Projektbasierte Unternehmen finden sich in nahezu jeder Branche. Ob NGOs, Architekturbüros, Bauunternehmen oder Ingenieurbüros, sie alle arbeiten zum Teil in Projekten. Die Herausforderungen die all diese Unternehmen einen sind ebenso vielschichtig wie umfangreich. Projektkosten müssen kalkuliert und gemanagt werden, Gewinnmargen miteinbezogen und Erwartungen von Kunden, wie auch der eigenen Mitarbeiter erfüllt werden.

Das sind nur einige Aufgabenfelder, je nach Branche kommen noch diverse andere hinzu. ERP-Software-Systeme helfen dabei, all diesen Herausforderungen auf moderne und smarte Art und Weise zu begegnen.

Wie genau diese arbeiten, worin deren Vorteile für projektbasierte Unternehmen liegen und warum man sich bei der Auswahl einer geeigneten ERP-Software Zeit nehmen sollte, wollen wir in diesem Artikel etwas näher erläutern.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise Ressource Planning und beschriebt im Allgemeinen die unternehmerische Aufgabe, alle dem Unternehmen zu Verfügung stehenden Ressourcen optimal und effizient einzusetzen. Solche Ressourcen können neben den eigentlichen Arbeitsmaterialien wie Werkzeuge, Maschinen, Fahrzeuge und zu verarbeitende Rohstoffe, Produkte etc. auch Personalressourcen sein.

Eine ERP-Software ist nichts anderes als eine Lösung für genau das – den optimalen Einsatz aller unternehmerischen Ressourcen. Dabei sind die Lösungen über die Jahre immer smarter und intelligenter geworden. Alle Prozesse, die in einem Unternehmen ablaufen, werden in der ERP-Software widergespiegelt und optimiert.

Von der Rechnungserstellung über die Projektplanung bis hin zur Urlaubsplanung der Mitarbeiter, soll versucht werden ein möglichst ganzheitliches Bild eines Unternehmens zu schaffen. Dabei werden viele dieser Prozesse deutlich verschlankt und optimiert.

Grundsätzlich bündelt eine ERP-Software alle in einem Unternehmen anfallenden Daten an einem zentralen Ort und verbindet somit die einzelnen isolierten Prozesse und Abteilungen in einem Unternehmen zeit—und kostensparend miteinander. Für projektbasierte Unternehmen finden sich diverse spezifische ERP-Lösungen am Markt, die die Anforderungen dieser Organisationen optimal abdecken.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Damit die ERP-Software in der Lage dazu ist die Prozesse des Unternehmens in Gänze abzubilden, bedarf es einer branchenspezifischen Lösung. Standard-Versionen sind meist nicht in der Lage auch sehr individuelle Prozesse zu bedienen. ERP-Anbieter, die sich auf eine bestimmte Branche spezialisiert haben, wissen um die spezifischen Prozesse und haben hierfür besondere Funktionen entwickelt, die in ihrer Standard-Version bereits enthalten sind.

Eine ERP-Software setzt sich aus vielen Modulen zusammen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich oftmals folgende Module in einer ERP-Software an:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion
• Logistik

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module in seiner ERP-Software. Daher empfiehlt es sich auf eine branchenspezifische Software zu setzen. Diese deckt alle wichtigen Bereiche für das eigene Unternehmen ab und klammert unwichtige Module und Funktionen aus.

Daher ist eine branchenspezifische ERP-Software per se für die eigenen Geschäftsbereich optimiert und es müssen weit weniger Anpassungen an der Software vorgenommen werden. Diese Anpassungen kosten oftmals viel Geld und blähen das Budget von ERP-Projekten immens auf.

Greift man auch eine branchenspezifische ERP-Software zurück, so umgeht man diese und kann letztlich Kosten einsparen.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für projektbasierte Unternehmen?

Projektbasierte Unternehmen arbeiten hauptsächlich in Projekten und nicht wie andere Unternehmen nur temporär. Daher bedarf es eines Projektmanagement-Tools, welches auch alle anderen Bereiche des Unternehmens mit einbezieht.

Von der Personalplanung, über das Rechnungswesen und das Controlling bis hin zum Marketing und der Kundenbetreuung sollten sämtliche Daten innerhalb des Projektmanagements zur Verfügung stehen. ERP-Software-Lösungen, die lediglich ein rudimentäres Projektmanagement-Tool in ihren Standard-Versionen ausweisen, stoßen hier schnell an ihre Grenzen.

