Prozessmanagement: Definition, Software und Tipps

Wie Sie Geschäftsprozesse optimieren, effektiver Arbeiten und welche Rolle dabei die richtige Software spielt, erfahren Sie hier.

Das sogenannte Prozessmanagement ist besonders in der diskreten Fertigung ein wichtiger, zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie, wobei zwischen operativen und strategischem Prozessmanagement zu unterscheiden ist.

In Zeiten der digitalen Transformation ermöglicht es die Integration moderner Process Management Software in das eigene ERP-System, komplexe Prozesse anschaulich abzubilden und entsprechend auszuwerten. Immer mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung der eigenen Geschäftsprozesse.

In diesem Artikel wollen wir uns daher einmal näher mit der Rolle des Prozessmanagements und der softwaregestützten Umsetzung entsprechender Prozesse in der ERP-Software auseinandersetzen. Zunächst muss jedoch definiert werden, was eigentlich konkret unter dem Begriff des Prozessmanagements zu verstehen ist. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition
• Prozessmanagement in der diskreten Fertigung
• 1. Prozessgestaltung im ERP
  • 1.1 Prozessmodell-Erstellung
  • 1.2 Prozesssimulation
• 2. Prozesse im ERP implementieren
• 3. Prozessoptimierung im ERP
  • 3.1 Process Mapping
  • 3.2 Process Mining
• Verwandte Begriffe
  • Agiles Prozessmanagement
  • Lean Management

Prozessmanagement: Eine Definition

Beim Prozessmanagement handelt es sich um ein Management-Konzept zur zielorientierten Gestaltung, Ausführung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Im Englischen wird Prozessmanagement als Business Process Management (BPM) bezeichnet. Dieser Begriff wird häufig auch in betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen verwendet. Hierzulande hat sich auch die Bezeichnung Geschäftsprozessmanagement mit dem Akronym GPM etabliert.

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Die Rolle des Prozessmanagements in der diskreten Fertigung

Mit dem Aufstieg von Konzepten wie Industrie 4.0 hat das Prozessmanagement bzw. geeignete Process Management Software erneut an Relevanz gewonnen. So beginnen auch diverse Unternehmen, welche sich vor allem auf die diskrete Fertigung spezialisiert haben, mit einer umfassenden Digitalisierung. 

Wettbewerbsdruck und Kundenanforderungen

Denn der Druck ist groß: Globalisierung und die stetige digitale Innovation der Mitbewerber erhöhen den Wettbewerbsdruck im Bereich der diskreten Fertigung kontinuierlich. Es gilt also: „Innovate or die“. Wer nicht mit zieht, verpasst im Extremfall den Absprung und verliert den entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Da auch Kunden immer anspruchsvoller werden, sollten Unternehmen dieses Industriezweiges in jedem Fall die Nutzung geeigneter Process Management Software in Betracht ziehen. 

Unterteilung in aufgabenspezifische Teilbereiche

Da sich das Prozessmanagement mit sämtlichen unternehmensrelevanten Geschäftsprozessen auseinander setzt, wird es besonders in größeren Unternehmen in unterschiedliche Teilbereiche eingeteilt, die von anderen Verantwortlichen betreut werden. Moderne ERP-Programme helfen in jedem Bereich, Prozessabläufe zu optimieren:

1. Der Prozessgestaltung,
2. der Prozess-Implementierung und
3. der (technischen) Prozessoptimierung.

1. Prozessgestaltung im ERP

Für die Prozessgestaltung ist üblicherweise ein sogenannter Prozessanalyst verantwortlich. Im Gegensatz zum Prozessarchitekten, wessen Rolle im Folgenden thematisiert wird, setzt sich dieser vor allem mit der fachlichen Umsetzung des Prozesses auseinander. Dementsprechend verfügt er über umfangreiches Wissen über den gesamten Prozessablauf und dessen Aktivitäten bzw. In- und Output.

