Die perfekte ERP-Software für Kosmetikhersteller

Kosmetikhersteller haben ganz eigene Ansprüche an eine ERP-Software. Wir zeigen Ihnen welche und wie Sie schnell die passende Software für Ihr Unternehmen finden.

Der Markt ist voll von ERP-Software vieler verschiedener Hersteller. Doch welches System passt zum eigenen Unternehmen und wonach genau entscheidet sich, ob eine Lösung passt oder nicht? Diesen Fragen wollen wir einmal etwas näher auf den Grund gehen und klären wie die perfekte ERP-Software für Kosmetikhersteller im Einzelnen aussieht. 

Zuvor werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software. Das wird uns dabei helfen besser verstehen zu können, warum es so wichtig ist, dass die eigene Software perfekt zum Unternehmen passt. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Kosmetikhersteller? 
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Kosmetikherstellung?
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Kosmetikhersteller? 
• Welche Funktionen benötigen Kosmetikhersteller in einer ERP-Software? 
• Fazit: ERP-Software passend für die eigene Kosmetikherstellung wählen

Definition: Was ist eine ERP-Software? 

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“ beschrieben. Dabei handelt es sich um die Aufgabe eines Unternehmens alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es optimierter und möglichst schlanker Prozesse im gesamten Unternehmen. 

Jedem Prozess muss zu jeder Zeit die richtige Menge an Ressourcen zu Verfügung gestellt werden, ohne dass es dabei zu Engpässen in der Versorgung kommt. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass keinerlei Ressourcen verschwendet werden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang beispielsweise:

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Eben sämtliche Betriebsmittel die einem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zu Verfügung stehen. So muss jeder Prozess beispielweise mit dem dafür notwendigen Personal, den zu verarbeitenden Materialien und den nötigen Werkzeugen ausgestatten sein. Dabei soll es so gut wie möglich vermieden werden, dass Ressourcen ungenutzt bleiben.

Da täglich unzählige Prozesse in einem Unternehmen ablaufen, kein leichtes Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen Zugriff. 

Das verbessert die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen enorm und sorgt für mehr Transparenz innerhalb der Prozesse. Diese lassen sich zudem abteilungsübergreifend und somit deutlich schlanker aufsetzen. Dadurch werden weitere Ressourcen auf allen unternehmerischen Ebenen eingespart. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die die jeweiligen Abläufe in dem Bereich unterstützen und einzelne Prozesse sogar automatisieren. Gängige Module in einer ERP-Software sind beispielweise:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Bedarf und Geschäftsbereich eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen und Funktionen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Daher ist es auch so wichtig eine ERP-Software zu finden, die zum eigenen Unternehmen passt. Viele ERP-Anbieter haben sich im Lauf der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre Lösungen an die Bedürfnisse dieser Unternehmen angepasst. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Kosmetikhersteller?

So findet sich am Markt auch spezielle ERP-Software für Kosmetikhersteller. Diese beinhaltet bereits in ihrer Standardversion wichtige Schlüsselfunktionen, die in einer allgemeinen Software meist aufwendig nachgerüstet werden müssten. In einer branchenspezifischen ERP-Software, die speziell für Kosmetikhersteller konzipiert wurde, finden sich in der Regele weitreichende Funktionen zur Abbildung der Produktion. 

Ebenso beinhaltet eine ERP-Software für Kosmetikhersteller auch diverse weitere Funktionen bspw. für die Logistik, das Materialmanagement oder die Kundenverwaltung und zum Personalmanagement. Welche Funktionen im Einzelnen benötigt werden, hängt maßgeblich von den eigenen Begebenheiten ab. 

Generell empfiehlt es sich daher auf eine branchenspezifische ERP-Software zu setzen. Diese werden stetig für die eigenen Zwecke weiterentwickelt und man zahlt nicht unnötig für die Entwicklung von Funktionen anderer Branchen mit. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Kosmetikherstellung? 

Ein Anbieter mit Branchenkenntnis bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Neben der Kenntnis um die Prozesse in der Kosmetikherstellung, kennt dieser auch den Markt und weiß um zukünftige Entwicklung. So kann sichergestellt werden, dass die ausgewählte ERP-Software auch in Zukunft weiterentwickelt und mit dem eigenen Unternehmen mitwachsen kann. 

Ebenso weiß ein erfahrender Anbieter um die spezifischen Fallstrike die sich während einer Implementierung ergeben können und kann diese proaktiv umgehen. Ein unerfahrener Anbieter hingegen Steuert wohlmöglich genau in diese hinein, was letztlich das gesamte Projekt gefährden kann. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Kosmetikhersteller? 

Die passende ERP-Software zu finden und zu implementieren ist entscheidend für den Erfolg dieser. Am Markt finden sich unzählige verschiedene Lösungen unterschiedlicher Anbieter. Viele haben sich auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Systeme auf die Bedürfnisse dieser Sektoren angepasst. Daher ist es entscheidend zu wissen, wonach man genau sucht. 

