Wer auf der Suche nach einer neuen ERP-, CRM- oder auch DMS-Software ist stößt schnell auf das sogenannte SaaS-Modell. Bei diesem wird die Software als Service direkt vom Anbieter oder einem Vertriebspartner angeboten. Was es damit auf sich hat und worin bei diesem Modell die Vorteile liegen, wollen wir uns an dieser Stelle einmal genauer ansehen.

Dabei klären wir zunächst wo das Modell Anwendung findet und wie sich dieses auf ERP-Systemen anwenden lässt. Im Zuge dessen werfen wir auch einen Blick auf die Kosten dieses Modells und zeigen Ihnen die wichtigsten Anbieter von ERP-Software im SaaS-Modell.

Was ist SaaS? – Eine Definition

SaaS ist die Abkürzung für das Softwarelizenzmodell Software-as-a-Service. Dieses basiert auf dem Grundsatz Software und die dazu gehörige IT-Infrastruktur von einem externen Dienstleister zu beziehen. Über das Internet erhalten Nutzern dann Zugang zur Software und können diese nutzen. Dazu werden die entsprechenden Daten durch die Nutzer hochgeladen und in einer Cloud gespeichert.

Alles was anwenderseitig dafür nötig ist, ist ein Internetzugang sowie ein entsprechendes Endgerät. In der Regel zahlt der Servicenehmer dem Betreiber für die Nutzung der Software ein entsprechendes Entgelt. Diese deckt dann neben der reinen Nutzung des Systems meist noch weitere Dienstleistungen, wie die Wartung und Instandhaltung der Software ab. Zudem wird die Rechen- und Speicherleistung ebenfalls über die meist monatliche Grundgebühr abgegolten.

Keine eigene IT-Infrastruktur notwendig

Im Gegensatz zur klassischen On-Premises-Implementierung einer Software muss beim SaaS-Modell also lediglich die Lizenz erwerben und kann direkt loslegen. Es bedarf keiner Installation und auch keiner besonderen IT-Infrastruktur, wie etwa hauseigenen Servern, Datenbanken oder Netzwerken. Bei einer On-Premises-Implementierung erwirbt der Kunde die Software direkt vom Anbieter und hat somit auch das Recht zur Nutzung dieser erworben.

Er kann diese frei nach seinen Bedürfnissen anpassen, ist jedoch gelichermaßen auch für die Wartung und Instandhaltung des Systems verantwortlich. Ebenso muss er sich um Backups und Compliance-Richtlinien kümmern. All das kann durch das SaaS-Modell vom Anbieter übernommen werden. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich.

Vorteile des SaaS-Modells

Das SaaS-Modell bietet vor Allem kleinen und mittelständischen Unternehmen, aber auch größeren Konzernen diverse Vor- und auch Nachteile gegenüber der klassischen On-Premises-Variante. So gehören zu den Vorteilen auf Seiten der Anwender insbesondere:

• IT-Kosten nach Bedarf
• Schnelle Implementierung
• Mobilität
• Keine eigene IT-Infrastruktur nötig
• Geringes Investitionsrisiko
• Fokussierung auf das Kerngeschäft

Die Vorteile des SaaS-Modells schlagen sich vor Allem in den transparenten Kosten und der Auslagerung von vielen IT-Aufgaben nieder. Eine ERP-Software aus der Cloud beispielsweise kann in verschiedenen Paketen gebucht werden. Letztlich zahlt man nur für all jene Funktionen die auch wirklich benötigt werden. Gleiches gilt für die Nutzeranzahl. Bei einer On-Premises-Software erwirbt man das komplette System, zahlt letztlich also auch für Funktionen und Nutzer, die man gar nicht benötigt.

Einfache und schnelle Implementierung

Auch die Implementierung läuft meist deutlich schneller und einfacher ab. In der ERP-Software aus der Cloud werden einfach diverse individuelle Anpassungen und Vorlagen eingerichtet und schon kann mit dem System gearbeitet werden. Das System muss weder installiert noch im Quellcode angepasst werden.

Durch den Zugriff aus dem Internet, kann von überall aus auf die Software zugegriffen werden. Gerade in den pandemischen Zeiten der letzten Jahre musste ad hoc auf Homeoffice umgestellt werden. Mit Cloud-Anwendungen ist dies kein Problem. Gleiches gilt, wenn Mitarbeiter von unterwegs aus, beispielweise von einer Baustelle aus auf das System zugreifen müssen. Alles was dazu benötigt wird ist eine stabile Internetverbindung.

Geringeres Investitionsrisiko beim Saas-Modell

Ein weiterer Vorteil des SaaS-Modells ist in dem geringen Investitionsrisiko zu finden. Durch das Wegfallen hoher Anfangsinvestitionen (wie beim On-Premises-Modell) gehen Unternehmen ein vergleichsweise geringes Risiko ein, wenn sie sich für eine Software entscheiden. Sollte diese widererwartend nach einiger Zeit den Ansprüchen nicht mehr genügen, kann einfacher gewechselt werden, als wenn man ein komplettes ERP-System erworben hätte.

