Unternehmen der Prozessproduktion benötigen zur Abdeckung ihrer Prozesse spezielle Funktionen in ihren ERP-Software-Lösungen, die vor Allem beim Produktionsprozess unterstützen. Wir wollen uns an dieser Stelle mit einer ERP-Software für die Prozessproduktion auseinandersetzen und einen Blick auf jene speziellen Funktionen werfen.

Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie sich eine branchenspezifische Lösung für die Prozessproduktion von herkömmlichen Systemen am Markt unterscheidet.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte Enterprise-Resource-Planning beschrieben. Dabei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen im Unternehmen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Dazu bedarf es schlanker Prozesse und einer zentralen Möglichkeit zur Planung, Steuerung und Überwachung dieser.

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Neben zu verarbeitenden Gütern, werden auch die Arbeitskraft der Mitarbeiter, finanzielle Mittel, Anlagen und Maschinen, Immobilien usw. als Ressourcen betrachtet.

Es gilt all diese Ressourcen so auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung dieser kommt. Gleichzeitig sollen Verschwendungen von Ressourcen jeglicher Art so gut es geht vermieden werden. Dazu bedarf es einer optimierten Prozessgestaltung und einer Möglichkeit diese zentral zu verwalten.

Dies wird mit einer ERP-Software möglich gemacht. Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Alle Akteure im Unternehmen arbeiten somit mit denselben Daten, was zu schnellerem Informationsfluss und mehr Transparenz im gesamten Unternehmen führt.

Zudem lassen sich die Prozesse abteilungsübergreifend aufsetzen und somit weiter optimieren und ressourcenschonender aufsetzen. Eine ERP-Software hat so das Potential auf allen Ebenen und in allen Bereichen des Unternehmens Ressourcen einzusparen, die dann gewinnbringend für andere Prozesse eingesetzt werden können.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und enthält spezifische Funktionen, die bei den alltäglich anfallenden Aufgaben unterstützen. So finden sich in einer ERP-Software einige allgemeine Module, wie das Dokumentenmanagement, die Personalverwaltung oder auch ein Finanz-Modul.

Darüber hinaus gibt es jedoch auch spezifischere Module, die nur von einigen Unternehmen wirklich benötigt werden. So zum Beispiel ein Modul für die Produktion, die Lagerverwaltung, für das Projektmanagement oder auch für die Logistik. Am ERP-Markt finden sich unzählige verschiedene Systeme, die sich auf bestimmte Branchen spezialisiert haben.

Diese enthalten Funktionen in Ihren Standardversionen, die in anderen Unternehmen keine Anwendung fänden. Daher findet sich beispielsweise ERP-Software speziell für die Prozessproduktion oder auch für Logistikunternehmen etc. Je besser die ERP-Software zum Unternehmen passt, desto weniger Änderungen müssen an dieser vorgenommen werden. Und Änderungen an der Software bedeuten Kosten.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für die Prozessproduktion?

Für die Prozessproduktion gilt dies im besonderen Maße. Will man die komplexe Produktion mit der ERP-Software abdecken, reicht eine Standard-ERP-Version nicht aus. Vielmehr bedarf es einer Software, die dazu im Stande ist, sowohl die Produktionsprozesse, wie auch alle anderen administrativen Aufgaben abzubilden.

Nur so lassen sich langfristig Ressourcen auf allen Ebenen sparen. Dazu benötigt die Software beispielweise Funktionen, die in der Lage ist verschiedene Rezepte zu verwalten und zu verändern, bzw. zu steuern. Ebenso bedarf es weitreichender Qualitätskontrollmechanismen, die dazu beitragen, die Qualität der Produkte zu gewährleisten.

Auch muss die Software dazu in der Lage sein, branchenspezifische Vorschriften seitens der Gesetzgeber zu beachten. Insbesondere in der Lebensmittelindustrie bestimmen viele Vorgaben den Prozessablauf.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in der Prozessproduktion?

Doch nicht nur die Software selbst sollte zum eigenen Unternehmen passen. Auch der ERP-Anbieter spielt eine entscheidende Rolle bei der Auswahl der passenden ERP-Software. Dieser sollte über ausreichend Erfahrung bei der Implementierung der Software in der Prozessproduktion verfügen und bereits einige Referenzen ausweisen können.

