An einer effizienten Ressourcenplanung kommt heute kein Unternehmen mehr vorbei. Sich globalisierende Märkte und immer höhere Ansprüche der Kunden erfordern ein Höchstmaß an Effektivität- Verschwendungen von Ressourcen kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Ganzgleich wie groß oder welcher Branche dieses angehört.

Wir wollen uns an dieser Stelle intensiver mit der Ressourcenplanung auseinandersetzen, deren Möglichkeiten und Funktionsweisen aufzeigen und klären, wie Unternehmen mit einer effizienten Ressourcenplanung in der Praxis Mehrwerte auf allen Ebenen schaffen.

Was sind Ressourcen?

Im Kontext der unternehmerischen Ressourcenplanung werden unter Ressourcen alle Betriebsmittel verstanden, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Das betrifft zum Beispiel: 

Materialien

Alle Materialien, die zur Herstellung von Teil- oder Endprodukten benötigt werden, wie auch alle jene die verarbeitet werden, werden als Ressourcen verstanden. Es muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein, dass alle notwendigen Materialien zur Verfügung stehen, damit der Wertschöpfung nichts im Wege steht. 

Personal

Auch die Arbeitskraft des Personals wird als Ressource verstanden. Ohne die Arbeitskraft gäbe es keinerlei Wertschöpfung. Das Human Resource Management befasst sich mit allen Belangen rund um die Ressource Personal und sorgt dafür, dass jedem Prozess zu jeder Zeit die richtigen Mitarbeiter zugeordnet sind. Hierunter fallen auch das Weiterbildungsmanagement, die Urlaubsplanung sowie die Beschaffung neuer Arbeitskräfte.

Maschinen und Anlagen 

Zur Produktion von Artikeln sind Maschinen und Anlagen unablässig. Diese müssen regelmäßig gewartet und optimiert werden. Auch müssen die Maschinen in die Produktionsplanung mit einbezogen werden, damit immer ersichtlich ist, wann dies für welche Produktionslinien ausgebucht sind. 

Fuhrpark

Eine weitere Ressource stellt der eigene Fuhrparkt dar. Neben Fahrzeugen mit direkten Arbeitsbezug (Bagger, Kräne, Kehrfahrzeuge, etc.) fallen hierunter auch Dienstfahrzeuge von Außendienstmitarbeitern. Auch diese Ressource muss geplant werden. Zyklische TüV-Kontrollen, Wartungen, Reparaturen oder laufende Leasingverträge müssen verwaltet und organisiert werden. 

Externe Dienstleistungen und Büromaterialien

Auch in der Verwaltung entsteht ein Ressourcenbedarf zur Bewältigung aller Aufgaben. Neben Hard- und Software bedarf es Mobiliar, Büromaterialien (Papier, Stifte, etc.) aber auch Werbematerialien für das Marketing oder Budgets für externe Dienstleistungen, wie Personaldienstleistungen, Buchhaltung, oder Steuerberatung. 

All diese Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse geplant werden, sodass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen im Prozessablauf kommt. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass es zu keinerlei Verschwendungen von Ressourcen kommt. Das ist die zentrale Aufgabe des Enterprise Resource Planning. 

Was ist Enterprise Resource Planning?

Beim Enterprise Resource Planning (ERP) geht es um die unternehmerische Aufgabe alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke einzusetzen. Es gilt Schwachstellen und Verschwendungen in den eigenen Prozessen aufzudecken und diese durch optimierte und schlankere Prozesse zu ersetzen. 

Dazu kommt eine ERP-Software zum Einsatz, die alle Prozesse eines Unternehmens digital abbildet und die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammenführt. Diese ist aus mehreren Modulen aufgebaut, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. Gängige Module sind beispielsweise: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Arbeitsbereich und Bedarf eines Unternehmens setzt sich eine ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Alle Module sind über die zentrale Datenbank miteinander verbunden und ermöglichen so abteilungsübergreifende Prozesse. 

Funktionen der Ressourcenplanung in der ERP-Software

Diese sind dann nochmals schlanker und deutlich transparenter. Das spart wiederum Zeit und Ressourcen ein. Widmen wir uns nun einigen konkreten Beispielen, die aufzeigen, wie genau eine ERP-Software und dessen Module dabei helfen, Ressourcen einzusparen.

Produktionsplanung

Für produzierende Unternehmen ist eine umfangreiche und effiziente Produktionsplanung unerlässlich. Jedem Prozessschritt muss zu jeder Zeit die richtige Menge an Ressourcen zur Verfügung stehen. Darüber hinaus muss jedoch auch sichergestellt werden, dass nicht mehr produziert wird, als auch wirklich benötigt. 

Mit Hilfe der Daten im ERP-System lässt sich der künftige Bedarf an Waren ermitteln und die Produktion kann entsprechend angepasst werden. Insbesondere dort, wo mit verderblichen Lebensmitteln gearbeitet wird, ein entscheidender Vorteil. So werden beispielsweise Lebkuchen saisonal produziert, da man diese außerhalb der Weihnachtszeit nicht absetzen kann. 

