13 zentrale ERP-Funktionen lokaler Software

Von der Warenwirtschaft bis Business Intelligence: Wir beleuchten wichtige Funktionen lokaler ERP-Software.

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an eine geeignete Software für das Enterprise Resource Planning. Dennoch gibt es einige grundlegende ERP-Funktionen, von der eine Vielzahl an Unternehmen gleichermaßen profitieren. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit einigen zentralen Funktionen einer ERP-Software auseinandersetzen. Zunächst beantworten wir jedoch die Frage, inwieweit der Funktionsumfang einer ERP-Software mit ihrer Plattform zusammenhängt.

Inhaltsverzeichnis

• Zusammenspiel von Plattform & Funkionsumpfang
• 1. Material- & Warenwirtschaft
• 2. Produktion
• 3. DMS
• 4. CRM
  • 5. Marketing
  • 6. Vertrieb
• 7. Beschaffung & SCM
• 8. HRM
• 10. Finanzen
• 11. BI
• 12. Reporting
• 13. KI

Zusammenspiel von Plattform und Funktionsumfang

Moderne ERP-Systeme können Unternehmen in zahlreichen Bereichen unterstützen. Einige ERP-Anbieter bieten ihre Systeme sowohl in lokaler als auch in Cloud-basierter Ausführung an.

So haben Unternehmen nicht nur die Wahl zwischen verschiedenen Software-Lösungen, sondern auch Lizenzmodellen bzw. Plattformen. Grundsätzlich können alle folgenden Funktionen in lokalen ebenso wie in Cloud-ERP-Systemen (Software-as-a-Service) umfasst sein.

Unterschiedliche Lizenzmodelle

Es gibt jedoch anbieter-spezifische Unterschiede. So ist es beispielsweise möglich, dass die Cloud-Lösung eines Anbieters über einen größeren Funktionsumfang verfügt als die lokale Variante. Entscheidender als das Lizenzmodell sind hier jedoch die Unterschiede von Anbieter zu Anbieter und von System zu System.

Mobile Nutzung und Customization

Darüber hinaus gibt es jedoch auch Funktionen und Eigenschaften, die anbieter-unabhängig eng mit dem Lizenzmodell zusammenhängen. So lässt sich beispielsweise eine On-Premises Software eher personalisieren, als ein Cloud-System (Stichwort Customization). Gleichzeitig sind Cloud-Systeme zumeist besser auf eine mobile Nutzung ausgelegt, da auf sie über das Internet zugegriffen wird. Befassen wir uns nun einmal näher mit den Funktionen einer ERP-Software.

1. Material- und Warenwirtschaft

Klassische ERP-Software hat ihre Ursprünge im Manufacturing-Resource-Planning (MRP). Heute wird das MRP auch als Material Requirements Planning (MRP II) bezeichnet. Damalige Systeme übernahmen unter der Bezeichnung MRP-Systeme demnach Aufgaben der Material- bzw. Warenwirtschaft und der Produktion. 

Die Begriffe Materialwirtschaft und Warenwirtschaft werden oftmals synonym verwendet. Sinngemäß bezeichnen sie auch die gleichen Vorgänge. Genauer genommen ist jedoch eine Differenzierung vorzunehmen. So bezieht sich die Materialwirtschaft auf produzierende Unternehmen, die Warenwirtschaft hingegen auf den Handel. 

Material- und Warenwirtschaft mit dem ERP

Auch heutige ERP-Software beinhaltet noch Funktionen aus diesen Bereichen. Dazu zählen beispielsweise Stammdatenverwaltung, Produktdatenmanagement und Stücklisten. Von der an späterer Stelle näher aufgegriffenen Beschaffung über die Lagerhaltung bis hin zur Disposition lassen sich also alle Prozesse der Material- und Warenwirtschaft mittels geeigneter ERP-Software abwickeln. 

2. Produktion

Funktionen für die Produktion werden innerhalb der ERP-Software oftmals im Rahmen von Produktionsplanungs- und -steuerungs (PPS) - Modulen bzw. Systemen bereitgestellt. Die PPS bildet nach wie vor den Kern eines jeden Industrieunternehmens. PPS-Module ermöglichen beispielsweise die weit verbreitete Just-in-time-Produktion. 

Geschichte von ERP-Software

Die Entwicklung von ERP-Software begann vor mehreren Jahrzehnten. Ziel war es, parallel betrieben Insellösungen zu einem ganzheitlichen System zu verknüpfen. Auch heute noch verfolgt ERP-Software diesen Ansatz. Weitere Informationen zum Thema finden Sie im Artikel "Die Geschichte des ERP".

