Business Services oder zu Deutsch Unternehmensdienstleistungen haben spezielle Anforderungen an eine ERP-Software. Es gilt sämtliche Aspekte und Prozesse mit der Lösung abzubilden. Am ERP-Markt finden sich daher zahlreiche Lösungen, die speziell auf Business Services zugeschnitten sind.

Wir zeigen Ihnen worauf es bei der Wahl der passenden ERP-Software wirklich ankommt und wie auch Sie einfach und unkompliziert die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden können.

Dazu werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software und gehen auch auf die speziellen Funktionen für Business Services ein. Zudem klären wir die Frage, warum auch der ERP-Partner eine wichtige Roll bei der Auswahl der passenden ERP-Software spielt.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für den englischen Begriff “Enterprise-Resource-Planning” und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Es sollen Verschwendungen im Betriebsablauf identifiziert und eliminiert werden. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung der Prozesse mit den notwendigen Ressourcen kommt.

Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel verstanden. Neben Werkzeugen oder zu verarbeitenden Rohstoffen, werden hier runter auch Arbeitskapazitäten, Immobilen, finanzielle Mittel oder Fahrzeuge etc. verstanden.

Eine ERP-Software bildet zunächst einmal alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich diverse Prozesse abteilungsübergreifend aufsetzen, verschlanken, zusammenführen und an vielen Stellen sogar gänzlich automatisieren.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Eine ERP-Software ist aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich Module für das Rechnungswesen, die Personalverwaltung, die Lagerverwaltung oder auch für die Produktion oder die Kundenverwaltung an.

Jedes Unternehmen benötigt zur Abdeckung des eigenen Geschäftsbereichs unterschiedliche Module und Funktionen. Unternehmensdienstleister haben zu Weilen nur wenig Verwendung für ein Produktions-Modul, benötigten jedoch weitreichende Projektmanagement-Funktionen.

Daher ist es wichtig eine ERP-Software entsprechend der eigenen Branche zu wählen. Viele Hersteller haben sich über die Jahre auf bestimmte Unternehmen und Geschäftsfelder spezialisiert und Ihre Lösungen immer weiter angepasst und verbessert. So wurden die individuellen Herausforderungen der jeweiligen Branchen in der ERP-Software stetig durch spezifische Funktionen gelöst.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Services?

Der ERP-Markt ist voll von branchenspezifischen Lösungen, die die jeweiligen Herausforderungen der einzelnen Branchen abdecken können. Gleiches gilt auch für Business Services. In die Entwicklung all jener Lösungen sind jahrelange Erfahrung der Hersteller aus diesem Unternehmensbereich eingeflossen. So ist eine ERP-Software für Business Services genau auf die vorliegenden Herausforderungen und Arbeitsbereiche dieser abgestimmt.

Viele Business Services arbeiten projektbasiert. Deshalb ist ein umfangreiches Projektmanagement-Modul nahezu unverzichtbar für Unternehmensdienstleiter. Mit diesem lassen sich Projekt planen, steuern und in Echtzeit überwachen. Auch die Abrechnung und die Stundenerfassung erfolgt dabei direkt im System und verschlankt somit viele Prozesse im alltäglichen Ablauf.

Auch ein umfangreiches Kundenbeziehungsmanagement ist für den Business Service unerlässlich. In einer ganzheitlichen ERP-Software für Unternehmensdienstleister sind all diese Faktoren enthalten und so konzipiert, dass ein einheitlicher und schlanker Betriebsablauf auf allen Ebenen gewährleistet werden kann.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Service?

Oftmals unterschätzen Unternehmen die Bedeutung des ERP-Anbieters. Dieser sollte Ihre Branche genau kennen und wissen, welche Funktionen in diesem Bereich wirklich wichtig sind. Auch versteht ein erfahrender Implementierungspartner besser, welche Prozesse wie gestaltet sein müssen und er weiß um die Fallstrike während der Implementierung.

