Der Finanzsektor hatte es in den letzten Jahren nicht einfach. Obwohl die Krisenjahre mittlerweile vorbei sind, haben sie dem Ruf der Branche deutlich geschadet. Ob Sie eine Bank, Versicherer, Pensionskasse oder Finanzberater sind: In jedem Fall müssen Sie hart arbeiten, um das Vertrauen und die Loyalität der Kunden zurückzugewinnen.

ERP-Software kann dabei helfen, aber Sie müssen das richtige System auswählen. Dieser Artikel wird tiefer auf diese Problematik eingehen.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für den englischen Begriff des Enterprise-Resource-Planning. Dieser beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es einer ganzheitlichen Planung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Prozesse im Unternehmen. Diese müssen zu jedem Zeitpunkt mit der richtigen Menge an Ressourcen 
versorgt werden, ohne dass es dabei zu Verschwendungen oder Engpässen kommt.

Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel verstanden, auf die ein Unternehmen zurückgreifen kann. Darunter fällt die Arbeitskraft der Mitarbeiter, finanzielle Mittel, Werkzeuge, Fahrzeuge oder auch Immobilen. Es gilt all diese Kapazitäten bestmöglich und effizient zu nutzen.

Alle Daten auf einer zentralen Datenbank

Dazu setzen Unternehmen eine ERP-Software ein. Diese bildet zunächst alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die damit verbundenen Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben dann alle Abteilungen Zugriff. Das führt per se zu schnelleren und schlankeren Prozessen. Zudem unterstützt die ERP-Software viele Prozesse mit Automationen und vordefinierten Workflows.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Eine ERP-Software ist aus mehreren Modulen aufgebaut, die über die zentrale Datenbank miteinander verbunden sind. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich Module für beispielsweise die Produktion, die Lagerverwaltung, das Personalmanagement oder auch für die Buchhaltung eines Unternehmens an. Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module. Daher ist es so wichtig eine ERP-Software zu finden, die die eigenen Anforderungen erfüllt.

Branchenspezifische ERP-Software

Am ERP-Markt finden sich zahlreiche ERP-Software-Lösungen, die auf bestimmte Branchen abgestimmt wurden. Mit diesen branchenspezifischen Lösungen erhält man alle wichtigen Module und Funktionen, die für Unternehmen dieser Branchen wirklich von Nöten sind. Ein Finanzdienstleister hat wenig Verwendung für ein Produktionsmodul. Warum also für die Entwicklung eines solchen Moduls mitzahlen?

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Finanzdienstleister?

Finanzdienstleister haben ganz eigene Anforderungen an eine ERP-Software. Mit dieser müssen sämtliche Bereiche und Prozesse des Unternehmens abgedeckt werden. Zentral hier ist sicherlich die Personalplanung wie such das Kundenbeziehungsmanagement. Ebenso bedarf es diverser Schnittstellen zu anderen Behörden und Institutionen.

Eine ERP-Software, die speziell für Finanzdienstleistungen konzipiert wurde, berücksichtigt all diese Faktoren und hilft dabei rechtliche Vorgaben einzuhalten. Gleichsam unterstützt die Software bei der Aufsetzung schnellerer und effizienterer Prozesse, sodass mehr Zeit und Energie in die Hauptgeschäftsfelder fließen kann.

Und eben jene freiwerdenden Kapazitäten sind es, die den Vorsprung vor der Konkurrenz ausmachen können. Je besser die ERP-Software also zum eigenen Unternehmen passt, desto zielgenauer und fokussierter kann letztlich gearbeitet werden. Der Fokus bei Finanzdienstleistungen liegt zweifelsohne auf dem Kunden. Alle Vorteile, die sich mit der Software erzielen lassen, können also 1 zu 1 an diesen weitergegeben werden.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Bereich Finanzdienstleistungen?

Viele Unternehmen unterschätzen die Rolle des ERP-Anbieters bei der Auswahl einer passenden ERP-Software. Das kann sich als gravierender Fehler herausstellen. Schließlich ist es der Anbieter mit dem man eine langwierige Partnerschaft eingeht. Ist die Kommunikation zu diesem gestört, kann das auch Auswirkung auf die Software haben. Insbesondere bei der Anpassung der ERP-Software muss eine einwandfreie Kommunikation zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein.

Kommunikation zum Anbieter das A und O

Versteht der Anbieter nicht, welche Anpassungen Sie im Einzelnen benötigen, können diese nicht ausreichend umgesetzt werden. Ebenso kann es sein, dass das Unternehmen selbst nicht genau weiß, wie sich bestimmte Funktionen anpassen lassen. Hier kann ein erfahrender Anbieter Gold wert sein. Verfügt dieser über umfangreiche Kenntnisse in Ihrer Branche, kann er wertvolle Tipps für notwendige Anpassungen geben.