Moderne ERP-Software geht jedoch in Bezug auf den Funktionsumfang weit über die Grenzen der ursprünglichen Systeme hinaus. Auch viele weitere Aufgabenbereiche des Unternehmens lassen sich in diesen Systemen zentral zusammenführen.

3. Dokumentenmanagement (DMS)

So ist es beispielsweise möglich, sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in die ERP-Software zu integrieren. Mittels einer DMS-Software lassen sich sämtliche Prozesse des Dokumentenmanagements digital steuern und verwalten. Durch Funktionen wie eine Volltextsuche werden Suchzeiten massiv verkürzt und Prozesse beschleunigt. 

Separate Lösungen oder ganzheitlich-integriertes System

Lösungen für das Dokumentenmanagement können auch als separate Anwendungen bezogen werden. Wichtig bei der Nutzung separater Systeme ist hier, dass ein nahtloser Informationsaustausch von Lösung zu Lösung möglich ist. Nur so kann eine zeitaufwendige und fehleranfällige doppelte Datenpflege vermieden werden.

4. Customer Relationship Management (CRM)

„CRM“ bezeichnet das „Customer Relationship Management“ bzw. zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Kundenpflege. Hierbei handelt es sich um zweierlei: Zum einen geht es um den gezielten Fokus eines Unternehmens oder einer Organisation auf seine Kunden.

Zum anderen geht damit jedoch auch strategische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher. Moderne, in die ERP-Software integrierte CRM-Module bieten weitaus mehr als nur eine digitale Kontaktverwaltung. So erleichtert beispielsweise Prozesse des Marketings und Vertriebs. 

5. Marketing

Im Bereich des Marketings lassen sich mittels CRM-Software beispielsweise Prozesse des Kampagnenmanagements steuern. Auch kann gemessen werden, welche Kampagne wie erfolgreich war. Über entsprechende Analysefunktionen, welche an späterer Stelle näher aufgegriffen werden sollen, lassen sich zudem wertvolle Erkenntnisse über das Verhalten und die Interessen der Kunden gewinnen. 

6. Vertrieb

Der Vertrieb hat über automatisch-generierte Kontakthistorien immer den Überblick darüber, wann die letzte Interaktion mit einen bestimmten Kunden stattgefunden hat. Über das integrierte DMS lassen sich zudem jederzeit aktuelle Verträge einsehen oder bei Bedarf ändern. 

Durch ein in die ERP-Software integriertes Lead-Management mit entsprechenden Analysefunktionen haben Vertriebler zudem die Möglichkeit, vielversprechendere Leads zu identifizieren und diese gezielt anzusprechen. 

7. Beschaffung und SCM

Die betriebliche Funktion der Beschaffung dient der bedarfsgerechten und wirtschaftlichen Versorgung des Unternehmens mit Waren. Entsprechende ERP-Software findet sowohl in der operativen als auch in der strategischen Beschaffung Gebrauch. Einige Systeme ermöglichen beispielsweise die Bestellung bei einem zuvor definierten Lieferanten. Diese kann automatisiert erfolgen, sobald die Anzahl einer Ware unter einen ebenfalls zuvor definierten Wert fällt.

Aus ERP wird ERP II

Möglich ist dies über eine Schnittstelle zum jeweiligen Lieferanten. ERP-Software, die über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus geht und Schnittstellen zu Geschäftspartnern ermöglicht, wird auch als ERP-II-System bezeichnet. Sie ermöglicht eine Prozessoptimierung entlang der gesamten Lieferkette. Derartige Systeme unterstützen Unternehmen in Zeiten der Globalisierung dabei, ihr Supply Chain Management zukunftsfähig zu gestalten.

8. Projektmanagement

Viele Unternehmen arbeiten projektbasiert. Um den Anforderungen dieser Betriebe gerecht zu werden, verfügen viele ERP-Systeme über integrierte Projektmanagement-Software. Zu differenzieren ist hier zwischen Single-, Multi- und Enterprise Project Management Systemen sowie Project Collaboration Plattformen.

Planungs-, prozess-, ressourcen- oder service-orientiert

Zudem ist zwischen planungsorientierter, prozessorientierter, ressourcenorientierter oder serviceorientierter Projektmanagement-Software zu unterscheiden. So kann der Bedarf jedes projektbasiert-arbeitenden Unternehmens durch eine geeignete ERP-Software abgedeckt werden. 

