Fallstudie Hammerbacher - abas

Warum sich Hammerbacher für ein ERP-System von abas entschieden hat.

Bei größeren Kunden wird über ein vereinbartes Datenformat der Auftrag über die EDI-Schnittstelle in das abas-System übertragen und muss nur noch freigegeben werden. Bestellungen per E-Mail werden zum Teil schon über Volltexterkennung ausgelesen und dann ebenfalls über die EDI-Schnittstelle an das System übergeben. 

Je nach vom Kunden gewählter Service-Stufe wird die Ware frei Haus, per Paketdienst oder mit Vertragen und Montage beim Kunden angeliefert. Abhängig von der Service-Stufe und der Postleitzahl des Empfängers wird vom System nach einer Versandmatrix automatisch die jeweils zuständige Spedition ausgewählt. 

Der Auftrag wird automatisiert ins Kommissionierzentrum im Lager weitergeleitet und dort nur dann angezeigt, wenn die Ware auf Lager ist. 
Zudem wird ermittelt, ob der Auftrag mit einer Priorität gekennzeichnet ist und ob ein Fixtermin für die Lieferung vorliegt. Ist dies nicht der Fall, werden die Aufträge chronologisch in der Reihenfolge des Eingangs abgearbeitet. Auf Knopfdruck werden die Versandaufkleber für die Packstücke generiert. Anschließend werden die Packstücke in die Wechselbrücke gestellt. Die Ladebrücke wird geschlossen und die Sendungsdaten werden elektronisch an den Spediteur übermittelt.

Vom Lieferschein über die Versandmitteilung bis hin zur Rechnung generiert abas ERP alle relevanten Dokumente automatisch. Auch die Sendungsverfolgung geschieht über das ERP-System. 

Unterstützt wird die Abwicklung durch ein in abas erstelltes Servicecockpit, das auf Knopfdruck alle Informationen zu einem Auftrag liefert und aus der Maske heraus Aktionen wie beispielsweise eine Ersatzteilbestellung oder Gutschrift auslöst. 

SERVICECOCKPIT MACHT ALLES SCHNELLER

Das Servicecockpit in abas ERP beschleunigt nicht nur die Bearbeitung, sondern auch den Kundendienst. Bernhard Hammerbacher erklärt, warum das so ist: 

„Schnelle Lieferzeit erfordert natürlich auch schnelle Bearbeitung von Fragen oder Reklamationen zum Auftrag. Bei jeder telefonischen Anfrage, die wir nicht sofort beantworten können, haben wir schon verloren. Erst einmal muss der Auftrag gefunden werden, nach allen Kriterien, die dem Kunden einfallen könnten wie ‚Sie wissen schon, mein letzter Auftrag‘. Hier haben wir in unserer Service-Maske die Möglichkeit nach fast allem zu suchen, wie zum Beispiel PLZ, Lieferanschrift, Kundenauftragsnummer und vieles mehr. Jeder Auftrag bildet bei uns ein Projekt, alle nachfolgenden Belege wie Lieferschein, Rechnung, Retouren, Gutschriften oder Ersatzteilaufträge können auf Knopfdruck aufgerufen werden. Auch Aktionen wie eine Ersatzteilbestellung kann ich im Service-Cockpit auslösen. Bei 250 Aufträgen täglich geht das nicht anders.“ 

EIGENES ORDNUNGSSYSTEM IM ERP-SYSTEM ABGEBILDET 

Hammerbacher hat sein eigenes Ordnungssystem in der ERP-Software abgebildet. Der Verkaufsartikel ‚Schreibtisch‘ besteht beispielsweise aus drei Lagerartikeln – Platte, Tischbeine und Querstrebe. Die Fertigung kennt nur Lagerartikel. Eine ABC-Klassifizierung der Teile garantiert Geschwindigkeit. 

„A-Artikel sind Schnellläufer, die rufen wir in unserem Fertigteilelager ab, es ist wichtig, dass in Neumarkt immer Ware vorhanden ist. Diese Teile werden nicht durch Bestellungen aus Neumarkt gesteuert, sondern nach Verbrauchszahlen der Vergangenheit,“ führt Bernhard Hammerbacher aus. 