Ebenso versteht er die Belange von Unternehmen aus Ihrer Branche deutlich besser und weiß um die Fallstrike, die sich während der Einführung in den Weg stellen können. Im Besten Fall hat der ERP-Anbieter bereits diverse Implementierungen bei Ihnen ähnlichen Unternehmen durchgeführt und kann die Erfahrung aus diesen Projekten mit in Ihre Implementierung einfließen lassen.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ihre Finanzdienstleitung?

Die richtige ERP-Software und den richtigen ERP-Anbieter zu finden ist oftmals nicht leicht. Am Markt finden sich unzählige ERP-Lösungen die sich teilweise auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert haben. Wichtig ist zunächst zu wissen, wonach Sie eigentlich genau suchen.

Zu diesem Zweck empfiehlt es sich immer ein Lastenheft anzulegen. In diesem werden sämtliche Rahmenbedingungen und Anforderungen an die Software festgehalten. Im Speziellen bedeutet dies, dass die konkreten Ziele, die mit dem Einsatz der ERP-Software verfolgt werden sollen, niedergeschrieben werden.

Ebenso werden wichtige Kennzahlen wie das Budget, der zeitliche Rahmen und die Nutzerzahl darin festgehalten. Danach gilt es eine Liste mit allen Anforderungen zu erstellen. Jede Funktion wird hinsichtlich ihrer Notwendigkeit priorisiert. Das hilft zum einen Ihnen bei der Suche nicht den Fokus zu verlieren, dient jedoch auch den Anbietern am Markt, um feststellen zu können, ob diese Ihre Anforderungen erfüllen können.

Welche Funktionen benötigen Finanzdienstleistungen in einer ERP-Software?

Werfen wir nun also einen Blick auf ein paar Funktionen, die für Finanzdienstleistungen elementar sein können. Gleichsam muss nochmal unterstrichen werden, dass nicht jedes Unternehmen zwingend jede dieser Funktionen in seiner ERP-Software unterbringen muss. Vielmehr geht es darum die verschiedenen Möglichkeiten einer ERP-Software für Finanzdienstleistungen aufzuzeigen.

Stunden automatisch eintragen

Das Ertragsmodell wurde in den letzten Jahren für viele Finanzdienstleister rigoros verändert. Wo zunächst hauptsächlich an Provisionen verdient wurde, ist heutzutage die Beratung die wichtigste Einnahmequelle.

Diese Änderung hat den Druck auf viele Unternehmen erhöht. Um den Kopf über Wasser zu halten, entscheiden sich einige Unternehmer nun für IT-Systeme. Das ist verständlich jedoch kann IT einen großen finanziellen Aufwand bedeuten und nur wenige nutzen sie optimal.

Leider kommen solche Entscheidungen oft kurzfristig auf. Jetzt, wo mehr und mehr nach abrechenbaren Stunden gearbeitet wird, ist eine gutes ERP-Software entscheidend. Insbesondere Funktionalitäten zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung haben an Bedeutung gewonnen. Jede Stunde, die nicht richtig verarbeitet wird, kostet direkten Umsatz. Das System kann auch verwendet werden, um die Höhe der Rendite pro Auftrag klar darzustellen.

Compliance-Überlegungen bei der Suche nach ERP

Nach den jüngsten Krisen wurden Aufsicht und Regulierungen für den Finanzsektor verschärft. Eine ERP-Software ist auch wichtig, um diese neuen Regeln zu erfüllen. Es ist zu kompliziert für diesen Artikel, sich auf alle rechtlichen Nuancen und die genaue Art und Weise, in der eine ERP-Software helfen kann, zu vertiefen. Wir möchten jedoch betonen, dass es sich lohnt, einen Anbieter mit branchenspezifischem Wissen und Erfahrung zu finden.

Versicherer und Hypothekenberater sind zum Beispiel im selben Sektor gruppiert, aber die Gesetze und Vorschriften unterscheiden sich stark. Auch innerhalb der Versicherungsbranche gibt es große Unterschiede. Sie können bestimmt nachvollziehen, dass es für Autos andere Regeln gibt als für Krankenversicherungen.

Weil Compliance eine wichtige Aufgabe für Finanzdienstleister ist, müssen Sie sicher sein, dass Ihr ERP-Lieferant mit den neuesten Entwicklungen in Ihrer Branche auf dem aktuellen Stand ist. Nur dann können sie Ihnen helfen, alle Regeln einzuhalten.