9. Personalwesen (HRM)

Das Personalwesen oder auch Human Resource Management (HRM) ist eine in allen Unternehmen vorhandene Funktion. Die Kernaufgaben der Personalabteilung im Unternehmen liegen in der Bereitstellung von Personal sowie dessen zielorientierter Einsatz. 

Zahlreiche HR-Funktionen

Moderne ERP-Software kann vielfältige HR-Funktionen beinhalten. So haben Personaler über digitale Arbeitszeitpläne stets die Übersicht über aktuell eingeplantes Person und können entsprechende Änderungen vornehmen. Mitarbeiter werden dann über das System unmittelbar über diese Änderungen informiert. Auch können beispielsweise Trainings- und Bildungsdaten genutzt werden, um intern statt extern nach geeigneten Kandidaten zu suchen. 

10. Finanz- und Rechnungswesen

Das Rechnungs- und Finanzwesen sind die betriebswirtschaftliche Basis für den Erfolg eines Unternehmens. Dementsprechend enthalten auch viele lokale ERP-Systeme entsprechende Funktionen für diesen Aufgabenbereich. Zu unterscheiden ist hier zwischen internem und externem Finanz- und Rechnungswesen. Auf interner Ebene ist in diesem Zusammenhang heutzutage die Rede von Controlling.

Externe und interne Ebene

Auf externer Ebene – dem Aufgabenbereich der Finanzbuchhaltung - verlangt der Gesetzgeber, dass Unternehmen bestimmte Informationen preisgeben. Auf interner Ebene kommen wichtige Kennzahlen zum Tragen, die wiederum die Basis für strategische Entscheidungen bilden. 

Integrierte Module

Nach wie vor nutzen viele Unternehmen im Bereich Rechnungs- und Finanzwesen separate Tools. Doch durch die Anbindung an ein ganzheitlich-integriertes ERP-System werden Medienbrüche vermieden und Prozesse schlanker und effizienter gestaltet. Über bestimmte Ausgabenbereiche bzw. Abteilungen hinaus bietet moderne ERP-Software auch einige Funktionen, von denen unternehmensübergreifend viele Abteilungen profitieren.

11. BI – Business Intelligence

Hierbei handelt es sich beispielsweise um Business Intelligence (BI) – Funktionen. BI oder zu Deutsch Geschäftsanalytik bezeichnet Prozesse und Verfahren zur systematischen Analyse des eigenen Betriebes. Eine Anbindung von ERP-Software und BI-Modul bietet sich schlichtweg an. Denn die Daten, die für die Durchführung von Analysen benötigt werden, sind in der Regel bereits weitestgehend in der ERP-Software vorhanden. 

Mögliche Einsatzbereiche

Typische Analysebereiche sind dabei, Produktion, Vertrieb, Einkauf, Logistik, Controlling und Marketing. So unterstützt ein BI-Modul mit Analysefunktionen Unternehmen beispielsweise bei der Analyse von Beschaffungskosten, Lagerbestandsanalysen oder auch der Ermittlung wichtiger Kennzahlen (KPIs).

12. Berichtwesen / Reporting

BI und Berichtwesen gehen fließend ineinander über. Die Informationen und Erkenntnisse, die durch das BI-Modul ermittelt werden, werden dann zu Reporting-Zwecken unmittelbar dem Berichtwesen zur Verfügung gestellt.

Softwareseitige Automatisierungen

ERP-Software verfügt hier häufig über Automatisierungen, sodass aus ermittelten Daten automatisch Berichte generiert werden können. Einer manuellen Übertragung von Daten bedarf es somit nicht. Berichte unterstützen Unternehmen auf allen ebenen der operativen und strategischen Unternehmensführung. 

13. Mit KI das Potenzial von Big Data ausschöpfen

Auch Künstliche Intelligenz (KI) kommt in immer mehr Systemen auf vielfältige Weise zum Einsatz. Im Bereich des CRM helfen Künstliche Intelligenzen beispielsweise dabei, neue und bisher unerkannte Zusammenhänge zu erkennen und so ein besseres Gesamtbild der eigenen Kunden zu schaffen. Doch auch im operativen Tagesgeschäft sind KIs wertvolle Helfer.

Künstliche Intelligenz im CRM

So werden viele beispielsweise schon das eine oder anderer Mal einem KI-gestützten Chatbot begegnet sein. Diese digitalen Assistenten beantworten eigenständig Kundenanfragen und entlasten so den Kundenservice. Der Kunde selbst profitiert von kürzeren Wartezeiten, sodass sie Customer Experience (CX) verbessert wird.