Ein modernes branchenspezifisches ERP-System hingegen berücksichtigt die besondere Arbeitsweise von projektbezogenen Unternehmen auf allen Ebenen. Kosten lassen sich so besser einzelnen Projekten zuweisen und Personal besser auf die einzelnen Projekte planen.

Übersichtliche Dashboards ermöglichen es zudem alle parallel ablaufenden Projekte im Blick zu behalten. Auf diese Weise kann eine ganzheitliche Planung, Steuerung und Überwachung aller Abläufe mit der ERP-Software gewährleistet werden.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis?

Viele ERP-Anbieter haben sich im laufe der Zeit auf eine oder mehrere Branchen spezialisiert. Das hat den Vorteil, dass sie Ihre Lösungen immer weiterentwickelt haben und dabei mehr und mehr den Fokus auf den jeweiligen Sektor setzen konnten.

Standard-ERP-Versionen versuchen indes den gesamten Markt abzudecken, sind also weit weniger in der Lage sehr spezifischen Aufgaben mittels eigener Funktionen abzudecken und zu unterstützen. Erfahrende ERP-Anbieter kennen also die jeweilige Branche genau und wissen, worauf es den jeweiligen Unternehmen ankommt.

Sie kennen die einzelnen Prozesse und Herausforderungen der Branche meist viel besser und können mit ihrer Erfahrung wichtige Tipps beisteuern. Viele Unternehmen wissen oftmals nicht genau welche Funktionen innerhalb einer ERP-Software wirklich von Nutzen sind. Ein erfahrender Anbieter kann an dieser Stelle einen echten Mehrwert liefern.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für projektbasierte Unternehmen?

Die passende ERP-Software für die eigenen Zwecke zu finden ist nicht immer leicht. Oftmals scheitern ERP-Projekte an falschen Erwartungen und Misskommunikation zwischen Anbieter und Kunden. Daher empfiehlt es sich zunächst einmal genau zu evaluieren, worauf es Ihnen bei einer ERP-Software genau ankommt.

Zu diesem Zweck hilft eine IST-Analyse und eine daran anschließende Formulierung von konkreten Zielen, die mit der Implementierung einer neuen ERP-Software erreicht werden sollen. Die Ziele werden dann in einem Lastenheft niedergeschrieben und ausformuliert.

Ebenso werden in dem Lastenheft sämtliche Rahmenbedingungen festgehalten. Vom Zeit- und Geld-Budget, über Nutzeranzahl und Mitarbeitern bis hin zu allen IT-infrastrukturellen Begebenheiten wird alles im Lastenheft zusammengetragen.

Zudem werden dann alle benötigten Module und Funktionen aufgelistet und hinsichtlich deren Priorität bewertet. Auch Schnittstellen zu weiteren Anwendungen gilt es hier zu berücksichtigen und aufzuführen.

Mit dem Lastenheft kann dann die eigentliche Suche starten. Vergleichsportale bieten Ihnen die Möglichkeit schnell und einfach eine Vielzahl verschiedener ERP-Software-Lösungen zu filtern und zu vergleichen. So kommen Sie schnell zu einer Shortlist von potentiellen Anbietern und können diese für eine Präsentation ihrer Lösungen einladen.

Welche Funktionen benötigen projektbasierte Unternehmen in einer ERP-Software?

In Projekten ist es durchaus üblich, dass Unternehmen kurzfristig ungeplante Änderungen vornehmen müssen. Diese können auf langfristiger Ebene beispielsweise durch sich ändernde Marktanforderungen auftreten. Auf kurzfristiger Ebene kann es sich jedoch auch schlichtweg um eine Nachforderung des Kunden handeln. Aus diesem Grund sollte die ERP-Software über ein integriertes Nachforderungs- bzw. Nachtragsmanagement verfügen und das Unternehmen bei Innovationen unterstützen.

Unterstützung der Projektmanagement-Methode

Es gibt eine Vielzahl möglicher Projektmanagement-Methoden.

