Was ist EDI? Definition, Vorteile und Funktion im ERP

Logistik- und Supply-Chain-Prozesse lassen sich durch Electronic Data Interchange (EDI) maßgeblich optimieren.

Lieferketten (Supply Chains) erstrecken sich zunehmend auf globaler Ebene. Welche Probleme diese globale Vernetzung mit sich bringen kann, haben nicht zuletzt die Folgen der Corona-Pandemie und den damit einhergehenden Einschränkungen gezeigt. Um Engpässe im Supply Chain Management zu vermeiden bedarf es einer transparenten Kommunikation in Echtzeit zwischen allen Gliedern der Lieferkette.

An dieser Stelle kommt Electronic Data Interchange (kurz EDI) in Spiel. Im Folgenden befassen wir uns daher näher mit dem Thema und zeigen zudem das Zusammenspiel mit dem Enterprise Resource Planning auf.

Inhaltsverzeichnis

• Definition
• Vorteile
• Bullwhip Effekt
• EDI & ERP
• EDI-Standards

Was ist EDI? Eine Definition

Electronic Data Interchange (EDI) bezieht sich auf den Austausch unternehmensrelevanter Dokumente und Daten zwischen zwei oder mehr Geschäftspartnern. Ins Deutsche lässt es sich mit "elektronischem Datenaustausch" übersetzen, wobei auch hier die Abkürzung EDI sehr vebreitet ist. EDI ist kein neues Konzept. Jedoch gewinnt es im Kontext von Konzepten wie Industrie 4.0 erneut an Relevanz. 

Austausch von Informationen und Dokumenten

Die Informationen werden in Form von strukturierten Daten übermittelt, sodass es keiner manuellen Eingriffe bedarf. Bei den ausgetauschten Daten und Dokumenten kann es sich beispielsweise um Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine handeln. Weiterführende Informationen zum Dokumentenaustausch und -Management finden Sie auf der Themenseite DMS.

Automatisierung

Die Hinfälligkeit manueller Eingriffe im Rahmen des EDI stellt einen entscheidenden Vorteil dar. EDI erleichtert die Übertragung und Kommunikation von Daten insofern, als dass diese zunehmend automatisiert wird. Dies spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet im Idealfall auch eine Datenübertragung in Echtzeit. So können ganze Geschäftsprozesse schneller abgewickelt werden und die Transparenz innerhalb der Lieferkette wird ausgeweitet. 

Vorteile des Electronic Data Interchange

Im Zuge der Globalisierung erstrecken sich auch Lieferketten weit über die Grenzen des eigenen Landes hinaus. So sind moderne Lieferketten oftmals hoch komplex und bestehen aus diversen Geschäftspartnern unterschiedlicher Nationen.

Informationsaustausch in Echtzeit

Der Stellenwert einer entsprechenden Kommunikations- bzw. Informationstransparenz scheint hier ersichtlich. Kommt es beispielsweise zu Engpässe bei einem Lieferanten, hat der Kunde gegebenenfalls die Möglichkeit, Ware von einem anderen Lieferanten zu beziehen, sofern er rechtzeitig darüber informiert wurde. 

Transparenz als Notwendigkeit

Dies soll jedoch keineswegs bedeuten, dass eine höhere Transparenz in der Lieferkette eines Unternehmens zwar etwas grundsätzlich erstrebenswertes, jedoch nicht zwingend notwendig ist. Mangelt es ganz und gar an Transparenz, können potenziell folgeschwere Probleme wie der sogenannte Peitscheneffekt auftreten. 

Bullwhip Effekt 

Hierbei handelt es sich um das Phänomen aus dem Bereich des Supply Chain Managements (SCM), dass es zu zunehmend großen Nachfrageschwankungen entlang einer mehrstufigen Lieferkette kommt. Diese haben entsprechend große Bestandsschwankungen zu Folge, die zunehmen, je weiter entlang der Lieferkette man sieht. Den ursprünglichen Anreiz gibt eine Veränderung in der Nachfrage des Endkunden.

Im Englischen auch als Bullwhip Effect bezeichnet resultiert dieses Phänomen meist aus Kommunikationsproblemen zwischen den einzelnen Gliedern der Lieferkette und findet sich daher besonders häufig in fragmentierten Lieferketten. 

Folgeschwere Konsequenzen des Bullwhip Effects

Je nachdem wie ausgeprägt der Peitscheneffekt ist, können die Folgen teils erheblich sein. Denn Ware, die nicht vom Kunden abgenommen wird, liegt im Lager. Somit ist im Zweifelsfall eine große Menge Kapital in nicht benötigter Ware gebunden. Hinzu kommen zusätzliche Lagerkosten.

EDI und ERP

Es wird zunehmend deutlich, wie wichtig EDI Software für ein Unternehmen bzw. eine möglichst effiziente Logistik ist. Aus diesem Grund ist EDI Software als essentielles Tool in vielen Fällen bereits in das ERP-System integriert oder eine spätere Anbindung über ein entsprechendes Add-On ist gewährleistet. Das Zusammenspiel von EDI und ERP bietet sich schlichtweg an. 

Unternehmensübergreifende Prozesse

Während im ERP alle unternehmensinternen Daten gespeichert und Prozesse abgewickelt werden, befasst sich EDI Software damit, diese Daten zu kommunizieren – entweder zwischen einzelnen Geschäftsbereichen oder unternehmensübergreifend. 

ERP 2

Werden unternehmensübergreifende Prozesse mittels ERP-Software abgewickelt, bezeichnet man es im Übrigen auch als ERP 2 System. Damit jedoch ein reibungsloser Austausch gewährleistet wird, muss eine gewisse unternehmensübergreifende Standardisierung vorhanden sein. 

EDI Standards

Einheitliche, internationale Standards zur elektronischen Datenübertragung sind tatsächlich bereits seit einiger Zeit Gang und Gäbe. Dabei dürfte den meisten vermutlich der sogenannte EDIFACT-Standard ein Begriff sein. 

Der EDIFACT-Standard

Bei EDIFACT handelt es sich um den Standard der Vereinten Nationen. Das Akronym steht für "Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport". Zu Deutsch: Elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport. 

In der heutigen Zeit ist dieser Standard, neben einigen anderen, Grundlage für einen Informationsaustausch, der über Branchen und Länder hinaus geht. Um diesen zu ermöglichen, wird jede EDIFACT-Nachricht mit einem einheitlichen, sechsstelligen Kürzel benannt. 

Intuitive Abkürzungen

Viele dieser Kürzel erschließen sich aus der Art der Nachricht selbst. So ist beispielsweise „CUSDEC“ der Kürzel für "customs declaration" – zu Deutsch Zollerklärung. „DELFOR“ steht für delivery forecast – zu Deutsch Lieferabruf.

Neben EDIFACT gibt es noch einige weitere gängige Standards. Wichtig ist, dass Unternehmen, welche Teile einer Lieferkette bilden, einen einheitlichen Standard zur Datenübertragung verwenden.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Electronic Data Interchange einen besonderen Stellenwert in der heutigen, digitalen Kommunikation innerhalb von globalen Lieferketten hat. Beteiligen sich sämtliche Mitglieder der Lieferkette an einem ganzheitlichen Informationsaustausch in Echtzeit, können potenzielle Probleme schnell erkannt und behoben werden.