lizenzen für den Projektpartner selbst, sodass dieser ebenfalls mit der ERP-Software arbeiten kann. Diese Mehrmandantenfähigkeit bietet enorme Vorteile. Daten können einfach ausgetauscht und sicher transferiert werden.

Das erhöht die Effizienz wie auch die Transparenz bei der Kommunikation zwischen NGO und Projektpartner. Insbesondere bei der Mittelverwendung kann so genau nachgehalten werden, wofür Gelder im Projektland ausgegeben wurden und wie es um Fortschritte in Projekten bestellt ist.

Fazit: ERP-Software passend für Ihre NGO wählen

Die passende ERP-Software für Ihre NGO zu finden ist angesichts der vielen Lösungen am Markt nicht immer leicht. Doch mit der richtigen Vorbereitung auf Ihre Suche, lassen sich schnell passende Lösungen herausfiltern. Dabei ist auch der Anbieter selbst in den Fokus zu nehmen. Dieser sollte nach Möglichkeit Ihre Branche genau kennen und wissen, worauf es Ihnen bei der ERP-Implementierung wirklich ankommt.

All der Aufwand ist es in jedem Fall Wert. Gerade NGOs profitieren von einer effizienteren und ressourcensparenden Arbeitsweise, da die eingesparten Kosten direkt in die Projekte fließen können. Dafür hält eine ERP-Software für NGOs diverse Funktionen bereit, die helfen administrative Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen und den Fokus aufs Wesentliche richten.