Dann können Sie sicherstellen, dass Ihr gewählter Anbieter auch über die die speziellen Herausforderungen, die sich in der Prozessproduktion stellen, Bescheid weiß und Fallstrike direkt umgehen kann. Zudem hilft es die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Anbieter einfacher zu gestalten, wenn dieser Ihre Branche kennt.

Viele ERP-Projekte scheitern an mangelnder Kommunikation und falschen Erwartungen. Spricht man „dieselbe Sprache“ so können Missverständnisse direkt vermieden werden. Auch kann der Anbieter mit hilfreichen Tipps und Erfahrungen aus vorherigen Projekten mit Rat und Tat zur Seite stehen. So kann er sich beispielweise mit gewinnbringenden Ideen und Verbesserungspotentialen einbringen, die Ihnen selbst wohlmöglich noch nicht genkommen sind.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für die Prozessproduktion?

Doch wie findet man nun die passende ERP-Software für die Prozessproduktion unter all den Lösungen die am Markt angeboten werden? Im ersten Schritt geht es erst einmal darum herauszufinden, wonach Sie eigentlich genau suchen. Daher empfiehlt es sich im Vorfeld eine IST-Analyse durchzuführen, bei der derzeitige Schwachstellen ermittelt werden.

Aus diesen lassen sich dann ganz konkrete Ziele, die mit der Implementierung einer neuen ERP-Software verfolgt werden sollen, ableiten. All diese werden dann in einem Lastenheft zusammengetragen. In diesem Lastenheft werden zudem alle anderen Rahmenbedingungen für Ihr ERP-Projekt festgelegt.

Von der Anzahl der Nutzer, über dem Budget bis hin zu Deadlines, werden hier alle Eckdaten erfasst. Auch benötigte Schnittstellen und die eigene IT-Infrastruktur werden hier festgehalten. Ebenso wie alle benötigten Funktionen. Diese werden aufgelistet und priorisiert.

Mit diesem vollständigen Lastenheft können Sie sich nun auf die Suche begeben. Vergleichsportale im Internet bietet dabei eine gute Möglichkeit verschiedene Lösungen am ERP-Markt nach Ihren Anforderungen zu filtern und miteinander zu vergleichen.

Welche Funktionen benötigt die Prozessproduktion in einer ERP-Software?

In der Prozessindustrie wird oft mit "Rezepten" gearbeitet. Das Endprodukt ist nicht mehr auf die ursprünglichen Rohstoffe zurückzuführen. Denken Sie an Unternehmen in der Lebensmittelindustrie, Pharmaindustrie oder Papierherstellung.

Stücklisten

Überraschenderweise arbeiten viele ERP-Systeme nur auf der Basis von Stücklisten. Wählen Sie ein ERP-System, welches die Produktion nach Rezepten nicht unterstützt, kann dies zu großen Problemen führen.

Rezepte ändern

In der Prozessindustrie ändern sich die Rezepturen kontinuierlich. Zum Beispiel durch die Optimierung der Verwendung von Inhaltsstoffen. Auf diese Weise können neue Inhaltsstoffe das Endprodukt billiger machen oder auch die Qualität des Produktes steigern.

Aber auch Rezepte selbst können sich ändern, wenn es beispielsweise Probleme mit der Rohstoffversorgung gibt. Gute ERP-Software kann auch leicht berechnen, welchen Ertrag Sie für verschiedene Rezepte erhalten.

Qualitätskontrolle

Qualitätskontrolle ist in der Prozessindustrie von entscheidender Bedeutung. Denken Sie an einen Lebensmittelhersteller oder die pharmazeutische Industrie.

Wenn hier keine hohen Qualitätsanforderungen erfüllt werden, kann dies zu einem Gesundheitsrisiko für die Benutzer führen.

Lieferantenmanagement

Lieferanten kommen in allen Formen und Größen am Markt vor und jeder verfügt über eigene Spezialitäten. Einige zeichnen sich durch niedrige Preise aus, andere durch hohe Qualität oder Zuverlässigkeit.

So können Sie im System angeben, dass Lieferanten bestimmte Qualitätsanforderungen und Zertifizierungen erfüllen müssen. Die ERP-Software stellt dann sicher, dass nur von "autorisierte" Lieferanten gekauft werden kann.

Eingangskontrollen

Eingangskontrollen sind auch bei einem guten Lieferantenmanagement von entscheidender Bedeutung. Wie gesagt, arbeiten Unternehmen in der Prozessindustrie oft mit hohen Stückzahlen und geringen Margen.