• Das agile Projektmanagement
• Das Lean Projektmanagement
• Das Projektmanagement nach Wasserfall- bzw. Meilenstein-Methode

Sind nur einige Beispiele für beliebte Projektmanagement-Methoden. Im Idealfall sollte die Projektmanagement-Software unterschiedliche Methoden abbilden können, um den individuellen Anforderungen des jeweiligen Projektes gerecht zu werden.

Analyse- und Reporting-Funktionen

Bereits heute nutzen viele Unternehmen ERP-Software auch als leistungsstarkes Analysetool. Im Bereich des Projektmanagements kann sie beispielsweise eingesetzt werden, um den Fortschritt des Projektes anhand vordefinierter KPIs zu ermitteln. Analysefunktionen können zudem frühzeitig erste Signale für potenzielle Überschneidungen oder Verzögerungen erkennen, sodass diesen schnell entgegengewirkt werden kann.

Das Berichtwesen bzw. Reporting spielt für Unternehmen unterschiedlicher Branchenzugehörigkeit eine große Rolle. Bei projektbasierter Arbeit geht es jedoch oftmals nicht nur um Reporting für interne Zwecke, sondern um das Bereitstellen wichtiger Informationen bezüglich des laufenden Projektes gegenüber dem Auftraggeber.

Eine geeignete ERP-Software sollte demnach über entsprechende Automatisierungen verfügen, die den administrativen Aufwand des Reportings auf ein Minimum reduzieren und für eine entsprechende Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten sorgen.

Funktionen zur internen und externen Kommunikation

Das Reporting gegenüber dem Auftraggeber geht Hand in Hand mit einer entsprechenden Anbindung bzw. Schnittstelle, über die erstellte Berichte problemlos an den Auftraggeber übermittelt werden können.

Alternativ ermöglichen einige Systeme auch die Erstellung bestimmter Gast-Zugänge mit entsprechend eingeschränkten Rechten, die Auftraggebern die Einsicht in den Projektfortschritt erleichtern. Auch wird diesem so die Möglichkeit gegeben, nahtlos Änderungswünsche oder andere Informationen gegenüber allen beteiligten Akteuren zu kommunizieren.

Projektarbeit erfordert eine effiziente, zielführende Kollaboration aller beteiligten Akteure. Dies ist nur möglich, wenn alle Projektbeteiligten die Möglichkeit zum einfachen Austausch von Informationen haben. Aus diesem Grund sollte eine adäquate ERP-Software entsprechende Funktionen beinhalten, die einen einfachen, unbürokratischen Austausch wichtiger Informationen ermöglichen. Beispiel für ein solches Feature ist eine projektbasierte Chatfunktion.

Projektbasierte Rollenvergabe

Die Möglichkeit der Vergabe unterschiedlicher Rollen innerhalb der ERP-Software ist auch unabhängig von einem projektbasierten Arbeiten von erheblicher Relevanz. Durch ein solches Rollenvergabesystem werden die Rechte definiert, die unterschiedliche User innerhalb der ERP-Software ausüben können. Aus datenschutzrechtlichen Gründen stellt dies ein essenzielles Feature von ERP-Software dar.

Innerhalb eines Projektes können Rollen jedoch variieren. So kann sich die Rolle eines Mitarbeiters innerhalb eines bestimmten Projektes von seiner Rolle im Unternehmen unterscheiden. Aus diesem Grund sollte eine geeignete ERP-Software zusätzlich die Vergabe temporärer, projektbasierter Rollen ermöglichen. Wichtig ist zudem, dass alle beteiligten Akteure Einsicht in die jeweiligen Rollen weiterer Projektbeteiligten haben.

Auf diese Weise werden klare Zuständigkeitsbereiche gegenüber allen Akteuren definiert und Fragen wie „An wen muss ich mich wenden, wenn…?“ können innerhalb weniger Sekunden beantwortet werden.

Fazit: ERP-Software passend zum eigenen projektbasierten Unternehmen wählen

Die passende ERP-Software für das eigene projektbasierte Unternehmen zu finden ist nicht immer leicht. Doch mit ausreichender Vorbereitung und dem Wissen, wonach Sie eigentlich genau streben, lässt sich die Suche massiv erleichtern.

Wichtig ist in jedem Fall, dass man diese nicht überstürzt und sich einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten am ERP-Markt verschafft. Schließlich will man sich die nächsten Jahre auf die Software verlassen können. In diesem Kontext spielt auch der Anbieter der Software eine wichtige Rolle.