Integrationsprobleme aufgrund von Sicherheitsbetrachtungen

Eine Spezialisierung in Ihrer Branche ist ebenfalls wichtig, damit der Implementierungsprozess reibungslos abläuft. Die Art und Weise, mit der bestehende und bereits veraltete Systeme, insbesondere im Finanzsektor, behandelt werden müssen, erfordert Genauigkeit.

Es ist eine große Herausforderung für jedes Unternehmen, von einem alten zu einem neuen IT-System zu wechseln. Dies ist für Finanzinstitute noch schwieriger, da es oft nicht erlaubt ist, in älteren Systemen zu arbeiten.

Nehmen Sie zum Beispiel Banken. Diese arbeiten oft mit Back-Office-Systemen, die vor langer Zeit geschrieben wurden. Die Programmierarbeit ist sehr komplex und ein technischer Fehler hat weitreichende Folgen. Auf der anderen Seite stellen Banken fest, dass Kunden ständig nach neuen attraktiven Front-End-Lösungen fragen. Denken Sie an die Popularität von Mobile Internet Banking. Diese Innovationen müssen jedoch mit bestehenden Systemen kompatibel sein. Die Abschirmung des Back-Ends ist daher eine wichtige Aufgabe für technische Implementierungspartner.

Das obige Beispiel handelt in diesem Fall von Banken, aber es gibt ähnliche Fälle für jegliche Art von Finanzdienstleistern. Nur spezialisierte Partner verfügen noch über ausreichende Kenntnisse dieser Systeme und der Sprachen, in denen sie geschrieben sind. Sie verstehen Ihre Situation und dadurch läuft alles ein bisschen reibungsloser ab.

Online-Kundenbetreuung ist ein Muss

Durch den richtigen Einsatz von ERP wird die Unterstützung, Bindung und Rekrutierung von Kunden wesentlich erleichtert. Im wettbewerbsintensiven Finanzsektor müssen Unternehmen ein konstant hohes Serviceniveau anstreben, um die Kundenbindung zu garantieren.

Dies führt zu hohen Investitionen, beispielsweise in die telefonische Kundenbetreuung. Die Automatisierung des Kundenkontakts kann eine Lösung bieten. Bis heute assoziieren Unternehmen automatisierten Kundensupport mit schlechtem Service. Nichts ist jedoch weniger wahr.

Die Verwendung eines Online-Vetragsrichtlinien-Portals ist ein gutes Beispiel. In vielerlei Hinsicht ist dies für Kunden klarer, schneller, zugänglicher und bequemer als das Anrufen bei Ihrem Kundendienst. Mit einem digitalen Vetragsrichtlinien-Portal können Kunden ihre Daten anzeigen, aber auch vorhandene Dienste ändern, erweitern oder anfordern. Wenn diese Funktion Teil eines ERP-Systems ist, werden die Änderungen korrekt verarbeitet.

Es wird weniger Telefonunterstützung benötigt und die Anzahl der Verwaltungsaktionen verringert sich. Einige (hochpreisorientierte) Versicherer bieten überhaupt keine Möglichkeit zur telefonischen Kontaktaufnahme. Obwohl der vollständige Wegfall des Helpdesks als rigoros bezeichnet werden kann, ist klar, dass dies Zeit und Kosten spart.

Aber auch Online-Support wie ein digitales Vetragsrichtlinien-Portal kann Ihren Umsatz steigern. Es ist ein perfekter Ort zum Anbieten und für Cross-Selling. Neue Produkte und Dienstleistungen können im Detail auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden.

Fazit: ERP-Software passend zur eigenen Finanzdienstleistung wählen

Finanzdienstleister haben ganz individuelle Anforderungen an eine ERP-Software, die es unbedingt zu berücksichtigen gilt. Bei der Auswahl einer passenden Lösung ist darauf zu achten, dass all diese Anforderungen und auch die Anpassungsfähigkeit in der Software gegeben ist. Insbesondere Schnittstellen zu anderen Systemen spielen hier eine zentrale Rolle.

Wenn Sie in letzter Zeit im Internet nach ERP gesucht haben, werden Sie wahrscheinlich Hunderte von verschiedenen Optionen gefunden haben. Wie treffen Sie jetzt die richtige Wahl? Das hängt natürlich davon ab, welche Funktionalitäten Sie wünschen, wie hoch Ihr Budget ist, wie viel Anpassung Sie benötigen, ob Sie sich für Cloud oder On-Premise entscheiden.

Auch der Anbieter selbst spielt eine zentrale Rolle bei der Auswahl. Schließlich gehen Sie mit diesem eine langwierige Partnerschaft ein. Daher sollte dieser zum einen Ihre Branche gut kennen und zum anderen wissen, was Ihr Unternehmen ganz individuell wirklich benötigt.