Je höher die Qualität der Rohstoffe, desto höher der Selbstkostenpreis. Eingangskontrollen stellen sicher, dass Sie genau wissen, was Sie für Ihr Geld bekommen und bestimmen damit teilweise die Rendite Ihrer Produkte.

Qualitätskontrolle Ihrer gelieferten Produkte

Die Qualität Ihrer Produkte wird nicht nur von Ihren Lieferanten bestimmt. Sie führen Ihre eigenen Bearbeitungen durch und die Qualitätskontrolle ist hier von höchster Wichtigkeit. Es kommt nicht in Frage, dass ein Endprodukt mit dem Status "abgelehnt" im Verkaufsprozess endet.

Quarantäne

Suchen Sie also eine ERP-Software, die Ihnen dabei helfen kann. Stellen Sie sich Funktionen vor, bei denen Warenchargen unter Quarantäne gestellt und erst nach ausdrücklicher Genehmigung freigegeben werden.

Wenn Sie Produkte mit einem Ablaufdatum verkaufen, muss Ihr ERP nach dem Prinzip "first expired, first out" (FEFO) lesen und schreiben können. Kunden verweigern häufig Produkte, die nicht mit FEFO geliefert wurden.

Track & Trace-Funktionalitäten

Produzenten arbeiten mit großen Produktmengen- auch "Losgrößen" genannt. Es ist wichtig für sie zu wissen, wo sich die benötigten Rohstoffe und Endprodukte befinden. Eine Funktionalität innerhalb der ERP-Software für "Track & Trace" ist unerlässlich.

Wichtige Daten

Mit Track & Trace speichert und verwaltet die ERP-Software die aktuellen und historischen Standorte einer Produktmenge. Außerdem werden Daten über die Chargengröße, die genauen Materialien und (falls zutreffend) das Ablaufdatum weitergegeben.

Dies ist nicht nur wichtig für einen reibungslosen Logistikprozess, sondern auch für die Aufsichtsbehörden. Das ergibt durchaus Sinn. Wie oft hören wir die Nachricht, dass jemand durch Salmonellen oder etwas anderes krank geworden ist?

Wenn jemand in Frankreich wegen eines in Belgien hergestellten Hamburgers krank wird, dann kann mit Track & Trace sofort festgestellt werden, dass das Fleisch von einer Kuh aus Polen stammt und über Deutschland verschifft wurde.Sie wissen sofort, welche Produkte zurückgerufen müssen und welche für den Konsum sicher sind.

Branchenspezifischen Vorschriften

Wie oben erwähnt, wird die Prozessindustrie genau überwacht. Die Anforderungen der Behörden variieren je nach Unternehmen. Wenn Sie mit Gefahrstoffen arbeiten, muss das ERP-System über Protokolle verfügen, die die Erstellung eines korrekten CMR-Frachtbriefs regeln.

Die ERP-Software muss dann Daten wie GHS-Klassifizierungen, ADR-Informationen, UN-Codes und das Drucken auf diesem Dokument sammeln.

Arbeiten Sie in der Lebensmittelindustrie? Stellen Sie sicher, dass das ERP-System HACCP (Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte / Hazard Analysis and Critical Control Points) verarbeiten kann.

Eine effektive Software sammelt alle relevanten Daten und hilft Ihnen, Schritte im HACCP-Protokoll durchzuführen. Zum Beispiel die Vorbereitung, Messung und Überwachung kritischer Kontrollpunkte (CCPs).

Dies sind nur einige Beispiele, aber es zeigt, wie wichtig es ist, einen Anbieter mit Erfahrungen in Ihrer Branche zu finden. Sie kennen all diese Probleme und sorgen dafür, dass die ERP-Software so konzipiert ist, dass Sie alle Vorschriften problemlos einhalten können.

Fazit: ERP-Software passend für das eigene Unternehmen finden

Eine ERP-Software für das eigene Unternehmen der Prozessproduktion zu finden ist bei der Fülle an Lösungen am Markt nicht immer einfach. Dabei ist es in aller erster Linie wichtig zu wissen, wonach Sie eigentlich suchen und welche Anforderungen die ERP-Software im Einzelnen erfüllen muss.

Insbesondere in der Prozessproduktion kommen viele wichtige Kriterien zum Tragen, die von einer ERP-Software unbedingt erfüllt werden müssen. Daher sollten Sie die Suche nach einer passenden Lösung in keinem Fall überstürzen und sich gut auf das Projekt vorbereiten.