„Je mehr A-Artikel wir haben, desto größer sind die Freiheiten bezüglich der Disposition in Pukanec. Ziel war natürlich die Erhöhung der Losgrößen und damit verbunden der Rentabilität. Wir haben in unserem System einen Reiter ‚Multisite j/n‘. Ist Multisite aktiv, werden alle standortübergreifenden Prozesse angestoßen. Ganz wichtig ist für uns die Möglichkeit im jeweiligen Land mit der entsprechenden Buchhaltung arbeiten zu können. abas ermöglicht uns das, in Deutschland mit der deutschen, in der Slowakei mit der slowakischen.“ 

LEBENDES SYSTEM 

Sowohl in Neumarkt als auch in der Slowakei ist die ERP-Software ein lebendes System, das laufend optimiert und angepasst wird. Die kontinuierliche Verbesserung von Abläufen lässt sich in abas ERP relativ einfach umsetzen. Eine solche Modifikation betrifft zum Beispiel die Verschnittoptimierung der Materialbearbeitung: 

„In Pukanec wurden Halbfertigprodukte, die das gleiche Material benötigen, für die Bearbeitungen an den jeweiligen Maschinen zusammengefasst und eine Verschnittoptimierung durchgeführt. Je mehr Teile ich in eine Standardplatte reinschneiden kann, desto besser,“ führt Bernhard Hammerbacher aus. 
Geschäftsprozesse können auch im laufenden Betrieb an geänderte Anforderungen angepasst werden. abas ERP wächst und verändert sich mit dem Unternehmen. ber das Wochenende sehr zufrieden mit dem Resultat.“ 

UNTERNEHMENSSTEUERUNG MIT AUSWERTUNGEN 

Daten aus verschiedenen Quellen laufen in abas zusammen und können zu individuellen Auswertungen verdichtet werden. So bildet das ERP-System eine „Single Source of Truth,“ die belastbare Controlling-Daten für das gesamte Unternehmen liefert. 

Hammerbacher hat beispielsweise ein Reporting-Instrument für die Deckungsbeitragsrechnung entwickelt. Der Rohertrag kann darin auf einzelne Artikel, Artikelgruppen und Kunden heruntergebrochen werden. Der Betrachtungszeitraum lässt sich ebenfalls flexibel einstellen. Aus dieser Berechnung können Maßnahmen zur Ertragssteigerung abgeleitet werden. Wenn etwa ein Produkt keinen ausreichenden Deckungsbeitrag mehr erbringt, dreht Hammerbacher an der Preisschraube, um die Relationen wieder zu verbessern. Alle Daten, die ein solches Reporting benötigt, werden aus abas ERP gewonnen.

VIELE VERBESSERUNGEN DURCH ABAS ERP 

Abgesehen von der nahtlosen und effizienteren Auftragsabwicklung und dem Reporting wurden noch weitere wichtige Verbesserungen erreicht: 

Geringere Abhängigkeit: 

Vor der Einführung von abas ERP hatte die Firma Hammerbacher ein Individualsystem im Einsatz, das von nur einem IT-Experten gewartet wurde. Die hohe Abhängigkeit von diesem System war nicht mehr tragbar und gab den Anstoß, sich nach einer Standardsoftware umzusehen. 

Keine Software-Inseln mehr: 

Die Standorte arbeiteten früher mit verschiedenen ERP-Systemen und kommunizierten über E-Mail, Telefon und Fax. Das war zeitaufwändig und fehleranfällig. 

Mehr Transparenz: 

Vor der Einführung von abas führte die mangelnde Transparenz dazu, dass der Standort in Neumarkt zu sehr in die Fertigungssteuerung der Slowakei eingriff, was wiederum schlecht für die Disposition von Vorprodukten war. 

Bessere Aufgabenteilung: 

Nun läuft die Disposition und Auftragsabwicklung in Neumarkt und für Lagerartikel ist der Standort in Pukanec zuständig. Im Rahmen der Umstellung auf abas konnte mehr Verantwortung an die Kollegen in der Slowakei übertragen werden. 

Einfacher, skalierbarer Datenaustausch: 

Durch die Expansion des Unternehmens waren die Anforderungen an den Datenaustausch zwischen den Oberpfälzern und den Slowaken gestiegen. Die einheitliche Datenbasis im ERP-System und die verbesserten Übertragungswege haben vieles erleichtert und machen auch jede zukünftige Expansion mit.

REIBUNGSLOSE EINFÜHRUNG 

Die Implementierung von abas ERP, nun schon einige Jahre her, verlief weitgehend reibungslos. In der Slowakei führte der abas Partner amotIQ sro das ERP-System relativ nah am Standard ein. In Neumarkt sollte die Einführung nach einer von abas eigens entwickelten Methodik vonstattengehen, aber die Anforderungen waren hier komplexer. Ursula Hammerbacher erinnert sich: 

„Um ein schlankes Verarbeiten unserer Aufträge sicherzustellen, waren individuelle Anpassungen der Software, wie beispielsweise eine Schnellerfassungsmaske, nötig. Auch unsere hochintegrierten Prozesse länderübergreifend im ERP-System abzubilden erforderte Zeit. Mitten in der Einführung zog dann die Konjunktur spürbar an und wir haben uns zuerst auf die reibungslose Abwicklung der Aufträge konzentriert. Da ist die eine oder andere Übungseinheit mit unserer neuen Software ausgefallen. Die Einführung verlief aber an beiden Standorten reibungslos. Von der Datenübernahme über die Produktion bis zum Order-to-Cash-Prozess: Alles hat beim Echtstart funktioniert.“