Die Erfahrung des Anbieters kann vor Allem bei der Anpassung der Software hilfreich sein. Im Besten Fall hat der Anbieter bereits bei Ihn ähnlichen Unternehmen eine ERP-Software erfolgreich implementiert und kann diese Erfahrung nun in Ihr Projekt einfließen lassen. Auch darf nicht vergessen werden, dass man mit dem ERP-Anbieter meist eine lange Partnerschaft eingeht, daher sollte man auch hier die Augen offenhalten.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ihr Service-Unternehmen?

Die passende ERP-Software für ein Unternehmen zu finden ist nicht immer leicht. Viele Faktoren spielen bei der Suche und der späteren Auswahl eine entscheidende Rolle. Am wichtigsten ist sicherlich, zu wissen wonach man eigentlich genau sucht. Und hieran scheitern bereits viele Unternehmen. Allzu schnell wird sich für die erstbeste Software entschieden, um das Thema fix über die Bühne zu bringen.

Dabei ist eine solch zukunftsweisende Entscheidung nicht übers Knie zu brechen. Vielmehr gilt es ein umfangreiches Lastenheft anzulegen, in dem sämtliche Anforderungen an das gesuchte System festgehalten werden. Hierzu zählen zunächst einmal die konkreten Ziele, die mit der ERP-Software verfolgt werden sollen.

Ebenso müssen die Rahmenbedingungen wie das Budget, die Nutzerzahl sowie der zeitliche Rahmen gesetzt werden. Im Anschluss daran gilt es alle Funktionen und Anforderungen an die Software niederzuschreiben und zu priorisieren. Das hilft Ihnen bei der Suche, wie auch Ihrem späteren Implementierungspartner bei der Einrichtung und Anpassung der Software enorm.

Auf Vergleichsportalen haben die dann die Möglichkeit unzählige Systeme und Anbieter auf einen Schlag zu überblicken und miteinander zu vergleichen. Mit diversen Filtern können Sie Systeme, die Ihren Ansprüchen genügen, finden und so die Suche deutlich verkürzen.

Welche Funktionen benötigen Services in einer ERP-Software?

Nicht jedes Unternehmen benötige alle Funktionen die eine ERP-Software liefern kann. Gleiches gilt für Unternehmensdienstleister im Speziellen. Auch hier unterscheiden sich die einzelnen Unternehmen mitunter sehr voneinander. Deshalb lässt sich auch nie final sagen, welche Funktionen nun wirklich benötigt werden und welche nicht, ohne einen individuellen Blick auf das Unternehmen zu werfen. Im Folgenden wollen wir auf ein paar wesentliche Funktionen eingehen, die in den meisten ERP-Lösungen für Business Services nicht fehlen sollten.

Human-Resource-Management (HRM)

Dieses Klischee ist in nur wenigen Sektoren treffender, als bei den Unternehmensdienstleistungen. Der Erfolg Ihrer Arbeit hängt oft stark von Ihren Mitarbeitern ab. Die Personalplanung ist daher von entscheidender Bedeutung. Sie müssen nicht nur sicherstellen, dass niemand ohne Arbeit bleibt, sondern auch, dass Sie die richtigen Leute an den richtigen Projekten arbeiten lassen.

Wenn Sie eine ERP-Software suchen, sollten Sie eine automatische Verknüpfung mit dem Modul Human Resource Management (HRM) in Betracht ziehen. Mit dem HRM-Modul werden alle Personalangelegenheiten verwaltet und überwacht. Der Link gibt Ihnen schnelle Antworten auf Fragen wie: Wie viele Stunden stehen verschiedene Spezialisten in der nächsten Zeit zur Verfügung? Wer geht in den Urlaub oder in die arbeitsfreie Zeit? Lohnt es sich, einen Freelancer einzustellen?

Mit Einblick in die oben genannten Themen können Sie Fachleute so effektiv wie möglich in Projekten einsetzen, in denen sie den größten Beitrag leisten können. Dadurch wird verhindert, dass Berater verschiedenen Projekten nachgehen und immer viel Zeit für den Neustart oder die Wiederaufnahme aufwenden.

Ein HRM-Modul ist in den meisten ERP-Systemen üblich. Eine gute Verbindung zum Projektmanagement besteht jedoch nicht. Achten Sie also auf die Möglichkeiten, wenn Sie nach einem geeigneten System suchen.