Eine IST-Analyse zu Beginn hilft dabei, gegenwärtige Schwachstellen in den eigenen Abläufen aufzudecken und unausgeschöpfte Potentiale zu Tage zu fördern. Daraus werden dann konkrete Ziele abgeleitet und in einem Lastenheft festgehalten. Hierin werden zudem alle weiteren Rahmenbedingungen festgehalten, wie beispielsweise: 

• Zeitlicher Rahmen
• Budget
• Nutzeranzahl (Teil- und Volllizenzen)
• Gewünschtes Lizenzmodell
• Hardwarevoraussetzungen 
• Funktionen

Die Funktionen werden zudem aufgelistet und priorisiert. So verliert man während der Suche nicht den Fokus und auch der spätere Anbieter kann besser erkennen, worauf es dem Unternehmen bei der Implementierung wirklich ankommt. Vergleichsportale im Internet bieten dann die Möglichkeit viele Systeme auf einmal zu filtern und miteinander zu vergleichen. So gelangt man schnell zu einer kurzen Liste mit passenden Lösungen. 

Welche Funktionen benötigen Kosmetikhersteller in einer ERP-Software? 

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar wesentliche Funktionen einer ERP-Software speziell für Kosmetikhersteller. Dabei wollen wir auch den konkreten Nutzen in der Praxis der jeweiligen Funktionen durchleuchten. Es sei jedoch nochmals erwähnt, dass nicht jeder Kosmetikhersteller zwangsläufig alle diese Funktionen in der eigenen ERP-Software benötigt. Vielmehr muss sichergestellt werden, dass die eigenen Prozesse in Gänze abgebildet werden können. 

Produktentwicklung und Produktion 

In einem Produktionsmodul für Kosmetikhersteller finden sich zahlreiche Funktionen zum einen zur Abbildung der gesamten Produktion und zum anderen für die Produktentwicklung. So finden sich beispielweise neben der Prozessfertigung auch Funktionen für die Rezepturoptimierung und das Rezepturmanagement. Auch Produktspezifikationen lassen sich darin abbilden und Waren mit entsprechenden Deklarationen versehen. 

Letztlich hilft das Produktionsmodul viele verschiedene Prozesse innerhalb der Fertigung zu automatisieren. Auch für die Produktentwicklung stehen zahlreiche Funktionen bereit. Durch die Erstellung von digitalen Zwillingen lassen sich sogar Produktionsabläufe theoretisch durchspielen und Kapazitätsgrenzen ausloten, ohne dass die derzeitige Produktion gestört wird. 

Materialmanagement 

Gerade Kosmetikhersteller arbeiten oftmals mit verderblichen Waren. Daher ist es wichtig zu wissen, welche Charge zu welchem Termin verarbeitet werden muss und wie diese zu lagern ist. Waren werden direkt beim Wareneingang hinsichtlich ihrer Qualität geprüft und dann, dem zuvor errechnetem Lagerplatz zugewiesen. 

So wissen immer alle Akteure wie viele Einheiten eines bestimmten Artikels noch vorrätig sind, für welchen Prozessschritt diese eingeplant und wann sie verbraucht werden müssen. So lassen sich einzelne Chargen auch besser zurückverfolgen, beispielweise, wenn eine Rückrufaktion erfolgen muss. 

Logistik 

Alle Warenströme innerhalb und außerhalb des Unternehmens lassen sich in der ERP-Software abbilden. So kann sichergestellt werden, dass immer die richtigen Waren zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Mittels vordefinierter Schnittstellen zu Logistikpartnern lassen sich Daten medienbruchfrei austauschen und Waren so über den gesamten Logistikprozess hinweg transparent abbilden und nachverfolgen. 

Planung und Kalkulation

Mit der ERP-Software lassen sich diverse Planungen und Berechnungen durchführen. Neben der Absatzplanung, lassen sich auch Kapazitäten, der Materialbedarf, die Liquidität oder weitere Aktionen planen. Auch lassen sich Langzeitszenarien simulieren, so dass künftige Entwicklungen besser vorhersehbar werden. 

Auch diverse Kalkulationen sind mit der ERP-Software durchführbar. Ob Produktkosten, Fertigungsnachkalkulation oder Deckungsbeitragsrechnungen. Alle Mengen- und Werteflüsse sind deutlich transparenter und alle Buchungen lassen sich in Echtzeit in das Rechnungswesen überführen. So geht nichts verloren. 

Qualitätsmanagement 

Auch für das Labor- und Qualitätsmanagement hält eine ERP-Software für Kosmetikhersteller diverse Funktionen bereit. Neben einem durchgängigen Chargenmanagement und einer lückenlosen Chargenzurückverfolgung bietet das System auch allerlei Unterstützung bei Rückrufaktionen, bei der Chargendokumentation und für das Gefahrengutmanagement. 

Fazit: ERP-Software passend für die eigene Kosmetikherstellung wählen 

Mit der passenden ERP-Software lassen sich Ressourcen auf allen Ebenen des Unternehmens einsparen. Das Potential ist mit unter riesig. Dafür muss die Software jedoch perfekt zum Unternehmen passen und die Prozesse in Gänze abbilden können. Nur dann kann das Potential vollständig ausgeschöpft werden.

Am Markt finden sich zahlreiche Lösungen, die speziell für Kosmetikhersteller konzipiert wurden. Die passenden für das eigene Unternehmen zu finden ist daher nicht immer leicht. Doch mit der richtigen Vorbereitung und dem Wissen, was genau die ERP-Software leisten muss, gestaltet sich diese dann deutlich einfacher.