1.1 Erstellung eines Prozessmodels

Zunächst gilt es, ein Prozessmodel zu erstellen. Dies geschieht im Idealfall mithilfe von Prozessmanagement Software, welche in das unternehmenseigene ERP-System integriert ist. Eine leistungsstarke Process Management Software bietet eine grafische Oberfläche, welche die Prozessmodellierung erleichtert.

So können beispielsweise verschiedenen Prozessmöglichkeiten dargestellt werden. Nach Erstellung des grundsätzlichen Modelles muss der genaue Ablaufe des Prozesses ermittelt werden. In diesem Bereich ist es wichtig, Faktoren wie In- und Output sowie Rollen und Aktivitäten mit einzubeziehen. 

1.2 Prozesssimulation

Auf die Erstellung des Prozessmodells folgt nun seine Simulation. Auch an dieser Stelle unterstützt eine in die ERP-Software integrierte Process Management Software das Unternehmen extensiv. 

Können Prozesse im vorab simuliert und auf Praxistauglichkeit getestet werden, spart dies Zeit und Ressourcen, die im Echtzeit anderenfalls verloren gehen könnten.

Im schlimmsten Fall könnte es bei Problematiken zu einer Störung der Betriebsabläufe kommen. Um dies zu verhindern, ist eine vorherige Simulation im ERP-Tool essenziell. Zudem ist es möglich, den Ablauf diverser Modelle zu simulieren. So lässt sich das effizienteste Prozessmodell, welches gegebene KPIs (Key Performance Indicator) am besten abdeckt, schnell identifizieren. 

Ist ein geeignetes Modell identifiziert, gilt es, dies zur optimieren und finalisieren. Damit endet der Aufgabenbereich des Prozessanalysten und der des Prozessarchitekten beginnt.

2. Prozesse in der ERP-Software implementieren

Wie bereits thematisiert handelt es sich bei der Prozessgestaltung um einen Aufgabenbereich, der vor allem nach fachlichem Knowhow verlangt. Bei der Implementierung eines Prozesses ist hingegen technisches Fachwissen gefragt. 

Implementierung erfordert technisches Know-How

Diese Aufgabe übernimmt dementsprechend üblicherweise ein sogenannter Prozessarchitekt, welcher sich technische Umsetzung der analysierten, dokumentierten und modellierten Prozesse übernimmt. Dieser sollte sich entsprechend gut mit der genauen Funktionsweise der jeweiligen ERP-Anwendung auskennen. 

Aktivitäten, Nutzer von Workflows und Dienste müssen innerhalb der ERP-Software für alle softwaregesteuerten Aktivitäten spezialisiert werden. In der Prozessimplementierung muss neben der Erstellung der Prozessanwendung diese auch getestet werden.

3. Technische Prozessoptimierung im ERP

Prozessmanagementsoftware (engl. process management software) bietet innerhalb des ERP-Systems zahlreiche, technische Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Zwei gängige Technologien und Methoden – das Process Mapping und das Process Mining - werden im Folgenden thematisiert. 

3.1 Process Mapping

Im Process Mapping geht es um die Erstellung einer Art Prozesslandkarte. Anhand dieser Map lassen sich Prozesse im Zusammenhang zu einander abbilden. 

So können Anwender entsprechende Abhängigkeiten von Prozessschritten bzw. eventuelle Wechselwirkungen einzelner Prozessschritte aufeinander extrahieren und dementsprechend Anpassungen vornehmen. 

3.2 Process Mining

Beim sogenannten Process Mining handelt es sich um eine Methode zur Geschäftsprozessanalyse. So ist auch das Ziel dieser Methode ultimativ die Optimierung bestehender Prozesse. Um dies zu ermöglichen, werden im Process Mining unter anderem Ist- und Soll- Zustand miteinander verglichen. 

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Visualisierung schafft Überblick über komplexe Zusammenhänge

Durch eine ausführliche Visualisierung mithilfe eines Prozessmanagement-Tools kann jeder Schritt eines großen, komplexen Prozesses einzeln betrachtet und ausgewertet werden. So ermöglicht es das Process Mining, im Falle eines Zwischenfalls schnell den fehlerhaften Schritt zu identifizieren und diesen dementsprechend anzupassen. 