Auch auf Seiten der Anwender finden sich zahlreiche Vorteile dieses Modells, weshalb viele, besonders große Anbieter derzeit vermehrt auf diese Variante setzen:

• Erweiterung des IT-Leistungsangebotes
• Planungssicherheit durch langfristige und stetige Einnahmen
• Weniger Softwarepiraterie

Der Anbieter profitiert in vielerlei Hinsicht vom SaaS-Modell. Zum einen können zusätzliche Leistungsangebote offeriert werden, die zuvor von den Kunden selbst übernommen wurden. Zum anderen können Einnahmen durch die Vertragsbindung der Kunden besser geplant werden. Das führt letztlich einer sicheren und weitsichtigeren Investitionsstrategie.

Datenschutz beim SaaS-Modell

Der Datenschutz spielt beim SaaS-Modell eine besondere Rolle. Dadurch, dass die Daten nicht mehr auf den hauseigenen Servern gespeichert und verarbeitet werden, sondern auf Servern des Cloud-Betreibers, werden Fragen in Sachen Datensicherheit und entsprechenden Verantwortlichkeiten aufgeworfen.

In diesem Fall liegt zwischen dem Anbieter und dem Kunden ein dauerhafter Fall der Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 der DSGVO vor. Im Kern bedeutet dies, dass der Kunde für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich im vollen Maß verantwortlich ist. Dies bedingt, dass Kunden und Anbieter Verträge über die Erbringung der SaaS-Leistungen nach Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung schließen müssen.

Diese müssen konforme Regelungen zur Auftragsverarbeitung beinhalten. Dabei gilt es insbesondere darauf zu achten, wie die Weiterverarbeitung der Daten von Unter-Auftragsverarbeitern des SaaS-Anbieters geregelt ist. Diese müssen stets vom Kunden genehmigt werden. Auch Änderungen sind dem Kunden direkt und unmittelbar mitzuteilen. Dieser hat zudem ein Widerspruchsrecht im Sinne der DSGVO.

Kosten des SaaS-Modells

Die Kosten bei einer Software-as-a-Service-Nutzung setzen sich zweifelsohne anders zusammen als bei herkömmlichen Modellen. Im Wesentlichen zahlt man einen bestimmten zyklisch wiederkehrenden Betrag zur Nutzung der Software, für die Wartung und Instandhaltung sowie für die Bereitstellung von Speicher- und Rechenkapazitäten.

Pro Benutzer und Monat abrechnen

Wie sich dieser Betrag letztlich berechnet hängt von verschiedenen Faktoren ab. Meist zahlt ein Unternehmen pro Nutzer pro Monat eine entsprechende Lizenzgebühr. Dabei gibt es oftmals auch Unterschiede zwischen den einzelnen Nutzungslizenzen. Manche Mitarbeiter benötigen zum Beispiel nur eingeschränkten Zugriff auf das System oder gar nur lesende Rechte. Andere Mitarbeiter hingegen benötigen Volllizenzen, die dann teuer sind.

Preis abhängig von Speicherleistung

Der Preis ist also zum einen Abhängig vom Funktionsumfang und zum anderen auch von der Speicher- und Rechenleistung. Einige Anbieter ziehen diese zur Berechnung des monatlichen Beitrags heran. Dabei können die Kapazitäten kurzfristig erweitert werden, sollte das Datenaufkommen einmal höher als erwartet sein.

Preis pro getätigte Transaktion

Es kann durchaus auch vorkommen, dass SaaS-Geschäftsmodelle nach Anzahl erfolgter Transaktionen abgerechnet werden. Das ist zum Beispiel bei E-Commerce-Plattformen oftmals der Fall, wo pro erfolgten Verkauf der Betreiber der Plattform mitverdient.

Nur zahlen was genutzt wird

Generell liegt der Vorteil des SaaS-Modells in Bezug auf die Kosten in der Tatsache, dass man nur für die Leistungen bezahlt, die auch wirklich in Anspruch genommen werden. Auch das Wegfallen der hohen Anfangsinvestitionen macht dieses Modell für viele Unternehmen durchaus sehr attraktiv.

Fazit: Software-as-a-Service (SaaS) als Modell der Zukunft

Das Cloud-Computing ist überall auf dem Vormarsch und mit diesem auch das Software-as-a-Service-Modell. Die vielen verschiedenen Vorteile dieses Modells machen es besonders für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv eine ganzheitliche ERP-Software zu implementieren. Geringe Anfangsinvestitionen und ein hohes Maß an Flexibilität werden jedoch auch von immer mehr großen Playern aller Branchen geschätzt.

Ob das SaaS-Modell auch für Ihr Unternehmen die beste Alternative ist, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Kategorisch ausschließen sollte man ERP-Systeme aus der Cloud daher auf keinen Fall. Gerade in Sachen Datenschutz sind Cloud-Systeme meist besser geschützt als hauseigene Server.