So erleichtert das ERP-System Prozesse des Rechnungswesens

Auch Unternehmen der diskreten Fertigung müssen sich mit Prozessen des Rechnungswesens auseinandersetzen. Wie das ERP-System Abhilfe schafft, lesen Sie hier.

So gut wie jedes Unternehmen muss sich mit den Herausforderungen eins systematischen Rechnungswesens auseinandersetzten. Dabei gilt es zum einen rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden und zum anderen die eigentlichen betrieblichen Geld- und Güterströme zu überwachen und zu optimieren. 

Auch muss an Hand der erhobenen Daten strategisch geplant werden, welche Schritte und Prozesse in einem Unternehmen realisiert werden können und unter welchen Bedingungen. 

So ist das Finanz- und Rechnungswesen mehr als nur lästige Pflicht, vielmehr werden an dieser Stelle die strategischen Ausrichtungen eines Unternehmens auf Grundlage der betriebswirtschaftlichen Grundlagen getroffen. Nur mit einer gesunden finanziellen Basis kann ein Unternehmen wachsen und sich langfristig am Markt etablieren. 

Inhaltsverzeichnis

• Was genau ist Finanz- und Rechnungswesen? 
• Rechnungswesen in der diskreten Fertigung 
• Der Markt ist vielfältig
• Integration vs. Stand-Alone-Lösung 
• Strategisch und effizienter Planen 
• Fazit: Das Rechnungswesen im ERP-System 

Was genau ist Finanz- und Rechnungswesen?

Das Rechnungswesen umfasst letztlich alle Zahlungsströme von finanziellen Mitteln und Gütern innerhalb eines Unternehmens und dient der systematischen Erfassung und Überwachung dieser. Man unterscheidet im Allgemeinen zwischen dem externen und dem internen Rechnungswesen. 

Externes Rechnungswesen

Beim externen Rechnungswesen werden, die vom Gesetzgeber verlangten internen Daten aufbereitet. Hierrunter fallen beispielweise Jahresabschlüsse, Gewinn- und Verlustrechnungen oder Bilanzen. Es soll die finanzielle Situation des Unternehmens nach außen abgebildet werden, wobei auch die Buchführung eine zentrale Rolle spielt.

Internes Rechnungswesen

Im Gegensatz zum externen, geht es beim internen Rechnungswesen, oder auch Controlling, um die Planung, Kontrolle und Koordination von Geschäftsprozessen zur Maximierung des allgemeinen unternehmerischen Erfolgs. Die hier produzierten Erkenntnisse sollen dem Management bei operativen Entscheidungen als Grundlage dienen. 

So werden in der Regel eher zukunftsorientierte Analysen angestellt und auch die Komponenten des Gesamterfolges in Bezug auf einzelne Produkte ermittelt. Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung oder auch Selbstkostenrechnung sind einige Felder des internen Rechnungswesens. 

Rechnungswesen in der diskreten Fertigung

Auch für Unternehmen der diskreten Fertigung ist es von elementarer Bedeutung zum einen die externe, wie auch zum anderen das interne Rechnungswesen so effizient wie möglich zu gestalten. 

Dafür setzten die meisten Unternehmen spezielle Softwarelösungen ein, die genau dabei unterstützen und viele Routine-Aufgaben automatisieren und somit den alltäglichen Ablauf deutlich vereinfachen. 

Der Markt ist vielfältig

Am Markt finden sich eine Vielzahl spezieller Finanzbuchhaltungssysteme, die als Stand-Alone-Lösung daherkommen und die zuvor beschriebenen Aufgaben abdecken. Jedoch werden diese durch eine Integration in ERP-System nochmal deutlich effizienter und wirksamer, weshalb einige ERP-Systeme mittlerweile in ihren Standardversionen ein entsprechendes Finanzmodul aufweisen. 

Vollständige Integration

Dabei werden dann ganzheitlich alles Aufgaben des Finanzwesens automatisch übernommen, ohne dass es Schnittstellen zu Drittanbietern bedarf. Auf diese Weise haben auch mittelständische Unternehmen die Möglichkeit ihr komplettes Finanzwesen intern abzuwickeln und fast alle Aufgaben darin vollständig zu automatisieren. 