Verwandte Begriffe

Im Kontext des Prozessmanagements sind weitere Begriffe von Bedeutung. Im Folgenden wollen soll dabei insbesondere auf die Bedeutung des agilen Prozessmanagements sowie des Lean Managements eingegangen werden.

Die Relevanz des agilen Prozessmanagements

Marktgegebenheiten, Kundenerwartungen und der technologische Fortschritt entwickeln sich stetig weiter. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen von besonderer Bedeutung, diese Veränderungen zu realisieren und dementsprechend auf sie zu reagieren. Wer sich nicht anpasst, läuft Gefahr, seinen bestehenden Wettbewerbsvorteil zu verlieren und in Vergessenheit zu geraten. 

An dieser Stelle kommt das agile Prozessmanagement ins Spiel. Da dies ein äußert umfangreiches Thema es, soll es an dieser Stelle lediglich angeschnitten werden. Wichtig ist jedoch, dass es auf dem Grundsatz beruht, dass ein Unternehmen bzw. dessen Prozesse nie vollständig durchgeplant sein können – und sollten.

Agilität und Flexibilität

Da äußere Umstände ständig in Bewegung sind, ist dies schlichtweg unmöglich. Hinzu kommt, dass eine Standardisierung nicht bei allen Prozessarten möglich ist. Bei Fertigungsprozessen im Bereich der Serienfertigung sollte dies im Normalfall kein Problem sein. Bei Prozessen, welche wie die Produktentwicklung selbst beispielsweise auf Feedback basieren, sieht dies schon anders aus. 

So kommen hier agile Ansätze zum Einsatz, die Unternehmen dazu befähigen, schnell und flexibel zu operieren und auf sich verändernde Umstände reagieren zu können. Agile Methoden wie Kundenorientierung und ein kurzfristiger Zeithorizont stehen dabei den klassischen Methoden wie Fragebögen oder Interviews gegenüber.

In letzterem Fall ist auch vom klassischen Prozessmanagement die Rede. Diese schaffen letztlich auch agile Prozesse und geben Unternehmen die Flexibilität, die sie in unserer schnelllebigen Zeit benötigen, um ein schnelles Reagieren auf Veränderungen zu ermöglichen.

Das Lean Management

Das Lean Management ist eine Unternehmensphilosophie zur möglichst effizienten Gestaltung der Wertschöpfungskette im Bereich industrieller Güter. Im Kern geht es darum, alle Aktivitäten optimal aufeinander abzustimmen und eine optimale Wertschöpfung ohne jegliche "Verschwendung", sprich Ineffizienzen, zu realisieren.

Unternehmens- und Kundenperspektive

Dazu muss zum einen die Kundenperspektive (Qualität, Preisgestaltung, Verfügbarkeit (availability), etc.) und zum anderen die Unternehmensperspektive betrachtet werden. Die (wertschöpfenden) Prozesse und Methoden des Lean Managements weisen dann eine hohe Kundenorientierung auf. Diese ist nicht nur notwendig, um Kundenwünschen und -Anforderungen gerecht zu werden, sondern auch, um rentabel und effizient zu arbeiten.

Fazit: Eine Mischung aus Planung und Flexibilität

Das Prozessmanagement ist eine überaus wichtige aber auch komplexe Aufgabe. Moderne ERP-Lösungen können diese unternehmerische Aufgabe jedoch maßgeblich erleichtern. Mit Methoden wie Process Mapping und Mining lassen sich Zusammenhänge und Wechselwirkungen besser erkennen. So ist ERP-Software mit geeigneten Prozessmanagement-Funktionen ein wichtiges Tool, das Unternehmen bei der systematischen Prozessgestaltung zur Seite steht. 

Trotz strategischem Ansatz sollte jedoch stets Raum für eventuell benötigte Flexibilität gelassen werden. Letzten Endes gibt es auch im Bereich der diskreten Fertigung stets äußere Faktoren und Einflüsse, die außerhalb des unternehmenseigenen Einflussbereiches liegen.