Je mehr Daten dafür bereitstehen, desto genauere Vorhersagen über die künftige Nachfrage können getroffen werden. Dadurch lassen sich letztlich auf mehreren Ebenen Ressourcen einsparen, nicht zu Letzt auch in Sachen Lagerhaltungskosten. 

Warehouse-Management

Eine ERP-Software hält diverse Funktionen für eine effizientere Lagerhaltung bereit. Alle Waren werden beim Wareneingang gescannt und ins System übertragen. Dieses teilt den Waren dann dem entsprechenden Prozessschritt zu und errechnet den perfekten Lagerort. So können langfristig die Bestände deutlich geringer gehalten werden, ohne dass man Gefahr läuft, Engpässe zu produzieren. 

So wird zuvor gebundenes Kapital freigesetzt und kann an anderer Stelle verwendet werden. Zudem kann das System frühzeitig davor warnen, sollte ein Artikel zu lange lagern oder drohen knapp zu werden. Dann kann ein entsprechender Auftrag an den Einkauf verschickt werden, der sich dann weiter darum kümmert. 

Beschaffung

Ein gezielter und effizienter Einkauf ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung. Nicht nur, dass zur besten Qualität und zum besten Preis eingekauft werden soll, es muss vor Allem sichergestellt werden, dass die Waren zu einem bestimmten Zeitpunkt eintreffen und bestenfalls direkt verarbeitet werden können. 

Durch die Verbindung aller Daten aus allen Abteilungen, kann bereits bei der Beschaffung auf die Produktionsplanung Rücksicht genommen werden. Mit vielen Automationen unterstützt die Software dabei den Einkäufer, der letztlich nur noch überprüfen und den Auftrag freigeben muss. Auf diese Weise werden weitere Ressourcen freigesetzt. 

Human-Resource-Management

Wie eingangs bereits erläutert, wird auch die Arbeitskraft des Personals als Ressource verstanden. Das Human-Resource-Management befasst sich daher mit allen Belangen rund um das Personal. Softwareseitig wird für jeden Mitarbeiter eine entsprechende digitale Personalakte angelegt. In dieser werden alle relevanten Daten zu diesem gespeichert und hinterlegt. 

Durch die Personaleinsatzplanung kann dann jeder Mitarbeiter einem bestimmten Prozess zugeordnet werden. Dies berücksichtigt dann auch Urlaubs- oder Krankheitstage, Elternzeit oder andere Ausfälle. Das System sucht dann eigenständig nach passenden Alternativen, sodass der allgemeine Geschäftsablauf nicht gestört wird. 

Zudem lassen sich Arbeitszeiten direkt im System erfassen, sodass immer ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter zu welchem Stundensatz an welchem Projekt gearbeitet hat. Insbesondere für die Rechnungsstellung und die Lohnbuchhaltung ein echter Mehrwert. 

Ressourcenplanung mit der ERP-Software

Mit der ERP-Software haben Unternehmen die Möglichkeit alle Ressourcen übersichtlich und einheitlich auf die vorliegenden Prozesse zu planen. Mit übersichtlichen Dashboards und zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten können valide Aussagen über die Performance des gesamten unternehmerischen Wirkens getroffen werden. 

Über alle wichtigen KPIs werden regelmäßig Berichte vom System erstellt, sodass nachverfolgt werden kann, wie es um die einzelnen Abläufe steht. Das führt letztlich dazu, dass das eigene Geschäftstreiben kontinuierlich weiter verbessert wird und das auf allen Ebenen des Unternehmens. 

Letztlich lassen sich so unzählige Ressourcen einsparen, dann anschließend gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden können. Dank einer gezielten Ressourcenplanung, kann ein Unternehmen langfristig konkurrenzfähig bleiben und sich bestmöglich am Markt positionieren. Eine ERP-Software hält dafür den Rücken frei und schafft Raum für strategischere und kreativere Aufgaben. 

Fazit: Ohne Ressourcenplanung keine Zukunft 

Wer willkürlich mit den eigenen Ressourcen verfährt und fahrlässig Verschwendungen in Kauf nimmt, wird sich künftig am Markt nicht halten können. Das gilt für so gut wie alle Unternehmen, ganzgleich welcher Branche diese angehören oder wie groß diese sind. 

Mit einer ganzheitlichen ERP-Software können Unternehmen gezielt steuern, welche Ressource für welchen Prozess benötigt wird und so Engpässe, wie auch Verschwendungen vermeiden. Durch werden auf allen Ebenen Ressourcen freigesetzt, die fortan für andere Prozesse verwendet werden können. So sichern sich Unternehmen ihr eigenes Fortbestehen und festigen ihre Stellung am Markt.