Finanzmodul

Viele Organisationen im Bereich Business Services müssen mit High Day Sales Outstanding (DSO) umgehen. Darunter verstehen wir die Anzahl der Tage, die es dauert, um Ihren Umsatz zu erzielen, nachdem der Service erbracht wurde. Natürlich können Sie Kunden nicht dazu zwingen, noch am selben Tag Ihre Rechnungen zu bezahlen. Es ist daher wichtig, die Rechnungen so schnell wie möglich zu versenden.

Eine ERP-Software kann eine automatische Verbindung zwischen der Zeiterfassung und der Rechnungsstellung herstellen. Auf diese Weise können Sie weniger Zeit darauf verwenden, Informationen aus manchmal komplizierten Arbeitszeittabellen zu übernehmen. Außerdem können sich Fehler bei der manuellen Eingabe schneller einschleichen.

Trotzdem ist es damit noch nicht getan. Es ist auch wichtig, dass die Zeitregistrierung vollständig auf dem neuesten Stand ist. Manchmal geben Berater nur alle zwei Wochen oder sogar nur einmal im Monat ihre Stunden an. Mit einem gut organisierten Stundenregistrierungsportal, das auch mit einem Smartphone oder Tablet leicht zugänglich ist, können sie häufiger, zum Beispiel täglich, ihre Stunden durchgeben.

Projektmanagement

Wie stellen Sie sicher, dass alle Teile einer Organisation aus der Vergangenheit lernen können? Zum Beispiel, wenn sich eine Projektgruppe in Belgien mit einem Auftrag beschäftigt, der viele Ähnlichkeiten mit einem anderen Projekt in Deutschland von vor zwei Jahren aufweist.

Viele ERP-Anbieter bieten Dokumentenmanagement- oder Wissensmanagementmodule an. Als Business Service Provider ist es wichtig, dass diese leicht mit Projektplanung- und Verwaltungsmodulen verknüpft werden können. Auf diese Weise können Sie die Planung des Projekts in Deutschland anfordern, da es automatisch archiviert wurde. Und dank der Verknüpfung mit dem Projektmanagement-Modul können Sie genau sehen, welcher Fachmann was gemacht hat.

Rollenspezifischer Zugriff auf die ERP-Software

Cloud-Lösungen für ERP sind bei Geschäftsdienstleistern beliebt. Dadurch kann das System von jedem Ort aus abgerufen werden. Dies ist in diesem Bereich ratsam, da in vielen Unternehmen die Mitarbeiter auswärts arbeiten.

Aber nicht nur Ihre eigenen Mitarbeiter profitieren von Cloud ERP. Ein Spezialist, den Sie vorübergehend als Freiberufler eingestellt haben, kann seine gearbeiteten Stunden direkt durchgeben oder „Best Practices“ nach Abschluss eines Projekts übermitteln. Sie möchten jedoch nicht, dass ein externer Auftragnehmer Zugriff auf alle Ihre internen Geschäftsprozesse hat. Daher ist es wichtig, dass Ihr ERP-System einen umfangreichen, einstellbaren, rollenspezifischen Zugriff bietet.

Dies ist nicht nur aus Sicherheitsgründen wichtig, sondern hat auch Vorteile für die Benutzerfreundlichkeit. Wenn ein Projektmanager beispielsweise nur Informationen sieht, die für ihn oder sie relevant sind, wird er weniger durch unnötige Zahlen oder Berichte abgelenkt und kann somit seine Arbeit effizienter erledigen.

Fazit: ERP-Software passend zum eigenen Service wählen

Am ERP-Markt sind diverse Lösungen auf eine bestimmte Brache ausgerichtet. So finden sich auch Lösungen für den Service. Diese nehmen Rücksicht auf alle individuellen und speziellen Anforderungen dieser Unternehmensdienstleister und decken alle wichtigen Prozesse ab.

Vom Projektmanagement, über eine umfangreiche Personalverwaltung bis hin zur automatisierten Rechnungserstellung finden sich in einer solchen ERP-Software alle wichtigen Funktionen für Business Services.