Das System hat das Potential Buchungen vorzunehmen, alle Vorgänge zu prüfen und die anfallenden Geschäftsvorfälle zu visualisieren. Auf diese Weise entsteht ein ganzheitlicher Überblick über alle Finanzbewegungen und den gesamten Wertfluss innerhalb eines Unternehmens. 

Integration vs. Stand-Alone-Lösung

Neben dem ganzheitlichen Ansatz, den integrierte Finanz- und Rechnungswesenssysteme verfolgen, bietet die Einbettung in ein ERP-System, wie oben bereits angesprochen, viele weitere Vorteile. 

ERP-Systeme, mit entsprechendem integrierten Finanzmodul, verbinden alle Prozesse im unternehmerischen Umfeld und können somit auch all jene einbeziehen, die sich im Bereich der Finanzbuchhaltung ergeben.  

Ein Praxisbeispiel

Wird beispielweise ein konkretes Angebot mit einem Kunden seitens des Vertriebs abgewickelt, kann dieses direkt im System angelegt werden. Nach Unterzeichnung des selbigen wird dieses dann direkt als Projekt im ERP-System angelegt und kann an die Fertigung überführt werden. 

Hat diese das jeweilige Projekt abgeschlossen und an die Logistik übergeben, kann auch die Buchhaltung automatisch darüber informiert werden. Daraufhin wird dann ebenfalls voll-automatisch eine entsprechende Rechnung erstellt und muss dann lediglich manuell nochmal geprüft werden, ehe diese an den Kunden gesendet wird. 

Strategisch und effizienter Planen

Finanzmodule innerhalb von ERP-Systemen können an Hand der ihnen zur Verfügung stehenden Daten, eine transparente Kostenrechnung durchführen und aufzeigen, welche Artikel in welchem Maße rentabel sind. 

Prozesse optimieren…

Gleichsam wird aufgezeigt, welche Prozesse eher unwirtschaftlich sind, so dass das Management am Ende besser entscheiden kann, in welche Richtungen sich das Unternehmen entwickeln soll. Doch nicht nur um Entscheidungen hinsichtlich der langfristigen Entwicklung des Unternehmens treffen zu können, sondern auch zur Sicherung der alltäglichen Liquidität können diese Tools herangezogen werden. 

… und automatisieren

So schlagen diese automatisch Alarm, wenn bereits absehbar ist, dass es zu Engpässen kommen könnte. Alle tatsächlichen, wie auch eingeplanten Mittelflüsse werden in der Software abgebildet, sodass ersichtlich wird, welche Spielräume sich letztlich für das Unternehmen ergeben. 

Fazit: Das Rechnungswesen im ERP-System

Das Finanz- und Rechnungswesen ist letztlich der elementarste Bereich innerhalb eines jeden Unternehmens. Sie entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens und muss sowohl extern, wie auch intern konstant, valide und lückenlos sein. Fehler an dieser Stelle können zu gravierenden Folgen führen und müssen unter allen Umständen vermieden werden.

Zentrale Rolle des Controllings in der diskreten Fertigung

Speziell in der diskreten Fertigung nimmt das Controlling eine zentrale Rolle ein. Wie lassen sich Projekte realisieren, zu welcher Zeit können welche Modernisierungen umgesetzt werden oder auch welche Artikel sind rentabel, welche schaden gar dem Betriebsergebnis? 

Fragen wie diese veranlassen Unternehmen dazu, sich intensiver mit dem internen Rechnungswesen auseinander zu setzen. Durch die diversen Verbindungen, die ein ERP schafft, werden die Prozesse deutlich effizienter, transparenter und vor allem weniger fehleranfällig gestaltet. 

Qualität der Daten entscheidend

Durch valide und konsistente Daten aus dem ERP-System werden bessere Entscheidungen getroffen und man sichert sich den Wettbewerbsvorteil, der heute so dringend benötigt wird. Auch wird durch derartige Module sichergestellt, dass die Daten für die externe Buchhaltung korrekt und nachvollziehbar sind. 

Viele Routineaufgaben werden vom System übernommen und lassen so Ressourcen frei werden, die an anderen Stellen effizienter eingesetzt werden können. Unternehmen profitieren von der Sicherheit der Automation und halten einer steuerrechtlichen Prüfung seitens staatlicher Stellen einfach Stand.